時(shí)間管理新解(ppt)
時(shí)間管理新解- To Do & Not To Do

現(xiàn)在的工作是否如你所希望的有條理、整齊、有效率？

是否覺(jué)得時(shí)間老是和自己過(guò)不去？時(shí)間愈來(lái)愈少，工作卻是愈來(lái)愈多。

在講求速度的現(xiàn)代工作環(huán)境，與時(shí)間賽跑早已是家常便飯，更是許多人逃脫不了的惡夢(mèng)。

我們和時(shí)間之間的關(guān)系其實(shí)不需要如此緊張。我們不可能增加時(shí)間，但是可以減少浪費(fèi)時(shí)間，只要我們稍許改變一下工作的方法，時(shí)間絕對(duì)夠用。
1.想清楚要達(dá)成的結(jié)果
這個(gè)原則聽(tīng)起來(lái)似乎沒(méi)有什么特別，但卻時(shí)常被忽略。

在列出待辦事項(xiàng)的工作清單時(shí)，我們多半只想著把要做的工作寫下來(lái)，卻沒(méi)有退一步想，明天、下星期、或下個(gè)月要達(dá)成的目標(biāo)是什么。沒(méi)有想清楚目標(biāo)，就覺(jué)得每件事情都是重要的、必須緊急完成。
想清楚要達(dá)成的結(jié)果
時(shí)間管理很重要的一個(gè)原則就是決定不做哪些事情。一旦你有了清楚目標(biāo)，就知道哪些事情不該做。

與其列出該辦事項(xiàng)（to-do list），不如改成不該辦事項(xiàng)（not-to-do list）。

‧早上10點(diǎn)之前不回任何電話。 ‧晚上7點(diǎn)之后不工作。 ‧除了A專案之外，不會(huì)分心處理其他不相關(guān)的事情。 ‧收發(fā)電子郵件的時(shí)間不超過(guò)1個(gè)半小時(shí)。 ‧在完成原本的工作目標(biāo)之前，不會(huì)分心去做其他工作。
2.每天做一點(diǎn)更有效率
如果必須完成一份報(bào)告或?qū)０?，你?huì)每天按部就班逐步完成其中某個(gè)部份，還是集中在某個(gè)時(shí)段完成？

準(zhǔn)備時(shí)間太短或太長(zhǎng)都
3.別不停把工作往身上攬
每天工作時(shí)間有限，能處理的工作量也有限

排定每天的工作計(jì)劃時(shí)，不僅是列出工作項(xiàng)目，更要在旁邊注明預(yù)計(jì)花費(fèi)的時(shí)間，提醒自己。

當(dāng)我們沒(méi)有做到這點(diǎn)，往往會(huì)不自覺(jué)地花太多時(shí)間在某件事情上或是容易分心，反而耽誤其他的工作。如果知道自己必須在1或2小時(shí)之內(nèi)完成，就會(huì)比較專心。
別不停把工作往身上攬
舉例來(lái)說(shuō)，多數(shù)人進(jìn)公司的第1件事就是收發(fā)電子郵件。原本你希望處理完所有信件之后再開(kāi)始工作，但是同時(shí)又一直收到新郵件，最后眼看就快要到午餐時(shí)間了，電腦螢?zāi)蝗酝Ａ粼陔娮余]件信箱的畫面。
別不停把工作往身上攬
所以，如果原本預(yù)計(jì)要完成5個(gè)工作項(xiàng)目，但是中途可能又臨時(shí)插入2件非常緊急而且重要的事情。這時(shí)你該做的不僅是在工作清單中額外加上這2件事情，同時(shí)一定要?jiǎng)h除2件工作。
擁有足夠的時(shí)間才能把事情做好
4.趕走意外的干擾
阻礙工作完成最大的原因就是意料之外的干擾。

事情永遠(yuǎn)不如我們預(yù)期，意外的干擾永遠(yuǎn)會(huì)發(fā)生，重點(diǎn)是，你如何做出回應(yīng)。而且，有些意外事件其實(shí)是可以預(yù)先避免的。
趕走意外的干擾
你認(rèn)為以下5種情況，哪些是真的不可預(yù)期的事件？哪些是可以避免的？要如何面對(duì)這些情況？

1.老板把你叫進(jìn)他的辦公室，指派你負(fù)責(zé)一項(xiàng)新專案，而且提醒你接下來(lái)幾個(gè)星期會(huì)非常忙碌。
2.你的朋友寄了一封電子郵件，告訴你有一個(gè)網(wǎng)站很不錯(cuò)，要你一定要進(jìn)去看。你點(diǎn)了網(wǎng)址，花了幾分鐘瀏覽這個(gè)網(wǎng)站。
3.某位客戶急著打電話給你，要求你立刻趕到他們公司。
4.老板要求你在今天下班前完成某件工作。
5.你必須立即丟下手邊工作，緊急到便利商店買紙杯，因?yàn)閯倓偛虐l(fā)現(xiàn)公司的紙杯已經(jīng)用完了，但是10分鐘后的會(huì)議必須用到。
5.有興趣不等于有能力做到
覺(jué)得時(shí)間不夠用，是因?yàn)槲覀兿胍龅氖虑樘?，但又低估了做這些事情需要花費(fèi)的時(shí)間。把工作行程排得滿滿的，最后卻發(fā)現(xiàn)根本做不完。

1.如果要全心全意去做這件事，我必須開(kāi)始做哪些事情？ 2.如果要全心全意去做這件事，我必須放棄做哪些事？ 3.我是否做好心理準(zhǔn)備，愿意付出一定程度的代價(jià)，全心全意去做這件事？
找到適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒?


就好比在演說(shuō)或?qū)懽鲿r(shí)，內(nèi)容必須很有條理、有邏輯，你的工作方法也必須如此。有時(shí)候，我們之所以覺(jué)得事情永遠(yuǎn)做不完，并非事情太多，而是工作方法出了問(wèn)題。

等著去做的事情絕對(duì)比你可用的時(shí)間還要多。 1天只有24小時(shí)，我們不可能增加時(shí)間，但是可以減少時(shí)間的浪費(fèi)，這也是做好時(shí)間管理的關(guān)鍵。


1.老板把你叫進(jìn)他的辦公室，確實(shí)是意料之外的事件，但是他要你負(fù)責(zé)的新專案卻不是。接下來(lái)幾個(gè)月的時(shí)間，這個(gè)專案將會(huì)是你的工作重心。換句話說(shuō)，你必須重新調(diào)整工作的優(yōu)先順序，刪除其他比較不重要的工作。當(dāng)然，你也必須把工作情況清楚向老板說(shuō)明，有哪些工作會(huì)受到影響，必須延后完成。

2.這封信完全是意料之外的事件，而且是不必要的干擾，根本不需要理會(huì)這封電子郵件。

3.客戶的這通電話當(dāng)然是突如其來(lái)的干擾，但是并不代表你必須馬上趕到客戶那里。應(yīng)該先了解客戶的問(wèn)題是什么、到底有多緊急。不要沒(méi)有弄清楚狀況，就直接跑去客戶那里，完全打亂自己的行程。

4.這種情況確實(shí)非常煩人。如果老板三不五時(shí)就要求你緊急處理某件事情，就該確實(shí)反映，說(shuō)明自己的難處。

5.這種情況完全可以事先避免，如果必須由你負(fù)責(zé)召開(kāi)某個(gè)會(huì)議，應(yīng)該在前一天準(zhǔn)備好所有需要的資料或東西，這樣就不會(huì)手忙腳亂地應(yīng)付突如其來(lái)的問(wèn)題。

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