有效能的時(shí)間管理(ppt)
有效能的時(shí)間管理
請閉目一分鐘思考這個(gè)問題

什么是你生活中最重要的事？
你的人生意義何在？
你希望成為何種人物或完成什么目標(biāo)？

想想看你有什么長期目標(biāo)
想想看人生中最重要的人際關(guān)系是什么
想想看你最希望有什么貢獻(xiàn)
重新思索你最希望得到的感受是什么？平和, 信心, 快樂, 或是． ． ．
列出你認(rèn)為最重要的三, 四件事
假設(shè)你只有六個(gè)月的生命，想想這星期內(nèi)你要做些什么？
假設(shè)你有至少三, 四十年的生命，這星期內(nèi)你又要做些什么？

在辦公室內(nèi)時(shí)間損耗的主要原因?yàn)楹?

時(shí)間管理是什么?
時(shí)間管理就是自我管理
自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績效, 更富效能
把事情很快地做完, 叫做效率
把事情很快又很對地做完, 叫做效能
時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計(jì)劃
時(shí)間管理不是什么?
時(shí)間本身不是問題. 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多
所以時(shí)間管理的問題本身不在于時(shí)間, 而是在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間
情境測驗(yàn)題 ( 限時(shí)三分鐘 )
1. 請先閱讀完本文
2. 在這張紙的右上角寫下你的名字
3. 將第二句中的大名兩個(gè)字圈起來
4. 在這張指的左上角畫五個(gè)正方形
5. 在剛才畫的正方形中個(gè)畫一個(gè)十字
6. 在正方形的四周畫一個(gè)圓圈
7. 在這張紙的右下角簽上你的名字
8. 在簽名下寫三個(gè)好字
9. 在右上角的簽名下畫一道線
10. 在這張紙的左下角畫一個(gè)十字
11. 把剛才所畫的十字周圍加畫一個(gè)三角形
12. 在這張紙的背面計(jì)算一下二十五乘十三的答案
13. 在第八句的好字畫一個(gè)圓圈
14. 當(dāng)你做到這里, 請大喊一聲“我最快”
15. 如果你完全遵守規(guī)定, 請大聲說“我最好”!
16. 在這張紙的背面計(jì)算二十三加三十二加二十三的和
17. 將剛剛的答案減去二十三, 再減去十三等于多少?
18. 在以上所有“雙數(shù)“題的題號上畫圈
19. 假如你做到這里, 請拍一下桌子, 并大聲說“遵從指示, 我第一!”
20. 現(xiàn)在你已全部讀完, 請只做第一及第二題及可
三代時(shí)間管理法
第一代: 備忘錄型

第二代: 規(guī)劃與準(zhǔn)備

第三代: 規(guī)劃,訂定優(yōu)先順序,操之在我

傳統(tǒng)時(shí)間管理 V.S. 第四代時(shí)間管理
陷阱一:時(shí)間的配置不對
Reaction消極回應(yīng) vs Proaction 積極掌握
危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)
規(guī)劃重于做事
最好的控制是預(yù)防
預(yù)防勝于處理
不合理的時(shí)間配置
明智的時(shí)間配置
陷阱二: 拖延
除了第四項(xiàng)以外, 其它的做起來都不太愉快
不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情
克服1.成本/效益分析法
成本 克服2.思維習(xí)慣的改變
這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便盡早忘掉它.
養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣
將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù)
完成最關(guān)鍵的部份, 讓事情看起來像做完80% 一般

陷阱三: 事必親躬
韓非子.八經(jīng)
下君,盡已之能
中君,盡人之力
上君,盡人之智
諸葛亮凡事必親躬, 后來過勞而死.
為何事必親躬?
因?yàn)榕虏繉偃〈?
不放心部屬, 不信任部屬
要求標(biāo)準(zhǔn)過高
陷阱四: 有求必應(yīng)
會花太多時(shí)間, 時(shí)間不夠會犧第二項(xiàng)受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要
不好意思拒絕請托的原因
接納請托比拒絕請托容易
擔(dān)心觸怒請托者
想要做廣受愛戴之好人
不知如何拒絕他人之請托
每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫“施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.
Conclusions: 時(shí)間管理架構(gòu)

迫切性指數(shù)檢核清單
0 ~ 25 : 一切在掌握中
26 ~ 35 : 漸受迫切性限制
36 ~ 45 : 已經(jīng)開始上癮
>= 46 : 上癮

如何提高工作效率
如何提高工作效率
1.了解自己每天工作時(shí)段的特性, 善用之.
2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性質(zhì).
3.保持良好的體力; 養(yǎng)成運(yùn)動的習(xí)慣
4.身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好
1.工作時(shí)段分配法則
2.每周工作性質(zhì)分配法則
先問自己以下這幾個(gè)問題
1.你一天花多少時(shí)間在看 Email?
2.你進(jìn) Email 會不會看小品?
3.你看Email 的時(shí)間是連續(xù)的, 還是片斷的?
4.你的Email 有沒有做分類?
5.你回信時(shí)是邊看邊回, 還是分類后集中回信?
6.你進(jìn)Email 信箱, 是先看信還是先發(fā)信?

如何提高 Email 的處理效率
一進(jìn)信箱第一個(gè)動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然后做分類的動作
養(yǎng)成習(xí)慣, 一天只有三個(gè)時(shí)段看 Email
除了急件以外, 集中時(shí)段回信
看Email 的時(shí)段分配
Email資料夾的分類
Reply: Private, 公務(wù)
Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private
Project 進(jìn)度
有空再看
良好的時(shí)間管理來自于計(jì)劃
花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法
8.80/20法則1/2
the Vital Few & the Trivial Many
柏拉圖法則
花最少的力氣, 獲得最多的效益
你所完成的工作里, 80%的成果,來自于20%的時(shí)間=>也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的
80/20原理意示圖

Group Discussion--
進(jìn)行很差的會議
Time Management
I hear and I forget
I see and I remember
I do and I understand
I make mistakes and I learn!!
---- Unknown Source ----


有效率的會議
1. 會議成功與否在于你是否能幫助每一個(gè)人的互動
2. 有效率的會議需要小心的準(zhǔn)備與紀(jì)律
3. 每一個(gè)會議都意味著高成本
3-1 參與人員薪資
3-2 準(zhǔn)備所花的成本（人力, 時(shí)間）
3-3 心理成本
3-4 機(jī)會成本

1. 考慮是否非要會議才能解決問題
2. 決定會議目的
3. 決定參加人
4. 準(zhǔn)備議程
5. 決定合宜的設(shè)備, 場地與時(shí)間
6. 跟催動作

1. 考慮是否非要會議才能解決問題
有以下狀況時(shí), 你不應(yīng)該召開會議：
 電話或是書面通知即可解決問題
 關(guān)鍵人物不能參加
 準(zhǔn)備時(shí)間不夠
 外界因素可能會浪費(fèi)會議時(shí)間
 成本太高

2. 決定會議目的
通知或解釋（最好準(zhǔn)備書面資料）
訓(xùn)練或指示（需要練習(xí)）
收集資訊（怎么做？）
說服式

無論哪一種目的, 你必須清楚的知道你想從會議所達(dá)到的目標(biāo)


如何計(jì)劃一個(gè)有效率的會議

3. 決定參加人
人越多, 效率越差
不一定所有人要全程參加, 安排每一階段所需的參加人
考慮參加人所需的背景資料

如何計(jì)劃一個(gè)有效率的會議
4. 準(zhǔn)備議程
會議前議程立即發(fā)出讓參加人有時(shí)間思考

5. 跟催
指定專人做會議記錄
只記錄行動事項(xiàng)
會后公布

成功會議的為與不為
為:　　　　　　　　　　　不為:
 準(zhǔn)備好會議室 主宰討論
 讓參與人一開始 扭曲參加者陳述之意見
就感興趣 　  急著進(jìn)行每一個(gè)主題
 鼓勵(lì)參與 　　 爭辯
 使用不同的方式 嘲笑
 讓會議保持進(jìn)行 Take sides
 不離題 Moralize
 保持控制,但 Domineer
不要成為個(gè)人秀 浪費(fèi)時(shí)間在猜忌,
 保持幽默 　顏面問題
 逾時(shí)


目標(biāo)金字塔
如何列管重要計(jì)劃
將自己短中長期的計(jì)劃依工作,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來, 并算出每個(gè)計(jì)劃的效益. (如下一頁所示)
在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前3個(gè)專案(專案件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手邊)
有專案結(jié)束之后下一個(gè)專案就可以往左遞補(bǔ)

每個(gè)計(jì)劃如何給予評分
先將所有計(jì)劃列出來, 分成短中長期(自行定義)
分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機(jī)會來給分?jǐn)?shù). 最好給5 分, 最不好給1 分
將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘, 分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃
范例: 專案評分的范例
以 Notes 信箱管理計(jì)劃的分類
執(zhí)行力: To-Do, 記錄, Routine (最重要的部份, 下一章節(jié)再講)
自我成長: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃
生活: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃
工作: Pareto, 前3個(gè)計(jì)劃
時(shí)間管理的利器: to-do List


善用 Notes BookMark 的功能
連結(jié)書簽(BookMark) 的建立可以用來建立一系列相關(guān)計(jì)劃的連結(jié)
在Notes里頭, 點(diǎn)一以下黃色書簽即可把該計(jì)劃給打開, 并Update

善用Notes 顏色管理的功能
紅色粗體字體為重要一定完成的部份
藍(lán)色斜體字體為已完成的部份
黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)
綠色字體為 Routine Schedule
良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成
兵貴速戰(zhàn)速決
養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣
可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成
每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí)
“執(zhí)行”的寫照
Just Do It
奉備忘錄的 To Do-Check List 如圣旨
行動才是企劃的開始
把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20%
執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷
執(zhí)行不是一成不變的
合理性 Reasonable 表示用心
試探一下是不損傷毫發(fā)的
平時(shí)基本觀念(Sense)的建立, 在臨場應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果
執(zhí)行的速度: 兵貴速戰(zhàn)速決
養(yǎng)兵千日, 用在一時(shí) (資源珍貴)
時(shí)機(jī)稍縱即逝
將變數(shù)降至最低
生米已煮成熟飯型 (老公,來不及了)
自廢武功型 (成績已經(jīng)貼出去了)
客戶的感受
加速度, 勢如破竹.
兵貴速戰(zhàn)速決的時(shí)機(jī)
并不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速決
#1 是專案的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之后方能動作(丟球)
#2 重要事件的關(guān)鍵任務(wù). 通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只占全部專案時(shí)間的20%.
#3 時(shí)機(jī)稍縱即逝的機(jī)會. 有時(shí)候機(jī)會的有效性僅限于某段時(shí)間, 甚至短到幾分鐘而已.
Hand Carry !
讓程序進(jìn)行最迅速的方法
當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn)
見面三分情
親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理) 面對面溝通
執(zhí)行的技巧: Key Success Factor
靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有余). 分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體
由計(jì)劃階段時(shí)即被簡單勾勒出來
做對的事情, 并不會耗費(fèi)太大的力氣. 反而做不對的事情, 才需花時(shí)間東補(bǔ)西補(bǔ).
Buffer 緩沖區(qū)
并不是每件事情都那么的急
如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉, 相信我們會變得神經(jīng)兮兮的
所以應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們
如何處理情緒低潮
每天至少完成一件事情
完成事情的定義
完整的
相關(guān)的
善后的
記錄的文件
通常完成一完整任務(wù)就會有力氣再做第二件事情
時(shí)間管理結(jié)語














有效能的時(shí)間管理(ppt)