會(huì)議高手—深度會(huì)談之藝術(shù)(ppt)
會(huì)議高手

——深度會(huì)談之藝術(shù)
目 錄
 …….前言
 …….成功的會(huì)議
 …….會(huì)議管理
 …….與會(huì)規(guī)則
 …….主席的職責(zé)與注意事項(xiàng)
 …….如何開場、結(jié)論、使別人
愿意發(fā)言及發(fā)問的技巧
目 錄
 …….傾聽與記錄的技巧
 …….主席的工作——促動(dòng)
 …….會(huì)議中的問題
 …….如何發(fā)言
 …….報(bào)告的種類
目 錄
 …….論證的誤導(dǎo)
 …….感覺與事實(shí)
 …….抱怨的種類及如何抱怨
 …….主持會(huì)議的原則
 ……. 慶祝與檢討
會(huì)議是學(xué)習(xí)型組織的修煉場
——深度會(huì)談的藝術(shù)
 會(huì)議的能力是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊(duì)工作能力.
 一夫當(dāng)關(guān)的英雄時(shí)代已經(jīng)過去,我們必須與他人愉快的合作才能順利成事.
 會(huì)議正是團(tuán)隊(duì)合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式.
會(huì) 議 內(nèi) 容
• 會(huì)議主題
• 會(huì)議目的
• 議程
• 決議
成功的會(huì)議
 有效——藉蓍團(tuán)隊(duì)的集思廣益,解決個(gè)人無法完
成或突破的問題,有效達(dá)到會(huì)議目標(biāo)。
 和諧——營造和諧的氣氛,使成員對(duì)團(tuán)隊(duì)有安全
感、信任感、認(rèn)同感,展露個(gè)人才能。
 參與——參與的人用心關(guān)注,才能讓會(huì)議得到健
全發(fā)展。
 效率——當(dāng)一個(gè)會(huì)議成功的要素具備后,能在預(yù)
定的時(shí)間內(nèi)完成開會(huì),這就是效率。
 學(xué)習(xí)——在參與開會(huì)的同時(shí)有更多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。
會(huì)議的管理
• 會(huì)議的成本
• 會(huì)議召開的時(shí)機(jī)
• 重要的、緊急的議題
• 需要集思廣益的
• 無法私下協(xié)商的
與會(huì)的資格
 了解實(shí)況的人
 有權(quán)做決定的人
 重大關(guān)系的人(執(zhí)行者或關(guān)心此會(huì)議的人)
會(huì)議通知需知
• 會(huì)議名稱:明確點(diǎn)出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨)
• 目的:應(yīng)詳盡說明,方便成員們做相關(guān)的資料搜集
• 時(shí)間
• 地點(diǎn)
• 議程:應(yīng)包含開會(huì)預(yù)定結(jié)束時(shí)間
• 準(zhǔn)備資料
• 與會(huì)人員
• 主辦單位
會(huì)議通知范例
決議追蹤
• 什么事?
• 什么時(shí)候完成?
• 什么人負(fù)責(zé)?
• 什么時(shí)候報(bào)告?
• 如何報(bào)告?
議 程 設(shè) 計(jì)
• 由重要到不重要——會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。
• 由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。
• 由容易到困難——讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。
與 會(huì) 規(guī) 則
• 要守時(shí),堅(jiān)持到底
• 要做事前準(zhǔn)備
• 針對(duì)主題主動(dòng)發(fā)發(fā)言,簡短扼要
• 對(duì)事不對(duì)人,不做人身功擊
• 予以真誠的肯定及贊美
• 傾聽他人發(fā)言
• 用積極的話代替消極發(fā)言
• 以探詢、謙虛代替主觀論斷
主席注意事項(xiàng)
 獨(dú)占發(fā)言——避免冗長的發(fā)言,占用大家交流
意見的時(shí)間。
 火爆浪子——要能容納他人的發(fā)言,不可情緒
化與他人發(fā)生沖突。
 優(yōu)柔寡斷——要思路清晰,對(duì)決議事項(xiàng)要果斷、明確。
 加入沖突——應(yīng)站在中立的立場來化解沖突。
 操控議程——應(yīng)依照流程引導(dǎo)會(huì)議的進(jìn)行,不可一人
操控整個(gè)會(huì)議的議程。
如 何 開 場
 背景:除了會(huì)議召開的背景,也可讓與會(huì)人
員自我介紹,并說明對(duì)會(huì)議的期待,以
促進(jìn)與會(huì)人員及會(huì)議氣氛的融洽
 會(huì)議目的
 議程:會(huì)議中欲討論之事項(xiàng)及其先后順序
和預(yù)估時(shí)間。
 會(huì)議期待
開場舉例說明
近來公司的營運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響,使得本季的營收目標(biāo)達(dá)標(biāo)率只有70%。
因此今天召開會(huì)議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴(kuò)展計(jì)劃。
首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然后各區(qū)市場督導(dǎo)會(huì)一一提出配合方案,最后由營銷部門整合后提出執(zhí)行方案。
本次會(huì)議的進(jìn)行時(shí)間預(yù)估為1.5小時(shí)。希望今天經(jīng)由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩,能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績提升計(jì)劃,大家加油!
如 何 總 結(jié)
• 宣達(dá)決議
• 激勵(lì)動(dòng)機(jī)
• 評(píng)估目標(biāo)達(dá)成
• 過程回顧
• 懸念事項(xiàng)
如何讓大家愿意發(fā)言
• 塑造會(huì)議歡樂、和諧的氣氛。
• 建立包容、安全的討論環(huán)境。
• 保持客觀,對(duì)事不對(duì)人。
• 不以言立人,不以言廢人。
• 設(shè)置暗樁,帶動(dòng)與會(huì)人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。
• 主動(dòng)出擊,適時(shí)發(fā)問,塑造發(fā)言機(jī)會(huì),且予以正向的肯定與鼓勵(lì)。
• 有效傾聽與良好溝通。
發(fā) 問 的 技 巧
• 開放與封閉
• 空投與指定
傾聽的技巧
• 注視對(duì)方
• 不中途打斷
• 詢問不明之處
• 適當(dāng)歸納
• 不任意表露情緒
記錄的技巧
• 活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.
• 掌握主詞、動(dòng)詞、形容詞
• 明確數(shù)字
• 運(yùn)用key word
• 列點(diǎn)說明:可了解發(fā)言重點(diǎn),歸納出主題方向
• 一言以蔽之
主席的工作
• 發(fā)言的促動(dòng):讓大家想發(fā)言,并說出想表達(dá)的意見。
• 工作分配的促動(dòng):鼓勵(lì)大家主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)工作,掌握成
功的機(jī)會(huì)。
• 創(chuàng)意的促動(dòng):提出一些其它產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn),激發(fā)大家的
創(chuàng)意,將別人的優(yōu)點(diǎn)用于我們的產(chǎn)品上。
• 問題的促動(dòng):主席應(yīng)提出一些問題讓與會(huì)人員了解
問題的狀況。
• 感情的促動(dòng):主席除了要讓與會(huì)者體會(huì)到你的關(guān)
懷、感恩、自責(zé)、包容、肯定外,還
要讓與會(huì)者自動(dòng)自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛
會(huì)議中的問題
人身攻擊
對(duì)策:
 對(duì)雙方進(jìn)行安撫
 重申議事規(guī)則
 重提主題進(jìn)行討論
會(huì)議中的問題
離題
對(duì)策:
• 兜一圈切回主題
• 給予肯定再切斷話題
• 將離題的議題留置最后再做討論。
• 請(qǐng)他做歸納或替他做歸納。
• 事先請(qǐng)將規(guī)則講清楚
• 發(fā)言限定時(shí)間
會(huì)議中的問題
爭議不下
對(duì)策:
 暫停會(huì)議休會(huì)20分鐘以上。
 參與第三者的意見
 將雙方意見列表比較。
 進(jìn)行不記名投票。
 重整雙方意見提出新的方案。
 重申共同利益。
會(huì)議中的問題
抱怨
對(duì)策:
• 同情其不滿的情緒。
• 歸納其不滿的原因。
• 尋求解決的方法。
上級(jí)指導(dǎo)員發(fā)言過于投入
對(duì)策:
• 裝傻發(fā)問
• 重新提出問題
• 幽默有技巧的提醒長官。
會(huì)議中的問題
短話長說
對(duì)策:
• 適時(shí)的制止發(fā)言。
• 清其具體的想法。
時(shí)間不足
對(duì)策:
• 選擇重要的議題進(jìn)行討論。
• 限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)
• 限制發(fā)言時(shí)間。
會(huì)議中的問題
爭功諉過
對(duì)策:
• 主席應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言,并給予其適當(dāng)?shù)目隙ā?
• 引導(dǎo)組織成員彼此說出對(duì)方的優(yōu)點(diǎn),讓大家都能受到適當(dāng)?shù)目隙ā?
為反對(duì)而反對(duì)
對(duì)策:
• 請(qǐng)他提出更好的對(duì)策。
• 引導(dǎo)他思考是否有考慮周延。
會(huì)議中的問題
獨(dú)占發(fā)言
對(duì)策:
• 主席制止其行為。
• 說明規(guī)則并強(qiáng)制執(zhí)行。
消極的話
對(duì)策:
• 發(fā)言者的情緒表示理解
• 提振士氣,擬定共同目標(biāo)。
• 呼喊精神口號(hào)。
如 何 發(fā) 言
 積極的發(fā)言
 明確的發(fā)言
 尊重的發(fā)言
 坦承的發(fā)言
 客觀的發(fā)言
 針對(duì)主題
報(bào) 告 的 種 類類
 工作完成的報(bào)告:你完成了什么工作,何時(shí)完成?完成的重點(diǎn)?
 工作異常的報(bào)告:工作的預(yù)定進(jìn)度、現(xiàn)在進(jìn)度、差異進(jìn)度、差異原因、處置對(duì)策及何時(shí)會(huì)趕上進(jìn)度?
 請(qǐng)示報(bào)告:背景狀況、建議內(nèi)容、事情的經(jīng)過。
 需要支持的報(bào)告:什么事?原因?對(duì)策?現(xiàn)況如何?需要哪些支持?
論證的誤導(dǎo)
 權(quán)威的誤導(dǎo)
 經(jīng)驗(yàn)的誤導(dǎo)
 約化的誤導(dǎo)
 參考點(diǎn)的誤導(dǎo)
 倒果為因的誤導(dǎo)
 引信的誤導(dǎo)
 采因的誤導(dǎo)
感覺與事實(shí)
• 感覺——即對(duì)事物主觀的意念,其中包含個(gè)人的價(jià)值判斷,因此感覺的產(chǎn)生往往因人而異。
• 事實(shí)——即有具體、明確的訊息陳述,與實(shí)際所發(fā)生的事件相符。
感覺與事實(shí)演練
昨日九點(diǎn)過后,G珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現(xiàn)并要求鑒賞貨品,店主打開玻璃櫥窗,櫥窗內(nèi)的東西被人抓起,忽然有個(gè)男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現(xiàn)場。
判 斷 問 題
以下問題你認(rèn)為是事實(shí)者請(qǐng)打 為感覺者請(qǐng)打
1.店主正在收拾店面時(shí),有一個(gè)男人出現(xiàn)。
2.那個(gè)男人是強(qiáng)盜。
3.此事件發(fā)生于昨晚九點(diǎn)過后。
4.打開櫥窗的男人是店主。
5.強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外。
6.有人打開櫥窗。
7.要求鑒賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。
8.櫥窗內(nèi)有金飾,且有許多貴重的寶石。
9.強(qiáng)盜威協(xié)店主并進(jìn)行搶劫。
10.這個(gè)故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個(gè)角色。
問 題 答 案
1.客人未指明是男女 
2.沒有明確的線索顯示是強(qiáng)盜。 
3. 未指明是白天九點(diǎn)還是晚上九點(diǎn) 
4.沒有明確提出店主的性別 
5.沒有指明是強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)的物品 
6.
7.沒有指明是要求鑒賞貨品的人抓取櫥窗內(nèi)的物品迅速逃走 
8.只說有寶石,沒有指明是金飾 
9.均沒有在文中提到過 
10.沒有明確的數(shù)字或說明顯示參與的人數(shù) 
抱怨的種類
• 復(fù)雜性的抱怨
• 人身攻擊,在他人身上貼標(biāo)簽
• 算舊帳
• 消極性的抱怨
如 何 抱 怨
抱怨的內(nèi)容應(yīng)包括:
• 到底發(fā)生了什么事、這造成何種困擾?希望別人怎么做或協(xié)助?
• 或可以套用一個(gè)公式來作為抱怨的模式:
我了解……只是……它會(huì)……是不是可以…………
• 另外可以采用更和緩、柔軟的抱怨方式,是從感謝或自責(zé)開始
主持會(huì)議的原則
• 以人為本——主席應(yīng)尊重、肯定與會(huì)人員,讓每
位與會(huì)人員受尊重且能夠自我發(fā)展。
• 停止操控——應(yīng)在會(huì)議中集思廣益、促成組織
學(xué)習(xí)、培養(yǎng)與會(huì)能力。不可用職權(quán)
來控制議程、只求個(gè)人決議。
• 目標(biāo)與過程兼得——在過程在達(dá)到目標(biāo),讓每
個(gè)人享受到學(xué)習(xí)的過程。
• 對(duì)事不對(duì)人
• 感覺與理性兼顧
• 解決問題也處理情緒
慶祝( Celebration)的時(shí)機(jī)
 實(shí)時(shí)
 真誠
 明確
 學(xué)習(xí)與成果結(jié)合
 情感之交流
 變化的
 正式、非正式場合
 鼓勵(lì)與自我慶祝
 共同慶祝
 回歸生命之真相
查核(Check)的時(shí)機(jī)
• 上對(duì)下
• 單向溝通
• 被動(dòng)
• 否定
• 強(qiáng)調(diào)錯(cuò)誤
• 對(duì)事不對(duì)人
• 嚴(yán)苛 、自我防衛(wèi)
標(biāo)竿學(xué)習(xí)的特點(diǎn)
 自動(dòng):有技巧的引導(dǎo)學(xué)員,讓學(xué)員自動(dòng)提升己的能力。
 與自己比較:引導(dǎo)學(xué)員作自我比較,與目
標(biāo)作比較,以隨時(shí)檢討與提高。
 過程:共同討論如何達(dá)到所設(shè)定的目標(biāo),引導(dǎo)學(xué)員
思考用何方法達(dá)到目標(biāo)。
 找參考點(diǎn):尋找標(biāo)竿做為自己追求的目標(biāo)。
 肯定:引導(dǎo)中予以適當(dāng)鼓勵(lì)與肯定,促進(jìn)學(xué)員不斷
學(xué)習(xí)成長。


THE END !





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