有效的商務文件
一、 書面交流

（一） 書面用語在商務活動中的重要性及其影響
商務信函與商務電話的對比，商務信函的優(yōu)勢表現(xiàn)在以下方面：
（一）易于表述事實和意見； （二）適合傳達困難的或復雜的信息；
（三）可以存檔、回顧； （四）發(fā)送前可以審查、修改；

商務信函的劣勢，具體表現(xiàn)在以下方面：
（一）耗費時間； （二）缺乏反饋，或反饋太慢； （三）缺少個性；
（四）缺少非語言交流； （五）交流結果可能是單向的，或無效的。

（二） 在寫商務文件之前計劃、調查、收集和處理資料的重要性
準備一封商務信件，請回答以下問題：
一、在寫信之前，必須回答以下方面：
1．信件的主題是什么？ 2．您為什么寫這封信？ 3．信的讀者是誰？ 4．讀者對信的主題已經(jīng)了解了多少？還需要知道什么？
二、信寫完畢之后，你的信必須達到以下方面的要求。
1．清楚 2．按邏輯順序排列； 3．語法正確； 4．沒有行話和俚語； 5．語言簡單明了；6．惹人喜愛，有禮貌、有意；7．準確；8．完整；9．迅捷

（三） 了解和采用對企業(yè)適用的標準公文格式和標識
書面交流的優(yōu)勢？
（1）適合事實和意見。 （2）適合困難的或復雜的信息，可以進行回顧。
（3）如果需要進行書面形式存檔時，書面交流更加有效。
（4）既可以寫，也可以口述。 （5）在發(fā)送之前，可以進行仔細的計劃和考慮。 （6）在發(fā)送前，可以剔除錯誤。

書面交流的缺點表現(xiàn)在哪些方面？
（1）更耗時（2）反饋信息不存在或者太慢（3）缺少有助于理解的非語言暗示。 （4）有些人不會或不愿意看信。 （5）你永遠不知道你的信是否被讀過。 （6）缺少熱情和個性。

口頭交流的優(yōu)點
（1）更適合表達感覺和感情。 （2）更加個人化個性化。 （3）可以有更多的反應和交流。 （4）可以有更大的影響力。 （5）一般來說成本較低。 （6）可以根據(jù)反饋和非語言的暗示進行改正或調整。

口頭交流的劣勢？
（1）在說話時進行思考比較困難。 （2）話一出口就不可能更改。
（3）有些人看起來是在聽，其實是充耳不聞，對大群的聽眾效果更難以判斷。

關于傳真的優(yōu)缺點
（1）節(jié)省時間，特別是在與國外客戶聯(lián)系時，寫信可能需要好幾天，這時傳真就顯得極為迅速。 （2）節(jié)省費用。尤其是與寫信相比，傳真的費用較低。 （3）可以采用比信函更隨便的方式。 （4）能使對方更快地做出反應。
注意傳真也不能完全代替商務信函，由于法律上的原因以及與公眾聯(lián)系的特殊情況，信函仍然是交流過程中十分必要的。

關于書面交流的主要方法和用途？
第一種，報告，報告被用來正式陳述事實性的信息，通常針對特定的讀者。
第二種，辦公室通告，這種方法適用于組織內部的低成本的大眾傳播。
第三種，備忘錄，備忘錄適用于與大量讀者間的低成本的內部交流。
第四種，表格，表格被用于有條理的傳遞信息，尤其是需要闡述或提供對比時。 第五種，預備好的表格，這種表格用于傳遞格式相同的例行公事的信息，在組織內或組織外均可使用。
第六種，公務信件，這種方法用于與外單位傳遞信息。
第七種，辦公室實事通訊，這種方法適合組織內的大眾傳播。
第八種，指導，指導用于提供有關明確步驟的信息。

組織與更廣泛的外部對象交流也要用到很多方法，以下是幾種主要的交流方式：
第一種，通訊社消息，這種辦法用來傳遞信息給出版社，電臺或電視臺。
第二種，郵寄廣告，屬于組織外的大眾傳播方法，通常是針對客戶的。
第三種，廣告，廣告也屬于大眾傳播方法，通常是針對組織外的某一個具體的市場。

二、 信函
（一） 有效書寫信函的知識和技能
（二） 正式和非正式信件
（三） 根據(jù)各種商務情況設計信函
關于常用商務書信的格式。
第一種，關于書寫介紹信。介紹信是用來介紹公司企業(yè)派遣人員的姓名、年齡、身分、接洽事項等情況的一種應用文體，具有介紹證明的作用。例如，下面是一封介紹信。
　　　　　　　　　　　　　　　介紹信
張明總經(jīng)理：
　　茲有我公司業(yè)務主管李維雄先生前往貴公司購買Win95軟件事宜，請接洽為盼。
致
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　李張翔
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某年某月某日大明汽車公司
（蓋章）
在撰寫介紹信時，應注意：
（1）寫持介紹信者的真實姓名、身分。
（2）接洽和聯(lián)系的事項要寫得簡明扼要，辦什么事就寫什么事，與此無關的就不寫。
（3）書寫工整，不得任意涂改，否則對方可以不予接待。

第二種，關于書寫證明信。證明信是以公司、企業(yè)、團體、個人的名義證明某人的身分、經(jīng)歷或證明有關事件的真實情況的專用書信，其內容應絕對真實可靠，在開具證明時，應審慎行事，例如下面是一封證明信。
　　　　　　　　　　　　　　　　證明信
市人事局：
郝明先生原是我公司職員， 1990年7月至1998年8月在我公司業(yè)務部工作，工作努力，業(yè)績出色，沒有違紀記錄，離職出于自愿，特此證明。
天寶飲料公司
1998年9月
此外，還有一種個人證明某人某事真實情況的證明信。這種證明信由個人書寫，內容完全由個人負責，其格式與組織名譽所寫的基本相同，只是證明信的末尾，必須由寫證明信者所在單位簽署的意見。

第三種，關于書寫致謝函。
致謝函是向對方的好意，表示感謝的函件。致謝函的寫法依據(jù)對方好意的程度以及對方和本公司和個人關系的深淺而有所不同。在書寫時，要先了解情況，然后再下筆，一定要謹慎、細致。
下面是一封致謝函的實例。
致謝函
某某公司某某部經(jīng)理先生：
　　敬啟者祝公司大展鴻圖，這次請您了解了某某商品市場情況，承蒙您在百忙之中做深入的調查了解，實在不盛感激。關于某某商品價格，待我公司調整修正以后再函告您。希今后加強往來，并請給予大力支持，特此書面表達感謝之意。
此致
敬禮
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某某敬上
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某年某月某日

此外，在商務交流過程中，還經(jīng)常使用傳達商務往來重要問題的函件，因為絕大多數(shù)的商務往來，是以函件為主，其主要的一些數(shù)據(jù)、實現(xiàn)往往要求準確無誤，往來的雙方也常常把對方的函件作為下一步簽約或攤牌的依據(jù)。函件的重要性由此可見一般，因此，在撰寫此類函件時，一定要準確、簡明傳達商務往來重要問題的函件種類繁多，以下是常用的函件形式：

第一類第一例，關于詢問及推銷信函。
這里的第一種，關于查詢函，具體的寫作方法是：
某某公司某某經(jīng)理先生：
　　敬啟者最近我公司接到貴府某某公司來函，定購大量貨物，該公司地址隨函附上，因為與該公司第一次交易，B公司不知其資訊及經(jīng)濟狀況如何？愿請貴公司代請查明敬告。貴公司所提供情報，B公司嚴守秘密。今后若有同類情況，B公司愿作同樣之效勞。
某某公司經(jīng)理某某
某年某月某日
第二種 申請記帳函
具體可以看下面的實例，
某某某商行：
　　敬啟者數(shù)日以來，我公司向貴商行購買之貨物，均是以貨到付款之方式辦理，為要求雙方便利起見，您申請開立銀行帳戶，所需資料及查詢事宜與貴行之通常賒賬期限請記告之。
　　 某某公司敬上
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　某年某月某日
第三種，關于將復定貨函具體的實例如下：
某某公司：
　　大函敬悉。在久疏音息之后，接老主顧之信函，格外高興，在此深表謝意。第27號辦公桌既可裝運，35號辦公椅可在元月10日前運出，元月底到達貴處，若貴公司認為滿意，請寄函告以資確定。隨函附上本公司科技產(chǎn)品預告一份，希閑暇時閱覽。其中各種貨物都尚未上市，但望貴公司先行注意，以你做將來之計劃。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　某某辦公設備公司
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 某年某月某日
第二例，關于賬貨、函件，
這里的第一種：關于結帳、清單。具體和實例如下：
某某公司：
　　現(xiàn)一季度已屆滿，資寄上今查核的貴公司之季結算清單一份，共計1200元，量數(shù)無誤，此前供應貴公司之物品，想必滿意，期待今后更密切的合作。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

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