公文處理辦法
公文處理辦法
1　目的
使公司公文處理做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化、信息化。
2　范圍
公司范圍內(nèi)的公文管理。
3　職責(zé)
3.1　公司綜合管理部是公文處理歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司公文處理工作。
3.2　各部門負(fù)責(zé)管理范圍內(nèi)各種類型文件的起草,編制工作。
4　管理內(nèi)容與方法
4.1　公文種類
——決定 適用于對(duì)重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，提出具體管理措施；
——規(guī)定、辦法 適用于對(duì)某項(xiàng)工作或活動(dòng)制定具體做法和要求；
——通知 適用于發(fā)布規(guī)章、章程、條例、規(guī)則；批轉(zhuǎn)所屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部；
——通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況；
——報(bào)告 適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反饋情況，提出意見(jiàn)或建議，答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)。
——請(qǐng)示 適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)；
——批復(fù) 適用于答復(fù)所屬單位請(qǐng)示事項(xiàng)；
——函 適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向其它業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等。辦理例行公事與應(yīng)急公務(wù)等，用“便函”；
——會(huì)議紀(jì)要 適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和一定事項(xiàng)；
——意見(jiàn) 適用于對(duì)某些工作提出改進(jìn)措施和建設(shè)性意見(jiàn)；答復(fù)對(duì)方征求某項(xiàng)工作的意見(jiàn)；
——簽報(bào)、工作聯(lián)系單 適用于公司內(nèi)部部門之間協(xié)調(diào)聯(lián)系工作以及部門向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)請(qǐng)示工作。
4.2　公文格式
4.2.1　公文一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、印章、附件、成文時(shí)間、主題詞、抄送單位等部分組成。
——發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)排列在前并編主辦單位發(fā)文號(hào)；
——有保密要求的公文，應(yīng)根據(jù)保密程度，在公文首頁(yè)右上角標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”；
——緊急公文，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在公文首頁(yè)右上角標(biāo)明“特急”、“急件”，緊急電報(bào)應(yīng)標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”；
——發(fā)文字號(hào)一般包括：代字、年號(hào)、序號(hào)；聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。公文的發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；函件的發(fā)文字號(hào)標(biāo)注在橫線下方右側(cè)；
——上報(bào)的公文，應(yīng)在橫線上方左側(cè)注字號(hào)，右側(cè)注明簽發(fā)人，如有會(huì)簽單位，應(yīng)標(biāo)明會(huì)簽人姓名；
——公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確。簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時(shí)可省略外，其它公文均可保留一級(jí)文種。如“轉(zhuǎn)發(fā)××的通知”；
——公文如有附件，應(yīng)在正文之后、成文日期之前注明附件的名稱；
——公文除以會(huì)議紀(jì)要文頭紙印刷的會(huì)議紀(jì)要外，一律加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，各單位都應(yīng)加蓋印章，蓋印順序應(yīng)與文頭單位排列相同；
——成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出為準(zhǔn)。會(huì)議通過(guò)的文件，以通過(guò)日期為準(zhǔn)，并在標(biāo)題之下、正文之前注明會(huì)議名稱和通過(guò)日期；
——公司發(fā)文應(yīng)標(biāo)注主題詞；上報(bào)的公文，應(yīng)在上級(jí)單位頒發(fā)的主題詞表中選擇合適的主題詞；標(biāo)注主題詞應(yīng)在規(guī)范的主題詞表中進(jìn)行選擇，不允許生造和隨意標(biāo)注；主題詞一般不超過(guò)五個(gè)詞組。
4.2.2　公文文字從左到右橫寫、橫排，用紙應(yīng)按國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂，公文版頭格式統(tǒng)一由發(fā)文單位全程加“文件”二字（如“國(guó)電常州發(fā)電有限公司文件”、“中共國(guó)電常州發(fā)電有限公司委員會(huì)文件”），文件印制應(yīng)采用公司統(tǒng)一編制的公文模塊。
4.3　行文規(guī)則
4.3.1　行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定：
——公司在職權(quán)范圍內(nèi)，可以對(duì)所屬單位行文，可以向中國(guó)國(guó)電集團(tuán)公司、國(guó)電集團(tuán)華東分公司、省、市政府及所屬部門行文，并根據(jù)業(yè)務(wù)需要向無(wú)隸屬關(guān)系的單位行文；
——公司各部門之間一般不行文，也不得以部門名義對(duì)外行文，公司內(nèi)部有關(guān)工作可采用工作聯(lián)系單或簽報(bào)；
——公司領(lǐng)導(dǎo)講話一般印發(fā)《內(nèi)部情況通報(bào)》，不再行文。
4.3.2　一般不得越級(jí)行文。因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)在寄發(fā)該文件時(shí)同時(shí)抄報(bào)被越級(jí)的單位。向下級(jí)單位的重要行文，應(yīng)同時(shí)抄送其直接上級(jí)單位。
4.3.3　同級(jí)單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。公司和分公司不得聯(lián)合行文。
4.3.4　請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，如需同時(shí)送其它單位，應(yīng)采用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位；業(yè)務(wù)性、時(shí)效性較強(qiáng)的公文，在報(bào)請(qǐng)上級(jí)或業(yè)務(wù)部門審批的同時(shí)，可抄送有關(guān)單位。
4.3.5　報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示類公文不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。
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