溝通及信息交流控制程序
1.0 目的
為了規(guī)范信息溝通，確保體系的有效運(yùn)行，特制定本程序。
2.0 適用范圍
本程序適用于公司內(nèi)部和外部信息的管理。
3.0 職責(zé)
3.1 各部門負(fù)責(zé)相應(yīng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息溝通。
3.2 辦公室負(fù)責(zé)與公司領(lǐng)導(dǎo)的信息溝通及內(nèi)部員工反映問題的處理反饋工作。
4.0 工作程序
4.1 總則
4.1.1信息溝通的途徑可以是口頭或書面文件，以及其他一切可以利用的通訊及宣傳工具(品)。
4.1.2信息分為內(nèi)部信息和外部信息。
4.1.3 信息內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確可靠。
4.1.4 各部門內(nèi)審員負(fù)責(zé)信息記錄。
4.2 內(nèi)部信息溝通
4.2.1 內(nèi)部信息包括以下內(nèi)容：
(1)公司的方針、管理體系運(yùn)行情況由管理者代表負(fù)責(zé)及時(shí)傳達(dá)到公司的各部門及員工，相關(guān)方需要索取方針時(shí)，公司應(yīng)滿足其要求。
(2)管理體系運(yùn)行中產(chǎn)生的信息由其產(chǎn)生單位及時(shí)傳遞到相關(guān)部門和人員，并記錄其內(nèi)容和處理結(jié)果。
(3)獲取和更新法律及其他要求要及時(shí)地傳遞到相關(guān)部門。
4.2.2 內(nèi)部信息溝通的實(shí)施
(1)方針以板報(bào)、小冊子為宣傳工具公諸于眾。
(2)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的信息由產(chǎn)生單位及時(shí)傳遞到相關(guān)部門，要求答復(fù)的必須在三日之內(nèi)予以答復(fù)。
(3)緊急狀態(tài)下的信息按《應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序》規(guī)定進(jìn)行信息溝通。
(4)不符合、糾正與預(yù)防措施實(shí)施單位必須在整改過程中將信息傳遞到相關(guān)部門。
(5)傳遞接收方必須做好記錄。
4.3 外部信息
4.3.1 外部信息主要包括：
(1)上級(jí)主管部門的文件,應(yīng)呈報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后做出相關(guān)處理。
(2)外部檢查、參觀、訪問由辦公室接待安排，并將結(jié)果報(bào)管理者代表。
(3)公司的其他部門若收到有關(guān)的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，如質(zhì)量、環(huán)境、資源、能源、消防等方面法規(guī)，應(yīng)及時(shí)傳遞到相關(guān)部門。
(4)相關(guān)方的信息(包括：顧客、供方、安全部門、社區(qū)居民、顧客抱怨等)，由各部門分別接收。
(5)發(fā)生事故應(yīng)逐級(jí)上報(bào)。
4.3.2外部信息處理
對外部相關(guān)方提出的有關(guān)意見或申訴，接收部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)的部門提出處理意見或建議，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，形成處理決定后三日內(nèi)答復(fù)。
信息提供者要求答復(fù)時(shí)，應(yīng)在二天內(nèi)給予答復(fù)，并作好記錄。
5.0 引用文件
應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)管理程序
6.0 記錄
6.1信息溝通記錄表

溝通及信息交流控制程序