企業(yè)內(nèi)部控制—銷(xiāo)售發(fā)貨、退貨管理制度(doc)

發(fā)貨、退貨管理制度
制度名稱(chēng) 發(fā)貨、退貨管理制度 受控狀態(tài)
文件編號(hào)
執(zhí)行部門(mén) 監(jiān)督部門(mén) 考證部門(mén)
第1章 總則
第1條 為規(guī)范本企業(yè)發(fā)貨及退貨作業(yè)規(guī)程，確保銷(xiāo)售合同準(zhǔn)確執(zhí)行，避免或減少企業(yè)損失，特制定本制度。
第2條 本制度適用于企業(yè)所有銷(xiāo)售發(fā)貨及退貨作業(yè)。
第3條 各部門(mén)職責(zé)。
1．銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)發(fā)貨、銷(xiāo)售退貨的組織與全程跟蹤工作。
2．倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)貨物的清點(diǎn)、包裝、出庫(kù)及入庫(kù)工作。
3．運(yùn)輸部負(fù)責(zé)貨物的運(yùn)輸工作。
4．質(zhì)檢部負(fù)責(zé)檢查退回貨物的質(zhì)量。
第2章 發(fā)貨管理規(guī)定
第4條 填寫(xiě)發(fā)貨通知單。
銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員根據(jù)正式簽訂的銷(xiāo)售合同，按照客戶(hù)訂單編制發(fā)貨通知單，經(jīng)銷(xiāo)售經(jīng)理審核簽字后，交倉(cāng)儲(chǔ)部以備貨?！栋l(fā)貨通知單》一式四聯(lián)，分別留存銷(xiāo)售部、財(cái)務(wù)部、倉(cāng)儲(chǔ)部及客戶(hù)企業(yè)，列明購(gòu)貨單位、地址、產(chǎn)品名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)、金額和制單人，并加蓋銷(xiāo)售專(zhuān)用章。
第5條 備貨出庫(kù)。
倉(cāng)管員按照經(jīng)蓋章簽字的《發(fā)貨通知單》清點(diǎn)貨物，填寫(xiě)《貨物出庫(kù)單》，再次核對(duì)《發(fā)貨通知單》后，組織貨物出庫(kù)并登記臺(tái)賬。
第6條 安排出貨。
運(yùn)輸部根據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)部提供的出貨單據(jù)安排出貨，發(fā)車(chē)前電話(huà)通知銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)員。如送貨途中有任何異常，造成延誤或不能送貨，及時(shí)通知銷(xiāo)售部業(yè)務(wù)員與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)，確保在合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將貨物完好無(wú)損地送達(dá)客戶(hù)指定地點(diǎn)，并取回客戶(hù)簽字確認(rèn)的回執(zhí)。
第7條 開(kāi)具發(fā)票。
1．運(yùn)輸部將客戶(hù)簽字確認(rèn)的回執(zhí)交給財(cái)務(wù)部與銷(xiāo)售部，財(cái)務(wù)部針對(duì)不同客戶(hù)開(kāi)具相應(yīng)的發(fā)票。
2．對(duì)于現(xiàn)款現(xiàn)貨的客戶(hù)，貨款到賬后財(cái)務(wù)根據(jù)回執(zhí)開(kāi)具相應(yīng)發(fā)票；委托代銷(xiāo)的客戶(hù)填寫(xiě)客戶(hù)月對(duì)賬表，簽字確認(rèn)后返回銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員，由銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員根據(jù)財(cái)務(wù)對(duì)賬單與客戶(hù)月對(duì)賬表核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤簽字確認(rèn)后返回財(cái)務(wù)，否則與客戶(hù)進(jìn)一步核準(zhǔn)。
3．財(cái)務(wù)部根據(jù)核準(zhǔn)后的對(duì)賬表開(kāi)具相應(yīng)發(fā)票，向客戶(hù)收取貨款。銷(xiāo)售部將回執(zhí)登記并歸檔，作為考核客戶(hù)信譽(yù)額度的指標(biāo)。
第3章 退貨管理規(guī)定
第8條 因己方責(zé)任使得客戶(hù)對(duì)接收的貨物不滿(mǎn)意或者貨物不符合銷(xiāo)售合同規(guī)定的要求，客戶(hù)提出退貨時(shí)，企業(yè)應(yīng)接受退貨，退貨須經(jīng)銷(xiāo)售經(jīng)理審批后方能辦理。
第9條 質(zhì)檢員應(yīng)對(duì)退回的貨物進(jìn)行質(zhì)量檢查，并出具檢驗(yàn)結(jié)果報(bào)告。
第10條 倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)清點(diǎn)退回貨物，注明退回貨物的品種和數(shù)量后，填寫(xiě)退貨接收?qǐng)?bào)告單。
第11條 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員根據(jù)退貨接收?qǐng)?bào)告單對(duì)客戶(hù)的退貨進(jìn)行調(diào)查，確定客戶(hù)索賠金額的有效性及合理性，將調(diào)查結(jié)果及意見(jiàn)記錄在退貨接收?qǐng)?bào)告單上，提交給銷(xiāo)售經(jīng)理及財(cái)務(wù)部作為最后審核的依據(jù)。
第12條 銷(xiāo)售經(jīng)理根據(jù)退貨接收?qǐng)?bào)告、調(diào)查結(jié)果及意見(jiàn)，最終核定退貨理賠。
第13條 財(cái)務(wù)部根據(jù)退貨理賠單據(jù)和憑證，辦理相應(yīng)的退款事宜，并對(duì)企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和應(yīng)收賬款等進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理。
第4章 附則
第14條 本制度自總裁審批通過(guò)后頒布施行，修訂亦同。
第15條 本制度最終解釋權(quán)歸銷(xiāo)售部。

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