企業(yè)內(nèi)部控制—銷售發(fā)貨、退貨管理制度(doc)

發(fā)貨、退貨管理制度
制度名稱 發(fā)貨、退貨管理制度 受控狀態(tài)
文件編號
執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門
第1章 總則
第1條 為規(guī)范本企業(yè)發(fā)貨及退貨作業(yè)規(guī)程，確保銷售合同準(zhǔn)確執(zhí)行，避免或減少企業(yè)損失，特制定本制度。
第2條 本制度適用于企業(yè)所有銷售發(fā)貨及退貨作業(yè)。
第3條 各部門職責(zé)。
1．銷售部負(fù)責(zé)發(fā)貨、銷售退貨的組織與全程跟蹤工作。
2．倉儲部負(fù)責(zé)貨物的清點(diǎn)、包裝、出庫及入庫工作。
3．運(yùn)輸部負(fù)責(zé)貨物的運(yùn)輸工作。
4．質(zhì)檢部負(fù)責(zé)檢查退回貨物的質(zhì)量。
第2章 發(fā)貨管理規(guī)定
第4條 填寫發(fā)貨通知單。
銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)正式簽訂的銷售合同，按照客戶訂單編制發(fā)貨通知單，經(jīng)銷售經(jīng)理審核簽字后，交倉儲部以備貨。《發(fā)貨通知單》一式四聯(lián)，分別留存銷售部、財(cái)務(wù)部、倉儲部及客戶企業(yè)，列明購貨單位、地址、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額和制單人，并加蓋銷售專用章。
第5條 備貨出庫。
倉管員按照經(jīng)蓋章簽字的《發(fā)貨通知單》清點(diǎn)貨物，填寫《貨物出庫單》，再次核對《發(fā)貨通知單》后，組織貨物出庫并登記臺賬。
第6條 安排出貨。
運(yùn)輸部根據(jù)倉儲部提供的出貨單據(jù)安排出貨，發(fā)車前電話通知銷售部業(yè)務(wù)員。如送貨途中有任何異常，造成延誤或不能送貨，及時通知銷售部業(yè)務(wù)員與客戶溝通協(xié)調(diào)，確保在合同規(guī)定的時間內(nèi)將貨物完好無損地送達(dá)客戶指定地點(diǎn)，并取回客戶簽字確認(rèn)的回執(zhí)。
第7條 開具發(fā)票。
1．運(yùn)輸部將客戶簽字確認(rèn)的回執(zhí)交給財(cái)務(wù)部與銷售部，財(cái)務(wù)部針對不同客戶開具相應(yīng)的發(fā)票。
2．對于現(xiàn)款現(xiàn)貨的客戶，貨款到賬后財(cái)務(wù)根據(jù)回執(zhí)開具相應(yīng)發(fā)票；委托代銷的客戶填寫客戶月對賬表，簽字確認(rèn)后返回銷售業(yè)務(wù)員，由銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)財(cái)務(wù)對賬單與客戶月對賬表核對，核對無誤簽字確認(rèn)后返回財(cái)務(wù)，否則與客戶進(jìn)一步核準(zhǔn)。
3．財(cái)務(wù)部根據(jù)核準(zhǔn)后的對賬表開具相應(yīng)發(fā)票，向客戶收取貨款。銷售部將回執(zhí)登記并歸檔，作為考核客戶信譽(yù)額度的指標(biāo)。
第3章 退貨管理規(guī)定
第8條 因己方責(zé)任使得客戶對接收的貨物不滿意或者貨物不符合銷售合同規(guī)定的要求，客戶提出退貨時，企業(yè)應(yīng)接受退貨，退貨須經(jīng)銷售經(jīng)理審批后方能辦理。
第9條 質(zhì)檢員應(yīng)對退回的貨物進(jìn)行質(zhì)量檢查，并出具檢驗(yàn)結(jié)果報(bào)告。
第10條 倉儲部負(fù)責(zé)清點(diǎn)退回貨物，注明退回貨物的品種和數(shù)量后，填寫退貨接收報(bào)告單。
第11條 銷售業(yè)務(wù)員根據(jù)退貨接收報(bào)告單對客戶的退貨進(jìn)行調(diào)查，確定客戶索賠金額的有效性及合理性，將調(diào)查結(jié)果及意見記錄在退貨接收報(bào)告單上，提交給銷售經(jīng)理及財(cái)務(wù)部作為最后審核的依據(jù)。
第12條 銷售經(jīng)理根據(jù)退貨接收報(bào)告、調(diào)查結(jié)果及意見，最終核定退貨理賠。
第13條 財(cái)務(wù)部根據(jù)退貨理賠單據(jù)和憑證，辦理相應(yīng)的退款事宜，并對企業(yè)主營業(yè)務(wù)收入和應(yīng)收賬款等進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理。
第4章 附則
第14條 本制度自總裁審批通過后頒布施行，修訂亦同。
第15條 本制度最終解釋權(quán)歸銷售部。

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