秘書手冊(cè)檔案工作檔案利用工作[高級(jí)]
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一、熟悉檔案利用工作的方式和途徑
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
熟悉檔案利用工作的主要方式和途徑
(二)檔案利用與相應(yīng)知識(shí)
企事業(yè)單位開展檔案利用的方式和途徑有很多，這里擇其要者，做些介紹。
1.開設(shè)閱覽室，直接提供檔案原件或復(fù)制件借閱
閱覽室是機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位專門為利用者設(shè)置的閱覽檔案材料的場所。設(shè)置閱覽室是由檔案的特點(diǎn)決定的。檔案材料往往只有一份，有的還有一定機(jī)密性。因而，就檔案部門的普遍情況而言，它一般不宜像圖書一樣外借。借閱者在閱覽室利用檔案則有許多優(yōu)點(diǎn)：首先，便于保護(hù)檔案材料的物質(zhì)安全，不僅可避免檔案的丟失，而且能減少檔案的輾轉(zhuǎn)、磨損，從而使其延長"壽命"。其次，便于及時(shí)周轉(zhuǎn)，提高檔案利用率。再者，有利于維護(hù)黨、國家和一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)密的安全。
閱覽室是聯(lián)系檔案的保管者和利用者的紐帶，是檔案工作發(fā)揮作用的主渠道，是社會(huì)各界了解和認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)的窗口，它的水平反映著管理者的思想水平、業(yè)務(wù)水平，因而，做好閱覽室工作十分重要。一般應(yīng)注意這樣幾點(diǎn)：
(1)閱覽室的設(shè)置需兼顧優(yōu)質(zhì)服務(wù)和嚴(yán)格管理兩個(gè)方面。閱覽室要求明亮、寬敞、安靜、舒適、清潔和方便。一般應(yīng)有服務(wù)臺(tái)、閱覽桌和存物處等設(shè)施。閱覽桌以
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