工作分析與工作說明書(ppt)
工作分析與工作說明書
工作分析的定義
工作分析的目的與用途
工作分析的基本程序
工作分析的操作手法
工作分析所需搜集之資料
工作分析資料搜集方法
工作分析的方法
工作分析的定義

工作分析是用來識別、搜集、檢視及記錄工作職責內(nèi)容的一套程序管理工具。
工作分析是指利用各種調查方法搜集與工作有關的信息并界定執(zhí)行工作所需要的資格條件。

工作分析方案執(zhí)行之目的(一)
一、建立一套完整的職務說明書，作為公司經(jīng)營與人力資源規(guī)劃之基礎 。
二、建立各職位明確之任用條件，達到人才選用之適用性，對招募制度加以調整、補充
三、依據(jù)工作內(nèi)容、及考核標準建立公平性與激勵性之薪資制度。

工作分析方案執(zhí)行之目的(一)
四、配合訓練發(fā)展與職涯管理制度，使公司每一位同仁，了解其角色、定位與未來發(fā)展路徑與條件。
五、藉由各職位工作分析的過程與結果使部屬與主管明確知道彼此工 作內(nèi) 容與目標，作為績效考核依據(jù)之標準及修正之基礎。
工作分析方案執(zhí)行之目的(一)

六、藉由工作分析對各部門、職位之工作職責進行確認和劃分，以奠定日后營運之順暢。
工作分析方案執(zhí)行之目的(一)
七、其它
工作經(jīng)過詳細分析后，還有許多其它的效用，如有助于工作權責權范圍的劃定；改善勞資關系，避免員工雙方無方因工作內(nèi)容定義不清晰而產(chǎn)生的抱怨及爭議。此外，工作分析亦有助于人力資源研究與管理、工作環(huán)境不適、人事經(jīng)費、轉調與升遷等問題都有莫大的助益。

工作分析的意義



工作分析公式(job analysis formula) ：
•員工為什么要做？(目的；why)
•員工要做什么 ？(內(nèi)容；what)
•員工如何做？(方法；how)
•所需技術如何？(程度；skill)
工作分析的基本程序
搜集背景資料
選擇具有代表性的崗位來分析
搜集工作分析資料
資料檢視與分析
撰寫工作說明書及職級規(guī)范
工作分析的基本程序
為了使工作分析執(zhí)行順暢，及確保分析結果之有效性，在執(zhí)行工作分析前應先有計劃，規(guī)劃好整個工作分析流程，方能有效獲取資料及進行分析。
工作分析的操作手法
工作分析的操作手法
工作分析的操作手法
工作分析的操作手法

檢視／分析所搜集到的資料
進行工作分析結果及建議討論
與部門／單位主管討論并確認工作分析結果及建議
公司高階主管簽核
進行工作分析


1.在工作分析問卷進行發(fā)放前，由人力資源主管于主管會議中提出整體規(guī)劃之流程與配合事項，在獲得高階主管及各單位之主管認同與支持后，由各單位主管代為發(fā)布及協(xié)助員工進行配合事項，以便于進行下一階段之分析工作。

進行工作分析


2.在問卷發(fā)放上采漸進方式進行工作分析問卷的填答。由于公司部門單位及職位數(shù)很多，加上各單位間工作內(nèi)容不同，為使工作分析之結果符合公司現(xiàn)狀與未來需要，故以單位為基準，采取漸進方式進行。


進行工作分析

3.在進行工作分析填寫之前先向填寫者說明此次活動之目的，并說明填寫項目之意義與原則，并帶領填寫者以范例之內(nèi)容流覽一次問卷之全部內(nèi)容。
4.問卷填寫時間以二星期為限，填答者須在此二星期內(nèi)填答完畢并交由主管審核，確定無誤后再統(tǒng)一收集交回人力資源部。



進行工作分析

資料整合與分析
各單位交回之工作分析之問卷回收后，由工作分析人員進行相關資料與問卷的整理，并檢查各項之填寫是否完整，若有不清楚之處，再發(fā)回重新填寫。



進行工作分析

檢討與修正
工作說明書初稿完成后，由分析人員分別與各部門主管進行面談，以確定整理之內(nèi)容維持原意，并對于疑慮之處加以厘清及做進一步之確認，最后進行職務說明書之修正。


工作分析所需搜集之資料
崗位概述及工作內(nèi)容
工作行為及工作特性
工作產(chǎn)出
業(yè)務接觸
職責程度
任職者所需特質及資格條件

工作分析所需搜集之資料-1
崗位概述及工作內(nèi)容
組織及崗位位階
主要工作職責
執(zhí)行工作職責處理時間及頻率
參與之會議／活動
保管之財物／文件
負責編制之報告/文件

工作分析所需搜集之資料-2
工作分析所需搜集之資料-2
工作分析所需搜集之資料-3
工作產(chǎn)出
產(chǎn)品
服務
研發(fā)
知識
其它產(chǎn)出

工作分析所需搜集之資料-3
工作分析所需搜集之資料-4
工作分析所需搜集之資料-4
外部關系
顧客
政府機關
競爭廠商
廣告公司/宣傳媒體


供貨商
社會/工會
學校/顧問
其它
工作分析所需搜集之資料-5
工作分析所需搜集之資料-6
任職者所需特質及資格條件
專業(yè)技能
工作經(jīng)驗
溝通技能
管理技能
人格特質
體能體力
其它要求
工作分析資料搜集方法
問卷調查法
詢問訪談法
日記法
觀察法
綜合法

工作分析資料搜集方法-1
問卷調查法
使用標準表格收集資料。（附錄一）
使用問卷法須先確定問卷的結構性程度及應該包括那些問題，盡可能把執(zhí)行每項工作職責所需的時間填上。
工作分析資料搜集方法-1
問卷的格式最好有結構性問題(如：需多久時間的經(jīng)驗才足以擔任本職位)，也有開放式的問題(如：請敘述工作中的主要職責）。
工作分析資料搜集方法-2
詢問訪談法
工作分析員對任職者進行訪談以取得所需之資料。
訪談有三種型式:
工作分析資料搜集方法-2
工作分析資料搜集方法-2
集體訪談是在一群員工從事同樣的職位下使用。通常也邀請其主管參加，若其主管無法出席也應在訪談后與主管討論所收集到的資料。

工作分析資料搜集方法-2
主管訪談是找一位或多位主管訪談以了解某個職位，這些主管對該職位必須有相當?shù)牧私狻?

工作分析資料搜集方法-3
日記法（附錄二）
任職者記錄在一定期間內(nèi)所有從事的工作。
這種方法是要求任職者記下一天當中所從事的活動，包括花費的時間。這有助于工作分析員充份了解該工作，然后再與任職者之直屬上司訪談，以確認資料之真確性。
工作分析資料搜集方法-3
日記法相當耗時，且所收集的資料無法全面反應出工作分析中所需要的資料，必須再輔以訪談，才能確認日記表上所提供資料之真實性，并補充不足的資料，因此并不常被使用。
工作分析資料搜集方法-4
觀察法
工作分析員觀察任職者工作狀況并記錄之。
觀察法可以與詢問訪談法并用，以做補強之用。一種方式是先觀察記錄，再進行訪談，以彌補在此觀察時間內(nèi)未被執(zhí)行的工作項目之狀況及其它有關之資料。
工作分析資料搜集方法-5
綜合法
即將上述方法綜合運用，以確?？伤鸭阶钔暾钫娲_的資料。
在上述各種方法中，經(jīng)常被使用及較容易執(zhí)行，且較為有效的方法為問卷調查法及詢問訪談法，在必要時再輔以觀察法以進一步確認資料之真確性及涵蓋面。
工作分析的方法
書面資料評估法
樣本職位標準評鑒法
組織模擬法
專家座談法
驗證法
比較法
綜合法

工作分析的方法-1
書面資料評估法
檢視所收集到之書面資料，確定每個職位之職責明確合理、工作負荷適當、任職者的資格條件明確且適當。
將所搜集到的資料轉化為崗位說明書的內(nèi)容。

工作分析的方法-2
樣本職位標準評鑒法
先在組織內(nèi)選取若干重要且有多人從事同一工作之崗位。
確立這些崗位的職責、與上司、部屬權責關系、合理工作負荷及符合職位所需之任職資歷。
工作分析的方法-2
以這些職位資料為標準去比對組織內(nèi)其它崗位，以修訂不合理的工作安排，并維持組織內(nèi)各崗位工作內(nèi)容之合理性。

工作分析的方法-3
組織模擬法：搜集相同產(chǎn)業(yè)的其它企業(yè)組織之資料，做為規(guī)劃組織與崗位之參考。
專家座談法：邀請有關專家，以座談方式針對所搜集到之資料，進行問題討論及可行性建議之擬訂。
工作分析的方法-4
驗證法：將所獲得之個別工作分析資料，與不同層次之人員做必要之驗證。
比較法：在分析時由多人完成之同一件工作，比較每人之負荷或時間，或一人擔任多項工作時對每一工作所需時間之比較。
工作分析的方法-4
綜合法：綜合上述方法，互相搭配運用，以得到最精確之分析結果及最佳之可行修正方向建議。
工作分析的角色與分工
高階領導的責任
人力資源（人事）部門的責任
工作小組的責任
部門／單位主管的責任
樣本崗位代表人員
高階領導的責任
確定工作分析之目的與用途。
會同管理顧問及人力資源（人事）部門領導商討并確認工作小組名單。
明令公司政策配合實施。
主動向公司員工宣導溝通以強化承諾。

高階領導的責任
公開對工作分析方案實施者之授權。
定期檢視工作進度。
審核工作分析結果建議報告并做成決議。
對決議做承諾并明令實施。

人力資源（人事）部門的責任
與高階領導及管理顧問共同商討及確認工作分析目的與用途。
與高階領導及管理顧問共同商討并確認工作小組名單。
成立工作小組。
人力資源（人事）部門的責任
提供公司內(nèi)部人力資源政策／制度之資料。
協(xié)助舉辦工作小組及參與工作分析作業(yè)人員之訓練與說明會。
協(xié)助選定進行工作分析之樣本職位。
接受工作分析實施之訓練，擔任工作分析員。
人力資源（人事）部門的責任-2
提供所需行政支持。
協(xié)助跨部門的溝通。
協(xié)助搜集資料。
協(xié)助澄清矛盾的資料。
人力資源（人事）部門的責任-2
提供意見，協(xié)助完成工作分析結果建議報告。
負責執(zhí)行報告之決議。
在必要時或可能的狀況下，應培育部屬在未來擔任工作分析員。
執(zhí)行結案后所訂定之定期稽核修訂辦法。
工作小組的責任
擔任工作分析員角色，接受工作分析員訓練。
確認工作分析方法、所需收集之資料及相關使用之文件表格。
選定工作分析之樣本崗位。
跨部門溝通與確認工作流程。
工作小組的責任
搜集資料并澄清矛盾的資料。
審核工作分析調查所搜集到之資料并進行分析。
討論工作分析結果及建議。
建立與實施定期稽核辦法。
部門／單位領導的責任
參與工作分析作業(yè)說明，接受工作分析作業(yè)之訓練。
確認樣本崗位之主要工作職責。
指派樣本崗位代表人員。
提供組織圖與工作流程圖。
向下溝通、解釋配合事項與原因。
部門／單位領導的責任
督導樣本崗位代表人員完成工作分析調查工作。
審核及修訂樣本崗位人員所填寫的工作資料調查文件。
提供相關意見給管理顧問及工作小組。
澄清工作上的專業(yè)技術問題。
配合執(zhí)行結案報告的各項相關事項。
樣本崗位代表人員的責任
接受工作分析作業(yè)之訓練。
按工作分析調查問卷填寫問卷，或接受訪談回答問題，或逐日記錄工作情況。
填寫及／或提供工作實況的詳細說明。

樣本崗位代表人員的責任
確認所提供資料之正確性。
提供往后修正工作內(nèi)容的資料。
確認工作分析結果涵蓋之周延性。
配合執(zhí)行結案后公司所相應訂定／修定的各項政策及作業(yè)。

工作分析步驟及分工匯總表
Ｓ：是對該項工作的「督導或審核」。 Ｐ：是對該項工作的「計劃」。 Ｅ：是對該項工作的「實際執(zhí)行」。
工作分析步驟及分工匯總表
Ａ：是「協(xié)助」該項工作之完成。 Ｉ：是「提供意見」以完成該項工作，或「會辦」。 Ｔ：是「參加」與該項工作有關之說明會或訓練。

工作分析步驟及分工匯總表-1
工作分析步驟及分工匯總表-2
工作分析步驟及分工匯總表-3
如何制作工作說明書-1
表頭部分：應包含基本資料及該崗位在組織系統(tǒng)圖中之位置。（附錄三）
主要職掌：
應按重要性或所耗時間排序填寫。
以『動詞』、『受詞』及『成果補語 』三段式建構主要職掌內(nèi)容。

如何制作工作說明書-2
應標示所占工時比例、對應部門執(zhí)掌項目編號及績效指針。
公司內(nèi)、外部業(yè)務接觸范圍:
包含公司內(nèi)、公司外及國外 三大范圍。
區(qū)別接觸對象、事項及頻率。
如何制作工作說明書-2
責任范圍 ：
包含督導責任、培育責任、對他人安全責任、成本責任、財務權責等
工作自主程度
應列出工作所需依循的規(guī)章、對于規(guī)章的依循程度及受主管的督導程度
如何制作工作說明書-3
對成果的影響
包含工作結果的產(chǎn)出方式或型態(tài)、行為或工作結果對整體營運影響范圍與程度、萬一失誤所造成的影響等。
擔任本職位所需之基本學經(jīng)歷
學歷、經(jīng)驗、語文能力等
如何制作工作說明書-3
專業(yè)知識、技術與證照
其它相關條件
工作環(huán)境、體力負荷 、人格特質及其它

工作分析與工作說明書(ppt)