秘書時間管理(ppt)
秘書時間管理
roger’s 時間管理方法論
愿此時間管理可以有效提升學員的工作效能并且增加各位可用的時間. 多出來的時間請留給關心您的人及您所關心的人.

您的時間資源在那里, 您的成就就在那里.
時間管理 大綱
一.什么是時間管理 (30 min)
二.如何提高工作效率 (30 min)
三.備忘錄實作 (40 min)
四.執(zhí)行能力的強化 (20 min)
在開始之前
請閉目一分鐘思考這個問題
找出你心的中優(yōu)先順序
當你知道你只剩下三天的時間, 第一個浮現在你腦海的人是誰? 他是你最關心的人. 第一件浮現你腦海的事情是什么? 那是你認為最重要的事情
可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?
你知道你可以活久嗎? 30年? 3 年? 還是3天? 好吧, 就把今天當作是你的最后1天吧!

人, 為何安于現狀?
為何你我都不滿意現狀, 但是卻安于現狀
1.無奈
2.因為現狀是你我最熟悉的
3.或者是不確定改變之后會更好
我們明明時間管理不好, 卻不想要去改善它. 因為忙得沒有時間做時間管理嗎? 因為更忙, 所以才更要花時間做時間管理.
時間管理從那里開始
時間管理不是因為學習時間管理才會時間管理, 而是從你不滿足于現狀, 或者是想要有更好的時間管理開始
沒有人可教你時間管理, 除了你自己覺得需要的時候
再來是你需要一個新的思考方式. 什么是新的思考方式呢?
請架設一座橋,使A至B 距離最短, 但是橋不可斜著搭
有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形
你可知道為何會想不出來?
因為你跳不出原來的思維習慣
但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題
而roger 的時間管理方法論就是一個新的思考方法, 你只要了解, 接受, 執(zhí)行, 持續(xù)的做就會得到一個良好的時間管理習慣

你的時間管理目標設定
幫自己設定個目標吧
比如說: 三個月之后自己做完原有的事情后, 時間還可多出30%
你的期望: 不把工作帶回家; 假日不用趕到公司; 一天花幾個小時陪陪家人或者是你最關心的人; 一個禮拜花些時間到外面走走…

時間管理是什么?
先了解時間管理不是什么?
時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多
所以時間管理的問題本身不在于時間多少, 而是在于
自己如何善用及分配你自己的時間…關注
如何有效率的把事情做出來…效率
如何做最好的時間規(guī)劃…計劃
如何說到做到…執(zhí)行力
持續(xù)時間管理的做法…習慣養(yǎng)成
時間管理是什么?
時間管理是讓自己更有績效, 更富效能
效率是你能夠善用資源或者熟能生巧地把事情做完
效能是很聰明地把事情做好. 多聽聽專家的意見, 找到最佳方法, 事先有計劃地做事情
時間管理從良好的計劃開始, 良好的計劃又從行動開始. 有計劃沒行動, 達成率為零. 有行動沒計劃容易浪費時間在修正錯誤上, 所以兩者應該并重
讓我們先來討論…
準備: A4白紙, 一般書寫筆(紅,黑,藍筆)

請分組每組5-6人
請寫出每天S.花在工作最多的時間是什么?
請寫出每件工作平均花掉多少你多少時間?
每件事情請判斷它是急或不急, 重要或不重要
請按照所花時間最多排序下來
每組只要報告10個
每一組指派一位代表報告
時間管理架構
請排出正確的行事優(yōu)先順序
正確的行事優(yōu)先順序

陷阱一:時間的配置不對
Reaction消極回應 v.s. Proaction 積極掌握
積極掌握就是擬定計劃, 做好事情事先的準備, 不要等事情發(fā)生了再來補救. 譬如說客戶的要求事先未澄清, 做出好幾千個產品后再來修補, 要花多少時間呢? 而客戶會如何想呢
最好的控制是預防
不合理的時間配置
明智的時間配置
如何克服忙與盲的窠臼
第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地把它解決.
第二件事情是再多花一點時間, 去想想以后要怎么做才能不用處理這些事情, 或者不用這么緊張地處理這件事情.
一天的時間要花大部份時間在思考事情要怎樣做是最節(jié)省時間最不花力氣的. 而不是很快的把已經發(fā)生的事情處理完畢

陷阱二: 拖延
除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快
不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情
克服1.成本/效益分析法
成本

好處
克服2.思維習慣的改變
這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我立即將它做完, 以便盡早忘掉它.
養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習慣
將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務
先完成容易的部份, 讓事情有進度, 再完成最關鍵的20%, 讓事情看起來像做完80% 一般. (大塊時間法則)

陷阱三: 事必躬親
諸葛亮凡事必躬親, 后來過勞而死.
為何需要事事躬親?
要求標準過高
不放心部屬, 不信任部屬
因為怕部屬取代
灌能: 就是將重要的事情交給他人去做, 讓他可以學習處理事情也學習獨當一面. 過程給予重點的輔導, 上軌道之后即完全授權, 但是授權卻不授責
陷阱四: 有求必應
受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要
每個人都有一個好朋友, 叫“施小惠”, 可以適當地接受.
不自量力而接受他人請托只有兩種結果, 一是累死自己, 二是信用受損
努力自己茁壯成為大樹, 讓自己的果實惠及眾人
結論是…
時間管理架構
如何提高工作效率
提高工作效率的三方法三法則
三個方法
1. 了解自己每天不同時段體力的分布狀況來決定要做什么樣事情
2. 讓自己充滿活力, 最簡單的方法, 就是養(yǎng)成每個禮拜固定運動的好習慣
3. 均衡的生活作息, 培養(yǎng)一個良好的嗜好
三個法則
1. 批次處理法則. 集中時段處理所有性質相同的事情
2. 80/20 法則, 這法則是在有限的時間挑選出重要的事情來做

3. 高效率法則: roger 大塊時間法則

批次處理法則
一段時間處理同一性質的事情, 一次處理多件, 多件累積到一定數量才處理
如果個別處理或出現才處理會把自己的時間切割成很多片斷, 譬如看Email, 接電話, 或者是不速之客的打斷都是…
一次只專心完成一整塊的任務, 不要心有二用, 避免出錯反而要花更多的時間處理后續(xù)的問題
80/20 法則
the Vital Few & the Trivial Many
柏拉圖法則
花最少的力氣, 獲得最多的效益
你所完成的工作里, 80%的成果,來自于20%的時間=>也就是說80%的努力是與成果低相關的
80/20 原理意示圖
roger 大塊時間法則: 30/90法則
大塊時間法則是培養(yǎng)工作情緒的法則, 前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進度; 后90分鐘做最重要的事情.
盡量讓這120分鐘不受干擾, 你可以告知周遭的人或者主動拒絕干擾
養(yǎng)成習慣一天至少一塊大塊時間, 每天保有基本的績效, 有心情時再做第二塊, 則有高績效
大塊時間三步曲
1. 把今天要做的事情一一列舉出來, 分成容易做的, 重要的及其它的事情,由80/20法則排出事情處理的優(yōu)先順序
2. 前30 分鐘完成最容易完成的事情, 時間一到不管有沒有做完就切到重要事情上
3. 后90分鐘完成最重要的事情. 若做得起勁時一直做下去也無所謂
有空的時間再來做其它未完成容易的事

大塊時間示范
良好的時間管理來自于計劃
花時間在計劃上才是最節(jié)省時間的作法
計劃是什么?
S.要往哪里去?
目標設定 (目的)
S.如何去?
目標如何達成 (手段)
執(zhí)行是從那里展開
時間管理的利器: to-do List
如何計劃要執(zhí)行的事項
列出ToDo-CheckList, 該做的事情由專案的任務項目展開
要設計有 Check Box, 如: □ for 
要把計劃外的變數(如:突發(fā)狀況)也納入考量, 如工作時間乘上1.5倍
每天下班后花10分鐘檢討今天做的事情及計劃明天要做的事情
備忘錄 實作
1.制作當天個人約會, 會議及例行事項放入
2.列出您今天要做的事情, 分成一定要做的事,容易的事, 突發(fā)的事, 可以先緩一緩的事
3.依照大塊時間法則擺入. 執(zhí)行完畢后□打勾
4.下班時將今天沒有做完的+明天的要做事情再重寫一張

時間: 20 分
請準備書寫紙兩張

執(zhí)行能力的強化
良好工作習慣的養(yǎng)成
兵貴速戰(zhàn)速決
養(yǎng)成做備忘錄的習慣
可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成
每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時
“執(zhí)行”的寫照
Just Do It
奉備忘錄的 To Do-Check List 如圣旨
行動才是企劃的開始
把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%
執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷
“執(zhí)行”的需要與不需要
不需要
退卻
思考, 猶豫
需要
“蝦米都不驚”, 勇往直前
毅力
轉彎
韌性
執(zhí)行不是一成不變的
合理性 Reasonable 表示用心
試探一下是不損傷毫發(fā)的
平時基本觀念(Sense)的建立, 在臨場應用時最能顯現效果
應變的意示圖: 投石問路
Buffer 緩沖區(qū)
并不是每件事情都那么的急
如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經兮兮的
所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提醒我們
如何處理情緒低潮
每天至少完成一件事情
完成事情的定義
完整的
相關的
善后的
記錄的文件
通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情
個人習慣的養(yǎng)成
當你了解了某一個觀念, 如WBS, 大塊時間法則, 進而接受它執(zhí)行它時, 經過廿一天之后你就可以把這個觀念內化, 并且將這種做法化為生活中的習慣…這就是習慣養(yǎng)成法則
當你覺得需要時間管理, 去做時間管理, 得到實質的好處, 更強化自己時間管理的動機, 成為一良好的正向循環(huán)
我的成功和快樂的定義就是…

秘書時間管理(ppt)