10S01銷售業(yè)務檔案管理標準F(doc)
國內(nèi)銷售開發(fā)中心管理標準 QG/ZT10S01—1997 檔案資料管理標準 1997-10-24發(fā)布 1997-11-01實施 國內(nèi)銷售開發(fā)中心發(fā)布 國內(nèi)銷售開發(fā)中心管理標準 檔案資料管理標準 QG/ZT10S01—1997 1 目的與適用范圍 為全面及時掌握銷售網(wǎng)點和直銷客戶的有關經(jīng)營情況,便于為客戶提供優(yōu)良服務,為營銷 決策提供有效依據(jù),保證在相關場所提供完整的后備資料,特制定本標準。 本標準適用于本部門各類檔案資料的管理。 2 職責 2.1 綜合信息部負責銷售網(wǎng)點檔案資料、外界往來信息資料、集團公司及部門內(nèi)部文件資料 的管理。 2.2 業(yè)務部負責國內(nèi)直銷業(yè)務檔案資料的管理。 3 管理內(nèi)容 3.1 歸檔范圍 3.1.1 銷售網(wǎng)點檔案資料。 3.1.2 直銷客戶檔案資料。 3.1.3 各類信息、憑證、報表、銷售合同、各類協(xié)議。 3.1.4 集團公司文件。 3.2 歸檔要求 3.2.1 歸檔的檔案資料要保證內(nèi)容的完整性。 3.2.2 銷售網(wǎng)點檔案要按銷售公司、特約經(jīng)銷點加以區(qū)分，并按六大片區(qū)分類存檔。 3.2.3 國內(nèi)直銷業(yè)務檔案、機密文件應單獨歸檔。 3.3 歸檔時間 各類檔案資料應于在本部門設立之日整理歸檔。 3.4 檔案管理 3.4.1 不同類別的檔案資料應設立檔案夾，并進行編號，按編號順序編造檔案冊（附件一）。 3.4.2 檔案管理員應維護檔案的清潔和安全，防止損壞和遺失。 3.4.3 檔案管理員必須注意檔案的機密性，不得私自轉(zhuǎn)借或翻印。 國內(nèi)銷售開發(fā)中心1997-10-24批準 1997-11-01實施 QG/ZT10S01—1997 3.5 保密 3.5.1 凡查閱密級的檔案，須經(jīng)本部門主管副經(jīng)理以上領導批準后，限在本部門內(nèi)查閱、不得 復印或摘抄。 3.5.2 任何人不得私自將本部門存檔資料提供贈送或出賣給外單位及個人，不得任意帶出本部 門。 3.5.3 檔案管理員要嚴格執(zhí)行保密紀律，對密級檔案要重點保管，嚴格檔案借閱手續(xù)，并不得 隨便談論檔案中秘密資料，否則將嚴肅處理。 3.6 調(diào)閱 3.6.1 各片區(qū)或外類人員因工作需要調(diào)閱檔案時，必須經(jīng)綜合信息部經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。 3.6.2 保密性檔案調(diào)閱，必須經(jīng)本部門領導同意后方可調(diào)閱，對調(diào)閱時間較長的，要出具借閱 單（附件二），經(jīng)片區(qū)領導核準、部門領導審批后方可借出。 3.6.3 檔案管理員應根據(jù)“借閱單”按時向借閱人員催收檔案資料。 3.7 銷毀 3.7.1 符合下列情況之一的，予以銷毀： a.原檔案資料現(xiàn)已修訂、更改。 b.經(jīng)清理鑒定，確屬無法使用或無保管價值的。 C．已超過保管期限的。 3.7.2 檔案管理員將要銷毀的檔案填入“檔案銷毀清單”（附件三），經(jīng)部門主管領導批準后執(zhí) 行銷毀。 3.7.3 被銷毀的檔案應在檔案冊上注銷檔案名。 附加說明 本標準由國內(nèi)銷售開發(fā)中心提出并起草。 本標準由國內(nèi)銷售開發(fā)中心歸口管理。 附件一 檔 案 冊 |序號|檔 案 名 |發(fā)文號 |存 檔 |檔案夾 編|等 級 |保 存 |備 注 | | | | |時 間 |號 | |時 間 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 附件二 借 閱 單 年 月 日 |借閱人 | |部 門 | | |電 話 | |借閱時間 | | |檔案名 | |等 級 | | |借閱原因 | | |片區(qū)領導意| |部門領導意| | |見 | |見 | | 附件三 檔案銷毀清單 |序號|檔 案 名 |發(fā) 文 號 |等 級 |檔案夾 |銷毀日期 |備 注 | | | | | |編 號 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
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