采購管理規(guī)范
管 理 規(guī) 范
撰寫人：李華英
Email：Lihying@21cn.com
目 錄
一、 目的 3
二、 適用范圍 3
三、 定義 3
四、 采購管理制度 3
五、 供應商選擇標準 4
六、 供應商選擇、評價和終止辦法 4
1、供應商檔案管理要求 4
2、供應商選擇流程 5
3、供應商選擇考察表 6
4、合格供應商名錄 7
5、供應商資料卡 8
6、供應商考核辦法及考核表 9
7、終止供應商的報告 10
七、 采購流程 11
1、采購原則 11
2、常規(guī)采購 11
3、小額應急采購 12
八、 貨物檢驗 13
1、抽貨檢驗標準 13
2、貨物檢驗報告 14
九、 采購中心職責與績效考核 15
1、采購中心工作職責 15
2、采購主管績效考核標準 15
十、 采購報告必須具備要素及分析圖表 16
、 目的
規(guī)范采購操作步驟和方法，確保采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。
二、 適用范圍
本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)品）等采購的控制。

三、 定義
1、 供應商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務的法人或其他組織。
2、 合格供應商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應商。
3、 購物申請單：是需求部門根據(jù)需要采購的項目所填寫并提交給采購中心的單據(jù)，此單據(jù)須有部門經(jīng)理和其他審核權(quán)限必須簽批。
4、 供應商選擇考察表：是確立為公司供應商前對供應商進行評估的表格，一般由采購主管對供應商進行考察并填寫此表，填寫完畢后交商務經(jīng)理與運作中心總監(jiān)時行審批。
5、 供應商考核表：是每財年度對供應商交貨準時率、品質(zhì)和售前售后服務等進行考察的的表格，根據(jù)考核決定是否與該供應商繼續(xù)合作。
6、 終止供應商的報告：是指供應商發(fā)生惡劣服務、嚴重品質(zhì)情況或考核不合等提出與其終止合作的報告，此報告由相關(guān)權(quán)責部門向采購中心提出，由采購主管填寫逐級上報審批。
7、 抽貨檢驗標準：此標準是對采購物品進行檢驗的參照標準，由技術(shù)部門或其他相關(guān)權(quán)責部門編寫交采購中心匯總成冊。
8、 貨物檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進行驗收后對所采購貨物給出驗收報告和處理意見。

四、 采購管理制度
 潔自律，嚴守工作紀律。不接受供應商禮金、禮品和宴請；
 嚴格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；
 能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品；
 嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質(zhì)量；
 加強采購的事前管理，建立完善的設(shè)備價格信息檔案，以有效地控制和降低采購成本 并保證采購質(zhì)量；
 科學、客觀、認真地進行收貨質(zhì)量檢查；
 處理好與供應商的關(guān)系，幫助供應商解決一定的問題；
 認真分析采購工作，改進流程、規(guī)范和采購標準，提出有助改進公司和供應商服務水平的建議；
 做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作；
 在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；
 所有采購, 必須事前獲得批準. 未經(jīng)計劃并報審核和批準, ，除急購外不得采購，急購需在申請單上注時“急購”，并由總經(jīng)理補批；
 凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計劃辦理采購，可以核定物品項目，通知各請購部門依計劃提出請購，然后集中辦理采購；
 采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認的供應商處購買， 不得隨意變更供應商；

五、 供應商選擇標準
 具有良好的市信用和良好的售前、售后服務能力和服務意識；
 注冊資金達到50萬以上的一般納稅人；
 健全的商務管理流程和制度；
 良好的財務狀況，至少可以給予七天以上帳期；
 具有優(yōu)勢的產(chǎn)品資源；
 相對有利于我公司的供配貨地理區(qū)位；
 積極的合作態(tài)度；

六、 供應商選擇、評價和終止辦法
供應商的資質(zhì)水平直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務水平和重大產(chǎn)品問題的處理等儲多問題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應的及時性都與供應商本身的資質(zhì)、能力有關(guān)。因此有必要嚴格地篩選、考核供應商，對不合格供應商制訂相關(guān)終止辦法。
對供應商資信由高到低分為A、B、C、D四類。具體定類辦法參見《供應商考核辦法及考核表》。

1、供應商檔案管理要求
對于供應商的管理，要求建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文件包含《供應商選擇考察表》、《供應商名錄》、《供應商資料卡》《供應商考核表》、《詢價記錄》、《采購記錄》、《到貨檢驗報告》和《終止供應商的報告》，以及其它和往來單據(jù)等資料文檔。電子文檔、表格按公司要求進行統(tǒng)一備份存檔管理。


2、供應商選擇流程


3、供應商選擇考察表
供應商選擇考察表
考察人： 年 月 日
待選供應商基本資料
名稱 法人代表：
地址： 郵 編：
電話： 聯(lián)系人： 傳真： 經(jīng)營性質(zhì)：
主營產(chǎn)品：
詳細評價指標
經(jīng)濟實力 序號 評價辦法 結(jié)果 備注
1 注冊資金數(shù)額是多少
2 是不是一般納稅人
3 上年度銷售額是多少
4 給其他商家賬期一般是多久
5 一共有多少員工
市場信譽 序號 評價辦法 結(jié)果 備注
1 被媒體曝光次數(shù)
2 業(yè)內(nèi)口碑
3 有哪些假貨/水貨
4 售后服務水平怎么樣
優(yōu)勢資源 序號 評價辦法 結(jié)果 備注
1 與主營產(chǎn)品廠家的關(guān)系（代理/經(jīng)銷/總代…）
2 給不同渠道的價格結(jié)構(gòu)及毛利
3 相關(guān)產(chǎn)品線是否齊全
4 最短送貨時間是多久
管理水平 序號 評價辦法 結(jié)果 備注
1 業(yè)務人員有沒有怠慢顧客現(xiàn)象
2 對售前咨詢有沒有耐心講解
3 有沒有完善的貨物進出流程
4 員工是不是大小事情都要請示
批示意見
商務經(jīng)理意見

簽名：
運作中心總監(jiān)意見


簽名：
考察結(jié)果 □推薦為C類認可供應商 □推薦為D類認可供應商 □不能推薦為供應商

4、合格供應商名錄
合格供應商名錄
表格更新日期： 年 月 日
序號 編號 企業(yè)名稱 等級 地址 提供的產(chǎn)品及折扣 聯(lián)系人 電話 備 注















5、供應商資料卡
供應商資料卡
供應商編號： 建卡日期：
產(chǎn)品類別： 建卡人：
公司名稱 聯(lián)系人/職務
公司地址
電 話 傳 真
倉庫地址
電 話 傳 真
開戶行 帳 號
公司類別 □ 代理商 代理級別：
□ 生產(chǎn)商
創(chuàng)立時間 注冊資本 法人代表
公司性質(zhì) 公司規(guī)模
人 員
構(gòu) 成 管理層 技術(shù)人員 普通員工 合計
人數(shù)
比例
經(jīng)營范圍
序號 考 核
年 度 準時交貨率 品質(zhì) 服務 總分 評等 考核表
編號 備注





6、供應商考核辦法及考核表
供應商的考核采取財年度考核辦法，由采購中心征集各方意見匯總成考核評語，再由相關(guān)權(quán)責部門給出評審意見，最終由運作總監(jiān)決定是否終止供應資格。

供應商考核表
NO：PUR-KS-流水號
供應商名稱
考核日期 主要考核人
產(chǎn)品名稱
考 核 評 語 評分 等級
考

核

內(nèi)

容 準時
交貨率
品質(zhì)
服務
其它
綜 合
評 價
意 見 是否取消其資格
各
權(quán)
責
部
門



審批意見



7、終止供應商的報告
終止供應商的報告
年 月 日
供應商編號： 供應商名稱：
建立聯(lián)系時間：
最初聯(lián)系人： 目前聯(lián)系人：
來往主要業(yè)務：
終止原因：



目前來往財、物、帳等情況：


終止該供應商可能造成的影響：


終止供應商的步驟：


終止供應商申請人簽字： 商務經(jīng)理簽字：
運作總監(jiān)批示：






七、 采購流程
1、采購原則
 采購經(jīng)辦人員接獲"請購單"后應依請購的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行詢價、比價并經(jīng)分析后議價。
 采購申請人在采購過程提出撤消采購申請時，采購經(jīng)辦人員要及時轉(zhuǎn)入撤消程序，即中止本次采購作業(yè)，并在相關(guān)單據(jù)上加蓋“撤消”章。
 采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于"請購單"詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂"訂購廠商""交貨期限"與"報價有效期限"經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核

2、常規(guī)采購

業(yè)務人員 采購中心 商務部經(jīng)理 財務部門




























3、小額應急采購

需求人 采購中心 商務部經(jīng)理 總經(jīng)理室 財務部



























八、 貨物檢驗
1、抽貨檢驗標準
來料名稱 抽樣數(shù) 驗收準則 接收數(shù)量
計算機主機 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 機箱無破損、變形
3) 全新設(shè)備 不合格拒收
CPU 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 外觀無破損、變形 不合格拒收
內(nèi)存 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 外觀無破損、變形 不合格拒收
主板 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 外觀無破損、變形 不合格拒收
硬盤 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 外觀無破損、變形 不合格拒收
板卡（顯示卡、網(wǎng)卡、聲卡等） 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 外觀無破損、變形 不合格拒收
軟盤驅(qū)動器 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 外觀無破損、變形 不合格拒收
光盤驅(qū)動器 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 外觀無破損、變形 不合格拒收
鍵盤 50% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 外觀無破損、變形 不合格拒收
鼠標 50% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 外觀無破損、變形 不合格拒收
顯示器 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 外觀無破損、變形 不合格拒收
UPS 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 機箱無破損、變形 不合格拒收
網(wǎng)絡(luò)交換機 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 機箱無破損、變形 不合格拒收
路由器 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 機箱無破損、變形 不合格拒收
集線器 100% 1) 運行測試正常，配置正確
2) 機箱無破損、變形 不合格拒收
網(wǎng)線 30% 1) 機箱無破損、變形
2) 原廠包裝和無開箱痕跡
3) 全新產(chǎn)品 不合格拒收
接插件（面板、模塊等） 30% 1) 機箱無破損、變形
2) 原廠包裝和無開箱痕跡
3) 全新產(chǎn)品 不合格拒收
2、貨物檢驗報告
NO：
供應商： 檢驗日期： 年 月 日
產(chǎn)品名稱 型號規(guī)格 來貨數(shù)量
來貨日期 抽樣數(shù)量
驗 證 記 錄
序號 驗證項目 標準要求 實測結(jié)果 結(jié)論
采購管理規(guī)范