企業(yè)應該如何制訂自己的員工手冊？《勞動合同法》對員工手冊提出了哪些新的要求？筆者基于長期為公司制訂員工手冊的實際經(jīng)驗，以及長年的勞動仲裁實踐，寫成此文，以饗讀者。

一、 合法性原則

合法性原則，是2001年最高人民法院關于勞動爭議的第一個司法解釋中，對公司員工手冊提出的一個基本的要求。《勞動合同法》更進一步要求，如果員工手冊不合法，并且侵犯了員工的利益的話，員工可以以此為由，提出辭職，同時向單位主張解除勞動合同的經(jīng)濟補償金；同時，勞動和社會保障局也可以對這種公司進行相應的處罰。

那么，實踐中，單位員工手冊一般的違法條款存在哪些呢？

1、 加班費的基數(shù)違法

較多公司的員工手冊，在界定加班費的標準時，以基本工資為計算基數(shù)，這是一種明顯違法的規(guī)定。

2、過多處罰規(guī)定

較多公司的員工手冊，對于員工的遲到早退曠工等行為，規(guī)定了處罰或者扣發(fā)工資的規(guī)定。這種規(guī)定，原則上來說，法律并不嚴格禁止，但是限定了一定的界限，即每月扣款不得超過員工工資的20%，而且扣后向員工發(fā)放的實際工資不能低于當?shù)氐淖畹捅Ｕ瞎べY。

3、員工曠工三天即辭退

這一種做法違犯了《國有企業(yè)職工獎懲條例》的規(guī)定。法定員工連續(xù)曠工十五天或者累計曠工三十日方可辭退。實踐中，固然出現(xiàn)過當員工手冊中連續(xù)曠工三日即可辭退的規(guī)定被法院認可的案例，但是也不乏類似條款被法院認定為無效的案例。而且從法理來分析，曠工三天即可辭退，確實違犯了強制性的法律規(guī)定，而且也過于嚴荷。出于案件，我們建議企業(yè)還是按法律來辦事。

4、試用期方上社保。

這更是一種明顯違法的情形。

對于其他情形，難以一一羅列，不再贅述。

二、 民主制訂程序原則

民主制訂程序，也是2001的司法解釋所提出，但是由于這一原則難以細化，這些年來，一直沒有實際運用?！秳趧雍贤ā穼@一原則進行進一步的細化，體現(xiàn)為要求員工手冊通過職代會或者全體職工的討論，作出匯總意見后，進一步通過工會或者職工代表的協(xié)商確定。但是這一細化同時又引申出了，如何選舉職工代表，職工代表大會的開會原則及通過原則如何把握，第二次是否還需要通過職工代表大會？所有這些，就目前來說，仍然是缺乏操作細則的。因此，在此情況之下，公司在制訂員工手冊時，就目前來說，主動征詢員工的意見，如果沒有職代會，盡量向所有員工公示，通過電子郵件或者內(nèi)部局域網(wǎng)的方式要求全體職工參與討論，也不失為一種較好的方法。

三、 公示原則

2008年之前，員工手冊最大的法律風險，在于公示風險。

很多公司的公示方法是存在很大風險的。

公司常見的公示做法有以下幾種：

1、 將公司的規(guī)章制度，公布在公司的會議室內(nèi)，沒有特意去提醒員工注意或者確實提醒了員工，但沒有任何證據(jù)可以證明，甚至沒有任何證據(jù)可以證明是何時公布的；這一做法常見于一些老國企。

2、 將公司的員工手冊，公布在公司的內(nèi)部網(wǎng)站上，每個員工皆可以通過公司系統(tǒng)進行查詢查看。這一做法常見于新型的IT公司，甚至一些知名的國際化的IT公司。

3、 將公司的員工手冊，通過電子郵件系統(tǒng)，向公司的每一名員工送達。這一做法常見于新興的企業(yè)，雖然不是IT行業(yè)，但是工作習慣依賴于網(wǎng)絡，習慣于在工作過程中使用網(wǎng)絡溝通方式。

上面的第一種做法，是一種比較傳統(tǒng)的做法，也是一種風險最大的做法。因為這種做法事實上沒有任何證據(jù)可以證明將這些制度對員工進行過公示。那么在這種情況下，只要員工一否認，基本上就是員工手冊無效的結(jié)局。
上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由于網(wǎng)絡工具的興起，因為其使用確實具有極大的便利性，而且尤其便于異地員工的管理，所以在實踐中受到了廣泛的應用。這些做法本身可以節(jié)省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節(jié)省人力，節(jié)省勞動量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風險。這些公示方式，由于皆是通過網(wǎng)絡進行的，目前司法實踐考慮到網(wǎng)絡本身的易于修改而且不留痕跡，一旦出現(xiàn)員工否認而公司無法提供其他的可參考性證據(jù)時，一般情況下，也是認定為員工手冊無效的。

法律本身并沒有對公示作出任何解釋。目前司法實踐對公示的理解是公司要將員工手冊通知到員工本人，并不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經(jīng)出現(xiàn)過被訴公司為了證明公示過員工手冊，由所有在職的員工集體簽名證明這一點。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關系，也就具有了一定的經(jīng)濟利害關系，因此這樣的證據(jù)在實踐中并不能得到仲裁員或者法官的認可。從而也就引申出了結(jié)論，即企業(yè)如果要證明對員工手冊進行了公示，就必須要有證據(jù)證明對發(fā)生爭議的員工進行過明確的告知。

在實踐中我們也碰到過以下幾類比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑒：

1、 員工入職時，公司會為員工準備一些工作需要的資料或者勞動工具，與這些資料和勞動工具同時交付給員工的，就有員工手冊（需要單獨列明），同時，要求員工簽字確認收到了。這一種做法，既有充分的證據(jù)向員工進行了公示，同時也便于員工在入職之時就了解企業(yè)的規(guī)章制度，便于迅速地了解企業(yè)的文化以及工作流程。

2、 員工入職時，為員工進行適當培訓時（時間也許只有二三天），其中就有對員工手冊的內(nèi)容培訓，對于這種培訓，主題以及到場人員工皆有登記，并要求每一名員工進行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實際意義。

3、 在第二種做法的基礎上，企業(yè)在培訓結(jié)束時，會對員工進行關于員工手冊的開卷考試，第一名員工皆需要對員工手冊進行手寫式的答卷，并簽上自己的名字。這是目前我們所最為贊賞的方式。

針對以上三種方式，我們還需要考慮對異地員工的管理問題。對于異地員工，由于其一般情況下，與企業(yè)的人力資源部并不在一個地方，如果要求此員工來公司總部簽這么一個東西，或者要求一名企業(yè)的人力資源工作人員跑過去單簽這么一份東西，成本都是遠遠高于收益的。那么在這種情況下，我們認為，企業(yè)應該在與該員工簽訂正式的勞動合同時，隨合同附送給該員工一份員工手冊，并要求員工簽收關于收到員工手冊的收據(jù)，以證明這一點。

如果在實踐中，企業(yè)對于員工手冊的公示，能夠考慮自己的實踐，著力于應用以上四種方式，相信公示的風險是可以避免的。

四、 指導原則

以上三個原則，即合法、民主制訂程序、公示是法律對員工手冊的三個要求，是一個公司的員工手冊所必須具備的。只有符合了這三點的員工手冊，才是能夠作為公司處理員工的依據(jù)，才能被法院和仲裁委認可的。但是符合了這三個要件的員工，是不是就是公司需要的？難道公司制訂員工手冊的目的，只是為了合法？

其實不然。我們認為，公司制訂員工的最根本的目的還是在于構(gòu)建公司的制度體系，更方便對員工的管理，同時，對在職的所有員工，有一個指導的作用，這才是員工手冊最大的作用。

如何在員工手冊中，體現(xiàn)對員工的指導作用？

比如入職的要求，在員工入職之前，HR部門需要審查員工的哪些資料，方可辦理入職，何時與員工簽訂正式的勞動合同，具體的業(yè)務部門如何配合作好員工的入職工作？試用期的員工如何進行管理，試用期的考核如何才能做得盡善盡美，這些條文的細化，可以體現(xiàn)出一個公司在員工入職這個程序中，對部門任務的分工，有利于部門之間的職責明確，可以更好地防范員工入職不當給公司帶來的風險。

五、 實用原則

員工手冊需要有實用價值，否則就是一紙廢文。如何在制訂員工手冊的過程中，體現(xiàn)員工手冊的實用價值？舉一個最簡單的例子來說明，在很多情況之下，員工手冊是可以作為辭退員工的一個依據(jù)，那么在何種情況之下，可以辭退員工？特別是針對員工嚴重違紀情形的界定這一塊，如何才能進行更好地界定？這是每一家企業(yè)在制訂員工手冊時，都會認真思考的一個問題。

實踐中，多數(shù)企業(yè)的做法是這一塊全部交給企業(yè)的HR部門來進行修改和擬訂。其實一家企業(yè)的HR部門在細化一個公司的違紀情形時，多數(shù)只是參考以往的嚴重情形，參考網(wǎng)上或者別的公司的違紀情形，再不然就是征詢律師的意見，如此而已。其實，這種做法是較有局限性，而且與本公司的實際情況，并不完全相符，實用性較差。較好的一個做法在于，我們建議公司在做這一塊時，征詢具體業(yè)務部門的意見，匯總到HR部門，再由HR部門進行描述現(xiàn)象，提煉性質(zhì)，總結(jié)后果，進行進一步的歸納和匯總。這樣做，方可使自己的員工手冊更符合本公司的實際情況，更有實用價值。

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