一個(gè)企業(yè)要有效地進(jìn)行人力資源管理，一個(gè)重要的前提就是要了解各種工作的特點(diǎn)以及能勝任各種工作的人員的特點(diǎn)。而這就是工作分析的主要內(nèi)容。 所謂工作分析，是指對(duì)某特定的工作做出明確規(guī)定，并確定完成這工作需要有什么樣的行為的過程。我們一般把工作分析分成兩部分，即工作描述與工作說明書。工作描述具體說明了工作的物質(zhì)特點(diǎn)和環(huán)境特點(diǎn)，主要包括以下幾方面：職務(wù)名稱，工作活動(dòng)和工作程序，工作條件，社會(huì)環(huán)境及聘用條件。工作說明書是指要求從事某項(xiàng)工作人員必須具備的生理要求和心理要求，如年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、健康狀況、體力、觀察力、事業(yè)心、領(lǐng)導(dǎo)力、速度感等。個(gè)人工作描述加上部門職能描述很容易使管理人員明了當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部人員的“性能”，即人力資源是否符合當(dāng)前的工作和企業(yè)發(fā)展規(guī)律需要，人員是多了還是少了。

工作描述和說明不是人事人員或者經(jīng)理拍腦袋想出來的，而是根據(jù)工作需要由經(jīng)理和人事部門共同作出分析并商定的。工作分析的過程就是對(duì)工作進(jìn)行全方位評(píng)價(jià)的過程，一般分為四個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、調(diào)臺(tái)階段、分析階段、完成階段。筆者所在的人力資源顧問公司就是按照這四個(gè)階段對(duì)客戶企業(yè)進(jìn)行工作分析的。
準(zhǔn)備階段

（1）讓企業(yè)了解工作分析的意義、目的、方法、步驟；
（2）向涉及工作分析的工作人員（如人力資源部工作人員等）及參加工作分析的崗位代表宣傳、解釋工作分析的作用、意義；
（3）和與工作分析有工作關(guān)系的員工建立良好的人際關(guān)系，并使之有足夠的配金度；
（4）組成工作小組，分工負(fù)責(zé)與協(xié)作，制定工作進(jìn)度表；
（5）確定調(diào)查和分析對(duì)象的樣本，同時(shí)考慮樣本的代表性，其代表性體現(xiàn)在縱橫關(guān)系上。以銷售經(jīng)理為例，一方面企業(yè)內(nèi)部對(duì)銷詩(shī)經(jīng)理的工作內(nèi)涵比較了解，易發(fā)表意見，另一方面幾乎每個(gè)競(jìng)爭(zhēng)者都有相同的職位，那么通過縱橫兩方面衡量、比較，就易確定該銷售經(jīng)理在企業(yè)內(nèi)工作分析的具體參數(shù)；
（6）確定工作難度系數(shù)。工作難度的系數(shù)要根據(jù)該職位的公司定位、以往業(yè)績(jī)與目標(biāo)資料、外界變革情形等動(dòng)靜態(tài)因素而定。同樣以銷售經(jīng)理為例。假如在一家傳統(tǒng)的化工行業(yè)，難度系數(shù)就較低，門為該職位可能從企業(yè)成河伊始就有，積累了很多原始資料（如崗位職責(zé)、業(yè)績(jī)考核、技能要求等），且同行很多，易找到有價(jià)值的相關(guān)資料作分析；但假如是網(wǎng)絡(luò)公司的銷售經(jīng)理的工作分析，難度系數(shù)就大了。因?yàn)椴煌W(wǎng)絡(luò)公司的商業(yè)模式是不一樣的。有些網(wǎng)絡(luò)公司的銷售經(jīng)理只是負(fù)責(zé)采集信息而已，而現(xiàn)在看好的網(wǎng)絡(luò)公司是要求有贏利，銷售經(jīng)理的任務(wù)不再只是提高點(diǎn)擊率，而是提高公司效益。但目前絕大部分網(wǎng)絡(luò)公司是虧損的，且沒有原始資料供參考。即使是該公司的總經(jīng)理，也未必對(duì)如何勝任銷售經(jīng)理有成熟的想法。如何把銷售經(jīng)理的職責(zé)由提高點(diǎn)擊率轉(zhuǎn)換為提高效益就成為該職位工作分析的核心問題，可想而知其難度系數(shù)之大了。

調(diào)查階段

（l）編制各種調(diào)查問卷和提綱；
（2）根據(jù)具體的對(duì)象進(jìn)行調(diào)查，如面談、觀察、參與、實(shí)驗(yàn)等，比較方便的是通過電腦問卷。
（3）收集有關(guān)工作的特征及需要的各種數(shù)據(jù)，如規(guī)章制度、員工對(duì)該崗位的認(rèn)識(shí)等。
（4）重點(diǎn)收集被調(diào)查員工對(duì)各種工作特征和工作特征的重要性及發(fā)生頻率等的看法，做出等級(jí)評(píng)定。（如對(duì)某賓館的工作進(jìn)行分析，首先讓所有參加者按其個(gè)人理解提出勝任工作的要素，可能有幾十項(xiàng)，如年齡、相貌、態(tài)度、......在此基礎(chǔ)上按比較一致的要求對(duì)出來，再在此基礎(chǔ)上分別給以一定的權(quán)數(shù)，如服務(wù)員年齡占第一位、相貌次之、態(tài)度再之......）

分析階段

分析階段的主要任務(wù)是對(duì)有關(guān)工作特征和工作人員的調(diào)查結(jié)果進(jìn)行深入全面的分析。具體工作如下：

（1）仔細(xì)審核已收集到的各種信息；
（2）創(chuàng)造性地分析、發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和工作人員的關(guān)鍵成分。仍以銷售經(jīng)理為例。有些企業(yè)認(rèn)為銷售經(jīng)理的主要工作是“推”與“銷”，有些企業(yè)想到了市場(chǎng)的策劃、定位、細(xì)分與售后服務(wù)，更有些企業(yè)想到了銷售經(jīng)理應(yīng)注重企業(yè)文化的對(duì)外傳遞、注重品牌的附加值、創(chuàng)造和挖掘客戶的潛在渴求…對(duì)銷售經(jīng)理的“定位”不同，其關(guān)鍵成分就大相徑庭廣。
（3）歸納、總結(jié)出工作分析的必須材料和羅素。在調(diào)查的基礎(chǔ)上已經(jīng)有很多數(shù)據(jù)，對(duì)每個(gè)數(shù)據(jù)所占的百分比及重要權(quán)數(shù)排列，就得出兩個(gè)數(shù)據(jù)，一是評(píng)價(jià)工作的要素，二是各要素所占的權(quán)數(shù)（如年齡占15%、相貌13%、態(tài)度25%……）。

完成階段

完成階段的任務(wù)是指根據(jù)規(guī)范和信息編制工作描述和工作說明書。假如我們把公司中的職位當(dāng)作一種邏輯上的產(chǎn)品，那么工作描述和說明就是這個(gè)產(chǎn)品的說明書。也就是說，工作描述應(yīng)該講清楚這個(gè)職位的“功能”和“性能”。通常工作描述的最后標(biāo)定該職位的收入范圍。在人力資源部門也是要講“性能／價(jià)格比”的。

1、“工作描述”案例。下面是一個(gè)企業(yè)銷售部經(jīng)理的工作描述。

職務(wù)名稱：銷售經(jīng)理

職務(wù)代號(hào)：X－1

工作活動(dòng)和工作程序：
（l）通過對(duì)下級(jí)的管理和監(jiān)督，實(shí)施企業(yè)產(chǎn)品的銷售、計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制；
（2）指導(dǎo)銷售部的各種活動(dòng)；
（3）就全面的銷售事務(wù)向分管的銷售副總匯報(bào)；
（4）根據(jù)對(duì)銷售區(qū)域、銷售渠道、銷售定額、銷售目標(biāo)的初步認(rèn)可，協(xié)調(diào)銷售分配功能；
（5）批準(zhǔn)對(duì)銷售員的區(qū)域分配；
（6）評(píng)估銷售員的業(yè)務(wù)報(bào)告；
（7）組織銷售員的培訓(xùn)；
（8）審查市場(chǎng)分析，以確定顧客需求、潛在的銷售量、價(jià)格一覽表、折扣率、競(jìng)爭(zhēng)活動(dòng)；
（9）親自與大客戶保持聯(lián)系；
（10）可與其他管理部門合作，建議批準(zhǔn)用于研發(fā)的預(yù)算開支；
（11）可與廣告機(jī)構(gòu)就廣告事宜進(jìn)行談判；
（12）可根據(jù)有關(guān)規(guī)定建議或?qū)嵤?duì)本部］司員工的獎(jiǎng)懲；
（13）可以調(diào)用小汽車兩輛、送貨車十輛。

工作條件和物理環(huán)境：

（1）65%以上時(shí)間在市內(nèi)工作，一般不受氣候影響；
（2）濕度適中，無(wú)嚴(yán)重噪音，無(wú)個(gè)人生命或嚴(yán)重受傷危險(xiǎn)，無(wú)有毒氣體；
（3）有外出要求，一年中30％－35％的工作日出差在外；
（4）工作地點(diǎn)：本市。

社會(huì)環(huán)境：

（l）有一名副手，銷售部工作人員50-60人；
（2）直接上級(jí)是銷售副總；
（3）需要經(jīng)常交往的部門是生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部。

聘用條件：

（1）每周工作40小時(shí)，固定假休息；
（2）基本工資每月3500元，職務(wù)津貼500元，每年完成任務(wù)獎(jiǎng)金10000元，超額部分按千分之二提取獎(jiǎng)金；
（3）本崗位是企業(yè)的中層干部崗位，可晉升為銷售副總；
（4）每月的通信費(fèi)、因公請(qǐng)客出差按級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷；
（5）每三年有一次出國(guó)考察機(jī)會(huì)。

2、“工作說明書”案例。下面是同一個(gè)企業(yè)銷售部經(jīng)理的工作說明書。

職務(wù)名稱：銷售部經(jīng)理
年齡： 26－35歲
性別：男女不限
學(xué)歷：大學(xué)本科以上
工作經(jīng)驗(yàn)：從事相同或相近產(chǎn)品銷售四年以上
生理要求：無(wú)嚴(yán)重疾?。粺o(wú)傳染?。荒軇偃无k公室工作，有時(shí)需要站立和走動(dòng)；平時(shí)以說、聽、看、寫為主
心理要求標(biāo)準(zhǔn)：
A-一全體員工中最優(yōu)秀的10％之內(nèi)。以總經(jīng)理100分為標(biāo)準(zhǔn)，A為90分以上，
下類同。B-一70－89分； C-－30－69分；D-一10－29分；E-一9分以下

心理要求：

一般智力：A

觀察能力：B

記憶能力：B

理解能力：A

學(xué)習(xí)能力：A

解決問題能力：A

創(chuàng)造力：A

知識(shí)面：A

數(shù)學(xué)計(jì)算能力：A

語(yǔ)言表達(dá)能力：A

決策能力：A

性格：偏外向

興趣愛好：喜歡與人交往，愛好廣泛

態(tài)度：積極、樂觀

事業(yè)心：十分強(qiáng)烈

合作性：優(yōu)秀

領(lǐng)導(dǎo)能力：卓越

工作描述和說明，要注意文字簡(jiǎn)單明了，使用淺顯易懂的文字；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化和書面化；隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，為保持與公司發(fā)展的同步，工作描述和說明的修正和補(bǔ)充是必不可少的。

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