中煤第六十八工程處會計檔案管理辦法
為了加強我處會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，制定本制度。
凡我處進行會計核算的各級單位，應(yīng)當(dāng)依照本制度管理會計檔案。
各基層單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
處財務(wù)資產(chǎn)部是全處會計檔案管理的主管部門，負責(zé)出臺會計檔案管理辦法，審查解體項目部送存的會計檔案，協(xié)助解體項目部把會計檔案送存處檔案室。
本辦法解釋修改權(quán)歸處財務(wù)資產(chǎn)部，與上級文件有抵觸的，按上級文件執(zhí)行。
一、會計檔案的構(gòu)成
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和驗資報告、審計報告等會計核算及專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
二、會計檔案日常管理
（一）賬冊管理
當(dāng)月工作結(jié)束后，須及時將記賬憑證裝訂成冊。
月末結(jié)賬后，須及時編制并打印月度會計報表，并連同報表附注及文字說明等歸檔；
月末結(jié)賬后，須將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單及其他應(yīng)歸檔的會計資料及時歸檔；
年終決算后，須及時打印會計賬簿，裝訂成冊并歸檔。
年終決算后，須將年度財務(wù)報告及時歸檔。
（二）磁介質(zhì)管理
軟盤數(shù)據(jù)備份：每月結(jié)賬后須將明細賬、參數(shù)文件（包括科目明細、部門明細、客戶明細）用軟盤作永久性備份，并將記賬憑證作臨時性備份；
硬盤數(shù)據(jù)備份：每年應(yīng)定期將硬盤數(shù)據(jù)作一次性全部備份并刻錄光盤雙重備份存放于不同地點。
各單位每年形成的會計檔案，按照歸檔要求，由我處財務(wù)資產(chǎn)部部和各基層單位會計機構(gòu)負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
三、會計檔案的整理立卷
會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，及分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。
分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一
一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他；
檔案形成統(tǒng)一
案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一；
管理要求統(tǒng)一
建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計資料裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
四、會計檔案的裝訂
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他文字資料的裝訂。
（一）會計憑證的裝訂
一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年份和月份妥善保管歸檔。
會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：
分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；
按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；
摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的賬頁或附件要折疊成同記賬憑證大小且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；
整理和檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。要檢查附件是否漏缺，發(fā)票、耗料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單、結(jié)算單是否隨附齊全；
記賬憑證上有關(guān)人員（如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全；
會計憑證裝訂時的要求：
用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在憑證左側(cè)打三個針眼，實行三眼一線打結(jié)，節(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；
憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；
裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
會計憑證裝訂后的注意事項：
每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；
在封面上編號卷號，按編號順序入柜，并要在顯露出表明憑證種類編號，以便調(diào)閱。
（二）會計賬簿的裝訂
各種會計賬簿年度結(jié)賬后,除跨年度使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷?；疽笫牵?
賬簿裝訂前
首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂；
活頁賬簿裝訂要求
保留已用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)量好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊；
多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起；
在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。
賬簿裝訂后的其他要求
會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、調(diào)頁、加空白紙的現(xiàn)象；
會計賬簿封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章；
封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、分戶明細賬；
會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
（三）會計報表的裝訂
會計報表編制完成及時報送后，財務(wù)資產(chǎn)部將基層單位報送的報表，按月裝訂成冊?；鶎訂挝豢砂茨暄b訂成冊；
會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺的裝訂；
會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、財務(wù)情況說明書、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表附注。
按保管期限編制卷號。
五、會計檔案的移交
當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
財務(wù)會計部門在會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程序進行：
開列清冊，填寫交接清單；
在帳簿使用日期欄填寫移交日期；

中煤第六十八工程處會計檔案管理辦法