業(yè)務(wù)管理和行政管理
在建立了信息服務(wù)系統(tǒng)之后，用戶管理部門的每一件事情都與信息服務(wù)的收益和成本有關(guān)。成本一般是固定的，而收益就不一定了。例如，在一個內(nèi)部信息服務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)中，信息服務(wù)的收益與用戶使用計(jì)算機(jī)的次數(shù)和成效成正比，次數(shù)是可計(jì)算的，但成效就很難估計(jì)了。當(dāng)信息服務(wù)與其它業(yè)務(wù)領(lǐng)域的收益采用同一種方法進(jìn)行比較時，用戶應(yīng)該注意到，信息服務(wù)實(shí)際上還承擔(dān)了許多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的工作。因此，信息服務(wù)的真正收益要比其它業(yè)務(wù)領(lǐng)域大得多。 當(dāng)今是技術(shù)迅速發(fā)展的時代，信息服務(wù)人員就有可能對推出的許多硬件和軟件進(jìn)行評選。評選的主要依據(jù)是業(yè)務(wù)領(lǐng)域管理部門所收集的有效信息。例如，公司如果選用了財(cái)會軟件包，通過使用，用戶管理人員就能提出正確的評價。盡管用戶是使用者，可以建議選擇什么樣的硬件和軟件，但正式作出決定的時候，必須有信息服務(wù)人員參加。
因?yàn)橛谐汕先f的廠商銷售計(jì)算機(jī)硬件、軟件以及提供技術(shù)服務(wù)，所以用戶管理人員應(yīng)該詳細(xì)了解各廠商及其之間的關(guān)系。這對用戶租用或購買產(chǎn)品有很大的幫助。目前存在的危險是，不少購買者對計(jì)算機(jī)硬件、軟件及技術(shù)服務(wù)仍缺乏基本知識，甚至還認(rèn)識不到兼容的重要性。解決這個問題最好的方法是，除了加強(qiáng)培訓(xùn)外，還要建立一種專門研究各廠商及它們之間關(guān)系的咨詢公司。
既然業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理人員幾乎總要參與信息服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)，所以用戶管理人員與信息服務(wù)管理人員必定會頻繁地聯(lián)系。最近的趨勢是，用戶不但承擔(dān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的工作，還承擔(dān)信息服務(wù)項(xiàng)目開發(fā)的管理。有一些公司讓用戶參加項(xiàng)目組，這一方法已獲得很大成功，其明顯的優(yōu)點(diǎn)是用戶能夠控制整個項(xiàng)目，因而對成敗也能負(fù)責(zé)。
提高效率看來是80年代的關(guān)鍵，而用戶與信息服務(wù)人員相結(jié)合則是在信息服務(wù)方面提高效率的關(guān)鍵。研究結(jié)果表明，糾正系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以后發(fā)現(xiàn)的錯誤比糾正設(shè)計(jì)階段發(fā)現(xiàn)的錯誤要起碼困難50倍。這一點(diǎn)就強(qiáng)調(diào)了用戶管理人員全面地參與系統(tǒng)開發(fā)以及認(rèn)真地審查系統(tǒng)這些工作的重要性。用戶管理人員也可以通過向信息服務(wù)人員及時地反饋信息來促進(jìn)效率的提高。這些反饋不應(yīng)以申訴的形式來遞交，應(yīng)該作為該系統(tǒng)如何能更有效、更靈活地工作的建議而提出。但有不少用戶不重視反饋，例如，問一個文書在過去的七年中，對每周五所提供給她的報(bào)告做了什么?她的回答是，通常把它扔了，有時把它制成彩色紙卷送給了她的孩子，像這樣不重視信息的例子在現(xiàn)實(shí)中舉不勝舉。在類似這樣的例子中，如果信息服務(wù)人員能夠主動地向用戶管理人員提供信息，而用戶管理人員又能及時地反饋信息的話，最后建立的信息服務(wù)系統(tǒng)的工作效率就一定會比較高。


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