空調公司2004年度費用報銷管理規(guī)定
****空調公司2004年度 費用報銷管理規(guī)定 編制: 審核: 批準: 二零零三年十二月 目 錄 1. 費用報銷管理制度――――――――――――Ｐ３ 2. 分公司費用管理制度―――――――――――Ｐ７ 3. 差旅費開支．報銷管理規(guī)定――――――――Ｐ１５ 費用報銷管理制度 一、目的： 為控管空調公司資金支出，規(guī)范費用報銷作業(yè)特制定本辦法。 二、范圍： 凡需從空調公司財務科申領資金（現(xiàn)金及支票）均按本辦法辦理。 三、審批權限： 根據(jù)公司銷售管理規(guī)范和空調公司財務科的有關規(guī)定，結合空調公司實際情況，特 作如下規(guī)定： 1、空調公司費用額度以內(nèi)發(fā)生的費用按費用項目經(jīng)權責主管簽批后報銷。 2、超出空調公司費用額度的費用由集團總裁簽批后報銷。 3、集團公司另有規(guī)定的，以其規(guī)定。 四、報銷額度： 為更合理地使用資金，對差旅費、招待費、通訊費、市內(nèi)交通費等幾種主要費用由 相關部門制定開支額度，各種費用在額度內(nèi)憑票據(jù)實報銷，超過規(guī)定額度部份不予報銷 。 五、報銷憑證： 1、外部憑證，凡需從財務科報銷，不論金額大小，均須取得合法的與經(jīng)濟活動相符的外 部憑證，若因故確實不能取得憑證，應說明未取得單據(jù)的原因，幾種主要費用的原始憑 證具體要求如下： 1）、 廣告費 a、 發(fā)票 b、媒體報價單 c、廣告合同 d、電視、電臺播出證明，報紙整張樣報 e、項目審批表 2）、專賣店、展臺、燈箱、戶外廣告、條幅等制作費 a. 發(fā)票 b. 制作費用預算單 c. 制作合同 d. 照片 e. 項目審批表 3)軟性新聞發(fā)布費 A、軟性報道： a)經(jīng)手人、部門主管、市場部部長等三人以上簽字證明的支付證明 b)電視、電臺播出證明，報紙整張樣報 c)項目審批表 B、公關活動類： 參照廣告費執(zhí)行 C、軟文硬操作 a)、發(fā)票 b)、媒體報價單 c)、廣告合同 d)、電視、電臺播出證明，報紙整張樣報 e)、項目審批表 4）、倉租、房租 a）、發(fā)票 b)、租賃合同 5）、其他費用所需單據(jù)按國家及公司有關規(guī)定提供： 2、內(nèi)部憑證，報銷時，還需填制內(nèi)部憑證，具體為： 1）、報銷差旅費，須填制空調公司差旅費報銷單，準確、完整填寫出差事由等相關 欄位，車資應注明起訖地點；并將外部憑證工整地粘貼于空調公司差旅費報銷單背面。 2）、報銷差旅費以外的其他費用，須填制空調公司費用報銷單，準確、完整填寫摘 要等相關欄位。 3、憑證粘貼要求： 1）、從外部取得的原始單據(jù)除差旅費單據(jù)采用“差旅費報銷單”粘貼外，其余各項費 用采用“費用報銷單”進行分類粘貼。 2）、費用單據(jù)應分類粘貼，不可將不同種類費用的單據(jù)匯合粘貼在同一張“費用報 銷單”上。 3）、費用單據(jù)粘貼時應折疊整齊，錯落有序，便于單據(jù)的審核和裝訂、保管。 六、報銷程序： 1、報銷人憑合法之報銷憑證，呈部門主管審批后，送財務科費用審核主管審核。 各部門主管對報銷事項審批時，須確認該事項事先已報備，且支出真實合理，并對 支出的真實合理性負責，若經(jīng)部門主管審批后的費用支出不真實或不合理，一經(jīng)查實， 將對經(jīng)辦人和部門主管分別處以不實金額兩倍的罰款。 2、財務科費用審核主管對單據(jù)是否齊全、合法及支出的真實合理進行審核，對支出 不真實、不合理、不合法的各項費用，空調公司財務科費用審核主管具有否決權。如審 核合格即轉呈相應權責主管審批；如財務科費用審核主管認為單據(jù)不合規(guī)范或超出報支 范圍，有權要求報支人提供真實合理合法之憑證或拒絕付款。 3、權責主管簽批后，轉財務科科長審核，審核合格后轉出納付款（注：若需更高一 級領導審批，尚需相關領導審批后，方可付款）。 4、出納人員支付款項，均須憑已經(jīng)相應權責主管核準和財務科科長審核的憑證付款 ，不得擅付款項。 七、報帳時間： 已經(jīng)發(fā)生的費用務必及時報帳，在費用發(fā)生時及時收集相關單據(jù)，當月發(fā)生的費用 務必在次月5日前報銷完畢，次月5日后不再接受任何報支。 八、本辦法解釋權歸空調公司財務科，從公布之日起實施。 附：流程圖 費 經(jīng) 粘貼工整之費用憑證 部 真實、合理性審核 用 手 門 審 人 主 核 管 主 管 付 審 款 核 出 財 集團總裁 權 付款審核 務 責 納 科 核準（空調公司額度內(nèi)） 主 長 管 分公司（辦事處）費用管理制度 本著勵行節(jié)約，明確權責的費用管理原則，為了保障分公司/辦事處（指有限公司直 轄的分公司、辦事處，不含分公司在區(qū)域內(nèi)設置的二級辦事處）銷售業(yè)務開展正常費用 的開支，堅持對費用“定額管理、據(jù)實報銷、先申請后實施再付款，做到單證齊全、手續(xù) 完整、程序合法，保證各項費用的發(fā)生真實、合理、高效”，對分公司（辦事處）日常的 費用管理如下： 一、費用的分類： 為了便于對分公司（辦事處）發(fā)生的費用實行定額、比率管理，依據(jù)各項費用的來 源，申報、審批方式以及費用控制責任的不同將費用劃分為： 1、空調公司總部主控費用： 空調公司總部主控費用，由分公司（辦事處）根據(jù)空調公司有關規(guī)定和分公司（辦 事處）實際工作需要申報，經(jīng)空調公司相關部門審批后，限額使用。限額內(nèi)費用由空調 公司承擔，限額外費用由分公司（辦事處）主控費用中扣回。 空調公司主控費用包括：開辦費，分公司會計人員工資及資金，總部統(tǒng)一安排實施 的廣告費、宣傳費，空調公司統(tǒng)一安排的廣告宣傳品制作費，空調公司統(tǒng)一制作的促銷 禮品費，客戶訂貨（展銷）會會務費，安裝維修費，倉租及長途運輸費，裝卸費，以及 空調公司批準承擔的其他費用。 2、分公司（辦事處）主控費用： 分公司（辦事處）主控費用，由空調公司根據(jù)銷售政策規(guī)定下?lián)芙o分公司（辦事處 ）使用，由分公司（辦事處）經(jīng)理根據(jù)空調公司有關規(guī)定在額度內(nèi)負責主要控制的費用 ，分公司（辦事處）主控費用超支由分公司（辦事處）經(jīng)理自行承擔，嚴禁坐支或挪用 其他款項。 分公司（辦事處）主控費用包括：分公司、辦事處人員（會計除外）的工資及獎金 ，辦公費，郵電費，差旅費，招待費，交通費，水電費，辦公、住宿房租，以及除空調 公司主控費用、分公司（辦事處）協(xié)控費用以外的其他費用。 3、分公司（辦事處）協(xié)控費用： 分公司（辦事處）協(xié)控費用，由空調公司根據(jù)銷售政策規(guī)定下?lián)苜M用使用額度給分 公司（辦事處），在額度內(nèi)由區(qū)域經(jīng)理根據(jù)需要并經(jīng)過相應的審批程序，協(xié)助空調公司 控制使用，該項費用年終決算時不得超支，若有超支，空調公司有權給予有關分公司（ 辦事處）相應懲處，若有節(jié)余，在基本完成銷售任務的前提下，空調公司可給予相應分 公司（辦事處）一定的獎勵，具體辦法由空調公司另行制定。 分公司（辦事處）協(xié)控費用暫定為：由分公司組織實施的市場推廣費，具體包括以 下幾項： 1）、廣告宣傳費：含媒體廣告發(fā)布費、戶外廣告發(fā)布費、現(xiàn)場POP制作費、總部統(tǒng) 一制作的促銷禮品費，新聞媒體發(fā)布的新聞、報道、通訊、消息、專題的直接費用，以 及其他廣告宣傳費用。 2）、終端建設費：含專柜展臺制作費、場地費等涉及終端建設的費用。 3）、導購費用：含導購人員工資、提成、商場管理費等。 二、費用的定義和執(zhí)行標準： 1. 空調公司主控費用： 1）、開辦費：分公司（辦事處）新設之初用于購置必要的辦公設施和 資產(chǎn)的一次性開辦支出費用，主要包括傳真機、有線電話、辦公桌椅，床具及其他一些 必要的日常生活用具，該項費用按空調公司有關批文限額使用。 2）、分公司會計人員工資及獎金：空調公司派駐分公司的會計人員的工資，具體工 資標準由空調公司辦公室與財務科共同制定，分公司會計人員的獎金按空調公司主管人 員的獎金標準，根據(jù)綜合考評結果發(fā)放。 3）、空調公司統(tǒng)一安排實施的廣告費、宣傳費：空調公司針對各分公司（辦事處） 銷售市場實際情況，策劃實施的廣告活動費用、宣傳費用。 4）、安裝維修費：安裝費指按公司統(tǒng)一規(guī)定結算給特約單位的安裝費以及公司自行 安裝發(fā)生的安裝費用；維修費指因質量原因發(fā)生的空調維修費，標準按公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí) 行。 5）、倉租及長途運輸費：指公司在外租賃的中轉倉倉儲費、由公司成品倉發(fā)送到中 轉倉的運輸費，以及按公司規(guī)定由公司承擔的為客戶送貨上門的運輸費用。倉租標準由 空調公司根據(jù)分公司（辦事處）全年銷售任務，分公司（辦事處）所在地城市消費水平 等統(tǒng)一制定。 6）、空調公司批準承擔的其他費用：該項費用主要包括：①、公司總部統(tǒng)一組織的 開會、學習、培訓、旅游等費用；②、突發(fā)事故處理費用；③、財務人員外出對帳差旅費 ；④、空調公司統(tǒng)一制作的促銷禮品等。 2、分公司（辦事處）主控費用： 分公司（辦事處）主控費用分為： 1）、銷售環(huán)節(jié)費：包括分公司人員工資及獎金（財務除外）、通訊費、業(yè)務人員差 旅費、業(yè)務招待費、市內(nèi)交通費、銷售傭金等。 2）、銷售管理費：辦公、住宿用房房租、辦公費、郵電費、水電費、財務費用（財 務人員的業(yè)務傳真費、往返倉庫對帳的市內(nèi)交通費）。 分公司（辦事處）主控費用的來源及標準： ①、分公司（辦事處）營運最低保障金：按2004年度分公司/辦事處保障金確定辦法 。 ②、分公司/辦事處包干費：按分公司（辦事處）2004年銷售年度費用控制及薪資方 案執(zhí)行。 ③、其他費用補充，如：空調公司總部根據(jù)市場狀況臨時制訂的面向分公司（辦事處 ）的費用補充政策。 三、分公司（辦事處）協(xié)控費用： 分公司（辦事處）組織實施的市場推廣費：分公司（辦事處）組織實施的市場推廣 費按銷售凈回款的2%計提，由空調公司市場部主要控制，分公司（辦事處）在轄區(qū)內(nèi)按 空調公司規(guī)定的審批程序批準后，操作使用。費用包括：分公司（辦事處）自行策劃的 媒體廣告發(fā)布費、戶外廣告發(fā)布費、現(xiàn)場POP制作費、新聞媒體發(fā)布的新聞、報道、通訊 、消息、專題的直接費用，分公司自行制作的廣告禮品、宣傳品制作費，以及空調公司 批準列入的其他市場推廣費。年終決算，該項費用不得超支，超支部分從分公司（辦事 處）主控費用來源或獎金中扣除；若有結余，在基本完成銷售任務的前提下，空調公司 可給予相應分公司（辦事處）一定的獎勵。 四、費用項目的申報、審批、用款下?lián)芗皥髱ぃ?1. 空調公司總部主控費用： 1）、開辦費：按空調公司的批準用款額度，發(fā)生開辦費用時，由經(jīng)辦 人據(jù)實制單列出明細開支項目。分公司（辦事處）會計審核、經(jīng)理簽字證明，根據(jù)費用 原始單據(jù)填制費用報銷單寄回空調公司，辦理報帳沖帳手續(xù)。 2）、倉租：在空調公司核定的倉租的定額內(nèi)，由分公司（辦事處）經(jīng)理、會計填寫 項目申請，采用空調公司統(tǒng)一制定的租賃合同范本與出租單位簽訂合同后寄回空調公司 備案。該項費用報銷時，憑核定的分公司（辦事處）倉租定額、項目審批書、租賃合同 和原始發(fā)票連同費用報銷單定期寄回空調公司進行此項費用的審核、報銷（一般按月或 季、半年進行審核）。 3）、工資：分公司（辦事處）人員工資的審批權屬空調公司辦公室，每月憑空調公 司審核、傳真的工資表發(fā)放工資，并將員工簽收之工資表回傳空調公司辦公室審查、備 案。 4）、獎金：空調公司總部根據(jù)百分考核制度確定分公司（辦事處）獎金發(fā)放總額， 分公司（辦事處）經(jīng)理擬定內(nèi)部獎金分配方案報總部審核、備案，由財務部發(fā)放。 5）、空調公司統(tǒng)一安排實施的廣告費、宣傳費：分公司（辦事處）根據(jù)空調公司的 廣告項目審批表、按要求填寫，經(jīng)批準并組織實施后，將有關原始單據(jù)連同費用報銷單 寄回空調公司報銷。 附：空調公司主控費用使用一般流程圖 費 用 項 審 批 審 核 借支費 目 申 請 備 案 用（用款） 分公司（辦事處） 空調公司 費用項目經(jīng)手人 費用報帳 付 款 或 審 核 傳遞表 費用單據(jù)傳遞 單據(jù)轉移 收集費用單據(jù)、填 轉 帳 跟蹤表 制費用報銷單 空調公司財務 相關部門 分公司（辦事處）財務 費用項目經(jīng)手人 2、分公司（辦事處）主控費用： 費用發(fā)生后，由經(jīng)辦人據(jù)實制單，會計審核、經(jīng)理審批。 分公司（辦事處）主控費用原始單據(jù)由分公司（辦事處...
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