信息溝通控制程序
Standard Success Groups Ltd.
標準志成集團有限公司
信息溝通控制程序 受控狀態(tài)
文件編號 SS-COP-004 版 本 A
頁 號 1/3 生效日期 2004-4-8

1-0 目的
為了及時、準確地收集、傳遞及反饋有關信息，作好信息的管理，特制定本程序。
2-0 適用范圍
適用于公司內部信息的溝通與處理，以及與外部各方的信息交流。
3-0 職責
3-1 采購部、營業(yè)部、品管部、工程部、人力資源部等負責對相關方信息的收集。
3-2 各部門負責工作范圍內信息的傳遞與溝通。
3-3 HK部分信息溝通由HK管理代表負責；東莞工廠部分由品管部和文控中心負責，并負責建立信息庫，保存和管理相關的信息。
3-4 HK管理代表和集團總經理負責緊急信息的處理。
4-0 程序
4-1 信息的分類
4-1-1 外部信息包括：
a．質量技術監(jiān)督局、商檢局、驗貨公證行、認證機構等監(jiān)測或檢查的結果及反饋的信息；
b．政策法規(guī)標準類信息，如質量法律、法規(guī)、條例、產品標準等；
c．相關方（客戶、供應商、計量機構、媒體等）反饋信息及其投訴等；
d．其它外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關質量改進技術、質量管理等方面的信息。
4-1-2 內部信息包括：
a． 正常信息，如質量方針（目標）及完成情況、測量和監(jiān)控記錄、內部審核與管理評審報告以及體系正常運行時的其它記錄等；
b． 不符合或潛在信息，如體系內部審核的不合格報告，糾正和預防措施報告單等；
c． 緊急信息，如出現重大質量事故等情況下的信息與記錄；
d． 其它內部信息（如員工的建議等）。
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4-2 信息的收集、處理與溝通工具
信息可采用書面資料、質量記錄、公告欄、內部刊物、討論交流、電子媒體、聲像設備、通訊、互聯網等溝通的工具或方式予以傳遞。
4-2-1 外部信息的收集與處理
4-2-1-1 品管部和文控中心負責質量技術監(jiān)督局、商檢局、驗貨公證行、認證機構等監(jiān)測、檢查結果及反饋信息的收集，由文控中心傳遞到公司相關部門，當監(jiān)測或檢查結果出現不符合情況時，按照《糾正和預防控制程序》的要求進行處理。
4-2-1-2 政策法規(guī)標準類的資料信息由人力資源部、工程部負責收集、更新、整理，交文控中心保存，詳見《質量文件控制程序》。
4-2-1-3 采購部、營業(yè)部、工程部分別負責與原材料、船務公司、計量所等服務供方進行信息溝通，對其提供的產品質量施加影響，營業(yè)部還負責與客戶的信息溝通，以滿足客戶各方面要求；品管部負責與公司上級主管部門、媒體等的溝通，了解相關的信息。上述相關方反饋的信息，可由對應部門以《信息聯絡處理單》的形式傳遞給品管部和文控中心組織處理，HK部分傳遞于HK管理代表統籌。對來自上述相關方投訴的處理詳見《糾正和預防控制程序》。當對方有要求時，應在一周內給予處理。
4-2-1-4 各部門直接從外部獲取的其它類信息，如質量改進技術，質量管理信息等，在一周內以《信息聯絡處理單》反饋到品管部和文控中心，與HK有關的部分反饋于HK管理代表，由其負責分類、整理，根據需要傳遞到相關部門。
4-2-2 內部信息的收集與處理
4-2-2-1 正常信息的處理：各部門依據相關文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息；品管部和文控中心按照相應程序文件的規(guī)定向有關部門傳遞質量方針目標及其完成情況、內部審核結果、更新的法律法規(guī)等信息。
4-2-2-2 不符合或潛在信息的處理詳見《糾正和預防控制程序》。
4-2-2-3 緊急信息，如出現重大質量事故時，HK部分由發(fā)現部門迅速傳遞給HK管理代表，東莞工廠傳遞給總經理、廠營運經理組織處理，可采用電話、傳真等方
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式緊急溝通。
4-2-2-4 其它內部信息，提供者可以《信息聯絡處理單》反饋給品管部和文控中心進行處理。
4-3 信息庫的建立和應用
4-3-1 品管部和文控中心負責建立公司的信息資料庫，不斷匯集各方面反饋回的信息，按照信息載體的不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應適宜的環(huán)境分別存放，統一保存；并參照圖書分類的方式，進行整理分類，制成索引，確保已獲取信息的完整性和可用性。
4-3-2 文控中心根據合同評審、設計開發(fā)、采購、生產、檢驗等不同過程的需要，提供各部門所需信息相應的拷貝，各部門也可根據索引，在文控中心調閱所需的信息，品管部和文控中心負責組織各部門對上述各類信息進行歸納、分析，尋找體系持續(xù)改進的機會。
4-4 對體系運行過程中各類記錄的控制，詳見《質量記錄控制程序》。
4-5 各部門健全收發(fā)文制度，對接收傳遞的信息予以記錄。
5-0 參考文件
糾正和預防控制程序。
質量文件控制程序。
質量記錄控制程序。
6-0 參考記錄
信息聯絡處理單。
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