301500檔案管理制度（市場管理部）(doc)
1.0總則 1.1為規(guī)范公司的檔案、保證各類文件資料和實物的安全管理，特制定本規(guī)定。 1.2檔案定義：檔案是指公司在各項管理活動中形成的具有保存價值的文件資料和實物。 1.3管理部門：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)此規(guī)定的制定、修改、廢止及起草工作。 1.4適用范圍：市場管理部(包括聯(lián)合經(jīng)營部)。 2.0檔案范圍 2.1公司要求歸檔文件資料、實物包括： 2.1.1公司下發(fā)規(guī)章制度、總字號和人字號等總部文件。 2.1.2人事檔案、工資方案及標(biāo)準(zhǔn)、工資發(fā)放表等。 2.1.3會議記錄及培訓(xùn)資料等。 2.1.4與經(jīng)銷商簽訂的購銷協(xié)議、專柜協(xié)議、促銷品協(xié)議、年度合作協(xié)議/合同等。 2.1.5行政合同、資產(chǎn)管理資料等。 2.1.6公司機(jī)構(gòu)注冊、年審資料。 2.1.7與總部、市場聯(lián)絡(luò)的相關(guān)函件。 2.1.8會計報表、會計憑證、帳簿、經(jīng)銷商檔案等資料。 2.1.9法律文書、打假和訴訟案件資料等。 3.0檔案的分類 3.1檔案按其職能性質(zhì)設(shè)為：一級類目和二級類目。 3.2檔案分類，一級類目設(shè)置如下： 1.總部公文類 代字：01 2.人事行政管理類 代字：02 3.經(jīng)營管理類 代字：03 4.會計檔案類 代字：04 5.聲像檔案類 代字：05 3.3檔案分類二級類目的設(shè)置方法如下：（可根據(jù)需要設(shè)置） 3.3.1總部公文類的二級類目：按工作職能設(shè)置。如：總字號、人字號 3.3.2人事行政管理類的二級類目：按問題性設(shè)置。人事檔案按照《市場管理部人事檔案 管理制度》執(zhí)行。 3.3.3經(jīng)營管理類的二級類目：按市場及業(yè)務(wù)內(nèi)容設(shè)置。 3.3.4會計檔案類的二級類目：按憑證、帳薄、報表等分別設(shè)置。 3.3.5聲像檔案類的二級類目：按照片、底片、錄像帶、光碟、磁盤等載體分別設(shè)置。 《分類號標(biāo)識和案卷排列方法說明》（格式見附件SZ301501） 《檔案分類表》（格式見附件SZ301502） 《檔案分類、歸檔范圍、保管期限表》（格式見附件SZ301503） 3.4檔案按其密級分為：通用文件和密級文件。 3.4.1通用文件：指涉及內(nèi)容無需保密的文件。 3.4.2密級文件：指涉及內(nèi)容重要、機(jī)密且要求在一定時間內(nèi)嚴(yán)格限制閱讀范圍的，并由 專人負(fù)責(zé)處理傳遞和保管的文件。分為：絕密、機(jī)密、秘密三類。 3.4.3絕密文件包括：財務(wù)報表、經(jīng)銷商檔案（帳務(wù)）、銷售統(tǒng)計報表、活動方案、人事 報表、資產(chǎn)報表、訴訟文書及案件、刮獎卡等重要資料。 3.4.4機(jī)密文件包括：總部下發(fā)所有文件、工商注冊資料、法人身份證復(fù)印件、商標(biāo)、工 資標(biāo)準(zhǔn)方案、組織架構(gòu)圖、經(jīng)銷商檔案、與銷售有關(guān)合同、產(chǎn)品報價、發(fā)貨資料、重要 業(yè)務(wù)問題、重要領(lǐng)導(dǎo)講話、會議紀(jì)要等資料。 3.4.5秘密文件包括：社會保險、銷毀資料、客戶資料、合同/協(xié)議、考核結(jié)果、人事檔 案、員工投訴及合理化建議、重要的證照、重要的圖片、聲像等資料。 4.0檔案的立卷 4.1市場管理部（包括所管轄聯(lián)合經(jīng)營部等市場）在工作中形成、已經(jīng)辦理完畢且具保存 價值的文件資料，按照它們在形成和處理過程中的聯(lián)系，對單份文件進(jìn)行系統(tǒng)化整理組 合成卷。 4.2檔案的立卷遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件資 料的保存價值，確定案卷的保管期限；科學(xué)分類、整理，便于保管與利用。立卷的具體 要求如下： 4.2.1按年度將文件資料按其形成或?qū)?yīng)年度分開；按職別將聯(lián)系緊密文件資料，如上級 的批復(fù)、下級的請示應(yīng)放在一起；按問題將文件資料按其內(nèi)容所反映的問題分開。 4.2.2以問題為主，兼顧其他特征（專柜資料：申請、批復(fù)、圖紙、照片等，經(jīng)銷商檔案 包括：協(xié)議/合同原件、送貨單、代墊、回款、詢證代墊函等），使文件之間的聯(lián)系緊密 ，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年代不混，保管期限準(zhǔn)確。 4.2.3裝訂文件均統(tǒng)一在左邊，左下角與左上角對準(zhǔn)后打孔裝訂，同時必須去掉金屬物和 雜物，對大小不一、長短不齊的文件要折疊整齊，排列時一般批復(fù)在前，請示在后；定 稿在前、草稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被發(fā)文在后；其他文件按其重要程度或形成時間先后 排列。 4.2.4必須用藍(lán)黑墨水鋼筆填寫《卷內(nèi)文件目錄》（格式見SZ301504），并在左上角擬寫簡 明確切的案卷標(biāo)題，且在右上角編號，作為案卷文件的封面。檔案夾（盒）側(cè)面標(biāo)明年 份、案卷文件名稱及編號。 4.2.5報表類資料必須有制表部門、報表名稱、所屬期、經(jīng)手人及部門負(fù)責(zé)人簽字。 4.2.6各市場管理部財務(wù)科立卷要求，按照《市場管理部會計檔案管理辦法》執(zhí)行。 4.2.7與經(jīng)銷商簽訂的協(xié)議、合同必須一式四份，總部存一份原件，另一份原件由財務(wù)科 負(fù)責(zé)郵寄上海麗斯達(dá)（存入經(jīng)銷商檔案），市場管理部留存復(fù)印件。 4.3每年元月15日前，部門負(fù)責(zé)人出具檔案目錄，統(tǒng)一交所屬市場管理部總經(jīng)理核準(zhǔn)后留 存，同時報總部總經(jīng)理辦公室備案一份。 5.0檔案的借閱 5.1總經(jīng)理、副總經(jīng)理可直接借閱所管轄市場管理部的文件檔案。 5.2因工作需要，員工借閱非本崗位工作范圍內(nèi)的檔案，須填寫《檔案借閱申請單》 （格式見SZ301505），由部門負(fù)責(zé)人審核，及檔案所屬部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。財務(wù)以外人員 借閱會計檔案需經(jīng)總經(jīng)理審批，方可辦理借閱手續(xù)。財務(wù)負(fù)責(zé)人可隨時調(diào)閱市場管理部 資料。 5.3借閱聯(lián)合經(jīng)營部的檔案，必須經(jīng)聯(lián)合經(jīng)營部負(fù)責(zé)人同意方可借閱，禁止其他品牌翻閱 、調(diào)閱公司所有檔案。 5.4每人每次僅限借閱一冊，借閱時間不得超過五個工作日，仍需借閱的須辦續(xù)借手續(xù)； 并及時認(rèn)真做好檔案借閱與歸還登記手續(xù)。 5.5 借出的檔案嚴(yán)禁擅自復(fù)印，確因工作需要復(fù)印，必須經(jīng)市場管理部總經(jīng)理簽字同意方可 復(fù)印，密級資料禁止復(fù)?。ㄈ纾轰N售報表、財務(wù)報表、人事報表等）。 5.6嚴(yán)禁折疊、拆散、損壞、涂改各類檔案，違者給予相關(guān)負(fù)責(zé)人嚴(yán)重警告以上處分。 5.7借閱人必須嚴(yán)格遵守保密原則，不得私自供他人查閱，如有丟失和泄密檔案內(nèi)容，違 者予以開除。 5.8公司所有員工都有保護(hù)好文件檔案的義務(wù)。 6.0檔案的保管 6.1 檔案保管期限分為：永久60年以上，長期15-60年，短期1- 15年。根據(jù)公司管理需要，市場管理部的檔案保存期限統(tǒng)一暫定為短期。 6.2重要檔案必須存放在帶鎖的專用鐵制柜或木柜。在排列上柜時，按照類別自左向右， 自上而下排列，并分別在每一個柜上標(biāo)明案卷類別，以便于管理和查找。 6.3對照片、聲像、磁盤等載體的檔案統(tǒng)一存放專用柜。 6.4檔案要遠(yuǎn)離易燃、易爆和腐蝕性氣源，嚴(yán)禁吸煙和使用明火，檔案柜內(nèi)應(yīng)施放 防霉、防蟲藥劑，檔案柜要嚴(yán)密上鎖，確保檔案安全性。 6.5財務(wù)科資料保管要求，按照《市場管理部會計檔案管理辦法》執(zhí)行。 6.6不具保存、利用價值的檔案：部門之間工作知會函、放假通知等一次性處理完畢的公 文、有時效性證書，及市場函件保存期限超過6個月后，可出具銷毀處理報告，由部門負(fù) 責(zé)人審核，財務(wù)科負(fù)責(zé)人核實，總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可銷毀。其余一律上報相關(guān)中心主任審 批，后由部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)科負(fù)責(zé)人共同進(jìn)行銷毀，雙方在銷毀清單上簽字后，郵寄總 部總經(jīng)理辦公室備案。 6.6.1聯(lián)合經(jīng)營部的檔案必須專人專管，保證安全。公司下發(fā)的制度、政策性文件以及操 作手冊等，必須妥善保管；由市場管理部人資科負(fù)責(zé)將下發(fā)已廢止的文件全部收回，統(tǒng) 一銷毀；訂貨會方案、促銷方案資料，活動結(jié)束后，立即作銷毀處理；市場函件保管期 限超過3個月后可銷毀。銷毀檔案必須列清單，由兩人以上進(jìn)行銷毀，聯(lián)合經(jīng)營部負(fù)責(zé)人 監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字后交市場管理部人資科負(fù)責(zé)人備案。 6.7嚴(yán)禁擅自變賣、銷毀處理各類檔案。 7.0檔案的移交 7.1每年5月之前將具有保存價值，不再使用的檔案郵寄公司總部。 7.2必須用藍(lán)黑墨水筆填寫《檔案移交清單》（格式見SZ301506），財務(wù)科負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理 監(jiān)交時必須審核是否齊全、完整，簽字后連同檔案一并郵寄至總部。 7.3財務(wù)方面資料是密級類資料，應(yīng)與其他資料分開單獨整理裝箱。郵寄時指明財 務(wù)管理中心收，其余檔案均郵寄給營銷中心收。 7.4因公司管理需要機(jī)構(gòu)撤銷、合并，市場管理部必須按公司總部相關(guān)中心的指令辦理交 接和工商注銷、注冊手續(xù)，并在3個月之內(nèi)辦妥。 7.5確因業(yè)務(wù)關(guān)系經(jīng)常使用，不能移交的檔案，需填寫《未移交檔案清單》（格式見SZ301 507），由財務(wù)科負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理核準(zhǔn)，傳真給相關(guān)中心主任審批后交總 部總經(jīng)理辦公室備案。 8.0其他要求 8.1檔案是商業(yè)機(jī)密，保守機(jī)密是檔案保管人應(yīng)盡職責(zé)，保管人應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行保密制度，提 高警惕，堅持原則，樹立嚴(yán)格的保密觀念，做到不失密，不泄密，確保檔案的安全。否 則給予責(zé)任人警告以上處分，后果嚴(yán)重的予以開除。 8.2嚴(yán)禁非工作人員進(jìn)入檔案區(qū)域，檔案保管人不得議論檔案內(nèi)容，不得將檔案私自提供 給他人，更不得利用工作之便私自拍照、復(fù)制和抄錄密級檔案損害公司利益，違者予以 開除。 8.3總經(jīng)理必須每半年對所管轄市場管理部的檔案是否規(guī)范立卷、全面歸檔、保管安全等 情況進(jìn)行檢查。 9.0附則 9.1本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室制訂并負(fù)責(zé)解釋。 9.2本規(guī)定自2002年11月1日起執(zhí)行，原相關(guān)規(guī)定，同時廢止。 ----------------------- |制度編號 |檔案管理規(guī)定 |版本號 |第 1 頁 | | |（市場管理部） | |共 4 頁 | |SZ301500 | |2002年第1版 | | | | |擬稿： |審核： |審批： |簽發(fā)： |
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