庫房管理規(guī)定
庫房管理規(guī)定
文件編號：
NW607105 生效日期:
2000.3.20 受控編號：
密級：秘密 版次：Ver 2.1 修改狀態(tài)：
總頁數(shù) 18 正文 9 附錄 9
編制：戚敏 審核：韓冬梅 批準：孟莉
沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司
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目錄
1. 目的
2. 適用范圍
3. 術(shù)語和縮略語
4. 工作程序
4.1 倉庫管理制度
4.2 商品入庫程序
4.3 商品出庫程序
4.4 商品借出程序
4.5 退貨管理程序
4.6 庫房盤點程序
4.7 庫房管理員工作交接程序
5. 引用文件
6. 質(zhì)量記錄
6.1 NR607105A“軟件入庫單”
6.2 NR607105B“商品增減卡”
6.3 NR607105C“商品出庫單”
6.4 NR607105D“商品入庫單”
6.5 NR607105E“商品盤點表”
6.6 NR607105F“商品暫存申請單”
6.7 NR607105G“庫房外借未返回商品統(tǒng)計表”
6.8 NR607105H“商品內(nèi)部調(diào)撥單”
6.9 NR607105I“溫、濕度登記表”
6.10 JT借條
1. 目的
對軟件產(chǎn)品及其系統(tǒng)集成硬件商品的存儲進行控制。

2. 適用范圍
適用于本公司軟件產(chǎn)品及其系統(tǒng)集成硬件商品的存儲管理。

3. 術(shù)語和縮略語
3.1 庫區(qū)：存放商品的區(qū)域，通常分為：合格品區(qū)、收貨區(qū)、輔助區(qū)、不合格品區(qū)。
3.2 合格品區(qū)：存放合格商品的倉儲區(qū)。
3.3 收貨區(qū)：沒有辦理登記的入庫商品存放的區(qū)域。
3.4 輔助區(qū)：存放辦公用品，禮品、暫存商品的區(qū)域。
3.5 不合格品區(qū)：不合格商品的存放的區(qū)域。

4. 規(guī)定內(nèi)容
4.1 倉庫管理制度
4.1.1 商品入庫。根據(jù)檢驗結(jié)果，庫房人員將已有明確標識的合格商品入庫，不合格商品清點后入不合格品區(qū)，同時通知采購部門責其通知廠商辦理退貨事宜。
4.1.2 商品出、入庫房要記帳，實行一物一卡制。記帳要有原始憑證，無原始單據(jù)一律不能進帳，原始單據(jù)必須有各自的編號。庫房管理員登記“商品增減卡”，堅持每月核對帳目和抽點商品，做到帳物相符。
4.1.3 商品要分類存放。庫房按商品類別及工作流程劃分為各個存儲區(qū)，各類商品要分類存放，同類商品集中存放，不得混放。
4.1.4 商品存放應(yīng)科學(xué)、合理、整齊、有序，嚴防商品翻倒。
4.1.5 庫房內(nèi)要保持衛(wèi)生、整潔。貨區(qū)內(nèi)不得存放任何無標記或者“商品增減卡”上無記錄的商品。
4.1.6 庫存商品應(yīng)包裝完好，發(fā)現(xiàn)破損及時更換。用防靜電材料包裝的商品，要按原包裝形式存放。標注存放要求的貨箱，應(yīng)按要求存放，以避免造成商品的損耗與毀壞。
4.1.7 庫房內(nèi)要求溫度保持在攝氏0～40攝氏度以內(nèi)，濕度在20～90%以內(nèi)，每天上午記錄一次實際溫、濕度情況。發(fā)現(xiàn)異常現(xiàn)象要及時報告。“溫、濕度登記表”要妥善保存。庫房的溫度表、濕度儀，每半年要更換一次。
4.1.8 防止商品受潮，雨季尤其要注意，必要時要通風。晴天時要開窗換氣。易受潮商品包裝箱內(nèi)要放防潮劑，并定期巡查，防潮劑失效應(yīng)及時更換。
4.1.9 庫房管理安全第一。
4.1.10 出、入庫商品的裝卸搬運應(yīng)由庫房主管負責控制，嚴禁野蠻操作。
4.1.11 庫房保管相關(guān)原始單據(jù)一年。
4.2 商品入庫程序
4.2.1 軟件產(chǎn)品入庫
1）經(jīng)檢驗合格的產(chǎn)品，產(chǎn)品制作部門填寫“軟件入庫單”，經(jīng)檢驗人簽字后交庫房。
2）庫房管理員接到“軟件入庫單”后，逐項核查商品、產(chǎn)品編號若無誤簽收， 將“軟件入庫單”正本交產(chǎn)品制作部門，副本自留，同時登記商品增減卡，將產(chǎn)品分類存放，若核查商品、產(chǎn)品編號有誤則拒收。
4.2.2 外購商品入庫
1）庫房管理員根據(jù)采購員填寫的NR607103D“送貨驗收單”與入庫商品的名稱、數(shù)量進行核對，若正確就簽收。然后通知檢驗員對商品進行檢驗，檢驗員對商品進行檢驗后，在NR607103D“送貨驗收單”中驗收情況一欄注明驗收情況并將其交給庫房管理員。
2）若NR607103D“送貨驗收單”與到貨商品不符或檢驗不合格，則在NR607103D“送貨驗收單 ”上處理意見一欄注明處理經(jīng)過，然后庫房管理員將商品放入不合格區(qū)，通知采購部門辦理退貨事宜。
3）簽收的NR607103D“送貨驗收單”交采購員一份，自留一份并做好來貨記錄。
4.2.3 直發(fā)、自采商品入庫
采購員將填寫的NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗收單”交給庫房管理員，同時通知合同執(zhí)行員到庫房辦理相應(yīng)的出庫手續(xù)，庫房管理員拿到相應(yīng)的“商品出庫單”之后，在NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗收單”上簽收。
4.2.4 調(diào)撥商品入庫
1) 庫房管理員在接到“商品內(nèi)部調(diào)撥單”及商品之后，核對商品名稱及數(shù)量，無誤后交給檢驗員進行檢驗，檢驗員對商品進行檢驗后，在“商品內(nèi)部調(diào)撥單”備注一欄注明驗收情況并交與庫房管理員。
2）若“商品內(nèi)部調(diào)撥單”與到貨商品不符或檢驗不合格，庫房管理員將商品放入不合格區(qū)，通知調(diào)出庫位換貨。
4.2.5 庫房管理員憑上述原始單據(jù)及時填寫“商品增減卡”。
4.3 商品出庫程序
4.3.1 自用設(shè)備出庫
1) 使用部門領(lǐng)用商品時，需填寫“商品出庫單”，經(jīng)倉儲主管及收發(fā)貨人簽字后生效。
2) 庫房管理員核實商品后發(fā)給使用部門。
4.3.2 合同出庫
1) 發(fā)貨時合同執(zhí)行員填寫“商品出庫單”，經(jīng)主管經(jīng)理簽字后交合同執(zhí)行部門。
2) 庫房與合同執(zhí)行部門共同清點發(fā)貨商品，若無誤就發(fā)出商品，由合同執(zhí)行部門收貨人及庫房管理員在“商品出庫單”上簽字，庫房留兩份，合同執(zhí)行部門及財務(wù)部門各一份，若有誤，重新清點正確后再發(fā)貨，由合同執(zhí)行部門負責安排運輸。
4.3.3 駐外庫位的軟件合同商品直發(fā)出庫
由倉儲主管傳設(shè)備直發(fā)通知給駐外庫房管理員，庫房管理員按單執(zhí)行發(fā)貨，然后做好相應(yīng)記錄。
4.3.4 庫房管理員根據(jù)“商品出庫單”及時填寫“商品增減卡”。
4.4 商品借出程序
4.4.1 公司內(nèi)部各部門借出商品要填寫“借條”一式兩份，借用部門與庫房各一份。“借條”應(yīng)填寫完整，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準后，借用人簽字并送交庫房后，方可借出。
4.4.2 整套入庫的商品只能整套借出，不得拆出部件單獨外借，以免造成庫房管理混亂和發(fā)貨失誤。若大件硬件必須拆部件外借時，需由借用部門協(xié)同技術(shù)支撐部門一起從庫房整套借出，拆件后單獨辦理暫存手續(xù)暫存庫房，由庫房代為保管，整個過程必須由技術(shù)支撐部門人員跟蹤并簽字認可。
4.4.3 借出商品歸還時，必須經(jīng)檢驗員檢驗合格后方可入庫。即：如是整套借出硬件產(chǎn)品必須經(jīng)技術(shù)支撐部門檢驗貼合格標貼；如是拆件借出硬件產(chǎn)品，需先從庫房領(lǐng)出對應(yīng)暫存商品，組裝成套并經(jīng)技術(shù)支撐部門檢驗貼合格標貼；如是軟件，必須經(jīng)項目管理部門重新測試、包裝并簽字認可。
4.4.4 歸還商品入庫后，還貨人應(yīng)在原“借條”備注欄上寫明還貨日期并簽字。
4.4.5 如借出商品已轉(zhuǎn)售或留作自用，相關(guān)部門應(yīng)及時辦理出庫手續(xù)，沖消原“借條”。
4.4.6 若歸還商品經(jīng)檢驗為不合格品，庫房將拒絕接收。
4.4.7 每年年終，庫房填寫“庫房外借未返回商品統(tǒng)計表”，上報公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門負責人。
4.5 退貨管理程序
4.5.1 領(lǐng)用部門因各種原因需要將已領(lǐng)用商品退回庫房時，應(yīng)書面說明原因并要填寫“商品出庫單” 領(lǐng)用用負數(shù)填寫對應(yīng)數(shù)量，一式四份，申請部門一份、庫房兩份、財務(wù)一份，“商品出庫單”應(yīng)填寫完整，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準，方可退庫。
4.5.2 所有退庫商品必須經(jīng)檢驗合格后方可入庫，即：硬件需經(jīng)檢驗員檢驗后貼合格標貼；已拆封的軟件需經(jīng)產(chǎn)品制作部門測試、包裝、簽字認可。
4.5.3 若退庫商品經(jīng)檢驗為不合格品，檢驗員應(yīng)貼不合格標簽返回申請部門。
4.5.4 未經(jīng)檢驗的退貨，庫房拒絕接收。
4.6 庫房盤點程序
4.6.1 倉儲主管負責制定商品盤點計劃，確定庫存商品盤點的項目、內(nèi)容、方式及完成日期。每月與財務(wù)對帳，每半年盤點一次。
4.6.2 一般采用定期與循環(huán)性方法進行盤點。
4.6.3 庫房管理員收到盤點計劃后進行商品盤點工作，并按規(guī)定的日期完成。
4.6.4 盤點過程中，當商品數(shù)量與“商品增減卡”記錄不符時，應(yīng)查明原因糾正錯誤。
4.6.5 盤點時要注意核查商品有無損耗、損壞、變形、變質(zhì)等現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)問題及時報告領(lǐng)導(dǎo)，重新申請檢驗，檢驗后檢驗員填寫驗收情況庫房再根據(jù)檢驗報告結(jié)果處理。
4.6.6 盤點中若帳面與商品數(shù)量不符，在反復(fù)查找原因后仍無法平衡時，庫房管理員應(yīng)填寫“商品盤點表”交倉儲主管審核，對盤盈盤虧情況詳細說明原因。
4.6.7 倉儲主管負責審核“商品盤點表”的合理與準確性，跟蹤非正常物資檢驗結(jié)果，總結(jié)盤點計劃執(zhí)行情況。
4.6.8 庫房管理員依據(jù)經(jīng)過批準的“商品盤點表”，調(diào)整帳目。年終盤點結(jié)束后，在帳面調(diào)整欄下劃二條紅色橫線，表示年終結(jié)帳。
4.6.9 “商品增減卡”更換時間根據(jù)情況而定，一般每年更換一次。新卡第一行要填寫上年結(jié)存數(shù)。上一年的“商品增減卡”要妥善保存，一般保存五年。
4.7 庫房管理員工作交接程序
4.7.1 卸任庫房管理員職責：
1）完整、正確地填寫“商品增減卡”及帳目，做好應(yīng)該完成的各項工作。
2) 整理并列出資料移交清單，清單中應(yīng)注明各類資料的份數(shù)及頁數(shù)，說明其作用、使用與填寫方法，以及目前應(yīng)立即進行的工作內(nèi)容。
3) 資料移交內(nèi)容包括：
 “商品增減卡”或帳本；
 NR607103D“送貨驗收單”、“商品出庫單”、“商品入庫單”、“軟件入庫單”；
 “商品內(nèi)部調(diào)撥單”、“商品盤點表”；
 “借條”、“商品暫存申請單”、“庫房外借未返回商品統(tǒng)計表”；
 “溫、濕度登記表”。
4) 列出工作中應(yīng)注意的特別事項，以免繼任者發(fā)生錯誤。
5) 與繼任者共同核對有關(guān)資料，發(fā)現(xiàn)問題要作出合理解釋與糾正。
6) 工作移交完成后應(yīng)協(xié)助繼任者盡快熟悉工作。
4.7.2 繼任庫房管理員職責
1) 根據(jù)卸任庫房管理員提供的“商品盤點表”，逐項盤點商品。
2) 若相符，雙方在“商品盤點表”上簽字認可，并報倉儲主管審核。
3) 若不符，填寫“商品盤點表”，交倉儲主管審核處理。
4) 在“商品增減卡”上增填交接盤存一欄，寫明接收日期、調(diào)整數(shù)、實際庫存數(shù)，便于日后分清責任。
5) 按照資料移交清單核對接收有關(guān)資料，初步了解和掌握各類資料的用途與使用方法，以及進行實際工作的基本步驟。
6) 在前任庫房管理員的協(xié)助下，盡快完成交接任務(wù)，使工作正?；?。

5. 引用文件
（無）

6. 質(zhì)量記錄
6.1 NR607105A“軟件入庫單”
6.2 NR607105B“商品增減卡”
6.5 NR607105C“商品出庫單”
6.6 NR607105D“商品入庫單”
6.5 NR607105E“商品盤點表”
6.6 NR607105F“商品暫存申請單”
6.7 NR607105G“庫房外借未返回商品統(tǒng)計表”
6.8 NR607105H“商品內(nèi)部調(diào)撥單”
6.11 NR607105I“溫、濕度登記表”
6.12 JT借條



軟 件 入 庫 單

記錄編號：NR607105A- 入庫部門： 入庫日期： 年 月 日
產(chǎn)品序列號
產(chǎn)品名稱及版本號 介質(zhì) 加密鎖 盤數(shù)/套 數(shù)量
(套) 手冊
(本)
單 網(wǎng)



檢驗人： 入庫人： 接收人：


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軟 件 入 庫 單

記錄編號：NR607105A- 入庫部門： 　　入庫日期： 年 月 日
產(chǎn)品序列號
產(chǎn)品名稱及版本號 介質(zhì) 加密鎖 盤數(shù)/套 數(shù)量
(套) 手冊
(本)
單 網(wǎng)



檢驗人： 入庫人： 接收人：


商品增減卡
記錄編號：NR607105B-
編號 規(guī)格 產(chǎn)地 單位 批價 零價

商品編碼： 品名：

月 日 收入 付出 庫存
庫房管理員：
商品出庫單
用戶單位： NO.0000001
庫位地點： 提貨部門： 合同編號：
記錄編號：NR607105C- 出庫日期： 年 月 日
商品編碼 品名 單位 數(shù)量 單價 金額
百 十 萬 千 百 十 元 角 分

合計
審批： 付貨人：
提貨人： 合同執(zhí)行員：
商品入庫單
供貨單位： NO.0000001
庫位地點： 到貨單號： 發(fā)票號： 記錄編號：NR607105D- 入庫日期： 年 月 日
商品編碼 品名 單位 數(shù)量 單價 金額
百 十 萬 千 百 十 元 角 分
合計
財務(wù)復(fù)核： 總庫記帳員：
入庫經(jīng)手人/部門：
商品盤點表
記錄編號：NR607105E- 日期：
商品編碼 貨物名稱 卡片數(shù)量 盤點數(shù)量 盈虧 說明

庫房管理員： 倉儲主管：

1． 盈虧：盤盈時在數(shù)量前加“+”；盤虧時在數(shù)量前加“-”。
庫房管理規(guī)定