公司材料管理業(yè)務(wù)規(guī)定

一、通則
第一條 本規(guī)定旨在對物品業(yè)務(wù)有關(guān)的處理或處置要點作出規(guī)定。工具及事務(wù)用品的管理業(yè)務(wù)另行規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所指材料物品是指制造上直接或間接使用的材料、零部件和低值易耗品。管理業(yè)務(wù)主要指物品有關(guān)的計劃、協(xié)調(diào)與聯(lián)系、物品的接受入庫、支付領(lǐng)用、采購申請、保管、整理及記賬、核算等事務(wù)。

第三條 零部件、材料和易耗品的保管部門（以下稱倉庫部門），必須按本規(guī)定行 事；在按本規(guī)定處理業(yè)務(wù)或事務(wù)的同時，與他部門搞好協(xié)作與配合，保證本規(guī)定的順利實施 。

第四條 倉庫部門的主要協(xié)作關(guān)系是材料計劃部門與物品采購部門。與計劃部門的關(guān)系另有規(guī)定，與物品采購部門的關(guān)系，按本規(guī)定執(zhí)行。

第五條 材料計劃部門應(yīng)經(jīng)常與倉庫部門保持聯(lián)系，準確把握庫存的變動情況；并且與制造生產(chǎn)部門、物品采購部門保持聯(lián)系，掌握生產(chǎn)進度和采購周期等等；有責任維持或保證庫存、生產(chǎn)與采購三者在物品材料供求上的平衡。

第六條 倉庫部門必須忠于下列職守，履行下列倉庫職責：
1．倉庫在任何時候、任何情況下，必須確保有人留守或值班。
2．物品出庫必須辦理正規(guī)的手續(xù)。
3．未經(jīng)特別許可，任何非倉庫有關(guān)人員不得隨意進入倉庫。
4．倉庫內(nèi)所有貨架裝箱都必須碼放整齊，所有物品都必須井然有序。
5．經(jīng)常核算與整理賬目與卡片，使填寫的內(nèi)容、金額、數(shù)量一目了然。
第七條 倉庫部門的主要工作如下：
1．常備物資材料及零部件的收發(fā)領(lǐng)用與管理。
2．基建項目中的專項訂貨或特殊采購物品的收發(fā)領(lǐng)用與管理。

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3．上述物品的記賬、核算與統(tǒng)計事務(wù)。
第八條 機械、雜器、工具、器具等物品，須經(jīng)總裁或各部門負責人特別認可，方能存放入庫。在這種情況下，一旦機械物品入庫，不得隨意攜帶出庫，須按一般物品出庫手續(xù)辦理。

第九條 本規(guī)定的制定、修改與廢除，須經(jīng)董事會決議。

二、材料計劃的管理

第十條 各類物品按下列英文字母編號。
1．成品零部件 （A）
2．外協(xié)加工零部件 （B）
3．鋼材 （C）
4．鑄鍛件 （D）
5．油料等液態(tài)物品 （E）
6．工具 （F）
7．易耗品 （G）
8．雜品雜貨 （H）

第十一條 材料計劃部門在制訂材料計劃的時候，除了依據(jù)基建工程項目與生產(chǎn)計劃以外，還必須對庫存狀況作出調(diào)查，并推算未來庫存量變動態(tài)勢，作出材料計劃上的準確安排。在必要的情況下，制成正式的文件，提示與庫存有關(guān)的制造部門和采購部門，以使計劃得到認真貫徹。
第十二條 材料計劃的構(gòu)成內(nèi)容如下：
1．基建工程項目名稱與編號，或者生產(chǎn)制造用途。
2．品種、單價（幅度）與數(shù)量。
3．所需要的時間或日期。
4．所在部門或工程項目地點與環(huán)節(jié)。

第十三條 材料計劃的種類分為兩種，一種是特定物品，另一種是一般 常備物品。特定物品根據(jù)實際發(fā)生的需求安排材料計劃或訂制或采購。

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一般常備物品則根據(jù)生產(chǎn)制造的消耗進行推斷，按標準或制度規(guī)定庫存量及采購批量，安排材料計劃，進行訂制與采購。

第十四條 材料部門按材料計劃監(jiān)視材料入庫情況，并經(jīng)常向制造部門通報材料入庫情況。
另外，可根據(jù)庫存情況與狀態(tài)，在與制造部門協(xié)商的基礎(chǔ)上，申請購買替代物品，以及啟用其他可替代物品，以降低庫存不必要的積壓，加速庫存物品的周轉(zhuǎn)，以及合理利用庫存物品等等。

第十五條 制造部門必須經(jīng)常與材料計劃保持聯(lián)系，通報生產(chǎn)制造的作業(yè)進程，以及相應(yīng)的材料需要量及需要日期，使材料計劃部門能夠及時安排材料采購與供應(yīng)計劃。

第十六條 材料計劃部門為了把握現(xiàn)有物品，在獲得主管上級及倉庫負責人同意的情況下，可以直接進入倉庫進行庫存調(diào)查。

三、保管、整理與盤點
第十七條 倉庫中的物品按下列方式碼放。
A、B、C……N，為“列”。
1、2、3……n為“行”或“箱”。
第十八條 現(xiàn)有物品（現(xiàn)貨）卡片直接安置或掛在現(xiàn)貨貨架或箱柜的醒目處，并且按碼放貨架的行列，把現(xiàn)貨卡片上的內(nèi)容，包括出入庫數(shù)量變動情況記錄在倉庫的臺賬上。
第十九條 現(xiàn)有物品碼放要整齊，方便存取。并且，新入庫物品碼放在內(nèi)側(cè)，出庫物品放在外側(cè)，即按陳貨先用的原則出庫。
第二十條 倉庫部門應(yīng)該經(jīng)常整理與收拾貨架貨柜中的存貨，使之整齊清潔，保證存貨的質(zhì)量；并且，按庫存點檢要求經(jīng)常核對物品，確認庫存的數(shù)量。

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萬一數(shù)量不符，必須查對“現(xiàn)貨卡片”的有關(guān)欄目中，出庫數(shù)量與入庫數(shù)量之間有無填寫登記上的差錯，有無誤填與漏填；然后，再對出入庫傳票進一步核實尋找原因。上報主管科長，由科長作出裁定，指示會計人員與倉庫主任作出具體處置。
如果庫存數(shù)量差異很大，必須經(jīng)科長向總裁作出詳細報告。
第二十一條 倉庫部門必須按事先制訂的“盤點”計劃日程表，分貨架、分 存貨區(qū)域， 巡回對庫存物品進行盤點，確保在若干盤點周期后，使全部存貨都得到一次清查與核對。
為了避免漏查，在逐箱、逐貨架盤點之后，在“現(xiàn)貨卡片”的有關(guān)欄中填寫“盤點”要點，注明盤點擔當者姓名。

四、記賬、計算與報告
第二十二條 物品出入庫及庫存核算，根據(jù)庫房貨架貨柜上的現(xiàn)貨卡片、倉庫事務(wù)所的“物品收發(fā)領(lǐng)用臺賬”進行。
第二十三條 必須在現(xiàn)貨卡片上填寫出入庫物品數(shù)量的同時，計算出現(xiàn)貨余量或存量，填寫在有關(guān)欄目中。
第二十四條 倉庫部門按月填寫一份庫存統(tǒng)計表，主要內(nèi)容是根據(jù)現(xiàn)貨卡片，統(tǒng)計每月末各種類物品的庫存余量。統(tǒng)計表一式四份，一份倉庫部門自存，另三份分送材料、制造和會計部門。
第二十五條 倉庫部門在收發(fā)領(lǐng)用物品實際發(fā)生之前，必須填寫出入庫傳票。因此 ，在倉庫部門事務(wù)所的“物品收發(fā)領(lǐng)用臺賬”上，必須在實際發(fā)出物品出入庫之前，就得在相應(yīng)的物品科目中填寫出入庫量以及余量。
第二十六條 倉庫部門必須按月對臺賬與現(xiàn)存物品進行一次核對，使賬、物經(jīng)常保持一致。如果出現(xiàn)賬物不符的情況，立即對傳票進行檢查，并且把有差錯的傳票及時上報主管領(lǐng)導，由領(lǐng)導對臺賬修正作出指示與意見。


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五、物品申請

第二十七條 物品領(lǐng)用申請，原則上以部門預算及材料計劃為基準。

第二十八條 主要材料的領(lǐng)用，原則上由制造部門開具出庫申請傳票，由當事人直接交給倉庫現(xiàn)場責任者，并告之倉庫部門材料的使用日期，提醒倉庫人員材料發(fā)放的適宜日期。
第二十九條 輔助材料及易耗品的申請，直接向事務(wù)所提出，填寫傳票與通用臺賬 ，申請責任者簽字后，去倉庫領(lǐng)取。
第三十條 特殊材料的領(lǐng)用，按主要材料的規(guī)定進行。

六、物品的發(fā)放
第三十一條 物品發(fā)放原則上按現(xiàn)有物品是否已經(jīng)入庫，以及入庫手續(xù)是否已經(jīng)辦妥為限。但是，在緊急情況下，在特定的工程急需情況下，或者是急 需品、重要物品，允許在物品進貨或入庫的同時，向制造或作業(yè)現(xiàn)場發(fā)放。這種情況稱作“直接出庫”。直接出庫須征得總裁的認可或指示。

第三十二條 倉庫部門在發(fā)放或領(lǐng)用出庫物品時，必須按下列規(guī)定核對出庫物品。
1．物品領(lǐng)用責任者是否傳票上所指定人。
2. 領(lǐng)用物品是否領(lǐng)用單位所需物品。
3．領(lǐng)用數(shù)量是否合適。

第三十三條 據(jù)前條規(guī)定如果有疑惑，立即與需求單位的主管取得聯(lián)系，并 就申請領(lǐng)用物品的調(diào)換及數(shù)量的削減進行交涉。

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第三十四條 在第三十一條規(guī)定的直接出庫情況下，必須在出庫傳票上加蓋 “直接出庫”的紅色印章。在特殊情況下，有必要讓物品領(lǐng)用者填寫倉庫部門的“直接出庫 登記表”。

第三十五條 倉庫領(lǐng)用物品的時間規(guī)定如下：
1.主要材料領(lǐng)用時間為整個上午。
2．其他材料，包括輔料與易耗品等，領(lǐng)用時間為上午10點以前。

第三十六條 領(lǐng)用物品的申請，原則上在使用前一天中午以前向倉庫部門提出，如果倉庫中有現(xiàn)貨，可以隨出庫傳票發(fā)放或領(lǐng)用所需物品。

第三十七條 倉庫管理人員在發(fā)放物品時，必須在“現(xiàn)貨卡片”的有關(guān)欄目中填寫發(fā)放物品的數(shù)量，計算余量。

第三十八條 倉庫管理人員在每日工作結(jié)束之前，按“主要材料”、“輔助材料” 和“易耗品”，分類填寫一日中發(fā)放物品數(shù)量的報表，一式四份，轉(zhuǎn)送下列部門。
1．經(jīng)采購部門呈交總裁。
2.經(jīng)制造部門轉(zhuǎn)交各有關(guān)部門傳閱。
3．交財會部門。
4．留存?zhèn)}庫部門。

第三十九條 倉庫部門在每月末，按日報的形式編輯成“物品發(fā)放月報”，按前條 規(guī)定轉(zhuǎn)送有關(guān)部門。
第四十條 在借出或貸出物品的情況下，由借貸者本人向倉庫提出申請，填寫有關(guān)傳票一式兩份，一份留給借貸者本人，另一份交付倉庫人員。倉庫部 門根據(jù)所借貸物品，按借貸者姓名進行登記填寫。任何借貸物品都必須規(guī)定歸還日期。

第四十一條 物品領(lǐng)用按先入先出原則進行。領(lǐng)用或發(fā)放物品按先前入庫時 的進價確定單價，按出庫的順序發(fā)放或領(lǐng)用物品。
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