觀察法

觀察法是指職務(wù)分析人員通過對員工正常工作的狀態(tài)進(jìn)行觀察，獲取工作信息，并通過對信息進(jìn)行比較、分析、匯總等方式，得出職務(wù)分析成果的方法。觀察法適用于對體力工作者和事務(wù)性工作者，如搬運(yùn)員、操作員、文秘等職位。


由于不同的觀察對象的工作周期和工作突發(fā)性所有不同。所以觀察法具體可分為直接觀察法、階段觀察法和工作表演法。


1、直接觀察法：


職務(wù)分析人員直接對員工工作的全過程進(jìn)行觀察。直接觀察適用于工作周期很短的職務(wù)。如保潔員，他的工作基本上是以一天為一個周期，職務(wù)分析人員可以一整天跟隨著保潔員進(jìn)行直接工作觀察。


2、階段觀察法：


有些員工的工作具有較長的周期性，為了能完整的觀察到員工的所有工作，必須分階段進(jìn)行觀察。比如行政文員，她需要在每年年終時籌備企業(yè)總結(jié)表彰大會。職務(wù)分析人員就必須在年終時再對該職務(wù)進(jìn)行觀察。有時由于間階段跨度太長，職務(wù)分析工作無法拖延很長時間，這時采用"工作表演法"更為合適。


3、工作表演法：


對于工作周期很長和突發(fā)性事件較多的工作比較適合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，還有很多突發(fā)事件需要處理，如盤問可疑人員等，職務(wù)分析人員可以讓保安人員表演盤問的過程，來進(jìn)行該項(xiàng)工作的觀察。


在使用觀察法時，職務(wù)分析人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好觀察表格，以便隨時進(jìn)行記錄。條件好的企業(yè)，可以使用攝像機(jī)等設(shè)備，將員工的工作內(nèi)容記錄下來，以便進(jìn)行分析。另外要注意的是，有些觀察的工作行為要有代表性，并且盡量不要引起被觀察者的注意，更不能干擾被觀察者的工作。




問卷調(diào)查法

職務(wù)分析人員首先要擬訂一套切實(shí)可行、內(nèi)容豐富的問卷，然后由員工進(jìn)行填寫。問卷法適用于腦力工作者、管理工作者或工作不確定因素很大的員工，比如軟件設(shè)計人員、行政經(jīng)理等。問卷法比觀察法更便于統(tǒng)計和分析。要注意的是，調(diào)查問卷的設(shè)計直接關(guān)系著問卷調(diào)查的成敗，所以問卷一定要設(shè)計的完整、科學(xué)、合理。


國外的組織行為專家和人力資源管理專家研究出了多種科學(xué)的，也很龐大的問卷調(diào)查方法。其中比較著名的有：


1、職務(wù)分析調(diào)查問卷（PAQ)：


職務(wù)分析調(diào)查問卷是美國普渡大學(xué)（Purdue University）的研究員麥考米克等人研究出一套數(shù)量化的工作說明法。雖然它的格式已定，但仍可用之分析許多不同類型的職務(wù)。PQA有194個問題，計分為六個部分：資料投入、用腦過程、工作產(chǎn)出、人際關(guān)系、工作范圍、其他工作特征。


2、閾值特質(zhì)分析方法(TTA)：


勞普茲(Lopez)等人在1981年設(shè)計了"閾值特質(zhì)分析"（TTA）問卷。特質(zhì)取向的研究角度是試圖確定那些能夠預(yù)測個體工作成績出色的個性特點(diǎn)。TTA方法的依據(jù)是：具有某種人格特性的個體，如果職務(wù)績效優(yōu)于不具有該種特制者，并且特質(zhì)的差異能夠通過標(biāo)準(zhǔn)化的心理測驗(yàn)反映出來，那么就可以確定該特質(zhì)為完成這一工作所需的個體特質(zhì)之一。


3、職業(yè)分析問卷(OAQ)：


美國控制數(shù)據(jù)經(jīng)營咨詢企業(yè)在1985年設(shè)計了職業(yè)分析問卷，職務(wù)進(jìn)行定量的描述。OAQ是一個包括各種職業(yè)的任務(wù)、責(zé)任、知識技能、能力以及其他個性特點(diǎn)的多項(xiàng)選擇問卷。例如，在OAQ中，軟件職務(wù)被規(guī)劃分為19中責(zé)任、310個任務(wù)和105個個性特點(diǎn)。


然而，我們的企中小企業(yè)很難利用這些研究成果來進(jìn)行問卷調(diào)查。我們可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，來自制職務(wù)分析問卷，這樣效果可能會更好些。




面談法

也稱采訪法，它是通過職務(wù)分析人員與員工面對面的談話來收集職務(wù)信息資料的方法。在面談之前，職務(wù)分析人員應(yīng)該準(zhǔn)備好面談問題提綱，一般在面談時能夠按照預(yù)定的計劃進(jìn)行。面談法對職務(wù)分析人員的語言表達(dá)能力和邏輯思維能力有較高的要求。職務(wù)分析人員要能夠控制住談話的局面，既要防止談話跑題，又要使談話對象能夠無所顧及的侃侃而談。職務(wù)分析人員要及時準(zhǔn)確的做好談話記錄，并且避免使談話對象對記錄產(chǎn)生顧及。面談法適合于腦力職務(wù)者，如開發(fā)人員、設(shè)計人員、高層管理人員等。


麥考米克于1979年提出了面談法的一些標(biāo)準(zhǔn)，它們是：


1、所提問題要和職務(wù)分析的目的有關(guān)；


2、職務(wù)分析人員語言表達(dá)要清楚、含義準(zhǔn)確；


3、所提問題必須清晰、明確，不能太含蓄；


4、所提問題和談話內(nèi)容不能超出被談話人的知識和信息范圍；


5、所提問題和談話內(nèi)容不能引起被談話人的不滿，或涉及被談話人的隱私。




其他方法

1、參與法：


也稱職務(wù)實(shí)踐法。顧名思義，就是職務(wù)分析人員直接參與到員工的工作中去，扮演員工的工作角色，體會其中的工作信息。參與法適用于專業(yè)性不是很強(qiáng)的職務(wù)。參與法與觀察法、問卷法相比較，獲得的信息更加準(zhǔn)確。要注意的是，職務(wù)分析人員需要真正的參與到工作中去，去體會工作，而不是僅僅模仿一些工作行為。


2、典型事件法：


如果員工太多，或者職位工作內(nèi)容過于繁雜，應(yīng)該挑具有代表性的員工和典型的時間進(jìn)行觀察，從而提高職務(wù)分析的效率。


3、工作日志法：


是由員工本人自行進(jìn)行的一種職務(wù)分析方法。事先應(yīng)該由職務(wù)分析人員設(shè)計好詳細(xì)的工作日志單，讓員工按照要求及時的填寫職務(wù)內(nèi)容，從而收集工作信息。需注意的是，工作日志應(yīng)該隨時填寫，比如以10分鐘、15分鐘為一個周期，而不應(yīng)該在下班前一次性填寫，這樣是為了保證填寫內(nèi)容的真實(shí)性和有效性。工作日志法最大的問題可能是工作日志內(nèi)容的真實(shí)性問題。


4、材料分析法：


如果職務(wù)分析人員手頭由大量的職務(wù)分析資料，比如類似的企業(yè)已經(jīng)做過相應(yīng)的職務(wù)分析，比較適合采用本辦法。這種辦法最適合于新創(chuàng)辦的企業(yè)。


5、專家討論法：


專家討論法是指請一些相關(guān)領(lǐng)的專家或者經(jīng)驗(yàn)豐富的員工進(jìn)行討論，來進(jìn)行職務(wù)分析的一種方法。這種方法適合于發(fā)展變化較快，或職位職責(zé)還未定型的企業(yè)。由于企業(yè)沒有現(xiàn)成的觀察樣本，所以只能借助專家的經(jīng)驗(yàn)來規(guī)劃未來希望看到的職務(wù)狀態(tài)。


上述這些職務(wù)分析方法即可單獨(dú)使用，也可結(jié)合使用。由于每個方法都有自身的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，所以每個企業(yè)應(yīng)該根據(jù)本企業(yè)的具體情況進(jìn)行選擇。最終的目的是一致的：為了得到盡可能的詳盡、真實(shí)的職務(wù)信息。

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