高效會議管理

高效會議管理
講師：代志杰
課程背景：
一夫當關的英雄時代早已經(jīng)過去，我們必須與他人愉快合作方能順利成事，會議是團隊合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式，幾乎90%以上的重大決策都是通過會議決定的。
所有對管理者的研究都表明，哪怕是級別比較低的管理者，每天都有一半以上的時間是和其他人在一起的，也就是說在參加某種形式的“會議”。即使談話對象只有一個人，也算是開會。高效管理者都知道，任何會議都是要么富有成效，要么浪費時間，二者必居其一。
調(diào)查顯示：在浪費時間的事情列表上，會議總居于首位。要么是我們在浪費別人的時間，組織了很多無效的會議；要么就是別人在浪費我們的時間，參加了很多無聊的會議。
《高效會議管理》通過挖掘會議中的難點、痛點問題，展開有步驟、有架構(gòu)的討論，促進人們共享信息、達成共識，現(xiàn)場形成行動計劃、職責分工及做出承諾。有效破解會而不議，議而不決，決而不行，行而不果的現(xiàn)象。
課程收益：
學習召開高效、有成果會議的方法
有效提升會議參與度、決策力、執(zhí)行力
建立坦誠、尊重、信任的團隊氛圍
幫助團隊構(gòu)建共識
促進團隊聚焦于共同目標
輸出召開高效會議的方案
培訓對象：管理層、HR、培訓師、會議主持人
培訓時間：2天
培訓方式：講授、小組研討、行動學習、促動技術(shù)
培訓人數(shù)：20-40人
場地要求：空間足夠大、桌椅可以移動、可供張貼海報的墻面
物資需求：馬克筆每組1套、海報紙（60cm*90cm）50張、便利貼每人2本
課程大綱：
第一講：團隊組建
小組完成：組長、組名、組訓、計時員、記錄員、報告員、小組學習公約
完成小組創(chuàng)意海報
小組風采展示
第二講：基于ORID的會議研討
聚焦式會話法通過一層層問題的提出，讓人們最大限度地參與和思考這些問題的答案，會協(xié)助參與者向內(nèi)反思，同時找到下一步的行動計劃。
聚焦式會話法四個層面的提問遵循了人類思考的自然心理過程，它是一個“感知信息-內(nèi)在反應-判斷思考-作出決定”的自然而然的過程。
一、聚焦式會話法的四個層面：
1、O數(shù)據(jù)層面：
經(jīng)常參加的會議有哪些？
經(jīng)常組織的會議有哪些？
無效會議的具體表現(xiàn)是怎樣的？
高效會議有哪些特征？
2、R體驗層面：
什么樣的會議讓你感到輕松、興奮、很高效、很有收獲，你很樂意參加？
什么樣的會議讓你覺得很無聊、乏味、壓力、痛苦，甚至想要逃離？
3、I理解層面：
你認為會議的主要意義和價值是什么？
導致無效會議的原因是什么？
召開一個高效、成功會議的難點是什么？
4、D決定層面：
召開一個高效會議你認為必須優(yōu)先解決的三個關鍵問題是什么？
第三講：召開高效會議的關鍵問題匯總
運用團隊共創(chuàng)法進行“召開高效會議必須優(yōu)先解決的關鍵問題匯總”。
團隊共創(chuàng)是一種群體能夠迅速達成共識的促動技術(shù)，通過挖掘及綜合代表各種觀點的人們的聰明才智，形成創(chuàng)新的、可行的決策和計劃。團隊共創(chuàng)法可以促進參與者實現(xiàn)求同存異、縮小差距、擴大共識和共創(chuàng)共贏等目的。
一、團隊共創(chuàng)的步驟：
聚焦主題
頭腦風暴
分類排列
提取中心詞
圖示化賦予含義
活動反思、總結(jié)
第四講：基于“六頂思考帽”的問題解決
六頂思考帽是英國學者愛德華?德?博諾博士開發(fā)的一種思維訓練模式，或者說是一個全面思考問題的模型。它提供了“平行思維”的工具，避免將時間浪費在互相爭執(zhí)上。強調(diào)的是“能夠成為什么”，而非“本身是什么”，是尋求一條向前發(fā)展的路，而不是爭論誰對誰錯。
運用六頂思考帽，將會使混亂的思考變得更清晰，使團體中無意義的爭論變成集思廣益的創(chuàng)造，使每個人變得富有創(chuàng)造性。
一、六頂思考帽代表六種思維規(guī)則
1143029845藍帽 組織和控制思考過程
left74930白帽 信息、數(shù)據(jù)和情況
-43180018415紅帽 感覺、預感和直覺4191028575黃帽 可行性、價值和益處
2857517145黑帽 風險、問題、困難
4381578105綠帽 可能性、替換方案和新觀點
第五講：基于“世界咖啡”的問題解決
“世界咖啡”是一種集體提出問題、分享觀念的方法。通過創(chuàng)造一個像咖啡館般讓人覺得舒適的空間，透過分組討論、交互輪替的方式，讓人們?nèi)ソ涣饔懻撆c他們有關的事情，讓多元豐富的觀點得到最大激蕩，讓集體智慧油然而生。
“世界咖啡”讓“有差異”的人聚焦主題，真誠對話?！笆澜缈Х取背珜У囊?guī)則為“理解、欣賞、連接、聆聽、隨手記錄和涂鴉”。
一、世界咖啡的步驟：
1、設定情景
2、營造友好的空間
3、設置問題
4、主持開場
5、開始匯談
6、旅行采蜜，異花授粉
7、總結(jié)匯談
8、集體分享
9、活動反思、總結(jié)
第六講：基于群策群力的問題解決
群策群力可以快速找到組織存在的問題，研究出解決方案，并有效執(zhí)行落實；可以在組織內(nèi)部營造出一個全員平等、坦誠交流的環(huán)境，汲取組織的智慧；可以快速解決跨部門的扯皮推諉問題；可以使問題的解決不再依賴領導者，而是依靠各個部門與該問題直接相關人員的參與和貢獻。
一、群策群力的步驟：
聚焦問題：清晰問題，明確背景
障礙分析：分析原因，找到障礙
厘清目標：明確目標，瞄準靶心
頭腦風暴：經(jīng)驗分享，連接智慧
決策矩陣：篩選想法，慎重決策
行動建議：建議呈現(xiàn)，團隊碰撞
高管質(zhì)詢（城鎮(zhèn)會議）：小組匯報，直面挑戰(zhàn)
活動反思、總結(jié)
第七講：總結(jié)回顧

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