企業(yè)內(nèi)部控制—采購控制制度
采購控制制度
制度名稱 采購控制制度 受控狀態(tài)
文件編號
執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門
第1章 總則
第1條 目的
明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應商選擇等各項規(guī)定，確保采購過程透明化。
第2條 責權(quán)單位
1．采購部負責本制度的制定、修改、廢除等工作。
2．總裁負責本制度制定、修改、廢除等的審批。
第2章 采購方式控制
第3條 采購方式分類
1．訂單采購方式
（1）采購部根據(jù)批準的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務的具體項目、價格、數(shù)量、交貨時間等，送交供應商并表明購買意愿。
（2）供應商按照訂單上面的要求生產(chǎn)和供應商品或勞務。
（3）訂單在提交給供應商之前應由財務部門檢查訂單的合理性。
2．合同訂貨方式
（1）采購部與供應商通過談判就采購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達成一致，并且以購銷合同的形式確定下來。
（2）供應商按合同提供貨物并取得貨款，企業(yè)按合同驗收貨物并支付款項。
3．直接采購方式
采購人員根據(jù)批準的請購單，就其所列貨物直接向供應商購買的一種采購方式。
4．比質(zhì)比價采購方式
選擇三家以上的供應商，就其質(zhì)量、價格、供貨期等進行對比分析，在符合質(zhì)量標準的前提下，選擇價格最低的供應商。
5．緊急采購方式
因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需要時方可采用。
第4條 采購方式選擇
1．根據(jù)商品或勞務的性質(zhì)及其供應情況確定采購方式。
2．一般商品或勞務的采購應采用采購訂單或合同訂貨等方式。
3．小額零星商品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。
4．重要的商品或勞務以及政策性采購等應當經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序后，采用訂單或合同方式或者比質(zhì)比價方式。
5．大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項目主要物資的采購以及其他金額較大的大宗物資采購采用比質(zhì)比價采購方式。
第3章 采購數(shù)量控制
第5條 采購數(shù)量應該嚴格按照采購計劃進行確定。
第6條 采購員應審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。
第7條 檢查使用商品和獲得勞務的部門負責人是否在請購單上簽字同意。
第8條 對于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析，將各種請購進行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟批量法來測算成本。
第9條 對于請購數(shù)量不大，或者零星采購的商品，采購批量的成本分析控制可對照資金預算來執(zhí)行。
第4章 采購時間控制
第10條 采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。
第11條 根據(jù)請購性質(zhì)和采購方式確定具體的采購時間。
1．現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務
從實際使用或需要日期算起，倒算出合理的采購時間。
2．以最佳成本為原則確定最經(jīng)濟的訂貨方式
采購時間通常是按照庫存量控制的方法確定采購時間。
3．保險儲備量和定量
當某一商品達到訂貨點時就是采購時間。
第12條 對采購時間的控制是防止正常的業(yè)務活動被推遲，或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產(chǎn)。
第13條 采購時間的控制由倉庫管理部門運用經(jīng)濟批量法和分析最低存貨點來進行，但當請購單已經(jīng)提出，采購員應及時處理請購單，并將處理結(jié)果及時通知倉庫管理部門。
第5章 供應商選擇
第14條 供應商初步評價
1．采購部與使用部門根據(jù)企業(yè)實際需求尋找適合的供應商，同時收集多方面的資料，如質(zhì)量、服務、交貨期、價格作為篩選的依據(jù)，并要求有合作意向的供應商填寫“供應商基本資料表”。
2．采購員對“供應商基本資料表”進行初步評價，挑選出值得進一步評審的供應商，填寫供應商候選名單，交采購經(jīng)理審核。
3．選擇供應商標準
（1）供應商應有合法的經(jīng)營許可證，應有必要的資金能力。
（2）供應商按國家（國際）標準建立質(zhì)量體系并已通過認證。
（3）有良好的售前、售后服務措施和服務意識。
（4）具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本企業(yè)經(jīng)營需要。
（5）同等價格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價同質(zhì)擇其近。
4．采購員在對供應商進行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，需要求供應商提供相關(guān)證明文件。
第15條 供應商現(xiàn)場評審
1．采購部會同使用部門、請購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財務部門共同進行供應商的現(xiàn)場評審，并提出相應的意見和建議。
2．供應商評價內(nèi)容
（1）采購部主要負責評價供應商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級及服務等方面。
（2）財務部主要負責評價供應商要求的付款條件等。
（3）使用部門、質(zhì)量管理部門主要負責評價供應商提供商品的質(zhì)量。
（4）上述所有部門共同對采購的價格、交貨時間進行評價。
3．適用范圍
（1）根據(jù)所采購物資對企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個級別，不同級別實行不同的等級控制。
（2）必須對提供關(guān)鍵與重要材料的供應商進行現(xiàn)場評審。
（3）對于普通物資的供應商，無需進行現(xiàn)場評審。
（4）緊急、小額零星的采購，由使用部門直接提出申請，采購員進行市場調(diào)查后，直接選擇供應商，經(jīng)采購經(jīng)理審批后，進行采購。
第16條 “供應商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定
1．采購部負責與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應商和普通物資供應商簽定“供應商質(zhì)量保證協(xié)議”。
2．“供應商質(zhì)量保證協(xié)議”一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應商提供合格物資的一種契約。
第17條 樣品需求與供應商送樣
1．如有樣品需求，由采購員通知供應商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出詳細的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。
2．樣品應為供應商正常經(jīng)營情況下的具有代表性的商品，數(shù)量應多于兩件。
第18條 樣品確認
1．樣品在送達企業(yè)后，由驗收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗，并填寫“樣品簽樣試用回單”。
2．經(jīng)確認合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標簽”，并注明合格或不合格，標識檢驗狀態(tài)。
3．合格的樣件至少為兩件，一件返還供應商，一件留在采購部作為今后檢驗的依據(jù)。
第19條 確定合格供應商名單
1．采購員根據(jù)現(xiàn)場評審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果選擇合格供應商，無需進行現(xiàn)場評審的，直接填寫合格供應商名單后，交采購經(jīng)理審核。
2．采購經(jīng)理審核無誤后，交總裁審核。
3．原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應商，以供采購時選擇。
4．唯一供應商或獨占市場的供應商，可直接列入“合格供應商名單”。
第6章 訂單的控制
第20條 選定合格的供應商后，采購員在合格的供應商名單內(nèi)找出合適的供應商進行采購。
第21條 采購價格審核
1．財務部、使用部門等相關(guān)部門負責審核采購價格，并報財務總監(jiān)、總裁審批。
2．對所有超過規(guī)定價格的訂單必須經(jīng)過總裁特殊審批。
第22條 條款審核
財務部門對采購訂單進行審核，特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。
第23條 合同審批
根據(jù)《采購授權(quán)審批制度》的相關(guān)規(guī)定，報相關(guān)人員按權(quán)限進行審批。
第24條 登記采購訂單
1．采購員應該按編號編制采購訂單。一式四聯(lián)。
（1）一聯(lián)提出請購部門，以便讓請購部門驗證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。
（2）一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門，一聯(lián)提交倉庫保管部門，作為驗收的標準。
（3）一聯(lián)提交財務部，作為入賬憑證。
2．采購員要及時對采購訂單進行歸檔，在采購訂單每月存檔時應檢查已處理的采購汀單是否連續(xù)編號。
3．定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報表。
4．定期匯總所有未完成的采購申請，并編制報表。
第7章 附則
第25條 本制度經(jīng)總裁審批后，自頒布之日起執(zhí)行。
第26條 本制度由采購部負責解釋。

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