采購(gòu)管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理(ppt)
采購(gòu)管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理
7.3
　
一、請(qǐng)購(gòu)
采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)是指企業(yè)內(nèi)部向采購(gòu)部門(mén)提出采購(gòu)申請(qǐng)，或采購(gòu)部門(mén)匯總企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)需求提出采購(gòu)清單。請(qǐng)購(gòu)是采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)，用于描述和生成采購(gòu)的需求，如采購(gòu)什么貨物、采購(gòu)多少、何時(shí)使用、誰(shuí)用等內(nèi)容；同時(shí)，也可為采購(gòu)訂單提供建議內(nèi)容，如建議供應(yīng)商、建議訂貨日期等。
操作要點(diǎn)：
1. 在目錄區(qū)樹(shù)型列表中選擇“業(yè)務(wù)/請(qǐng)購(gòu)/請(qǐng)購(gòu)單”，進(jìn)入采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單界面，如圖7-11所示。
2.采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單中可參照錄入的欄目有：業(yè)務(wù)類(lèi)型、采購(gòu)類(lèi)型、單據(jù)日期、部門(mén)、業(yè)務(wù)員、存貨編碼、供貨單位、項(xiàng)目編碼；單據(jù)日期、存貨編碼、數(shù)量、供貨單位為必填欄目；稅率默認(rèn)為17，可修改，0≤稅率＜100，一張單據(jù)中可以有不同的稅率；根據(jù)存貨編碼，系統(tǒng)帶入存貨名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、存貨自定義項(xiàng)等欄目。

3.請(qǐng)購(gòu)單可以修改、刪除、審核、棄審、關(guān)閉、打開(kāi)。已審核未關(guān)閉的請(qǐng)購(gòu)單可以參照生成采購(gòu)訂單，或比價(jià)生成采購(gòu)訂單。
4.“制單人”、“審核人”、“關(guān)閉人”欄目分別在單據(jù)保存、審核、關(guān)閉時(shí)，自動(dòng)帶入當(dāng)前操作員。

故障：某存貨已建立存貨檔案且已錄入期初余額，但是錄入請(qǐng)購(gòu)單時(shí)卻無(wú)法參照輸入該存貨。
診斷：無(wú)法參照的原因之一是該存貨不具有“外購(gòu)”的屬性，原因之二是該存貨已停用。
解決方法：在該存貨檔案的“基本”頁(yè)中將存貨屬性“外購(gòu)”選中；若誤設(shè)了停用日期，可在存貨檔案的“其他”頁(yè)中將停用日期欄設(shè)為空。

二、訂單
采購(gòu)訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的采購(gòu)合同、購(gòu)銷(xiāo)協(xié)議等，主要內(nèi)容包括采購(gòu)什么貨物、采購(gòu)多少、由誰(shuí)供貨，什么時(shí)間到貨、到貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等。它可以是企業(yè)采購(gòu)合同中關(guān)于貨物的明細(xì)內(nèi)容，也可以是一種訂貨的口頭協(xié)議。通過(guò)采購(gòu)訂單的管理，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后統(tǒng)計(jì)。
操作要點(diǎn)：
1. 在目錄區(qū)樹(shù)型列表中選擇“業(yè)務(wù)/訂貨/采購(gòu)訂單”，進(jìn)入采購(gòu)訂單界面，如圖7-12所示。
2.采購(gòu)訂單可以手工錄入，也可以參照請(qǐng)購(gòu)單、銷(xiāo)售訂單、采購(gòu)計(jì)劃生成；直運(yùn)采購(gòu)訂單必須參照直運(yùn)銷(xiāo)售訂單生成。

3.采購(gòu)訂單可以修改、刪除、審核、棄審、變更、關(guān)閉、打開(kāi)。已審核未關(guān)閉的采購(gòu)訂單可以參照生成采購(gòu)到貨單、采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票。
4.對(duì)于已審核未關(guān)閉的訂單，可能因?yàn)橐馔馇闆r而需要修改業(yè)務(wù)，此時(shí)用訂單變更功能實(shí)現(xiàn)，變更后即生效不必再次審核，即狀態(tài)依然為“已審核”。

5.變更已審核的采購(gòu)訂單有兩種方法：在單據(jù)卡片界面進(jìn)行變更；在單據(jù)列表界面選擇單據(jù)，進(jìn)入單據(jù)卡片界面進(jìn)行變更。只能對(duì)表體的數(shù)量、計(jì)劃到貨日期、價(jià)格、金額、備注等內(nèi)容進(jìn)行修改操作，不可修改表頭內(nèi)容。
6.已執(zhí)行的訂單行可以修改數(shù)量，但變更后的數(shù)量必須大于等于訂單累計(jì)到貨量、訂單累計(jì)開(kāi)票量、訂單累計(jì)入庫(kù)量中的任一個(gè)。

三、到貨
采購(gòu)到貨是采購(gòu)訂貨和采購(gòu)入庫(kù)的中間環(huán)節(jié)，一般由采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)供方通知或送貨單填寫(xiě)，確認(rèn)對(duì)方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息，以入庫(kù)通知單的形式傳遞到倉(cāng)庫(kù)作為保管員收貨的依據(jù)。
操作要點(diǎn)：
1.在目錄區(qū)樹(shù)型列表中選擇“業(yè)務(wù)/到貨/到貨單”，進(jìn)入采購(gòu)到貨單界面，如圖7-13所示。

2.采購(gòu)到貨單可以手工新增，也可以參照采購(gòu)訂單生成；但必有訂單時(shí)，采購(gòu)到貨單不可手工新增。采購(gòu)到貨單可以只錄入數(shù)量，不錄入單價(jià)、金額。
3.采購(gòu)到貨單可以修改、刪除，不需審核，保存單據(jù)即為有效單據(jù)，可以參照生成到貨退回單、入庫(kù)單。

四、入庫(kù)
采購(gòu)入庫(kù)是通過(guò)采購(gòu)到貨、質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，對(duì)合格到貨的存貨進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收。本月存貨已經(jīng)入庫(kù)，但采購(gòu)發(fā)票尚未收到，可以對(duì)貨物進(jìn)行暫估入庫(kù)；待發(fā)票到達(dá)后，再根據(jù)該入庫(kù)單與發(fā)票進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算處理。

采購(gòu)入庫(kù)單按進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)方向分為：藍(lán)字采購(gòu)入庫(kù)單、紅字采購(gòu)入庫(kù)單；按業(yè)務(wù)類(lèi)型分為：普通采購(gòu)入庫(kù)單、受托代銷(xiāo)入庫(kù)單（商業(yè)）。庫(kù)存管理系統(tǒng)未啟用前，可在采購(gòu)管理系統(tǒng)錄入入庫(kù)單據(jù)；庫(kù)存管理系統(tǒng)啟用后，必須在庫(kù)存管理系統(tǒng)錄入入庫(kù)單據(jù)，在采購(gòu)管理系統(tǒng)可查詢(xún)?nèi)霂?kù)單據(jù)，可根據(jù)入庫(kù)單生成發(fā)票。

操作要點(diǎn)：
1.在目錄區(qū)樹(shù)型列表中選擇“業(yè)務(wù)/入庫(kù)/入庫(kù)單”，進(jìn)入采購(gòu)入庫(kù)單界面，如圖7-14所示。

2.采購(gòu)入庫(kù)單可以手工新增，也可以參照采購(gòu)訂單、到貨單填制，也可以拷貝其他采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票。必有訂單時(shí)，不可手工新增。
3.采購(gòu)入庫(kù)單可以修改、刪除，可以參照生成發(fā)票，采購(gòu)入庫(kù)單與發(fā)票可以進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。
4.采購(gòu)入庫(kù)單中，入庫(kù)單號(hào)、入庫(kù)日期、倉(cāng)庫(kù)、供貨單位、存貨編碼、數(shù)量、件數(shù)等欄目必填。單價(jià)、金額欄手工錄入，不能為負(fù)數(shù)。公式：金額＝單價(jià)*數(shù)量。輸入其中兩項(xiàng)，系統(tǒng)自動(dòng)反算第三項(xiàng)。單價(jià)改變，反算金額，數(shù)量不變；金額改變，反算單價(jià)，數(shù)量不變；數(shù)量改變，反算金額，單價(jià)不變。

五、開(kāi)票
采購(gòu)發(fā)票是供應(yīng)商開(kāi)出的銷(xiāo)售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采購(gòu)發(fā)票確認(rèn)采購(gòu)成本，并據(jù)以登記應(yīng)付賬款。
企業(yè)在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒(méi)有收到供貨單位的貨物，可以對(duì)發(fā)票壓?jiǎn)翁幚恚浳锏竭_(dá)后，再輸入系統(tǒng)做報(bào)賬結(jié)算處理；也可以先將發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物。
運(yùn)費(fèi)發(fā)票，運(yùn)費(fèi)主要是指向供貨單位或提供勞務(wù)單位支付的代墊款項(xiàng)、運(yùn)輸裝卸費(fèi)、手續(xù)費(fèi)、違約金（延期付款利息）、包裝費(fèi)、包裝物租金、儲(chǔ)備費(fèi)、進(jìn)口關(guān)稅等。運(yùn)費(fèi)發(fā)票的單價(jià)、金額都是含稅的。運(yùn)費(fèi)發(fā)票的默認(rèn)稅率為7，可修改。

采購(gòu)發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為：藍(lán)字發(fā)票、紅字發(fā)票。采購(gòu)發(fā)票按發(fā)票類(lèi)型分為增值稅專(zhuān)用發(fā)票和普通發(fā)票。增值稅專(zhuān)用發(fā)票的單價(jià)為無(wú)稅單價(jià)；普通發(fā)票的單價(jià)、金額都是含稅的，默認(rèn)稅率為0，可修改。

操作要點(diǎn)：
1.在目錄區(qū)樹(shù)型列表中選擇“業(yè)務(wù)/發(fā)票/專(zhuān)用采購(gòu)發(fā)票”，進(jìn)入采購(gòu)專(zhuān)用發(fā)票界面，如圖7-15所示。

2.采購(gòu)發(fā)票可以手工新增，也可以參照采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)單（普通采購(gòu)）填制；或者拷貝其他采購(gòu)發(fā)票填制。必有訂單時(shí)，采購(gòu)發(fā)票（專(zhuān)用、普通）不可手工新增，只能參照生成。采購(gòu)發(fā)票可以修改、刪除。

3.采購(gòu)發(fā)票可以現(xiàn)付、棄付。現(xiàn)付業(yè)務(wù)指在采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，立即付款開(kāi)發(fā)票。在采購(gòu)發(fā)票保存后就可以進(jìn)行現(xiàn)付款處理，已審核的發(fā)票不能再做現(xiàn)付處理。對(duì)當(dāng)前單據(jù)現(xiàn)結(jié)時(shí)，點(diǎn)擊〖現(xiàn)付〗按鈕，系統(tǒng)彈出現(xiàn)付窗口，如圖7-16所示，錄入結(jié)算方式、結(jié)算金額、票據(jù)號(hào)、銀行賬號(hào)等現(xiàn)付內(nèi)容。
4.按〖確認(rèn)〗按鈕，則對(duì)當(dāng)前單據(jù)進(jìn)行現(xiàn)付，發(fā)票上角注明“已現(xiàn)付”紅色標(biāo)記?，F(xiàn)付處理后可在應(yīng)付款管理系統(tǒng)進(jìn)行付款核銷(xiāo)處理。

六、結(jié)算
采購(gòu)結(jié)算也稱(chēng)采購(gòu)報(bào)賬，是指采購(gòu)核算人員根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票核算采購(gòu)入庫(kù)成本；采購(gòu)結(jié)算的結(jié)果是采購(gòu)結(jié)算單，它是記載采購(gòu)入庫(kù)單記錄與采購(gòu)發(fā)票記錄對(duì)應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對(duì)照表。

采購(gòu)結(jié)算從操作處理上分為自動(dòng)結(jié)算、手工結(jié)算兩種方式；另外運(yùn)費(fèi)發(fā)票可以單獨(dú)進(jìn)行費(fèi)用折扣結(jié)算。自動(dòng)結(jié)算是由系統(tǒng)自動(dòng)將符合結(jié)算條件的采購(gòu)入庫(kù)單記錄和采購(gòu)發(fā)票記錄進(jìn)行結(jié)算。系統(tǒng)按照三種結(jié)算模式進(jìn)行自動(dòng)結(jié)算：
①入庫(kù)單和發(fā)票--即將供應(yīng)商、存貨、數(shù)量完全相同的入庫(kù)單記錄和發(fā)票記錄進(jìn)行結(jié)算，生成結(jié)算單。

②紅藍(lán)入庫(kù)單—即將供應(yīng)商、存貨相同、數(shù)量絕對(duì)值相等符號(hào)相異的紅藍(lán)入庫(kù)單行記錄進(jìn)行對(duì)應(yīng)結(jié)算，生成結(jié)算單。
③紅藍(lán)發(fā)票—即將供應(yīng)商、存貨相同、金額絕對(duì)值相等符號(hào)相異的采購(gòu)發(fā)票記錄對(duì)應(yīng)結(jié)算，生成結(jié)算單。手工結(jié)算時(shí)可拆單拆記錄，一行入庫(kù)記錄可以分次結(jié)算；可以同時(shí)對(duì)多張入庫(kù)單和多張發(fā)票進(jìn)行手工結(jié)算；支持到下級(jí)單位采購(gòu)、付款給其上級(jí)主管單位的結(jié)算；支持三角債結(jié)算，即甲單位的發(fā)票可以結(jié)算乙單位的貨物。
操作要點(diǎn)：
1.如選用自動(dòng)結(jié)算，在目錄區(qū)樹(shù)型列表中選擇“業(yè)務(wù)/采購(gòu)結(jié)算/自動(dòng)結(jié)算”，進(jìn)入自動(dòng)結(jié)算界面，顯示條件過(guò)濾窗口；系統(tǒng)根據(jù)輸入的條件范圍自動(dòng)結(jié)算，并產(chǎn)生結(jié)算結(jié)果列表。如沒(méi)有則提示“沒(méi)有符合條件的單據(jù)，不能繼續(xù)”。

2.如選用手工結(jié)算，在目錄區(qū)樹(shù)型列表中選擇“業(yè)務(wù)/采購(gòu)結(jié)算/手工結(jié)算”，進(jìn)入手工結(jié)算界面；在手工結(jié)算界面按〖選單〗按鈕，進(jìn)入結(jié)算選單界面；在結(jié)算選單界面，按〖過(guò)濾〗按鈕，顯示過(guò)濾條件界面，輸入條件過(guò)濾、過(guò)濾高級(jí)條件，按〖確定〗返回結(jié)算選單界面。
3.按〖刷票〗按鈕，系統(tǒng)將符合過(guò)濾條件的未結(jié)算完畢發(fā)票記錄帶入屏幕上方的發(fā)票列表；按〖刷入〗按鈕則將符合過(guò)濾條件的未結(jié)算完畢的入庫(kù)單記錄帶入屏幕下方的入庫(kù)單列表，如圖7-17所示。

4.選擇要結(jié)算的入庫(kù)單或要結(jié)算的發(fā)票，可打勾“全選”；若選擇了入庫(kù)單記錄，可點(diǎn)擊〖按入〗按鈕，即按入庫(kù)單匹配發(fā)票，系統(tǒng)自動(dòng)尋找所選入庫(kù)單記錄的匹配記錄，提示“可以匹配的發(fā)票找到[×]條”，并將匹配的記錄打勾，未匹配的記錄取消選擇。若選擇了發(fā)票記錄，可點(diǎn)擊〖按票〗按鈕，即按發(fā)票匹配入庫(kù)單，操作同上。
5.選單完畢后返回按〖確定〗按鈕返回手工結(jié)算界面，窗口上方帶入發(fā)票記錄、入庫(kù)單記錄，窗口下方帶入費(fèi)用折扣存貨發(fā)票記錄、運(yùn)費(fèi)發(fā)票記錄，如圖7-18所示。如果有費(fèi)用需要分?jǐn)?，可選擇分?jǐn)偡绞剑喊唇痤~或按數(shù)量，然后按〖分?jǐn)偂絼t將費(fèi)用折扣分?jǐn)偟饺霂?kù)單記錄。
6.按〖結(jié)算〗按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將本次選擇的數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算完成后，系統(tǒng)把已結(jié)算的單據(jù)數(shù)據(jù)從屏幕上清除。結(jié)算的結(jié)果可以在結(jié)算單列表功能中查看。

結(jié)算規(guī)則：
1.入庫(kù)單的金額可以與發(fā)票金額不等，入庫(kù)單金額可以為空。采購(gòu)結(jié)算后，入庫(kù)單上的單價(jià)都被自動(dòng)修改為發(fā)票上的存貨單價(jià)，即發(fā)票金額作為入庫(kù)單的實(shí)際成本。
2.采購(gòu)結(jié)算按照單據(jù)行記錄進(jìn)行結(jié)算，結(jié)算后生成結(jié)算單，分別記下入庫(kù)單和發(fā)票的相應(yīng)信息，修改入庫(kù)單的結(jié)算數(shù)量，在當(dāng)前發(fā)票的左上角增加“已結(jié)算”紅色標(biāo)記。

3.如果需要修改或刪除入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票等，必須先取消采購(gòu)結(jié)算，即刪除采購(gòu)結(jié)算單。取消了結(jié)算的入庫(kù)單、發(fā)票，其左上角的“已結(jié)算”紅色標(biāo)記消失。
4.已被存貨核算系統(tǒng)記賬的采購(gòu)入庫(kù)單、已在存貨核算系統(tǒng)作暫估處理再結(jié)算的入庫(kù)單不能取消結(jié)算

5.如果存在一次入庫(kù)、多次結(jié)算時(shí)，入庫(kù)單和發(fā)票上的項(xiàng)目（即項(xiàng)目檔案的項(xiàng)目）不要求一致，可以均為空，可以一方為空。結(jié)算單項(xiàng)目繼承入庫(kù)單項(xiàng)目；但如果入庫(kù)單項(xiàng)目為空，發(fā)票項(xiàng)目非空，則繼承發(fā)票項(xiàng)目。
6.如果沒(méi)有期初記賬，則不能進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。
7.本月已做月末結(jié)賬后，不能再做本月的采購(gòu)結(jié)算，只能在下個(gè)月做。如果采購(gòu)結(jié)算確實(shí)應(yīng)核算在已結(jié)賬的會(huì)計(jì)月內(nèi)，那么可以先取消該月的月末結(jié)賬后再做采購(gòu)結(jié)算。
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