清華oa方案
辦公自動化系統(tǒng)在清華大學(xué)信息化建設(shè)中的實現(xiàn) 摘 要：豐富網(wǎng)絡(luò)資源、加快數(shù)字化校園建設(shè)，給高校的校園生活帶來了深刻影響，通過網(wǎng) 絡(luò)信息發(fā)布與反饋技術(shù)，為現(xiàn)代教學(xué)提供了新的概念，同時也改變著學(xué)校原有的教學(xué)、 辦公模式。清華大學(xué)的信息化建設(shè)是清華大學(xué)發(fā)展的重要組成部分[1]，“泰山工程”的立 項與實現(xiàn)，在清華大學(xué)校園建立了完善的以計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)為基礎(chǔ)的 公共服務(wù)體系。通過泰山工程的建設(shè)，清華大學(xué)形成了以綜合信息服務(wù)系統(tǒng)為窗口的網(wǎng) 上辦公、網(wǎng)上教學(xué)和管理的信息交互體系。其中，清華大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)在學(xué)校的信 息建設(shè)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，本文就是結(jié)合辦公系統(tǒng)在實際工作中的應(yīng)用，闡述了 以Lotus Domino/Notes群件平臺[2]為基礎(chǔ)的設(shè)計思想和技術(shù)實現(xiàn)。旨在和大家交流高校信息化建 設(shè)的經(jīng)驗。 關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園，泰山工程，辦公自動化系統(tǒng)，Lotus Domino/Notes平臺 1. 清華大學(xué)的信息化建設(shè) 計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了現(xiàn)代信息技術(shù)的長足進(jìn)步。通過Web頁面編輯 工具完成Internet上的信息發(fā)布,在很長一段時間里體現(xiàn)了信息含量大、覆蓋面廣的特點 ，為人們提供了一個嶄新的視野。但是，當(dāng)人們更加理解“地球村”，“數(shù)字化校園”含義 的時候，就對網(wǎng)絡(luò)信息提出了更高的要求：信息要實時準(zhǔn)確、更新速度快。因此，建立 完善的信息發(fā)布系統(tǒng)，一方面要求具有高效、迅速的信息收集手段，另一方面則需要開 發(fā)快捷、方便的信息發(fā)布技術(shù)，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，并與Internet技 術(shù)密切結(jié)合是普遍采用的方法。 清華大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)，從課題提出伊始，經(jīng)過了系統(tǒng)需求調(diào)研，工具平臺選擇， 功能開發(fā)以及在全校范圍內(nèi)逐步推廣使用等階段，這個過程也是辦公自動化系統(tǒng)漸進(jìn)的 完善過程。需求調(diào)研工作是結(jié)合學(xué)校的實際工作，管理環(huán)境進(jìn)行的。在學(xué)校校辦、人事 處、一些院系等相關(guān)辦公部門的協(xié)助下，確定了辦公系統(tǒng)需要解決的問題，功能和信息 發(fā)布模式。進(jìn)而，在比較的基礎(chǔ)上，以Domino/Notes群件為平臺，經(jīng)過開發(fā)人員的合作 努力，為學(xué)校建立了全新的辦公觀念和環(huán)境。 二．辦公自動化系統(tǒng)在信息化建設(shè)中的作用 清華大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)從通用、靈活、標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計思想出發(fā)，采用先進(jìn)的文檔數(shù)據(jù) 庫處理技術(shù)，為各級領(lǐng)導(dǎo)干部、辦公人員、辦公部門提供集成的工作環(huán)境。辦公用戶通 過系統(tǒng)平臺可以方便地處理各種文檔數(shù)據(jù)、圖形、聲音、影像信息，并及時迅速地進(jìn)行 信息共享交流。同時，系統(tǒng)通過配置和授權(quán)，能夠使學(xué)校部門之間的各項工作與辦公自 動化系統(tǒng)有效地結(jié)合為一個整體，提高了部門間協(xié)同工作的效率。 1．確定以Domino/Notes為平臺實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的思想 清華大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)采用Domino/Notes群件平臺實現(xiàn)，一般而言，我們定義支持 群體能夠進(jìn)行協(xié)同工作的軟件技術(shù)為群件，而Domino/Notes 正是提供這樣的環(huán)境，讓工作群組和個人不受地域和時間的限制，滿足人們交流和協(xié)同 工作的需要。 利用Lotus Domino/Notes 實現(xiàn)高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，是和它特有的功能和優(yōu)點分不開的。交流、協(xié)作、知 識交換是當(dāng)今動態(tài)功能群組或工作用戶順利完成工作的關(guān)鍵，Domino/Notes允許快速發(fā) 展的高?；蚱髽I(yè)內(nèi)部應(yīng)用程序的開發(fā)，在幫助用戶的同時鼓勵用戶一起協(xié)同工作是其獨 特的能力。 首先，Domino/Notes 提供電子郵件工具，通過用戶的客戶端可以和Notes 環(huán)境中的任何人以信件方式進(jìn)行交流。當(dāng)然，Domino/Notes 也可以通過授權(quán)的系統(tǒng)管理員設(shè)置，與其它Domino/Notes領(lǐng)域的用戶甚至Internet、Wo rldCom等提供服務(wù)的系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)系、通訊。 協(xié)作是一種適應(yīng)現(xiàn)代工作的交流方式，處于一個群組內(nèi)的用戶可以對一個詳細(xì)的主題 進(jìn)行系列的會話與交談。Domino/Notes 提供多種交流方式，用戶的群體討論可以廣泛的收集關(guān)于一個主題的提議和想法，并能 夠把結(jié)果及時地反饋給主題的構(gòu)想者；提議箱可以將用戶的建議稿保存在一個中樞存儲 庫中，節(jié)省用戶查找信息的時間，實現(xiàn)知識共享；高層論壇能夠完成對會議記錄、組織 公告、狀態(tài)報告和新聞發(fā)布的管理。 另外Lotus Notes 對信息跟蹤的進(jìn)程是自動完成的。通過建立中心數(shù)據(jù)庫場所，同時授予或禁止訪問此場 所的不同用戶的各級權(quán)限，可以方便的完成工作文檔或者公文的審批處理和歸檔管理。 這方面我們也承認(rèn)Notes具有智能發(fā)送文檔的功能，利用Notes的公式和函數(shù)，可以實現(xiàn) 文檔和公文的串行發(fā)送和并行發(fā)送，如圖1 所示。 [pic] [pic] a) Notes 串行文檔發(fā)送進(jìn)程 b) Notes并行文檔發(fā)送進(jìn)程 圖1. Notes文檔發(fā)送進(jìn)程示意圖 Lotus Domino/Notes 強(qiáng)大的靈活性與安全性是其適合應(yīng)用于自動化辦公系統(tǒng)的重要根據(jù)。 在保證安全性與可靠性的同時，Notes與Internet 已經(jīng)有效地結(jié)合在一起，支持各種協(xié)作工作方式，例如匿名訪問方式。值得注意的是在 當(dāng)前存在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境基礎(chǔ)上，確定已經(jīng)存在的LANs、MANs、WANs的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)之后，Domi no/Notes 服務(wù)器能夠很方便的進(jìn)行安裝與配置，由于Domino/Notes服務(wù)器支持多種協(xié)議，因此可 以在具有不同協(xié)議的工作站之間進(jìn)行通訊。圖2 顯示的是在基本的LAN環(huán)境中增加Notes服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，它支持現(xiàn)存網(wǎng)絡(luò)中的通訊協(xié) 議，同時為遠(yuǎn)程用戶提供例如撥號上網(wǎng)訪問方式。Domino/Notes 服務(wù)器實施的安全步驟是重要和有效的，其授權(quán)訪問采用雙密鑰方式，第一層是用戶由 客戶端對服務(wù)器進(jìn)行物理和網(wǎng)絡(luò)訪問，第二層包括對用戶的身份認(rèn)證與加密控制，這種 分層方法可以理解為安全層與保護(hù)層，保證只允許那些被授權(quán)的用戶對服務(wù)器上的數(shù)據(jù) 信息進(jìn)行訪問。 [pic] 圖2. 在基本的LAN環(huán)境中增加Notes服務(wù)器示意圖 Lotus Domino/Notes是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、文檔數(shù)據(jù)庫技術(shù)和安全技術(shù)，多種功能集合成一體的系統(tǒng)開 發(fā)工具。因此，它成為一個在世界范圍內(nèi)得到了廣泛應(yīng)用的構(gòu)造辦公自動化系統(tǒng)的首選 平臺。 2．辦公自動化系統(tǒng)的功能 辦公自動化系統(tǒng)是由清華大學(xué)計算機(jī)與信息管理中心開發(fā)研制的辦公自動化軟件。系 統(tǒng)由授權(quán)管理機(jī)制和友好的客戶使用界面組成。系統(tǒng)的授權(quán)管理是一套嚴(yán)密且完善的體 系，既能夠有效地實現(xiàn)了復(fù)雜的辦公權(quán)限控制，又實現(xiàn)了各部門各司其職，使授權(quán)工作 更好的和工作實際情況進(jìn)行結(jié)合。系統(tǒng)管理員可以定義用戶、部門、信息類型、角色的 權(quán)限范圍和信息欄目設(shè)置。系統(tǒng)實現(xiàn)的功能主要包括以下幾方面內(nèi)容：日常辦公、信息 發(fā)布、討論園地、會議管理和公文運(yùn)轉(zhuǎn)。 2.1日常辦公給辦公用戶提供了處理日常事務(wù)辦公環(huán)境：新消息為辦公人員提供所有 新收到的新的信息，包括郵件、日程安排、會議通知、文件等等，用戶可以在統(tǒng)一的環(huán) 境中閱讀消息；個人日程可以以日歷的形式為用戶的辦公和日常工作安排進(jìn)行記錄，并 利用系統(tǒng)的自動提醒功能來促進(jìn)用戶日常辦公以及其他工作有條不紊地進(jìn)行；待辦事宜 可以讓用戶對工作安排進(jìn)行記錄備忘，通過設(shè)置優(yōu)先級，指定執(zhí)行工作任務(wù)用戶，并對 任務(wù)運(yùn)行的狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控和管理；名片管理主要提供名片和通訊錄的管理、信息檢索服 務(wù)；個人文檔管理為辦公用戶提供個人文檔的撰寫和分類保存功能。 2.2信息發(fā)布的內(nèi)容非常廣泛，包括學(xué)校辦公部門公布的各種辦公文件、通知公告、 校辦信息、規(guī)章制度等。系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要對信息發(fā)布的張貼與瀏覽操作進(jìn)行用 戶訪問權(quán)限的控制。授權(quán)信息發(fā)布人員可以進(jìn)行張貼、編輯、刪除功能等遠(yuǎn)程信息維護(hù) 操作，信息維護(hù)工作在 Lotus Notes 集成環(huán)境中進(jìn)行。張貼的信息可以在 Notes平臺中閱讀，也可以通過普通的WWW 瀏覽器閱讀 。信息發(fā)布操作簡便，并支持豐富的信息格式?？梢詮? Office 文檔中引入或通過“復(fù)制－粘貼”方式進(jìn)行方便的發(fā)布操作。 2.3辦公討論區(qū)可以提供相互交流和問題討論的環(huán)境，具有張貼、答復(fù)等各項功能。 配置討論區(qū)的欄目和授權(quán)管理，可以實現(xiàn)討論內(nèi)容的Web發(fā)布。 2.4會議管理可以讓辦公用戶組織，主持一次會議，并完成會議文檔的整理和歸檔， 便于將來查閱。具有特定權(quán)限的用戶還可以創(chuàng)建、管理會議室資源，提高資源的利用效 率。 2.5公文運(yùn)轉(zhuǎn)的實際功能是處理各種文件，例如領(lǐng)導(dǎo)簽批或在辦公人員中傳閱的文件 。雖然通過簡單的郵件功能可以將這些文件發(fā)送到每一個辦公人員手中，但缺乏有效的 流程控制及反饋功能，所以辦公自動化系統(tǒng)提供公文運(yùn)流轉(zhuǎn)功能以滿足公文的傳閱與控 制要求。 公文運(yùn)轉(zhuǎn)的部門、環(huán)節(jié)設(shè)置可以由系統(tǒng)管理員完成，同時指定部門的公文分發(fā)人。 一份公文的撰寫、傳閱、審批和歸檔，可以通過流程圖圖3作簡單地介紹： [pic] 圖3. 公文運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)文件流轉(zhuǎn)過程 如圖所示，公文從撰寫、提交、分發(fā)、流轉(zhuǎn)和最后的歸檔，涉及到下面幾個工作程序： 2.5.1個人或合作的撰稿，包括來文錄入，提交到文件的負(fù)責(zé)部門。 2.5.2每個部門指定的公文分發(fā)人將文件分發(fā)至相應(yīng)的審批流程；對于不屬于本部門負(fù)責(zé) 的公文則轉(zhuǎn)至其它單位，由其它部門的公文分發(fā)人再進(jìn)行公文分發(fā)。 2.5.3分發(fā)后的公文根據(jù)審批流程設(shè)置的審批環(huán)節(jié)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，同時公文分發(fā)人可以對流轉(zhuǎn) 狀態(tài)進(jìn)行實時監(jiān)控。 2.5.4處理后的公文歸檔或?qū)⑻幚硪庖姺答伝貋砦膯挝弧?3. 辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用 辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)成為清華大學(xué)各級辦公人員、辦公部門處理日常工作，實現(xiàn)電 子化辦公的必備工具。系統(tǒng)具有操作簡便、運(yùn)行穩(wěn)定的優(yōu)點，方便快捷的日常辦公工具 使辦公人員處理日常事務(wù)更加順利。系統(tǒng)與Internet緊密結(jié)合的信息發(fā)布功能解決了學(xué) 校地域廣，辦公部門分散給信息傳遞帶來的不利影響。這種無紙辦公方式既節(jié)省了資源 ，又消除了人力匱乏給信息發(fā)布帶來的瓶頸。目前，校內(nèi)注冊用戶已經(jīng)超過600個，同時 ，系統(tǒng)支持大量的校園網(wǎng)信息訪問服務(wù)。該系統(tǒng)自1998 年 4 月在清華大學(xué)校內(nèi)全面推廣使用以來，各種辦公通知、公告、簡報、文件都在網(wǎng)上進(jìn)行 傳遞和發(fā)布，大大提高了學(xué)校行政管理工作效率。1999 年 1 月，清華大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)通過了教育部“211 工程”首批項目驗收，得到高度評價。北京青年報、北京電視臺等新聞媒體先后報道了清 華大學(xué)實現(xiàn)無紙辦公的消息。 四．辦公自動化系統(tǒng)的推廣與其對高校信息化建設(shè)的促進(jìn) 計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的相互滲透，為辦公自動化的普及提供了堅實的基礎(chǔ)。 清華大學(xué)計算中心在利用校園網(wǎng)改善辦公環(huán)境，建立及時準(zhǔn)確的信息服務(wù)體系的同時， 加強(qiáng)了同兄弟院校的交流與合作，目前，已經(jīng)有多所院校與我們建立了信息技術(shù)共享關(guān) 系，相互學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步，一起為中國教育事業(yè)的發(fā)展而努力，以培養(yǎng)面向世界，面向 未來的高層次人才。通過辦公自動化系統(tǒng)與Internet技術(shù)的緊密結(jié)合，清華大學(xué)辦公自 動化在學(xué)校信息建設(shè)過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，我們也沒有理由不相信辦公自動 化程度的高低已經(jīng)成為衡量一個學(xué)校是否具有世界一流大學(xué)水平的標(biāo)志之一。 參考文獻(xiàn) 1] 王映雪、沈培華、陳懷楚，清華大學(xué)信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)發(fā)展策略，中山大學(xué)學(xué)報（自然 科學(xué)版），第40卷增刊，2001.3 2] 路建彬、萬昊、邱鋒海、嚴(yán)京濱，Lotus Notes 使用詳解，機(jī)械工業(yè)出版社，北京，1998 Realizing Office Automation For Information Building In Tsinghua University Li Wei Xiao Ping Wang Yingxue Shen Xichen Sun Guoguang (Computer and Information Management Center, Tsinghua University, Beijing 100084,China) Abstract: Enriching internet information and accelerating the building of digital campus influence the patterns of teaching and management in school. With the implement of projection “Tsinghua Information and Computer Infrastructure (TICI)”, the information serving system has been built at Tsinghua University based on computer technology, net-work tools and information technology. Now Tsinghua University Office Automation (THOA) is playing a key role in the process of information building. In this paper the methods of designing and realizing of THOA, based on Lotus Domino/Notes development-flat ,will been introduced with the application in Tsinghua University. Keywords: Digital campus, TICI, THOA, Lotus Domino/Notes
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