財務管理--發(fā)票的管理制度
財務管理--發(fā)票的管理制度 發(fā)票作為交易的合法憑證、提貨的主要依據(jù)，在購銷的環(huán)節(jié)都是最重要有效憑據(jù)之一 ，為保證公司資產(chǎn)的完整，避免產(chǎn)生不必要的損失，必須加強對發(fā)票的購買、領用、保 管的管理，現(xiàn)制定如下操作規(guī)定和管理制度，望相關部門和人員嚴格執(zhí)行規(guī)范流程和遵 守發(fā)票管理制度。 1. 費用發(fā)票的管理 1. 定義。費用發(fā)票指因購入的產(chǎn)品或獲取的勞務而取提的發(fā)票。 2. 管理規(guī)定。 1. 凡購入的產(chǎn)品或獲取的勞務必須取得合法的發(fā)票，取得的發(fā)票根據(jù)費用性質(zhì)粘貼于 公司印制的相應報銷憑證后。 2. 對于真實、合法、合理但內(nèi)容不完整、計算有誤的發(fā)票，應將其退回經(jīng)辦人，由其 負責將發(fā)票調(diào)換后再行報支。 3. 收到真實、合法、合理的發(fā)票，但發(fā)票金額小于報支金額的，按發(fā)票實際金額報支 。 4. 收到不真實、不合法的發(fā)票，財務必須拒絕報支。 5. 財務將費用憑證和原始發(fā)票作為入帳的依據(jù)和附件，與記帳憑證裝訂成冊，按規(guī)定 年限保管。 3. 禁止條例。 1. 對于無法提供合法正確的原始發(fā)票的費用，不得報銷；對于無法取得發(fā)票的，必須經(jīng) 主管部門經(jīng)理證明，財務管理中心審核后方可報支。 2. 對于無原始憑證的付款憑證（修正分錄除外），不得進行帳務處理，即不得虛列支出 。 4. 處罰條例。 1. 費用申報人提供虛假發(fā)票且造成公司損失的，除全額補償公司損失外，另處損失金 額30%且不低于100元的罰款。 2. 現(xiàn)金出納不嚴格保管原始發(fā)票，使費用申報人無法進行報銷的，由出納承擔該筆費 用。 2. 進貨發(fā)票的管理 1. 定義。指購進商品用于銷售而獲取的發(fā)票（一律為增值稅發(fā)票），包括進貨退貨獲取的 紅字發(fā)票，在我公司商業(yè)類公司進貨必須獲得增值稅發(fā)票（手機卡除外）。 2. 管理規(guī)定。 3. 收到進貨發(fā)票必須辦理簽收手續(xù)，公司內(nèi)部業(yè)務員與臺帳或結算員間轉讓進貨發(fā)票 也必須嚴格進行簽收，以明確責任。 4. 代為收取的進貨發(fā)票應及時轉交相應的財務人員，并辦理簽收手續(xù)。 5. 收到進貨發(fā)票必須進行審核發(fā)票的真?zhèn)?，開具的規(guī)范性和準確性，記帳聯(lián)與抵扣聯(lián) 的一致性，對于有疑問的發(fā)票應詢問財務人員辯別，對收到的假發(fā)票、開具錯誤 、開具不規(guī)范和與進貨不符的發(fā)票應退回，退回發(fā)票進也必須做好簽收手續(xù)。 6. 進貨發(fā)票的供應商名稱應與進貨、付款名稱一致，對于母子性質(zhì)的集團供應商必須 出具相關證明文件和委托文件（加蓋母子公司公章）。 7. 收到發(fā)票必須嚴格保管，在未確認入帳前，保證發(fā)票記帳聯(lián)和抵扣聯(lián)的完整性。 8. 進貨發(fā)票是商品所有權轉讓的證明，是付款的重要依據(jù)，進貨發(fā)票必須及時處理， 自開票日起超過三個月的增值稅發(fā)票自動作廢。 9. 財務入帳后，增值稅發(fā)票的記帳聯(lián)必須作為相應的記帳憑證附件，一并裝訂成冊， 按規(guī)定年限保管。 10. 增值稅發(fā)票入帳后，抵扣聯(lián)抽下另外整理安全存放，定期交稅務專員（或其他指定 人員）進行抵扣聯(lián)錄入，每月月末結帳后，稅務專員必須核對帳務科目“應交稅金 /應交增值稅/進項稅”本月發(fā)生額與抵扣聯(lián)總額是否一致，如有差異，必須找出原 因，防止發(fā)生抵扣聯(lián)遺失現(xiàn)象。 11. 抵扣聯(lián)錄入后應按稅務規(guī)定裝訂成冊，并編號存檔并存放指定檔案室。 12. 進貨增值稅發(fā)票遺失，必須向分公司財務部副經(jīng)理（分管核算），并及時與供應商 聯(lián)系，若為電腦打印發(fā)票可到稅務所進行認證手續(xù)，誰遺失誰負責。 3. 禁止條例。 1. 不得根據(jù)開具錯誤、開具不規(guī)范、與進貨不符的發(fā)票進行入帳處理。 2. 不得收取三不符發(fā)票（進貨、結算、付款供應商名稱不一）。 3. 未收到發(fā)票不得進行結算帳務處理。 4. 發(fā)票未進行結算帳務處理前，不得將發(fā)票記帳聯(lián)與抵扣聯(lián)拆分，防止出現(xiàn)遺失造成不 一致現(xiàn)象。 5. 不得將發(fā)票隨意擺放，抵扣聯(lián)錄入后不得隨意散放。 4. 獎懲條例。 1. 每年對臺帳或結算員的發(fā)票管理入帳工作進行檢查，若嚴格執(zhí)行上述規(guī)定，從不發(fā)生違 規(guī)操作的，獎勵300元。 2. 發(fā)生進貨發(fā)票（包括抵扣聯(lián)）遺失，造成無法抵扣的，由責任人補償稅金，并扣罰20 0元。 3. 增票隨意擺放，每發(fā)現(xiàn)一次，對保管責任人扣款100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。 4. 帳務科目發(fā)生額與抵扣聯(lián)金額不一致，查清原因，對責任人扣款100元；若發(fā)票管理員 據(jù)實不報的，對其扣款100元。 5. 增票移交不進行簽收手續(xù)的，每發(fā)現(xiàn)一次對移交人扣款50元。 3. 銷售發(fā)票的管理 1. 定義。指銷售商品或提供勞務后向客戶開具的發(fā)票，包括增值稅發(fā)票（下稱增票）和普 通發(fā)票（下稱小票）。向供應商進行退貨時，應開具退貨證明，由供應商開具紅字發(fā) 票。 2. 增值稅發(fā)票的管理 1. 購買。增票只能由發(fā)票管理員購買，發(fā)票管理員根據(jù)實際用量進行購買，其他任何人員 無權購買。 2. 領用。 1. 增票的領用人必須限于指定的少數(shù)人，且領用人限臺帳、門店財務主管、主管會計 和其他指定開票員（財務人員），收銀、出納和其他非財務人員一律不得領用。 2. 領用時必須在發(fā)票管理簿（稅務印發(fā)）上辦理簽收手續(xù)。 3. 領用人必須建立“增票領用歸還登記簿”。 3. 開具。 1. 增票只能由領用人開具，其他人員不得開具，出納在獲得準許時臨時代為開具； 2. 將開具增票發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交客戶或供應商時，必須由收取人在記帳聯(lián)上簽收。 3. 增票的開具必須符合法律規(guī)定，不得虛開、不得開具與實際貨物不一致的增票，必 須填寫完整，注明開具人姓名。 4. 保管。 1. 完全未使用的增票由發(fā)票管理員保管，且必須鎖入保險箱內(nèi)； 2. 領用后的增票由領用人負責保管，營業(yè)終了后必須鎖入保險箱內(nèi)；增票使用完畢， 按序排列，填寫封面。 3. 使用完畢的增票必須歸還發(fā)票管理員，發(fā)票管理員進行審核增票的連續(xù)性、開具的 規(guī)范性，并在原領用人的“增票領用歸還登記簿上”辦理簽收手續(xù)，并在自身登記 簿上勾銷登記，經(jīng)稅務局消號后，按序按號存放于指定檔案室； 4. 另：電腦打印增票必須裝訂成冊，每100份裝訂成一冊，并打印開具匯總表，加蓋封 面后一齊裝訂，此工作由領用人負責，發(fā)票管理員監(jiān)督。存放要求同3） 5. 增票的紅沖與作廢。 1. 因增票開具錯誤且財務尚未入帳的，可直接將增票作廢，每一聯(lián)次均需加蓋“作廢” 章。作廢發(fā)票必須保證聯(lián)次完整性、一致性，并按序粘貼，不得簡單用針別在一 起。 2. 對于因退貨或發(fā)票開具錯誤且財務已入帳的，必須填寫相應的紅字增票，將原發(fā)票 聯(lián)、抵扣聯(lián)附于紅字增票后，紅字增票上備注原發(fā)票的開具日期和號碼，只需撕 下記帳聯(lián)即可。 3. 不管是否財務已入帳，凡紅沖或作廢增票，必須收到原發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，缺 一不可，否則紅字發(fā)票的開具必須獲得對方稅務同意的“退稅證明”。 6. 換票。 1. 換票指客戶需要增值稅發(fā)票，但因條件限制無法當即開出，或事后客戶要求換票的 ，先給客戶小票，等增票開具后再換回小票的行為。 2. 對顧客要求開具的增票，自收到日起，保管期最多為二個星期，二星期內(nèi)顧客未換 取的，將增票還與開票人，不得積壓。 3. 小票的換票期限為一個月，超過一個月的不得更換。 4. 門店應在收銀臺顯要位置張貼以上二項須知。 5. 對于換回的小票，應進行紅沖，并將原小票貼粘于紅沖發(fā)票后，紅沖發(fā)票記帳聯(lián)與 增票記帳聯(lián)捏對，隨對帳單上交財務。不得將原小票與增票直接捏對。 6. 門店收到待換增票，需進行登記，交付客戶時，由其在登記簿上簽收。 7. 換票工作由門店財務主管操作，門店財務主管嚴格保管增票，不得有遺失現(xiàn)象。 3. 普通發(fā)票的管理 1. 購買或印制。 1. 小票只能由發(fā)票管理員購買，發(fā)票管理員根據(jù)實際用量進行購買，其他任何人員無權 購買； 2. 小票的印制必須經(jīng)稅務所批準后，由發(fā)票管理員辦理相關的印制手續(xù)；印制發(fā)票由發(fā) 票管理員進行驗收、登記、保管工作。 2. 領用。 1. 發(fā)票管理員和門店財務主管必須設置“發(fā)票領用收回登記簿”。 2. 發(fā)票由發(fā)票管理員負責發(fā)放，若發(fā)票管理員不在應授權指定人進行發(fā)放工作。 3. 門店領用發(fā)票后，必須由領用人在“發(fā)票領用收回登記簿”上簽收。 4. 發(fā)票應由門店財務主管（無財務主管的，由臺賬負責，下同）進行領用，填寫“小票 申領單”，若無法直接親自領用的，必須在申領單上注明授權人，經(jīng)授權的人員方 可進行代為領用，否則發(fā)票管理不得發(fā)放。獨立核算門店若小票購買、印制后存放 于門店的，可不必填寫“小票申領單”，若由分公司統(tǒng)一保管的，也需填寫“小票申 請單”。 5. 門店財務主管應注意發(fā)票的用量和庫存，制定小票安全庫存量（庫存足以滿足3天以 上銷售需要），對于低于安全庫存量的應立即提出申領。 6. 門店財務主管根據(jù)銷售需要（滿足2天的銷售量），向收銀發(fā)放小票，必須由收銀在 “門店發(fā)票領用收回登記簿”上簽收。臺帳根據(jù)后臺開票需要按需領用，即開具幾份 領用幾份，辦理簽收。除收銀、臺帳外，其他人一律不得領用。 7. 收銀領用小票后應登記“發(fā)票領用歸還登記簿”，登記領用日期、小票號碼、份數(shù)或本 數(shù)。 3. 開具。 1. 小票實行“誰領用誰開具”，不得互相借用，收銀應直接向門店財務主管領用。 2. 使用機打小票的，嚴格按操作要求進行開具，有贈品的應注明，贈送禮金券或讓利必 須加以注示，機打小票不得手工涂改，凡涂改的發(fā)票一律無效。 3. 手工開票的，嚴格按規(guī)定開具，開票內(nèi)容必須齊全，準確填寫商品ID、品名規(guī)格、數(shù) 量、單價、金額、營業(yè)員、收款人，大小寫金額一致，有贈品的應注明，贈送禮金 券或讓利必須加以注示。 4. 小票必須按真實的銷售單開具，不得虛開小票，對于不符規(guī)定的銷售單或違規(guī)開票指 示，收銀必須拒絕，并向門店財務主管匯報。 5. 收銀開具小票同時必須保證貨款全額收到，對于預收款的一律不得開具，嚴格禁止應 收款銷售。 4. 小票的紅沖與作廢 基本同增票，對于不提供原始小票的，不得開具紅字小票。 5. 保管。 1. 發(fā)票管理員和門店財務主管必須嚴格保管未開具的小票，并根據(jù)使用需要加蓋發(fā)票專 用章，小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內(nèi)，不得隨意擺放。 2. 營業(yè)終了，對于未開具的小票應存放在財務室內(nèi)，不得放在收銀臺，各門店財務室應 提供帶鎖的柜子供收銀存放，門店財務主管（或臺帳）必須每天對發(fā)票進行清對， 為明確各收銀責任，對未開具的小票應包扎后存放，注明收銀員姓名，收銀應自行 進行登記存放數(shù)量。次日領取時，收銀進行檢查封口和實際數(shù)量的完整性。 3. 收銀將一批次已開具完小票存根聯(lián)交回門店財務主管，機打小票每100份為一冊，裝 訂成冊，加蓋封面；門店財務主管審核發(fā)票的連續(xù)性、開票的規(guī)范性，審核無誤在 收銀的“發(fā)票領用歸還登記簿”上簽收，同時在自身的“門店發(fā)票領用收回登記簿”上 進行登記工作。 4. 門店財務主管對于收回存根聯(lián)按序排列，并按月按號存放。小票存根聯(lián)在門店的保管 期限為半年至一年，半年后將小票上交公司發(fā)票管理員，上交小票時排列必須與領 用時的批次一致，以便于勾銷登記。上交時間為每年3月和9月。例：3月份上交上 年4月至9月的小票 5. 公司發(fā)票管理員按門店按序號存放存根聯(lián)，便于以后查用。 6. 公司發(fā)票管理員和門店財務主管每日必須清點庫存小票與登記簿庫存是否一致，發(fā)生 不一致必須查明原因，發(fā)生遺失必須立即報分公司財務部副經(jīng)理（核算）。 7. 小票遺失必須立即發(fā)布公告，通知相關倉庫人員，嚴密注意遺失小票，防止虛假提貨 現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)用遺失小票提貨的，立即通知門店經(jīng)理和財務主管，倉管人員對異常提 貨人員、一次性提貨在三件以上的，應及時和收銀人員核實，收款情況；如屬支票 付款的，必須在財務主管簽字確認支票必須到帳后，方可發(fā)貨。 4. 獎懲條例 1. 獎勵條例 1. 每年對門店進行發(fā)票管理檢查，門店嚴格執(zhí)行上述規(guī)定，安全有序完整的保管發(fā)票， 發(fā)票的收發(fā)領用和監(jiān)控嚴密清晰，發(fā)票庫存與登記簿一致，嚴格執(zhí)行增票的調(diào)換工 作，小票不缺號、填寫準確完整、裝訂整齊，查詢方便，且門店從不發(fā)生發(fā)票管理 不善狀況的，對門店財務主管獎勵500元，由分公司財務副經(jīng)理（分管核算）簽發(fā) ；受獎勵的門店中，若收銀、臺帳積極配合財務主管做好相關的工作的，對門店收 銀和臺帳獎勵100元，由門店財務主管提出申請，由分公司財務副經(jīng)理（分管核算 ）簽發(fā)。 2. 發(fā)票管理員嚴格保管各類發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)，并對門店加強監(jiān)控，存根聯(lián)保存有序 、整齊，發(fā)票庫存量與登記簿一致，當年未發(fā)生發(fā)票遺失現(xiàn)象，對發(fā)票管理員獎勵 500元。 2. 處罰條例 1. 不按實、完整、連續(xù)進行發(fā)票收發(fā)領用的登記工作，每發(fā)現(xiàn)一次對相關登記責任人（ 發(fā)票管理員、財務主管、收銀）扣罰100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。 2. 未開具的發(fā)票隨意擺放，每發(fā)現(xiàn)一次，對保管責任人扣款100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以 除名。 3. 發(fā)票存根聯(lián)保管凌亂、不按序排號、裝訂的，每發(fā)現(xiàn)一次，根據(jù)情節(jié)對門店財務主管 扣罰50—100元...
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