質(zhì)量體系文件和資料控制程序
⒈目的: 對質(zhì)量體系文件和資料進(jìn)行控制，確保使用的文件和資料為有效版本。 ⒉范圍: 適用于質(zhì)量體系運行中所有質(zhì)量文件和資料的控制。 ⒊職責(zé): 3·1 管理者代表組織"手冊"和"程序文件"的編制、修訂、管理工作，并對質(zhì)量體系文件的內(nèi) 容進(jìn)行必要的協(xié)調(diào)與控制。 3·2 "手冊"和"程序文件"由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 3·3 各相關(guān)部門負(fù)責(zé)各部門的質(zhì)量體系文件和資料的管理。 3·4 資料員負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件資料的分發(fā)、控制、保管、歸檔工作。 ⒋工作程序: 4·1 文件及資料的分類與編號 4·1·1 文件和資料分為以下幾類: ①質(zhì)量手冊； ②程序文件； ③外來文件； ④其他質(zhì)量文件。 4·1·2 文件和資料分為受控文件和非受控文件: ①公司內(nèi)發(fā)放的質(zhì)量手冊為受控文件，由管理者代表批準(zhǔn)發(fā)放到公司外部的為非受 控文件； ②程序文件為受控文件； ③受控文件用紅色"受控"及"歸口部門代號"印章標(biāo)記。 4·2 文件的編寫 4·2·1 管理者代表負(fù)責(zé)編寫《質(zhì)量手冊》各個章節(jié)，手冊內(nèi)容應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免重復(fù)與漏寫。 4·2·2 管理者代表組織有關(guān)部門人員根據(jù)《質(zhì)量手冊》的要求編寫程序文件。 4·2·3 其他質(zhì)量文件按各職能部門的實際情況編寫。 4·3 文件的審批 4·3·1 質(zhì)量手冊由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4·3·2 程序文件由主管相應(yīng)要素的部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4·3·3 審批主要內(nèi)容: ①內(nèi)容是否符合QS-9000標(biāo)準(zhǔn)，職責(zé)是否明確、合理； ②各文件之間是否協(xié)調(diào)； ③與上級政策法規(guī)是否一致。 4·3·4 部門業(yè)務(wù)范圍的作業(yè)文件和第四層次質(zhì)量文件由各部門負(fù)責(zé)人會簽，管理者代表負(fù)責(zé)審 批和控制。 4·4 文件的發(fā)放 4·4·1 質(zhì)量手冊與程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)后的五天內(nèi)發(fā)放，使用人在文件領(lǐng)用登記表上簽字， 受控文件必須加蓋紅色"受控"及"歸口部門代號"印章。 4·4·2 質(zhì)量手冊和程序文件發(fā)放范圍: ①總經(jīng)理、管理者代表、副總經(jīng)理； ②各部門負(fù)責(zé)人。 4·4·3 外來文件（包括顧客的圖紙、軟件）由文件接收部門根據(jù)文件內(nèi)容發(fā)放至相關(guān)部門，文 件原稿由資料員保管，文件作廢后由資料員收回并填寫銷毀清單，報管理者代表批準(zhǔn)后 銷毀。 4·4·4 其他質(zhì)量文件由文件制訂部門根據(jù)文件內(nèi)容發(fā)放給相關(guān)部門，領(lǐng)用人在文件領(lǐng)用登記表 上簽字。 4·4·5 資料員編制和匯總公司質(zhì)量體系文件和資料的有效版本清單，各部門編制本部門的質(zhì)量 體系文件和資料的有效版本清單。 4·4·6 如文件發(fā)生破損，由文件執(zhí)行部門提出書面申請，由管理者代表批準(zhǔn)后由資料員發(fā)放、 收回破損的文件，并在備注欄中注明"更換"字樣。 4·5 文件的復(fù)審與更改 4·5·1 質(zhì)量手冊與程序文件結(jié)合內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評審，每年復(fù)審一次。對不合適的文件應(yīng) 重新修訂，對適用的文件在文件首頁右上方"文件編號"處加蓋紅色"＊＊＊＊年 確認(rèn)"印章。年份用公元紀(jì)年表示。 4·5·2 文件如在條文上需要更改，由原編制人員或管理者代表指定人員填寫更改通知單，經(jīng)原 審批人員或經(jīng)授權(quán)人員審批實施更改，并在手冊／程序文件修改記錄表（見附錄A）上登 記。 4·6 文件的更換與作廢 4·6·1 文件如不適合公司發(fā)展的需要應(yīng)重新修訂或更換，管理者代表在新文件發(fā)布后5天內(nèi)通知 有關(guān)部門換用新文件。 4·6·2 新版文件實施后，原文件自行作廢，由資料員按原文件收／發(fā)登記表統(tǒng)一收回，并填寫 文件銷毀清單，原版文件及一份復(fù)印件封存?zhèn)洳?，并加蓋紅色"保留"印章。 4·7 文件的管理 4·7·1 文件經(jīng)審核批準(zhǔn)后，原版文件由資料員統(tǒng)一歸檔保存，并填寫文件歸檔登記表。 4·7·2 文件應(yīng)妥善保管，防霉、防蛀，保管文件每年由管理者代表到文件持有部門檢查一次 并將檢查結(jié)果紀(jì)錄在《文件保管檢查表》上，防止文件損壞。若有損壞應(yīng)及時修補(bǔ)。 4·7·3 文件原件一律不準(zhǔn)外借，非本公司人員需借閱，由管理者代表審批后可借閱復(fù)制件，若 需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并填寫文件收／發(fā)登記表。任何部門未經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)擅自復(fù) 制受控文件。 ⒌相關(guān)文件: 無。 ⒍相關(guān)表單: 見清單。
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