ECM集團(tuán)會(huì)議應(yīng)用解決方案(doc)
ECM高效溝通管理 大型會(huì)議應(yīng)用解決方案 2003年2月 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 目 錄 1 炎黃新星簡(jiǎn)介 1 2 高效溝通管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介 1 2.1 ECM為客戶帶來的利益 1 2.1.1 高效溝通節(jié)省運(yùn)營成本 1 2.1.2 加強(qiáng)內(nèi)部上傳下達(dá)、提高管理政策執(zhí)行力度 2 2.1.3 加強(qiáng)平級(jí)溝通、提升部門協(xié)作效率 2 2.1.4 提供企業(yè)管理的有效依據(jù) 2 2.2 ECM主要功能 2 2.3 主要應(yīng)用領(lǐng)域 3 2.4 主要客戶及應(yīng)用簡(jiǎn)介 4 2.5 ECM主要特點(diǎn) 5 2.5.1 高效的多渠道群發(fā)通訊工具 5 2.5.2 確保目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理工具 5 2.5.3 軟硬件一體化，安裝使用簡(jiǎn)單方便 5 2.5.4 領(lǐng)先的融合通訊技術(shù)、語音合成技術(shù) 6 2.5.5 ECM與CRM、ERP、OA的關(guān)系 6 3 大型會(huì)議應(yīng)用 6 3.1 會(huì)前計(jì)劃 7 3.1.1 會(huì)議聯(lián)系人導(dǎo)入 7 3.1.2 會(huì)議計(jì)劃批量發(fā)放 7 3.2 會(huì)議召集 8 3.2.1 會(huì)議報(bào)名通知 8 3.2.2 會(huì)議報(bào)名 8 3.2.3 會(huì)議報(bào)名情況收集 8 3.2.4 會(huì)議報(bào)名催辦 8 3.3 會(huì)前提醒 9 3.4 會(huì)議資料發(fā)放 9 3.5 會(huì)議服務(wù)安排 9 3.5.1 登記合作服務(wù)單位 9 3.5.2 合作服務(wù)單位通知 10 3.5.3 登記會(huì)議參與人房間分機(jī)號(hào) 10 3.5.4 會(huì)議參與人服務(wù)（如訂票服務(wù)等） 10 3.6 會(huì)議組織 10 3.6.1 會(huì)議幫助 10 3.6.2 緊急聯(lián)絡(luò) 11 3.6.3 會(huì)議通知 11 3.6.4 會(huì)議變更 11 3.7 會(huì)議互動(dòng)活動(dòng) 11 3.7.1 會(huì)議投票 11 3.7.2 會(huì)議竟猜小游戲 11 3.7.3 抽獎(jiǎng)活動(dòng) 11 3.7.4 人文關(guān)懷 12 4 成功案例 12 4.1 國家開發(fā)銀行應(yīng)用案例 12 4.2 中國旅游飯店業(yè)協(xié)會(huì) 會(huì)議應(yīng)用案例 15 炎黃新星簡(jiǎn)介 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司是一家面向智能化通信業(yè)務(wù)的綜合技術(shù)服務(wù)提供商及 相關(guān)軟件產(chǎn)品的領(lǐng)先供應(yīng)商。作為智能通信綜合業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)師和建筑師，我們一直致力 于以智能化通信產(chǎn)品開發(fā)、通信業(yè)務(wù)綜合服務(wù)為核心的新技術(shù)、新產(chǎn)品的研發(fā)，投入了 巨大的人力和資金，迄今為止擁有：炎黃新星獨(dú)家最新提出的高效溝通管理（ECM）、第 三代統(tǒng)一消息、電信運(yùn)營商級(jí)的電子郵件系統(tǒng)，以及國際領(lǐng)先的、擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的 語音技術(shù)等一系列有核心競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品。 炎黃新星一直致力于在信息通信技術(shù)領(lǐng)域提供創(chuàng)新產(chǎn)品和解決方案，促進(jìn)智能化通信 業(yè)務(wù)發(fā)展。短短的三年時(shí)間我們擁有了眾多精誠合作的合作伙伴：中國電信、中國移動(dòng) 通信、中國聯(lián)通等國家級(jí)電信企業(yè)和國內(nèi)外著名的IT企業(yè)，如：IBM、HP、清華同方、方 正科技、清華紫光等。 作為新一代高新技術(shù)企業(yè)，炎黃新星愿意運(yùn)用公司豐富的技術(shù)資源，強(qiáng)大的研發(fā)實(shí)力 ，將技術(shù)成果帶入您的企業(yè)，以最先進(jìn)的技術(shù)、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為大中型企業(yè)的信息化 建設(shè)及電子政務(wù)做出自己的貢獻(xiàn)。 高效溝通管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介 高效溝通管理（Effective Communication Management，縮寫ECM）是基于管理學(xué)的理論，為企業(yè)提供強(qiáng)有力的通訊工具和管理工具 。它強(qiáng)調(diào)以現(xiàn)有的一切通訊手段作為基礎(chǔ)，包括WEB、電話、電子郵件、短信、傳真、即 時(shí)通信等，結(jié)合多種管理手段，包括事務(wù)提醒、自動(dòng)催辦、確認(rèn)回復(fù)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、監(jiān)督 和報(bào)警等，實(shí)現(xiàn)溝通的高效和管理。 1 ECM為客戶帶來的利益 1 高效溝通節(jié)省運(yùn)營成本 在企業(yè)里，員工和中級(jí)主管花在溝通上的時(shí)間大約占其工作時(shí)間的40%- 50%，而對(duì)于高層主管，這個(gè)比率會(huì)更高。在使用ECM之后，員工用于溝通的時(shí)間將會(huì)大 大減少，人員工作效率得到了提高，人力資源成本因此而節(jié)省。以每人每天節(jié)省半個(gè)小 時(shí)計(jì)算，一個(gè)公司每年節(jié)省的時(shí)間也是非常可觀的。 ECM整合了多種通訊手段，員工可以用最合理的方式進(jìn)行溝通，從而節(jié)省內(nèi)部的通訊 成本，對(duì)于跨地域的集團(tuán)公司來說，更能節(jié)省大量的長途電話費(fèi)用。 例如：國家開發(fā)銀行總行及28個(gè)分行在使用ECM后，長途費(fèi)用降低了50%，具體分析請(qǐng) 查看 附件：成功案例。 2 加強(qiáng)內(nèi)部上傳下達(dá)、提高管理政策執(zhí)行力度 ECM是一個(gè)可靠的多渠道通訊工具，它可以利用各種通訊手段快速的傳遞信息，并運(yùn) 用事務(wù)提醒、自動(dòng)催辦、確認(rèn)回復(fù)、事務(wù)監(jiān)督報(bào)警等管理手段，不但保證信息的準(zhǔn)確到 達(dá)，而且使企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)具備可管理、可監(jiān)督性。 ECM還有一個(gè)重要作用，即將平時(shí)的“非正式溝通”行為轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)內(nèi)部的“正式溝通” 、“團(tuán)隊(duì)溝通”行為，使團(tuán)隊(duì)溝通信息在企業(yè)內(nèi)部快速、高效、有序的流轉(zhuǎn)。 3 加強(qiáng)平級(jí)溝通、提升部門協(xié)作效率 ECM可靈活定義部門之間的協(xié)作過程。將各部門之間的溝通過程和事務(wù)辦理情況進(jìn)行 明確記錄和跟蹤，消除灰色地帶，并可以跨部門監(jiān)督和報(bào)警，保證部門協(xié)作時(shí)各個(gè)環(huán)節(jié) 的緊密有序，責(zé)任明確。 4 提供企業(yè)管理的有效依據(jù) ECM將企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)，并采用自動(dòng)事務(wù)記錄機(jī)制，記錄所有團(tuán)隊(duì) 溝通信息，這將成為企業(yè)進(jìn)行管理過程改進(jìn)、組織結(jié)構(gòu)安排、人員責(zé)任分明的重要依據(jù) ，為企業(yè)管理者提供幫助。 2 ECM主要功能 多渠道消息群發(fā) ECM具備以下通訊方式： WEB 電子郵件 固定/移動(dòng)電話語音 手機(jī)短信 傳真 即時(shí)通信 ECM可以同時(shí)向多人發(fā)送消息，不但可用于企業(yè)內(nèi)部，也可用于企業(yè)和投資人、合作 伙伴、客戶之間。 多種方式回復(fù)確認(rèn) ECM為每一次溝通都加上回復(fù)確認(rèn)機(jī)制，變單向溝通為雙向溝通，一項(xiàng)事務(wù)只有在得 到對(duì)方的回復(fù)后才確認(rèn)結(jié)束，如“會(huì)議通知是否收到？”“事情是否完成？”，回復(fù)的方式 也可以多種多樣，如短信回復(fù)、IVR語音電話回復(fù)等。 事務(wù)溝通管理 用戶可靈活使用ECM中的多種管理手段，包括： 事務(wù)提醒 事務(wù)通知 自動(dòng)催辦 領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督 系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警等 應(yīng)用自動(dòng)催辦功能，ECM系統(tǒng)可代替負(fù)責(zé)人督促執(zhí)行者盡快完成工作，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí) 監(jiān)督事務(wù)處理狀態(tài)，獨(dú)特的報(bào)警機(jī)制避免事情延誤。這些管理手段和多樣化的通訊方式 相結(jié)合，確保每件事務(wù)的溝通目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。 團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作 對(duì)于需要多人參與的事務(wù)，用戶可以靈活定義溝通過程，ECM系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)溝通過程進(jìn) 行記錄和跟蹤，對(duì)每個(gè)執(zhí)行者的工作內(nèi)容和進(jìn)度進(jìn)行管理，保證各個(gè)協(xié)作環(huán)節(jié)緊密有序 ，責(zé)任明確。 溝通靈活轉(zhuǎn)移 ECM可完全配合用戶的使用習(xí)慣，或者特別情況下的需要（如出差，調(diào)動(dòng)等），將溝 通信息轉(zhuǎn)移到指定的通訊方式上。用戶可根據(jù)具體需要，將某些事務(wù)轉(zhuǎn)移給其他責(zé)任人 進(jìn)行處理。 查詢統(tǒng)計(jì) ECM能清楚記錄系統(tǒng)中的各種信息，提供給用戶和管理員進(jìn)行事務(wù)、信息發(fā)送的統(tǒng)計(jì) 和查詢，方便管理者了解企業(yè)的工作效率。 3 主要應(yīng)用領(lǐng)域 ECM能夠滿足企事業(yè)單位的各種通訊及管理需要，具有眾多的應(yīng)用領(lǐng)域。 政府辦公：可用于政府機(jī)關(guān)內(nèi)部、政府與政府之間、政府與管轄企業(yè)之間的溝通，主 要用于提高政府機(jī)關(guān)辦事效率，對(duì)緊急事務(wù)的反應(yīng)速度，解決大批量政務(wù)溝通的問題。 企業(yè)日常管理：主要用于企業(yè)內(nèi)部溝通管理，包括日常事務(wù)提醒、通知發(fā)放、事務(wù)督 辦等。 市場(chǎng)營銷：主要用于企業(yè)營銷，包括信息發(fā)布、開展促銷活動(dòng)、客戶關(guān)懷、客戶調(diào)查 分析等。 銷售管理：流動(dòng)銷售管理、分區(qū)域渠道管理。 客戶服務(wù)：主要用于企業(yè)售后服務(wù)，包括售后快速響應(yīng)、服務(wù)狀態(tài)反饋、服務(wù)統(tǒng)計(jì)、 收繳欠款等。 物流管理：銷售訂單、庫存控制報(bào)警、采購管理 4 主要客戶及應(yīng)用簡(jiǎn)介 |客戶名稱 |基本應(yīng)用 | |國家開發(fā)銀行總行 |1、總行與分行之間日常管理，包括日程通知、會(huì)議管理| |及全國28家分行 |、工作通知反饋； | | |2、重要客戶帳戶情況、貸款情況、交易情況的語音通知| | |、語音電話查詢 | |中國電信數(shù)據(jù) |內(nèi)部管理； | |通信局 |與下級(jí)電信部門協(xié)作辦公 | |長春市政府 |長春市政府內(nèi)部管理； | | |應(yīng)急指揮系統(tǒng) | |國家安全生產(chǎn) |1、內(nèi)部管理； | |監(jiān)督管理局 |2、應(yīng)急指揮系統(tǒng) | |中國旅游飯店 |會(huì)議報(bào)名管理； | |行業(yè)協(xié)會(huì) |會(huì)議組織：包括通知、提醒、反饋； | | |會(huì)議互動(dòng)活動(dòng)組織 | |同方計(jì)算機(jī)本部 |1、企業(yè)內(nèi)部管理； | | |2、會(huì)議管理； | | |3、計(jì)算機(jī)渠道管理 | 5 ECM主要特點(diǎn) 1 高效的多渠道群發(fā)通訊工具 ECM可以獨(dú)立作為一個(gè)傳遞信息的手段，實(shí)現(xiàn)多渠道立體化傳遞信息，保證用戶在開 會(huì)、出差、特殊辦公環(huán)境等情況下，仍然能夠有效的接收信息。同時(shí)，它所特有的大批 量群發(fā)功能，為企業(yè)大批量發(fā)送短信、電子郵件、傳真提供了便利。 2 確保目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理工具 ECM是一個(gè)管理工具，它可以記錄下來溝通的全過程，以便于進(jìn)行查詢和審核。同時(shí) ，用戶可以預(yù)先設(shè)定大量的策略，包括溝通對(duì)象、通訊方式、事務(wù)內(nèi)容、處理要求、催 辦條件、監(jiān)控方式等，各種策略會(huì)在條件滿足的情況下自動(dòng)執(zhí)行，確保溝通目標(biāo)的實(shí)現(xiàn) 。 3 軟硬件一體化，安裝使用簡(jiǎn)單方便 ECM是一個(gè)軟硬件一體化的設(shè)備，真正實(shí)現(xiàn)了即插即用，安裝時(shí)僅需分別同電源、電 話線及公司網(wǎng)絡(luò)連接，并進(jìn)行基本配置后即可投入使用。ECM的使用用戶，可以根據(jù)自己 的使用習(xí)慣設(shè)定喜歡的通訊方式，無須增加額外設(shè)備，不給使用者添加負(fù)擔(dān)。 以下是ECM產(chǎn)品系列： |ECM1000系列 |經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，以最小的投 |[pic] | | |資全面提升小型企業(yè)內(nèi) | | | |部溝通效率 | | |ECM2000系列 |并發(fā)量高、擴(kuò)展性好， |[pic] | | |適合中型企業(yè)使用 | | |ECM3000系列 |高穩(wěn)定性、高可靠性、 |[pic] | | |高并發(fā)量，適合于大型 | | | |企業(yè)或電信運(yùn)營商使用 | | | |，可對(duì)外提供ASP服務(wù) | | 4 領(lǐng)先的融合通訊技術(shù)、語音合成技術(shù) ECM采用先進(jìn)的融合通訊技術(shù)，將多種通訊手段進(jìn)行集成，滿足用戶進(jìn)行多渠道溝通 的需要。同時(shí)采用炎黃新星自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的語音合成技術(shù)，能夠自如的將文字信息轉(zhuǎn)換 為語音信息，使用戶通過電話就能收聽到各種溝通信息。 5 ECM與CRM、ERP、OA的關(guān)系 ECM除獨(dú)立使用外，還可以與ERP、CRM、OA等信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效結(jié)合，起到兼容、 強(qiáng)化執(zhí)行和補(bǔ)充的作用。 例如，企業(yè)原來已經(jīng)有CRM系統(tǒng)，但在售后服務(wù)的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)找不到責(zé)任人、 故障排除不及時(shí)或相互之間推委責(zé)任的現(xiàn)象，與ECM對(duì)接之后，可以幫助CRM解決通知、 催辦、監(jiān)控、報(bào)警等溝通問題，加強(qiáng)系統(tǒng)的執(zhí)行力度，使系統(tǒng)運(yùn)行更順暢。 又如，企業(yè)已有ERP系統(tǒng)，在缺貨時(shí)可以用ECM及時(shí)通知提醒倉庫人員及供貨商補(bǔ)貨， 而應(yīng)收款到期仍未收到款時(shí)，可以用ECM催促應(yīng)付款的公司付款。 ECM對(duì)OA的補(bǔ)充更為明顯，例如內(nèi)部周報(bào)、月報(bào)、各種工作的提醒、催辦、通知、都 能大大加強(qiáng)公司內(nèi)部管理的執(zhí)行力度。 大型會(huì)議應(yīng)用 由于ECM系統(tǒng)具備多渠道（Email、短信、語音呼出、傳真）、雙向的通訊方式，可以 實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確、有效的溝通，因此在大型會(huì)議的召集、安排、組織上，有著廣泛的應(yīng) 用。它的主要應(yīng)用目的是實(shí)現(xiàn)分處在不同地域的群體間的會(huì)議召集，以及會(huì)議期間的信 息交流、信息共享，提供一種高效協(xié)同工作的手段。 ECM大型會(huì)議解決方案充分運(yùn)用Intranet/Internet網(wǎng)絡(luò)資源、電信語音及傳真網(wǎng)絡(luò)資 源、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)資源等先進(jìn)的信息交流技術(shù)，在大型會(huì)議的召開中完全實(shí)現(xiàn)電子化的會(huì)議 召集、會(huì)議召開、會(huì)中管理、會(huì)議互動(dòng)以及會(huì)議語音、傳真文件、電子文件的發(fā)放等功 能。 [pic] ECM大型會(huì)議解決方案，解決了大型會(huì)議中，因?yàn)槿藬?shù)眾多，通知不便，反饋延誤、 互動(dòng)性差而造成的會(huì)議組織困難、拖延時(shí)間長、服務(wù)不當(dāng)?shù)膯栴}，同時(shí)為會(huì)議舉辦方節(jié) 省了大量的人力、物力，是組織大型會(huì)議的理想幫手！ 以下根據(jù)大型會(huì)議的舉辦要求，從會(huì)議組織過程的各個(gè)方面論述ECM的應(yīng)用。 1 會(huì)前計(jì)劃 [pic] 在舉辦大型會(huì)議之前，要事先進(jìn)行擬訂會(huì)議計(jì)劃，整理會(huì)議聯(lián)系人（與會(huì)議參與人不 一定相同），發(fā)送會(huì)議計(jì)劃等工作。 1 會(huì)議聯(lián)系人導(dǎo)入 大型會(huì)議中，...
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