設備采購流程
設備采購流程 所謂設備采購流程，是指有制造需求的企業(yè)選擇與購買生產(chǎn)所需要的各種設備的全過 程，即設備采購過程的標準化。它一般分為以下三個步驟：制定設備采購計劃，實施設 備采購計劃和評估設備采購計劃。其中，制定設備采購計劃包括確定設備采購需求、確 定設備采購方式和提出設備采購申請；實施設備采購計劃包括選擇設備供應商、發(fā)出設 備采購訂單和驗收采購設備；評估設備采購計劃包括評價設備采購績效。如圖5- 1所示。下面將一一介紹設備采購流程中的各個階段。 [pic]　　　　　　　　　　　　　　　　　圖5-1 設備采購流程圖 2．1　制定設備采購計劃 計劃是組織或個人為實現(xiàn)目標而對實現(xiàn)目標方式和程序的預先選擇或規(guī)劃。設備采購 計劃便是指采購組織或采購人員為實現(xiàn)設備采購目標而對采購方式、采購程序、采購政 策、采購時間、采購預算等方面所做的預先安排。制定設備采購計劃是設備采購前期準 備工作的主要內(nèi)容，它的科學、完整與否將直接關系到以后設備采購計劃實施的順利程 度和設備采購績效的評估工作。因此，制定設備采購計劃是一項很重要的工作。企業(yè)在 制定設備采購計劃時，應該遵循原則性與靈活性并存的原則。原則性是計劃的本質(zhì)屬性 ，它決定著計劃的指向性作用。而靈活性則強調(diào)計劃要與外部環(huán)境的變化相適應?？茖W 的設備采購計劃就是設備采購的目標原則性與途徑靈活性相結(jié)合的計劃。 2．1．1 確定設備采購需求 　　企業(yè)在開始設備采購之前，首先要確定的就是企業(yè)需要哪些設備，這是采購的動因 和目標。如果企業(yè)沒有設備采購需求，也就無所謂設備采購行為。因此，企業(yè)在制定設 備采購計劃之初，首先是統(tǒng)計企業(yè)所需要的設備類型、規(guī)格、型號、數(shù)量等，并對它們 進行分類統(tǒng)計；接著是對每一類設備的單價、生產(chǎn)商、運輸條件等相關因素進行描述性 的記錄；最后是對以上統(tǒng)計的有關設備的因素進行分類匯總，填寫在設備需求表上。與 此同時，企業(yè)還將要對設備供給市場進行調(diào)查，要了解采購設備的國內(nèi)市場供給和國際 市場供給狀況。收集國內(nèi)外設備生產(chǎn)商的有關設備供給信息，并對國內(nèi)和國際設備生產(chǎn) 商供給設備的質(zhì)量、先進性與配套性、經(jīng)濟性和時效性以及其他優(yōu)惠條件進行橫向比較 ，結(jié)合企業(yè)設備預算支出初步確定最佳購買對象。 2．1．2 確定設備采購方式 當企業(yè)采購部門對企業(yè)設備需求進行統(tǒng)計和對設備供給市場進行調(diào)查后，企業(yè)將要確 定設備采購方式。首先要確定的是究竟是租賃設備還是購買設備？如果是購買設備時， 究竟是自行購買、委托購買還是調(diào)撥購買？當決定是自行購買時，是將所有設備集中購 買還是分散購買？不管是集中購買還是分散購買，都可以選擇一般購買或招標購買的方 式。當然，如果企業(yè)所采購的設備如果國內(nèi)和國際設備市場都有供給，那么，還必須決 定是選擇國產(chǎn)設備還是進口設備；如果國內(nèi)不能生產(chǎn)企業(yè)所采購的設備或者生產(chǎn)的設備 不符合企業(yè)采購設備要求而國家又無進口限制時，企業(yè)將不得不采購進口設備。而一旦 選擇采購進口設備，企業(yè)又將不得不決定以上的采購方式。 企業(yè)在確定設備采購方式時，要考慮許多因素：企業(yè)設備需求強度、市場設備供給狀 況、企業(yè)資金支付能力、設備生產(chǎn)的產(chǎn)品的市場需求、產(chǎn)品的市場競爭、競爭對手的競 爭策略以及國家對該產(chǎn)業(yè)的相關政策及其政策走勢等。因為對一個企業(yè)來說，設備采購 決策將關系到企業(yè)的生存與發(fā)展；對一個產(chǎn)業(yè)來說，它或許將會使產(chǎn)業(yè)競爭態(tài)勢發(fā)生巨 大的變化；而對國家來說，它將關系到市場資源的配置效率。正如2002年微波爐生產(chǎn)巨 頭格蘭仕挾20億巨資引進先進設備殺入空調(diào)行業(yè)一樣，引起我國空調(diào)生產(chǎn)行業(yè)的競爭重 組；冰箱生產(chǎn)巨頭科龍2001－2003年通過收購、兼并和引進設備打造“冰箱航母”，直接 使我國冰箱生產(chǎn)行業(yè)由群雄爭霸到寡頭競爭，并造成我國冰箱生產(chǎn)供給進一步過剩。因 此，一個企業(yè)，特別是在行業(yè)中有相當影響力的企業(yè)在做設備采購和采購方式的決策時 ，必須經(jīng)過充分的可行性論證。 2．1．3 提出設備采購申請 　　一旦企業(yè)完成設備采購需求統(tǒng)計和采購方式的選擇后，企業(yè)的采購部門將向企業(yè)決 策層提交設備采購可行性論證報告，并提出設備采購申請和要求設備采購預算。企業(yè)決 策層通過調(diào)查和討論后，將會做出三種決策選擇：同意采購申請，否決采購申請或者是 同意購買某些設備而要求去掉另外一些設備。如果是企業(yè)轉(zhuǎn)型或者是擴大產(chǎn)能需要，企 業(yè)決策層往往同意采購申請的概率居多，只不過有時很可能基于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略而增刪設 備采購數(shù)量而已；而如果受企業(yè)財力限制或者采購時機不成熟，也可能否決采購申請。 這是一種典型的自下而上的設備采購程序。另外一種是自上而下的設備采購程序。這種 采購程序一般是企業(yè)決策層首先要求企業(yè)生產(chǎn)部門統(tǒng)計設備采購需求，然后進行選擇決 策，最后將所要采購的設備清單交給采購部門采購。采購部門在接到采購清單后，將制 定采購計劃，并提交決策層審議。 　　不管是自下而上還是自上而下的設備采購程序，都要求企業(yè)采購部門必須制定科學 、合理的設備采購計劃。只不過自上而下的采購程序?qū)∪ヒ恍┓绞竭x擇，增加了設 備采購幾率，但采購部門或采購人員仍然要就設備采購及時向決策層建言獻策，以便決 策層糾正錯誤。 　　提出采購申請后，不管是獲得批準還是遭到否決，都意味著制定采購計劃工作的完 結(jié)。如果是獲得批準，企業(yè)采購部門將實施采購計劃；如果遭到否決，采購部門的工作 就到此為止。 　　最后應該指出的是，企業(yè)采購部門在制定設備采購計劃時，采購計劃應該有明確的 時間計劃和預算計劃。時間計劃要詳細具體到每階段所要完成的工作，直至到采購設備 的驗收入庫和采購績效的評估為止。而預算計劃則要求采購價格和采購成本的合理配比 ，盡量減少采購成本。 2．2　實施設備采購計劃 實施采購設備計劃是采購工作的中心任務，制定設備采購計劃是為實施設備計劃服務 的，而事后的設備采購績效評估則是為以后進行設備采購總結(jié)經(jīng)驗。因此，實施設備采 購計劃是整個采購工作的關鍵階段，它的成敗與否將成為檢驗所制定的設備采購計劃是 否科學和評估整個采購工作是否成功的最重要的指標。在實施設備采購計劃中，要嚴格 按照預先所制定的設備采購計劃執(zhí)行，同時又不失靈活性，依據(jù)外在環(huán)境的變化機動靈 活處理。 2．2．1 選擇設備供應商 　　當采購部門的設備采購申請獲得批準后，真正的設備采購工作自此開始。不管是采 取招標采購還是一般采購，也不管是選擇國產(chǎn)設備還是選擇進口設備，選擇設備供應商 將成為采購部門實施設備采購計劃的首要工作任務。一般來說，選擇設備供應商可以采 取兩種方式：一種是采購部門人員對生產(chǎn)設備的供應商逐一進行考察，從中選擇最佳設 備供應商；另一種是采購部門向各設備供應商發(fā)去設備采購邀請函，讓各設備供應商向 采購部門提交設備資料。采購部門從所有資料中篩選最佳設備，從而選出幾家最佳設備 供應商進行考察，最終確定一家最佳設備供應商。第一種方式由于設備供應商量大面廣 ，逐一考察造成采購費用高昂，因此，第二種方式逐漸成為現(xiàn)代設備采購的主要方式。 　　在篩選設備供應商過程中，對設備供應商特別是長期的設備供應商進行資質(zhì)認證成 為越來越普遍的做法。資質(zhì)認證是采購部門對設備供應商的設備質(zhì)量、交貨準時性、服 務水平以及企業(yè)信譽等方面的資格認可和肯定。認證的目的是為了考察和衡量設備供應 商的設備供應能力，從而為企業(yè)所采購的設備提供質(zhì)量、服務等方面的保證。認證過程 一般包括認證準備、初選供應商、試制認證、中試認證、批量認證、認證供應商評估和 頒布資質(zhì)認證證書等七個階段。經(jīng)過資質(zhì)認證的企業(yè)一般能夠成為企業(yè)的設備供應商， 而沒有通過認證的企業(yè)將重新爭取通過認證或者被淘汰。目前，在國際上通行的資質(zhì)認 證是國際質(zhì)量體系認證，即ISO9000認證，已經(jīng)成為越來越多企業(yè)努力爭取的資質(zhì)證書， 同時，也成為越來越多企業(yè)在選擇供應商時考察的主要條件。因此，采購部門在選擇供 應商時，可以先選擇通過ISO9000認證的設備供應商，然后再根據(jù)企業(yè)質(zhì)量標準對這些企 業(yè)進行資質(zhì)認證，最后確定滿足企業(yè)要求的最佳設備供應商。 |閱讀助手 | |ISO是“國際標準化組織”的英文簡稱。它制定了一系列質(zhì)量管理的國際參考| |標準，即ISO9000系列。其中，最為重要的核心標準有四個，分別是： ISO| |9000《質(zhì)量管理體系：基礎和術語》； | | ISO9001《質(zhì)量管理體系：要求》； ISO9004《質(zhì)量管理體系：業(yè)績改進指南| |》； ISO19011《質(zhì)量和環(huán)境管理體系審核指南》。 | |ISO9000認證即是指有ISO9000認證資格的機構(gòu)對企業(yè)的管理體系或者提供 | |的產(chǎn)品或服務的品質(zhì)進行驗證，確認符合ISO質(zhì)量標準并出具認證證書的活| |動。 | 　　不過，選擇出符合要求的設備供應商之后，對供應商的考察仍然必不可少?？疾鞂?象主要是設備生產(chǎn)企業(yè)和設備本身。對設備生產(chǎn)企業(yè)的考察主要是印證供應商所提供的 資料是否屬實，而對設備本身的考察則主要是檢測設備質(zhì)量是否符合采購要求。同時， 在考察設備生產(chǎn)商時，不要忽視對已經(jīng)使用過該設備的企業(yè)進行訪問，看一看他們對該 設備的使用體會。 　　綜合以上信息，采購部門便可以確定理想的設備最佳供應商。 2．2．2 發(fā)出設備采購訂單 　　企業(yè)選定設備供應商后，將要進行設備采購談判，簽訂設備采購合同，發(fā)出設備采 購訂單。 　　設備采購談判主要是采購方與設備供應商就設備價格、交貨時間、交貨地點、檢測 方式、運輸條件、安裝調(diào)試、維修服務、保險條款、貨款支付方式等方面進行切磋商談 。其中設備價格一般是供求雙方談判的重點。設備供應商提出的價格往往遠遠高于設備 的最終價格，而采購方希望以較低的價格成交，最終的結(jié)果常常是雙方都適度妥協(xié)，達 成一個令雙方都滿意的折衷價格。當然，在進行采購談判時，其他的條款也不容忽視， 采購方必須竭盡全力爭取對自己最有利的條件，而把最不利的條件給與對方。在設備采 購談判時，雙方要遵循平等協(xié)商、互惠互利的原則，但掌握一定的談判技巧是必要的， 這樣將會有利于優(yōu)惠條件的爭取。 　　設備采購合同是采購方與設備供應商對雙方都滿意的設備采購談判結(jié)果所達成的書 面認可協(xié)議。設備采購合同規(guī)定了雙方分別享有的權利和各自必須履行的義務。設備采 購合同的文書由雙方的法律顧問或者是共同聘請的第三方法律專家擬定。一旦雙方在設 備采購合同上簽字，則意味著合同生效，雙方就必須按照合同載明的日期履行各自的契 約義務。在簽訂合同時，采購方必須注意兩點：一是在通常的合同中，一般雙方都有保 留條款，即在不可抗力的條件下某方有不履行契約義務的權利。采購方要明確對方在哪 種不可抗力的條件下享有不履行義務的權利；二是雙方發(fā)生糾紛時仲裁機構(gòu)的選定問題 ，究竟是只選擇國內(nèi)仲裁機構(gòu)還是包括其他國家的仲裁機構(gòu)。 　　簽訂設備采購合同后，采購方將依據(jù)合同發(fā)出設備采購訂單。設備采購訂單是設備 采購方向設備供應方發(fā)出的要求供應設備的數(shù)量、單價、服務等有關條款的要約。采購 方發(fā)出采購訂單，實質(zhì)上已意味著對該設備供應商的認可。如果供應方接受訂單，則意 味著它必須按照訂單的要求生產(chǎn)、準時供應設備；如果供應方拒絕訂單，那么，連同設 備采購合同一起失效。雖然設備采購訂單的發(fā)出只是一個簡單的程序，但是它卻是真正 意義上的設備采購物流的開始，此后采購方與供應方所發(fā)生的一切關系都緊緊圍繞訂單 而展開，亦隨著供應方對訂單的履行而完結(jié)。在采購方發(fā)出訂單后，還必須對訂單跟蹤 。訂單跟蹤主要是對設備供應商生產(chǎn)設備的進度進行監(jiān)測，防止供應商無法按時供應合 格質(zhì)量的設備。對于制造生產(chǎn)周期較長的設備，訂單跟蹤能夠起到有效的預防作用，以 便采購方及時采取應急措施。但是在訂單跟蹤過程中，采購方在未征得供應方同意的情 況下，無權對采購方的生產(chǎn)進行直接的干涉，除非供應方有明顯的欺詐行為，采購方可 以選擇訂單中止。 2．2．3 驗收采購設備 　　當設備供應商按照采購方的訂單要求生產(chǎn)好設備后，雙方將進行設備的交接：供應 商將設備交付給采購方，采購方將驗收設備，并支付設備價款。這其中涉及的主要問題 有：設備運輸問題、設備驗收問題、安裝維修問題和設備價款支付問題。其中，設備運 輸問題和安裝維修問題已在設備采購合同中予以規(guī)定。因此，關鍵問題只有設備驗收問 題和設備價款支付問題。 設備驗收是采購方檢驗設備質(zhì)量和認可設備質(zhì)量后接收設備...
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