功能詳解-財(cái)務(wù)管理
1SAP R/3 系統(tǒng)中的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)
1.1企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化
企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全球化和多元化推動(dòng)了世界范圍內(nèi)企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化， 并且使業(yè)務(wù)流程 日益復(fù)雜。 這種趨勢(shì)推動(dòng)了產(chǎn)品和業(yè)務(wù)流程的革新和對(duì)信息高速公路的應(yīng)用。 所有這些 都要求以更短的反應(yīng)時(shí)間來(lái)進(jìn)行更多的協(xié)調(diào)與控制工作。 有時(shí)效性的決策必須基于不斷 地提供的實(shí)時(shí)的信息。
SAP R/3 系統(tǒng)提供包括所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)處理流程的集成的解決方案。
1.2管理手段
由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、 管理會(huì)計(jì)和金庫(kù)三個(gè)模塊組成的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)是整個(gè)解決方案中重要的部 分。 通過(guò)財(cái)會(huì)子系統(tǒng)內(nèi)不同的模塊之間的聯(lián)系和與其他應(yīng)用模塊如后勤和人力資源模塊 的集成， SAP R/3 的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)就成為公司所有部門的管理工具。 與后勤供應(yīng)鏈中從采 購(gòu)到銷售的數(shù)據(jù)接口能夠優(yōu)化經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)流程， 而包括與客戶、 供應(yīng)商以及金融機(jī)構(gòu) 的策略性業(yè)務(wù)伙伴在內(nèi)的功能則更進(jìn)一步強(qiáng)化了 SAP 的解決方案的有效性。

1.3決策的基礎(chǔ)
除了提供財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)， 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)必須首先為公司的戰(zhàn)略決策處理經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)。 對(duì)經(jīng)營(yíng)狀 況的計(jì)劃、 控制和監(jiān)測(cè)功能都已經(jīng)加入到文檔和管理功能中。
SAP R/3 系統(tǒng)的財(cái)會(huì)子系不受公司規(guī)模的局限。 小到一個(gè)銷售代理辦事處， 大到一個(gè) 跨國(guó)集團(tuán)公司均可以應(yīng)用其功能。 該系統(tǒng)同時(shí)也能適應(yīng)不同行業(yè)和國(guó)家的需要。
預(yù)先設(shè)定的系統(tǒng)可以直接用于不同的行業(yè)， 例如特別設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表等
1.4國(guó)際性的應(yīng)用系統(tǒng)
對(duì)于跨國(guó)公司， R/3 系統(tǒng)提供了可塑性很強(qiáng)的可應(yīng)用于不同國(guó)家的功能。 R/3 系統(tǒng)能夠 滿足一些主要的工業(yè)化國(guó)家在多語(yǔ)種、 多幣種以及那些在稅收政策、 報(bào)表和支付方式方 面的特殊需求。 運(yùn)用 SAP R/3 系統(tǒng)可以構(gòu)筑一個(gè)能夠?qū)Σ煌瑖?guó)家和地區(qū)的子公司進(jìn)行法 定會(huì)計(jì)合并的會(huì)計(jì)系統(tǒng)。
1.5主要功能模塊

SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)向您提供一整套強(qiáng)有力的應(yīng)用模塊。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) (FI)： 由總分類帳、 應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款、 固定資產(chǎn)、 法定合并以及特殊統(tǒng)計(jì) 會(huì)計(jì)功能組成；
金庫(kù)模塊(TR)： 由現(xiàn)金管理、 金庫(kù)管理和基金管理組成；
管理會(huì)計(jì)(CO)： 由一般費(fèi)用成本核算、 生產(chǎn)成本核算和獲利能力分析組成；
以上模塊提供了處理經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)的基本功能， 并且滿足了基于決策需求的報(bào)表功 能。SAP R/3 系統(tǒng)還針對(duì)您的業(yè)務(wù)提供了一些集成的、 強(qiáng)有力的附加功能。
投資管理(IM)： 該模塊允許用戶在整個(gè)公司范圍內(nèi)對(duì)資產(chǎn)投資項(xiàng)目作計(jì)劃， 并且對(duì)每一 項(xiàng)具體的投資進(jìn)行控制。
業(yè)務(wù)計(jì)劃與控制(EC)： 包括管理合并和利潤(rùn)中心會(huì)計(jì)核算。
執(zhí)行信息系統(tǒng)(EIS)： 提供更廣泛的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

1.6財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)

一個(gè)有效的、 現(xiàn)代的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)必須滿足內(nèi)部的和法定的會(huì)計(jì)核算方面的要求。
法定會(huì)計(jì)必須能夠按有關(guān)規(guī)定向股東、 債權(quán)人、 勞工組織以及社會(huì)公眾披露并提供所 需的信息， 而有效的公司管理會(huì)計(jì)必須包括控制和轉(zhuǎn)移的功能。
1.6.1 適用性
SAP R/3 系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)信息的公開性依據(jù)有關(guān)各國(guó)會(huì)計(jì)法規(guī)進(jìn)行了相應(yīng)的定義， 同時(shí)也 適用于國(guó)際性的企業(yè)。 R/3 的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)符合 40 多個(gè)主要工業(yè)國(guó)其中包括中華人民共和 國(guó)的會(huì)計(jì)法規(guī)的有關(guān)規(guī)定， 在此， SAP 公司保證其軟件系統(tǒng)符合國(guó)際性應(yīng)用的要求。
1.6.2 集成性
SAP R/3 系統(tǒng)的集成性確保了會(huì)計(jì)信息能夠滿足自動(dòng)更新的要求。 當(dāng)用戶在后勤模塊 處理業(yè)務(wù)時(shí)， 例如物料的收到和發(fā)運(yùn)， 這些業(yè)務(wù)所引起的財(cái)務(wù)上的變動(dòng)將立即自動(dòng)地記 入會(huì)計(jì)系統(tǒng)。 SAP R/3 系統(tǒng)充分考慮了關(guān)于公司和財(cái)稅方面的法規(guī)。
此外， SAP R/3 系統(tǒng)為其用戶提供了電子化處理同業(yè)務(wù)伙伴之間的數(shù)據(jù)交換的功能， 例如與客戶、 供應(yīng)商、 銀行、 保險(xiǎn)公司以及其他信貸機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)往來(lái)。 獲取信息是任何 業(yè)務(wù)往來(lái)的重要組成部分。
明晰的參考數(shù)據(jù)和各種協(xié)議保證了自動(dòng)處理功能， 即便用戶沒有完整的信息也不妨礙 業(yè)務(wù)， 比如處理付款。 一般講， 只有一些例外情況才需要手工處理。

SAP R/3 的工作流功能包括：定義周期性業(yè)務(wù)處理任務(wù)；
• 將這些周期性業(yè)務(wù)指定到相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門；
• 保證用戶要求的期限
1.6.3 關(guān)于各類憑證的原則
在 SAP R/3 系統(tǒng)中發(fā)生的所有業(yè)務(wù)都將依據(jù)憑證的有關(guān)規(guī)定記帳。 這種規(guī)定將保證從 資產(chǎn)負(fù)債表到每一張憑證的審計(jì)線索。 在用戶完成記帳之后， 可以立即看到憑證本身， 科目的余額以及相關(guān)科目的清單。 用戶也可以立即對(duì)資產(chǎn)負(fù)債表和損益表進(jìn)行分析， 當(dāng) 然， 這一切都是清晰準(zhǔn)確地顯示在您的計(jì)算機(jī)屏幕上。
1.6.4 文檔系統(tǒng)
完整的文檔系統(tǒng)也是綜合的與集成的控制系統(tǒng)的基本要素。 只有對(duì)所有的業(yè)務(wù)進(jìn)行全 面的確認(rèn)才能保證對(duì)企業(yè)的決策層和經(jīng)營(yíng)層的監(jiān)測(cè)。 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)確保用戶的控制部門能 實(shí)時(shí)地提供相關(guān)信息。
財(cái)會(huì)子系統(tǒng)由以下模塊組成：
• 總分類帳
• 法定合并
• 應(yīng)付帳款
• 應(yīng)收帳款
• 固定資產(chǎn)
• 特殊分類帳
1.6.5 會(huì)計(jì)科目表
總分類帳會(huì)計(jì)核算所使用的會(huì)計(jì)科目表既可以用于單個(gè)的公司， 也可以運(yùn)用于整個(gè)集 團(tuán)公司。如果 SAP 的系統(tǒng)必須同時(shí)滿足跨國(guó)公司和特定國(guó)家的法規(guī)的要求， 用戶可以分 別 定義會(huì)計(jì)科目表， 保證財(cái)會(huì)方面的功能。 SAP 提供的樣板會(huì)計(jì)科目表可以使用戶方便 地實(shí)現(xiàn)這方面的功能。 當(dāng)然， 用戶也可以重新創(chuàng)建一個(gè)(或多個(gè)) 會(huì)計(jì)科目表。
1.6.6 貨幣
為了滿足許多國(guó)家對(duì)貨幣的法規(guī)的要求， SAP 系統(tǒng)允許用戶同時(shí)使用多達(dá)三種貨幣作 為記帳和結(jié)算的本位幣。 所有的業(yè)務(wù)處理均能以記帳本位幣、 集團(tuán)公司貨幣以及客戶自 定義的硬通貨記入帳本。
R/3 系統(tǒng)提供了自動(dòng)處理有關(guān)外幣評(píng)估、 信息分類以及應(yīng)收帳款到期處理的功能。 這 些將對(duì)用戶的月末和年終結(jié)算有很大幫助。
1.6.7 資產(chǎn)負(fù)債表
SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)可以根據(jù)不同的類型， 維護(hù)不同的資產(chǎn)負(fù)債表：
• 科目余額清單
• 資金流的分析表
• 結(jié)算日期的資產(chǎn)負(fù)債表
• 年度財(cái)務(wù)報(bào)表
系統(tǒng)甚至允許客戶向外界如銀行和新聞界提供適當(dāng)?shù)年P(guān)于企業(yè)運(yùn)作狀況的信息。 在后 勤和人力資源管理子系統(tǒng)發(fā)生的與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)也會(huì)實(shí)時(shí)地更新有關(guān)記錄。 在后勤子 系統(tǒng)記錄的業(yè)務(wù)處理會(huì)自動(dòng)地記入財(cái)會(huì)系統(tǒng)， 如果有必要， 也能記入管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)。 這 就保證了在后勤子系統(tǒng)發(fā)生的諸如收到貨物和銷售產(chǎn)品這樣一些業(yè)務(wù)， 能夠同時(shí)反映到 財(cái)會(huì)系統(tǒng)中， 有效地保證了數(shù)據(jù)的一致性。 同樣地， 諸如工資、 獎(jiǎng)金等業(yè)務(wù)也會(huì)得到同 樣的處理。
1.6.8明細(xì)分類帳
除了能夠?qū)⒑笄谧酉到y(tǒng)與財(cái)會(huì)子系統(tǒng)集成之外， 在財(cái)會(huì)子系統(tǒng)內(nèi)， 總分類帳同樣能夠 與明細(xì)分類帳緊密連接。 所有與明細(xì)分類帳中借方和貸方科目(包括固定資產(chǎn)模塊)有關(guān)的 業(yè)務(wù)， 均會(huì)同時(shí)反映到總分類帳和資產(chǎn)負(fù)債表上。 因此， 明細(xì)分類帳與總分類帳之間總 是一致的。
1.6.9合并財(cái)務(wù)報(bào)表
與單獨(dú)的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表相比， 合并財(cái)務(wù)報(bào)表已經(jīng)顯得日益重要。 SAP 系統(tǒng)允許客戶能 夠選擇多種方式來(lái)對(duì)集團(tuán)公司下屬的各個(gè)子公司的業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)估。
集團(tuán)公司的合并資產(chǎn)負(fù)債表不是簡(jiǎn)單地將子公司的資產(chǎn)負(fù)債表進(jìn)行簡(jiǎn)單地相加而得。 合并資產(chǎn)負(fù)債表應(yīng)當(dāng)反映對(duì)資產(chǎn)、 應(yīng)收帳款、 債務(wù)、 利潤(rùn)和銷售收入進(jìn)行重新分類、 評(píng) 估和合并。

1.6.10 法定合并
在SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的法定合并模塊中， 對(duì)這一功能有非常形象的描述。 通過(guò)與財(cái) 務(wù)會(huì)計(jì)和固定資產(chǎn)系統(tǒng)的集成， 數(shù)據(jù)可以直接從各個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)表中匯總過(guò)來(lái)， 這就使法定 合并的業(yè)務(wù)處理大為簡(jiǎn)化， 此外， 還可以減少因?yàn)椴煌能浖氖褂枚斐傻臄?shù)據(jù)轉(zhuǎn)移 中帶來(lái)的錯(cuò)誤。
除了法定合并以外， SAP 系統(tǒng)允許用戶在計(jì)劃值的基礎(chǔ)上經(jīng)常地結(jié)算和作合并會(huì)計(jì)報(bào) 表， 另外， 用戶還可以對(duì)不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域自行定義報(bào)表。
1.6.11 應(yīng)收帳款
應(yīng)收帳款模塊是在 SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中對(duì)客戶帳戶進(jìn)行監(jiān)測(cè)與控制的模塊。
在此模塊中， 帳戶分析、 示警報(bào)告、 逾期清單以及靈活的催款功能， 都使用戶可以 方便地處理客戶未清項(xiàng)。 而信函功能能適合任何企業(yè)的要求， 可以用于付款通知書、 對(duì)帳單和帳戶清單。
在收款時(shí)， 用戶既可以用簡(jiǎn)便的直接輸入方式， 也可以使用自動(dòng)數(shù)據(jù)傳輸方式。
同銷售與分銷模塊、 現(xiàn)金管理模塊以及在損益表中的客戶特定的功能之間的接口， 為 所有業(yè)務(wù)處理提供更多的信息。 此外， SAP 的信貸管理、 流動(dòng)資金計(jì)劃以及利潤(rùn)核算功 能也能提供實(shí)時(shí)的和一致化的數(shù)據(jù)。
1.6.12 應(yīng)付帳款
SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的應(yīng)付帳款模塊對(duì)所有供應(yīng)商的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。 它是與采購(gòu) 模塊集成的一個(gè)部分， 也是銷售與分銷模塊中關(guān)于發(fā)貨、 發(fā)票和付款數(shù)據(jù)的來(lái)源。
包括折扣在內(nèi)的付款功能可以用正規(guī)的書面形式和電子數(shù)據(jù)交換媒介(如 EDIFACT, EDI) 來(lái)處理。 系統(tǒng)支持所有國(guó)際支付方式。 為檢索未清項(xiàng)， 系統(tǒng)提供帳戶分析、 逾期 分析、 以及風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)偟墓δ堋?
在應(yīng)收帳款模塊中， 余額審計(jì)線索、 帳戶清單和憑證日記帳記錄下所有的業(yè)務(wù)處理。

1.6.13 固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算
在 SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)模塊中， 加入了許多新功能。 它們反映了在固定 資產(chǎn)管理領(lǐng)域中的新需求， 如：
• 在生產(chǎn)自動(dòng)化方面日益增長(zhǎng)的需求
• 質(zhì)量要求不斷提高
• 越來(lái)越復(fù)雜的設(shè)備和更多的法規(guī)方面的要求
SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模塊能涵蓋所有主要工業(yè)國(guó)家在法定報(bào)表和對(duì)資 產(chǎn)價(jià)值的評(píng)估方面的要求。 能處理資產(chǎn)的購(gòu)置、 廢棄、 轉(zhuǎn)移和折舊等業(yè)務(wù)的輸入、 計(jì)算 和處置。 除了法定的對(duì)資產(chǎn)價(jià)值的評(píng)估， 用戶可以自定義許多折舊和評(píng)估的方法。
系統(tǒng)提供了靈活的功能使用戶可以對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行不同方式的折舊、 估算利息以及保險(xiǎn)金 方面的處理。 同樣， 用戶也可以在內(nèi)部分析時(shí)選擇不同的指標(biāo)和順序來(lái)處理報(bào)表功能。 用戶自定義的對(duì)資產(chǎn)價(jià)值的評(píng)估模擬優(yōu)化了用戶的計(jì)劃處理。 這種模擬的功能為用戶提 供了對(duì)資產(chǎn)價(jià)值的不同視角， 并且能處理計(jì)劃值和實(shí)際的投資。
1.6.14 特殊分類帳
SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的特殊分類帳模塊為特定的客戶提供了特殊的計(jì)算功能。 在此模 塊中， 一個(gè)分類帳可以通過(guò)對(duì)科目的特殊設(shè)置(如成本中心、 產(chǎn)品等)， 獲得不同的視角 來(lái)反映科目的余額。 它能滿足不同的廠商對(duì)報(bào)表的要求。 用戶可以對(duì)每一個(gè)分類帳進(jìn)行 計(jì)劃、 分配和貨幣轉(zhuǎn)換處理。 當(dāng)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)， 這些特殊分類帳也能自動(dòng)地更新。



2 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)

一個(gè)有效的會(huì)計(jì)系統(tǒng)不僅僅包括帳本、 科目和憑證， 組織結(jié)構(gòu)也是其基本組成部分。 組織結(jié)構(gòu)針對(duì)公司制度、 稅收制度和管理上的要求來(lái)設(shè)置參數(shù)。

2.1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)的集成
SAP R/3 系統(tǒng)運(yùn)用明確的或隱含的科目分配原則， 將相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)單元來(lái)更新分類 帳。 系統(tǒng)還允許用戶在那些屬于 SAP R/3 管理會(huì)計(jì)模塊中的管理會(huì)計(jì)項(xiàng)目， 如成本中 心、 訂單、 成本對(duì)象和利潤(rùn)中心等之間轉(zhuǎn)移實(shí)際價(jià)值。
對(duì)當(dāng)前公司結(jié)構(gòu)和未來(lái)策略的描述取決于用戶在 SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中如何使用這些 組織結(jié)構(gòu)的術(shù)語(yǔ)：
• 集團(tuán)公司
• 公司
• 公司代碼
• 業(yè)務(wù)部門
• 利潤(rùn)中心
2.2 公司代碼
在最簡(jiǎn)化的情況下， 公司代碼就是一個(gè)會(huì)計(jì)實(shí)體， 在其內(nèi)部沒有任何法定報(bào)表的要 求。
在比較復(fù)雜的公司結(jié)構(gòu)中， R/3 系統(tǒng)的分級(jí)功能往往用于劃分或集成公司的組成部分， 這就引出了兩個(gè)通常的公司概念----集中式模式和分布式模式。

2.3 集中式公司的管理模式
公司 代表了一個(gè)獨(dú)立法人實(shí)體， 由一個(gè)或多個(gè)公司代碼組成。
公司代碼 是一個(gè)法定的會(huì)計(jì)主體。 在公司代碼中確定會(huì)計(jì)年度、 幣種以及稅務(wù)報(bào)表。
業(yè)務(wù)部門 能幫助描述出企業(yè)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)。 用戶可以用業(yè)務(wù)部門來(lái)對(duì)產(chǎn)品組或地區(qū)性結(jié)構(gòu) 的資產(chǎn)和盈虧狀況進(jìn)行分析。
利潤(rùn)中心 是一個(gè)富有靈活性的管理會(huì)計(jì)概念， 用于對(duì)企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)領(lǐng)域的職責(zé)進(jìn)行 分析。 一個(gè)公司內(nèi)部的一些項(xiàng)目如成本中心、 資產(chǎn)、 物料以及象生產(chǎn)和客戶訂單等衡量 企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的項(xiàng)目都被歸結(jié)于利潤(rùn)中心。 此外， 利潤(rùn)中心中的內(nèi)容要比業(yè)務(wù)部門更為 詳盡。
2.4 分布式公司的管理模式
公司 是一個(gè)獨(dú)立法人實(shí)體， 在此同集中式相同。
公司代碼 在這種模式下表示一些高度獨(dú)立并且分布式的業(yè)務(wù)單位， 這些部門可以匯集到 會(huì)計(jì)單元中。 SAP R/3 的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)能夠自動(dòng)處理跨公司代碼的業(yè)務(wù)， 系統(tǒng)對(duì)每個(gè)涉及 這類業(yè)務(wù)的公司代碼產(chǎn)生憑證。
業(yè)務(wù)部門和利潤(rùn)中心 的概念在此與集中式模式中相同。
2.4.1 分布式系統(tǒng) （ALE）
這里對(duì)公司業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)的考慮超出了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在描述一個(gè)公司的業(yè)務(wù)流程方面的局 限。 公司業(yè)務(wù)是可以分離的。 例如， 分布式的后勤系統(tǒng)與一個(gè)集中式的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的 組合， 或者一個(gè)分布式的客戶和供應(yīng)商管理系統(tǒng)與一個(gè)集中式的金庫(kù)子系統(tǒng)的組合。 用 戶可以使用應(yīng)用連接系統(tǒng) (ALE) 在幾個(gè)子系統(tǒng)之間完成這種組合， 它允許財(cái)會(huì)子系統(tǒng)保 持集中式的功能。 系統(tǒng)能以高度的協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)的匯總來(lái)避免數(shù)據(jù)的冗余。
此外， 現(xiàn)代的財(cái)會(huì)系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是一個(gè)確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的適用性和完整性的工具， 它 們已經(jīng)成為適應(yīng)變化中的業(yè)務(wù)環(huán)境的靈活的電算化系統(tǒng)了。
2.5 集團(tuán)公司報(bào)表
2.5.1 集團(tuán)公司
復(fù)雜的組織日益需要一個(gè)全景式的會(huì)計(jì)報(bào)表。 與單獨(dú)的會(huì)計(jì)報(bào)表相比， 集團(tuán)公司會(huì)計(jì) 報(bào)表顯得越來(lái)越重要。 另一個(gè)趨勢(shì)是， 用在特定的方針下作出的資產(chǎn)負(fù)債表來(lái)描述一個(gè) 集團(tuán)公司。 這同單獨(dú)的會(huì)計(jì)報(bào)表是不同的。
集團(tuán)公司可以細(xì)分為一些合并的單元。 它們可以是象業(yè)務(wù)部門那樣基于法規(guī)要求的獨(dú) 立的公司。 在集中化的公司里， 經(jīng)營(yíng)性的公司代碼中的數(shù)據(jù)都直接集中到集團(tuán)公司總分 類帳中。 否則， 這些數(shù)據(jù)就周期性地使用 ALE 協(xié)議記錄到集團(tuán)公司總分類帳中。 用戶 可以從非 SAP 的系統(tǒng)中獲得數(shù)據(jù)， SAP 為此提供特殊的工具。 對(duì)法定合并單位和集團(tuán)公 司進(jìn)行重組的能力是國(guó)際性會(huì)計(jì)系統(tǒng)的基本要求。 SAP 的系統(tǒng)滿足用戶對(duì)數(shù)據(jù)在法規(guī)方 面的要求， 這也包括滿足全國(guó)性的和地區(qū)性的分布式公司的要求。
3 作為系統(tǒng)集成的中心 --- 總分類帳
作為 R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的集成的中心， 總分類帳為對(duì)外會(huì)計(jì)的要求提供廣泛的功能。 其 公開性、 集成的數(shù)據(jù)流和對(duì)用戶友好的界面， 滿足了作為現(xiàn)代的， 國(guó)際化使用的財(cái)會(huì)系 統(tǒng)的要求， 簡(jiǎn)化了財(cái)務(wù)決策的業(yè)務(wù)處理流程。
集成的總分類帳使用戶可以得到公司的所有重要的業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)。
在滿足國(guó)際會(huì)計(jì)慣例的前提下， 用戶可以用不同的會(huì)計(jì)科目表和貨幣將有關(guān)項(xiàng)目記帳 到總分類帳中。 使用多種資產(chǎn)負(fù)債表結(jié)構(gòu)的靈活的報(bào)表功能可以從不同的匯總層次上向 用戶提供明晰的相關(guān)數(shù)據(jù)。 此外， 系統(tǒng)可以讓用戶方便地查尋科目的余額和行項(xiàng)目。
特殊用途的分類帳可以作為總分類帳模塊報(bào)表系統(tǒng)的補(bǔ)充， 完成其無(wú)法達(dá)到的功能。
會(huì)計(jì)年歷可以用于控制周期性的工作如期末結(jié)算等， 它可以幫助用戶建立工作計(jì)劃， 并將不同的工作分配給特定的人。
4 總分類帳基本術(shù)語(yǔ)
4.1 公司代碼
根據(jù)國(guó)際會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn) (IAS)， 法定的 或獨(dú)立的會(huì)計(jì)實(shí)體是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的核心概念。 對(duì)獨(dú)立 會(huì)計(jì)實(shí)體的一個(gè)基本要求是披露資產(chǎn)負(fù)債表和損益表。 在 SAP 系統(tǒng)中， 公司代碼就代表 了獨(dú)立的會(huì)計(jì)實(shí)體。 它是從許多不同的業(yè)務(wù)部門中匯總會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的中心組織結(jié)構(gòu)單元。 公司代碼也是對(duì)外會(huì)計(jì)系統(tǒng)的最小組織結(jié)構(gòu)單位， 它代表了一個(gè)完整獨(dú)立的會(huì)計(jì)系統(tǒng)。 一個(gè)公司代碼將綜合考慮稅務(wù)、 商務(wù)和其他方面的因素， 與一個(gè)獨(dú)立的法人公司非常相 似。
公司代碼在財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中的功能是什么？
公司代碼是財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的中心組織結(jié)構(gòu)單元， 它控制了資產(chǎn)負(fù)債表和損益表數(shù)據(jù)的披 露。
4.2 業(yè)務(wù)部門
公司代碼是一個(gè)法定實(shí)體， 代表一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)單位， 除此之外， 用戶還可以在 公司代碼之外建立代表特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域或責(zé)任中心的組織結(jié)構(gòu)， 可以將輸入到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) 中的數(shù)據(jù)分配到指定的單元中， 業(yè)務(wù)部門中可以包括各種單位， 如產(chǎn)品組、 利潤(rùn)中心、 工廠、 辦公室等。
在一張憑證上， 每一個(gè)記帳到總分類帳中的行項(xiàng)目均可以指定到某個(gè)業(yè)務(wù)部門。 在 此， 系統(tǒng)還允許用戶對(duì)記帳到不同的公司代碼中的數(shù)據(jù)組合成新的數(shù)據(jù)匯總。
所有主要的會(huì)計(jì)項(xiàng)目， 如完整的損益表、 固定資產(chǎn)、 應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款、 庫(kù)存貨 物等， 均可以在業(yè)務(wù)部門中得到評(píng)估。

業(yè)務(wù)部門在財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中的功能是什么？
業(yè)務(wù)部門是在公司代碼之外的一個(gè)組織結(jié)構(gòu)， 它為企業(yè)內(nèi)部的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估提供了不同的 層次和視角。
4.3 憑證
4.3.1 憑證原則
SAP R/3 的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)遵循嚴(yán)格的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證原則。 所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都以會(huì)計(jì)憑證 方式記帳到會(huì)計(jì)系統(tǒng)中。 憑證是一個(gè)數(shù)據(jù)載體， 它包含了能影響科目余額的數(shù)據(jù)， 即 行項(xiàng)目。 憑證具有以下功能：
• 準(zhǔn)備創(chuàng)建資產(chǎn)負(fù)債表的直接數(shù)據(jù)來(lái)源；
• 通過(guò)憑證， 用戶可以將有關(guān)數(shù)據(jù)分配到成本中心、 訂單和項(xiàng)目中；
• 它為許多明細(xì)分類帳的業(yè)務(wù)處理如付款和催款等提供數(shù)據(jù)。
一個(gè)獨(dú)特的憑證創(chuàng)建系統(tǒng)、 結(jié)算記帳規(guī)則和嚴(yán)格地審核憑證的格式與內(nèi)容的體系， 確保了只有完整正確的憑證才能記帳到財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中。 在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊中， 所有的科目 余額和匯總數(shù)據(jù)都能正確地回溯到每一個(gè)正確記帳的憑證中。
為了能用唯一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)處理大量的業(yè)務(wù)， 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊提供以下功能：
• 用獨(dú)特的記帳和輸入規(guī)則來(lái)創(chuàng)建憑證；
• 由大量的參數(shù)來(lái)控制憑證輸入。
憑證抬頭是憑證的重要組成部分。 憑證抬頭包括憑證號(hào)碼和憑證日期等數(shù)據(jù)， 憑證的 主體是若干個(gè)行項(xiàng)目， 它們都代表了特定的業(yè)務(wù)。 行項(xiàng)目中記錄了業(yè)務(wù)金額、 科目和附 加的科目分配。
4.3.2 基本憑證參數(shù)
以下基本憑證參數(shù)是用于標(biāo)識(shí)每一個(gè)業(yè)務(wù)處理的：
• 憑證類型： 憑證類型包含用于管理不同的憑證的控制數(shù)據(jù)；
• 記帳碼(輸入類型)： 記帳碼用于確定行項(xiàng)目記帳的方向， 借記或貸記。 它還確定 了記帳科目的類型(總帳科目或明細(xì)分類帳帳戶)和記帳數(shù)據(jù)輸入的屏幕格式。
• 憑證號(hào)碼： 每一張憑證都有唯一的號(hào)碼， 有的是系統(tǒng)自動(dòng)分配， 有的是用戶自定 義。 在任何情況下， SAP 系統(tǒng)確保憑證號(hào)碼的唯一性。 系統(tǒng)允許用戶按業(yè)務(wù)類型 (發(fā)票、 預(yù)付定金等) 定義憑證號(hào)碼值的范圍， 這就意味著不同的憑證能被正確地 分類和存儲(chǔ)。
• 科目?jī)?nèi)容和類型： 包括付款條件和其他科目的指定。
SAP 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊提供所有關(guān)于憑證管理方面的功能， 包括在以前的會(huì)計(jì)期間記 帳等。 在憑證記帳后， 其數(shù)據(jù)可以顯示、 更改、 沖銷和歸檔。 整個(gè)憑證始終是一個(gè)單 元， 而憑證之間的聯(lián)系也始終存在。
獨(dú)特的憑證原則確保了所有集成的系統(tǒng)和其業(yè)務(wù)或行項(xiàng)目在業(yè)務(wù)上的連接。
4.3.3 更改憑證
憑證在被記帳后也可以更改， 當(dāng)然， 所有影響科目余額的字段是不可更改的， 這些 字段包括：
• 記帳金額
• 科目號(hào)碼
• 記帳碼
• 會(huì)計(jì)年度
• 稅額
有些可以更改的字段取決于同財(cái)會(huì)子系統(tǒng)一起安裝的模塊， 用戶可以對(duì)其他字段定義 相應(yīng)的規(guī)則， 確定在什么情況下， 什么時(shí)候和如何進(jìn)行更改。 用戶可以指定某些科目分 配可以在記帳期間未關(guān)閉時(shí)更改， 還可以設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)， 確保數(shù)據(jù)不被更改。 在會(huì)計(jì)部 門結(jié)算后， 把數(shù)據(jù)傳送到其他系統(tǒng)中。
更改憑證可以象顯示科目和憑證那樣使用排序和查尋功能。 只要有適當(dāng)?shù)氖跈?quán)， 用戶 可以方便地切換顯示與修改而不會(huì)丟失當(dāng)前顯示的視圖。
在SAP 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊中， 憑證有什么功能？
SAP 的綜合憑證管理體系符合憑證的基本原則， 憑證可以快捷方便地按用戶的需要進(jìn) 行調(diào)整， 并且正確地記帳。
4.4 會(huì)計(jì)科目表
SAP R/3 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊能滿足在法規(guī)、 資金流和記帳分類方面的要求， 提供靈活可 變的方式來(lái)建立總分類帳。 會(huì)計(jì)科目表是會(huì)計(jì)系統(tǒng)用來(lái)記錄資產(chǎn)價(jià)值和價(jià)值流的分類系 統(tǒng)， 此外， 它還確保了科目文本的正確翻譯。
在 SAP 系統(tǒng)中， 會(huì)計(jì)科目表有以下形式：
• 作為經(jīng)營(yíng)需要的會(huì)計(jì)科目表。 經(jīng)營(yíng)用的會(huì)計(jì)科目表包含了日常經(jīng)營(yíng)管理所需要的 科目， 也允許進(jìn)行特殊的， 在公司范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)處理。 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和成本核算都使 用同一個(gè)會(huì)計(jì)科目表。
• 作為地區(qū)性的會(huì)計(jì)科目表。 地區(qū)性的會(huì)計(jì)科目表包含了為滿足當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)法規(guī)而設(shè) 的科目。 記帳的數(shù)據(jù)是基于政府的規(guī)定和預(yù)先定義的一些規(guī)則而處理的， 其項(xiàng)目 和經(jīng)營(yíng)用的會(huì)計(jì)科目表有所區(qū)別。
• 作為集團(tuán)公司的會(huì)計(jì)科目表。 集團(tuán)公司會(huì)計(jì)科目表包含了在集團(tuán)公司內(nèi)使用的所 有科目， 其記帳數(shù)據(jù)是基于外部集團(tuán)公司會(huì)計(jì)的要求， 集團(tuán)公司會(huì)計(jì)科目表的項(xiàng) 目與經(jīng)營(yíng)用會(huì)計(jì)科目表不同。
SAP 系統(tǒng)提供定義不同的會(huì)計(jì)科目表的功能， 使靈活多變的評(píng)估成為可能。 記帳數(shù)據(jù) 可以在公司的層次結(jié)構(gòu)的不同層面上處理。 日常的憑證是記帳到經(jīng)營(yíng)性會(huì)計(jì)科目表中 的， 同樣， 用戶也能按某個(gè)國(guó)家的特定要求進(jìn)行會(huì)計(jì)評(píng)估， 也可以將經(jīng)營(yíng)用會(huì)計(jì)科目表 與集團(tuán)公司的需要相結(jié)合。
4.4.1 會(huì)計(jì)科目表的組織結(jié)構(gòu)
為了滿足不同的要求來(lái)建立會(huì)計(jì)科目表， SAP 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊提供兩種不同的方式來(lái) 建立一個(gè)或多個(gè)會(huì)計(jì)科目表：
• 使用集中式的組織結(jié)構(gòu)， 用戶指定一個(gè)特定的， 通常是在集團(tuán)公司層面上包括所 有科目的會(huì)計(jì)科目表， 供在集團(tuán)公司內(nèi)的所有公司代碼使用。
• 使用分布式的組織結(jié)構(gòu)， 在公司代碼層面建立會(huì)計(jì)科目表， 對(duì)每一個(gè)公司代碼定 義一個(gè)會(huì)計(jì)科目表。 它們可以是跨國(guó)公司， 有許多分部和利潤(rùn)中心， 以及跨幾個(gè) 行業(yè)的集團(tuán)公司。
4.4.2 在多種語(yǔ)言方面的靈活性
只要指定所需要的語(yǔ)言代碼， 每個(gè)會(huì)計(jì)科目表就可以被翻譯成多種語(yǔ)言。 SAP R/3 的 國(guó)際性設(shè)置使用戶在同一會(huì)計(jì)科目表中使用多種語(yǔ)言。 其科目名稱在用多種語(yǔ)言輸入 后， 可以為用戶顯示其所需的語(yǔ)言的內(nèi)容。
在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊中的會(huì)計(jì)科目表有什么功能？
會(huì)計(jì)科目表在不同層次上的使用， 使用戶可以在公司結(jié)構(gòu)的不同層次上處理會(huì)計(jì)數(shù) 據(jù)。
4.5 總分類帳科目
每一個(gè)用于記帳的科目都在總分類帳中定義， 它們包含了描述其功能的信息， 這些 信息是保存在每個(gè)科目的主記錄中的， 它們控制著對(duì)該科目的記帳和對(duì)記帳數(shù)據(jù)的處 理。
4.5.1 總帳科目主記錄的結(jié)構(gòu)
總帳科目主記錄分為兩部分：
• 關(guān)于會(huì)計(jì)科目表的數(shù)據(jù)。 這部分?jǐn)?shù)據(jù)用于整個(gè)主記錄， 如總帳科目號(hào)碼， 科目 名稱， 確定科目是資產(chǎn)負(fù)債表科目還是損益表科目。 此外， 用戶還可以用它來(lái) 規(guī)定主記錄中用于公司代碼部分的數(shù)據(jù)的有關(guān)控制信息， 如科目組和屏幕格式。
• 關(guān)于公司代碼的數(shù)據(jù)。 這部分?jǐn)?shù)據(jù)包含了如何控制業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入與記帳的參 數(shù)， 如何管理科目的數(shù)據(jù)， 以及其他與公司代碼相關(guān)的數(shù)據(jù)， 如貨幣、 稅碼、 統(tǒng)馭科目、 行項(xiàng)目的顯示和未清項(xiàng)的管理等。
基于公司的組織結(jié)構(gòu)， 兩部分?jǐn)?shù)據(jù)既可以分開處理， 也可以同時(shí)處理。 這就允許用戶 按自己公司的慣例來(lái)控制對(duì)主記錄的責(zé)任。 比如， 用戶可以在整個(gè)集團(tuán)公司內(nèi)預(yù)先定義 好所有科目中關(guān)于會(huì)計(jì)科目表部分的數(shù)據(jù)， 而屬于各子公司的雇員則只有權(quán)力來(lái)處理關(guān) 于公司代碼的數(shù)據(jù)， 當(dāng)然， 用戶也可以給其雇員處理兩部分?jǐn)?shù)據(jù)的權(quán)限。
4.5.2 對(duì)主記錄的處理
SAP 系統(tǒng)可以將創(chuàng)建、 修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。 用戶可以對(duì)其雇員按 照職責(zé)要求給予不同的權(quán)限。 每一個(gè)新的主記錄都被分配到一個(gè)科目組中， 科目組是以 下列指標(biāo)來(lái)對(duì)總帳科目進(jìn)行分類的：
• 科目號(hào)碼的分配。 對(duì)于有相同或相似用途的科目， 如銀行存款科目等， 用戶可以 為之預(yù)定義總帳科目號(hào)碼的數(shù)字范圍。
• 用戶界面的屏幕格式。 用戶可以對(duì)總帳科目組指定一些強(qiáng)制性的或選擇性的字 段， 不需要的字段可以去掉。
SAP 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊為創(chuàng)建總帳科目主記錄提供多種方式， 這些方式使用戶能靈活簡(jiǎn) 便地在系統(tǒng)中設(shè)定所需要的會(huì)計(jì)科目表。 用戶既可以使用系統(tǒng)提供的會(huì)計(jì)科目表樣本， 也可以自己建立會(huì)計(jì)科目表， 以下方式可供用戶選擇使用：
• 復(fù)制一個(gè)會(huì)計(jì)科目表。 用戶可以使用系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)科目表作樣本， 復(fù)制一個(gè)自己 的會(huì)計(jì)科目表，再根據(jù)需要， 對(duì)其作一些改動(dòng)。
• 參照方式。 參照系統(tǒng)中現(xiàn)有的會(huì)計(jì)科目表， 把所需要的樣本科目設(shè)置到其中， 讓 系統(tǒng)自動(dòng)建立所有科目。 當(dāng)用戶使用標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)時(shí)， 這種方式最好。 當(dāng)然用戶應(yīng)當(dāng) 給科目新的名稱和號(hào)碼。
• 數(shù)據(jù)傳送方式。 在先前系統(tǒng)中使用的總帳科目主記錄可以傳送到 R/3 系統(tǒng)中。
• 樣本科目方式。 在系統(tǒng)中預(yù)先定義一些樣本科目， 對(duì)許多科目的主記錄中的字段 預(yù)先定義。 這種方式在用戶有幾個(gè)公司代碼且它們的業(yè)務(wù)基本相似時(shí)最好。
用戶也可以修改、 凍結(jié)或刪除個(gè)別的主記錄中的字段， 也能增加一些字段或增加新的 總帳科目。 系統(tǒng)提供了靈活多變的查尋功能， 所有的輸入都被記錄下來(lái)， 以保證對(duì)主記 錄維護(hù)的正確性。
4.5.3 行項(xiàng)目顯示
行項(xiàng)目顯示的功能使用戶能得到某個(gè)科目中的未清項(xiàng)、 統(tǒng)馭科目和暫存項(xiàng)目的概況， 用戶能夠確定哪些項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)顯示在屏幕上。 即使在顯示清單已經(jīng)出現(xiàn)在屏幕上時(shí)， 用戶 也能動(dòng)態(tài)地改變顯示。 多種分類排序的選擇， 如按號(hào)碼、 憑證日期、 科目分配等， 使 用戶能以交互方式來(lái)選擇、 匯總和排列所需要的憑證項(xiàng)目。 查尋和匯總功能在相應(yīng)的屏 幕上可以方便地地使用。 行項(xiàng)目顯示功能適用于：
• 在一個(gè)公司代碼中的一個(gè)科目
• 用任務(wù)清單方式顯示集團(tuán)公司中的一個(gè)科目組
用戶可以隨時(shí)從行項(xiàng)目清單切換到單個(gè)憑證的顯示。 行項(xiàng)目清單可以由系統(tǒng)輸出或在 電子表格軟件中處理， 還可以通過(guò) SAP 辦公室管理系統(tǒng)以電子郵件方式發(fā)給特定的人， 他們可以將其存入自己的微機(jī)中， 用 Excel 軟件處理。
4.5.4 科目余額
只要當(dāng)憑證記帳到某一個(gè)科目， 該科目的余額就被更新。 用行項(xiàng)目顯示的功能可以指 出憑證中哪個(gè)行項(xiàng)目被記帳到相應(yīng)的科目， 用戶可以顯示科目余額和相應(yīng)的憑證的行項(xiàng) 目。 科目余額按會(huì)計(jì)期間分借貸方向用戶顯示了與之相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的概況。 可用的分 類指標(biāo)包括科目號(hào)碼、 公司代碼、 會(huì)計(jì)年度、 業(yè)務(wù)部門和幣種。 在科目余額顯示中， 用戶可以直接進(jìn)入行項(xiàng)目顯示。
在 SAP 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊中， 總帳科目的功能是什么？
大于總帳科目和其功能， 以確保對(duì)業(yè)務(wù)處理的正確記帳， 同時(shí)有效地管理憑證和顯示 行項(xiàng)目。
5 總分類帳的主要業(yè)務(wù)處理
5.1 計(jì)劃
如果用戶需要一份有意義的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表， 那么資產(chǎn)負(fù)債表和損益表中不同形 式的計(jì)劃和實(shí)際值的比較就很重要了。
由于以下原因， 計(jì)劃功能在 SAP 系統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊中具有重要意義。
• 計(jì)劃中包括了公司代碼、 業(yè)務(wù)部門和總帳科目；
• 會(huì)計(jì)期間的詳細(xì)數(shù)據(jù)；
• 所有的相關(guān)參數(shù)；
• 以不同的形式保存的。
在一個(gè)公司代碼中， 用戶可以對(duì)科目或科目與業(yè)務(wù)部門的組合作計(jì)劃。 計(jì)劃是基于 資產(chǎn)負(fù)債表和損益表結(jié)構(gòu)的。 SAP 的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)包括一些以樹狀結(jié)構(gòu)顯示的可更改的計(jì)劃 模式， 用戶可以對(duì)以下方面輸入計(jì)劃值：
• 完整的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表
• 業(yè)務(wù)部門
當(dāng)計(jì)劃值輸入后， 用戶能夠作以下工作：
• 自動(dòng)分配
• 按期間分配
• 作為參考
• 結(jié)轉(zhuǎn)
• 復(fù)制
它們可以快捷地以不同的形式顯示并用于比較。 在預(yù)定義有關(guān)參數(shù)和結(jié)構(gòu)的前提下， 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊能自動(dòng)處理計(jì)劃功能。 另外， 用戶可以方便地增加， 改寫和選擇數(shù)據(jù)， 這 就確保了在所有層次上進(jìn)行計(jì)劃。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊的計(jì)劃的靈活性是如何體現(xiàn)的？
總分類帳的計(jì)劃功能可以在不同的組織結(jié)構(gòu)、 期間和不同的形式中單獨(dú)執(zhí)行。 用戶可 以預(yù)定義其結(jié)構(gòu)與內(nèi)容。
5.2 總分類帳科目記帳
5.2.1 一次性記帳的原則
所有需要記帳的業(yè)務(wù)都必須在遵循有關(guān)記帳的規(guī)則的前提下記入公司代碼中的相關(guān)部 門與科目中。 只有在保證原始數(shù)據(jù)的前提下， 記帳的數(shù)據(jù)才有可能是精確、 可靠和完整 的， 這就意味著所有公司實(shí)體的原始數(shù)據(jù)的來(lái)源與責(zé)任部門均處于監(jiān)控之中。
總分類帳的記帳數(shù)據(jù)來(lái)源于以下方面：
• 如果 SAP 物料管理系統(tǒng) (MM) 也安裝使用并且集成到系統(tǒng)中的話， 諸如發(fā)貨等經(jīng) 營(yíng)業(yè)務(wù)就會(huì)自動(dòng)地記帳到總分類帳中；
• 在明細(xì)分類帳中的記帳， 例如 SAP 的固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算模塊被使用與集成， 資產(chǎn) 的購(gòu)置會(huì)生成總分類帳的憑證記帳；
• 在總分類帳中的直接記帳。
與此同時(shí)， 必須考慮與管理會(huì)計(jì)模塊的關(guān)系。 憑證、 科目的分配和對(duì)業(yè)務(wù)的記帳均取 決于集成系統(tǒng)的類型。 記帳的憑證、 原始數(shù)據(jù)和科目的分配都同時(shí)反映在總帳和明細(xì)分 類帳上
5.2.2 數(shù)據(jù)集成
明細(xì)分類帳在下列層次上與總分類帳完全、 綜合地集成：
• 主記錄
• 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
• 報(bào)表
主數(shù)據(jù)的集成包括了會(huì)計(jì)科目表和與成本核算相關(guān)聯(lián)的明細(xì)分類帳的所有科目關(guān)系。 主數(shù)據(jù)的參數(shù)也可以共享， 數(shù)據(jù)可以相互檢驗(yàn)正確性與有效性。
記帳數(shù)據(jù)的集成反映在以下方面：
• 中央數(shù)據(jù)庫(kù)是唯一的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)；
• 核心憑證的有關(guān)行項(xiàng)目中包含原始數(shù)據(jù)和相應(yīng)的科目之間的聯(lián)系。
一個(gè)共享的數(shù)據(jù)庫(kù)意味著：
• 不會(huì)產(chǎn)生和維護(hù)數(shù)據(jù)冗余；
• 可以完全驗(yàn)證的文檔和檢查系統(tǒng)；
• 對(duì)所有應(yīng)用模塊可以全面地存取數(shù)據(jù)；
• 報(bào)表和信息系統(tǒng)的完整的設(shè)置。
數(shù)據(jù)的集成是明顯的， 因?yàn)閷?duì)于一個(gè)業(yè)務(wù)處理的所有憑證都是通過(guò)預(yù)定義的科目之間 的關(guān)系而聯(lián)系在一起的。
所有的明細(xì)分類帳均能集成在一起是非常重要的。 在各個(gè)業(yè)務(wù)層次上徹底的數(shù)據(jù)集成 是 SAP 系統(tǒng)的一個(gè)重要的優(yōu)勢(shì)， 每個(gè)記過(guò)帳的業(yè)務(wù)將自動(dòng)影響所有相關(guān)的評(píng)估， 自動(dòng)傳 輸?shù)臄?shù)據(jù)確保了一個(gè)實(shí)時(shí)的和網(wǎng)絡(luò)化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)的有效性。
5.2.3 明細(xì)分類帳與總分類帳的協(xié)調(diào)一致
帶有各種資產(chǎn)和資產(chǎn)負(fù)債表科目的會(huì)計(jì)科目表為總帳和各明細(xì)分類帳之間建立了記帳 的關(guān)聯(lián)。 統(tǒng)馭科目的作用是當(dāng)在明細(xì)分類帳中發(fā)生記帳業(yè)務(wù)時(shí)， 其行項(xiàng)目將自動(dòng)地記帳 到相應(yīng)的總分類帳科目 (統(tǒng)馭科目) 中， 并且其結(jié)果將反映到資產(chǎn)負(fù)債表上。
對(duì)總帳科目余額的更新是自動(dòng)地并且同時(shí)發(fā)生的， 這就確保了：
• 總分類帳與明細(xì)分類帳始終是一致的；
• 集成的報(bào)表可以顯示在明細(xì)分類帳中記帳的具體憑證；
• 財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)可以馬上使用所有與資產(chǎn)和損益相關(guān)的帳務(wù)；
• 財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)可以馬上顯示所有與資產(chǎn)和損益相關(guān)的帳務(wù)；
5.2.4 數(shù)據(jù)輸入的工具
SAP R/3 系統(tǒng)提供眾多的數(shù)據(jù)輸入工具和自動(dòng)功能， 這意味著大量不同的記帳數(shù)據(jù)可 以有效、 正確和完整地輸入到系統(tǒng)中。 使用系統(tǒng)的授權(quán)功能， 每一個(gè)相關(guān)的人士可以使 用許多這類功能來(lái)滿足特定的需求。 系統(tǒng)提供以下功能來(lái)幫助憑證輸入：
1. 技術(shù)性的輸入工具：
• 數(shù)據(jù)維護(hù)
• 附加功能和調(diào)整未完成的數(shù)據(jù)輸入
• 對(duì)統(tǒng)計(jì)性的注釋項(xiàng)的記帳
• 數(shù)據(jù)值的傳送
2. 參考方式：
• 借用已經(jīng)記帳的憑證、 樣本憑證或指定科目的憑證來(lái)更改或增加輸入
3. 自動(dòng)記帳
• 周期性記帳處理
• 關(guān)聯(lián)性記帳 (現(xiàn)金折扣、 增值稅等)
4. 控制功能
• 對(duì)憑證中字段的格式與內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)
• 對(duì)憑證的確認(rèn)
5.2.5 附加的檢驗(yàn)功能
SAP 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊允許用戶對(duì)每個(gè)使用者和每一部分的信息定義附加檢驗(yàn)， 例如， 可以對(duì)每個(gè)使用者在下列應(yīng)用領(lǐng)域檢查其是否可以記帳：
• 一個(gè)科目
• 一個(gè)業(yè)務(wù)部門
• 一個(gè)公司代碼
• 一個(gè)成本中心
• 一個(gè)成本對(duì)象
對(duì)在憑證中的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的有效性檢驗(yàn)確保了所輸入數(shù)據(jù)的正確性。
5.2.6 多種貨幣的處理能力
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊允許用戶同時(shí)使用三種貨幣， 以下貨幣類型是系統(tǒng)提供的：
• 集團(tuán)公司貨幣
• 全球公司貨幣
• 硬通貨
• 索引貨幣
在憑證上用戶可以用任選的貨幣處理， 與此同時(shí)， 在總帳科目中將記錄相關(guān)的貨幣金 額。
總分類帳確保了經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的集成， 所有業(yè)務(wù)處理只需要輸入一次原始記錄， 其數(shù)據(jù)可 以集中處理和用于評(píng)估。
5.2.7 未清項(xiàng)管理
在每個(gè)總分類帳科目中都可以使用未清項(xiàng)管理， 這個(gè)功能使用戶可以根據(jù)憑證來(lái)結(jié)清 借貸方余額。 使用未清項(xiàng)管理功能的科目可以在業(yè)務(wù)處理中更新余額。
5.3 結(jié)算
5.3.1 在會(huì)計(jì)年度內(nèi)的結(jié)算
每天的結(jié)算不必通過(guò)記帳來(lái)調(diào)整。 當(dāng)用戶輸入有關(guān)業(yè)務(wù)憑證后， 可使用下列報(bào)表的功 能：
• 每天的準(zhǔn)確無(wú)誤的科目余額以及憑證的行項(xiàng)目；
• 用戶指定日期和排序方式的憑證日記帳。
憑證日記帳具有重要的檢驗(yàn)和對(duì)帳功能， 而且可以為期間結(jié)算提供精確的數(shù)據(jù)。 用戶 可以對(duì)每個(gè)公司代碼和科目定義兩個(gè)未結(jié)算的期間。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊允許客戶用月結(jié)算來(lái)為年終結(jié)算作周期性的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。
用戶可以使用下列標(biāo)準(zhǔn)程序來(lái)處理結(jié)算：
• 用統(tǒng)馭項(xiàng)來(lái)更新余額審計(jì)線索；
• 建立一個(gè)完整的、 自定義的和可排序的日記帳；
• 對(duì)憑證和其總計(jì)金額進(jìn)行對(duì)帳；
• 對(duì)憑證進(jìn)行重新組織和歸檔處理。
這些準(zhǔn)備工作對(duì)那些在年終結(jié)算程序中要使用的科目和行項(xiàng)目進(jìn)行了處理， 此外， 年 終結(jié)算所使用的所有功能均可以用于月度或季度結(jié)算。
每天和月度結(jié)算使用戶可以觀察和評(píng)估明細(xì)的盈虧數(shù)據(jù)。
5.3.2 年終結(jié)算
年終結(jié)算可以基于月度結(jié)算的數(shù)據(jù)， 但這并非必須要這么做。 SAP 系統(tǒng)為年終結(jié)算提 供一系列特定的功能， 用于處理相應(yīng)的科目和行項(xiàng)目。 以下是對(duì)資產(chǎn)負(fù)債表作調(diào)整的重 要步驟：
• 關(guān)閉記帳期間；
• 對(duì)未清項(xiàng)和總帳科目余額進(jìn)行外幣評(píng)估；
• 按付款期限對(duì)包括未清項(xiàng)在內(nèi)的客戶和供應(yīng)商列出收付款清單；
• 確定客戶帳戶中的貸項(xiàng)和供應(yīng)商帳戶中的借項(xiàng)；
• 對(duì)外幣評(píng)估、 調(diào)整和待攤預(yù)提項(xiàng)記帳；
• 打印資產(chǎn)負(fù)債表和損益表。

功能詳解-財(cái)務(wù)管理