營業(yè)部工作指引
|Standard Success Groups |受控狀態(tài) | | |Ltd. | | | |標準志成集團有限公司 | | | |營業(yè)部工作指引 | | | | |文件編號 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |頁 號 |1/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |營業(yè)部組織架構(gòu)及工作范圍 | |部門作用 | |營業(yè)部通過對與產(chǎn)品有關(guān)要求的識別、評審和與客戶的溝通，滿足客戶的期望與需| |求；通過對客戶滿意度的調(diào)查，達到持續(xù)改進服務(wù)質(zhì)量的目的。 | |營業(yè)部組織架構(gòu) | | | | | | | | | | | | | |工作范圍 | |營業(yè)部經(jīng)理負責統(tǒng)籌營業(yè)部日常事務(wù)和內(nèi)外信息交流與收集工作。 | |營業(yè)主任負責處理合同評審過程中的具體事宜。 | |船務(wù)主任負責處理產(chǎn)品船務(wù)運輸事宜。 | |文員協(xié)助船務(wù)主任處理具體工作。 | |崗位職責 | |營業(yè)部經(jīng)理職責和權(quán)力 | |營業(yè)部經(jīng)理需向董事長覆命，并承擔以下責任及權(quán)力： | |向有機會成為顧客之商戶聯(lián)絡(luò)，按照客戶要求，發(fā)出及核準報價單。 | |確保在產(chǎn)品品質(zhì)方面有一套有效的顧客聯(lián)絡(luò)服務(wù)。 | |核準顧客訂單要求正確無誤，解決訂單與報價單出現(xiàn)分岐的情況。 | |處理客戶投訴并記錄，同時在管理審查會議中提出討論。參照“QIF流程圖”。 | |編制 | |審核 | |審批 | | |Standard Success Groups |受控狀態(tài) | | |Ltd. | | | |標準志成集團有限公司 | | | |營業(yè)部工作指引 | | | | |文件編號 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |頁 號 |2/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |負責將市場新產(chǎn)品開發(fā)信息和客戶關(guān)于老產(chǎn)品改進信息，準確并及時發(fā)送東莞工廠| |，并督促屬下人員填寫“信息聯(lián)絡(luò)處理單”。參考《信息溝通控制程序》。 | |培訓營業(yè)部員工，以提高工作效率。參照《人力資源控制程序》。 | |負責督促一切船務(wù)及送貨。 | |負責生產(chǎn)能力評估、簽發(fā)“生產(chǎn)/備料通知書”。 | |遵守公司規(guī)章制度。 | |營業(yè)部主任責任和權(quán)力 | |營業(yè)部主任需向營業(yè)部經(jīng)理復命，并承擔以下責任及權(quán)力。 | |協(xié)助營業(yè)部經(jīng)理聯(lián)絡(luò)客戶及處理“生產(chǎn)/備料通知書”。 | |統(tǒng)計客戶訂單。 | |負責發(fā)出樣辦訂單。 | |處理客戶投訴。 | |遵守公司規(guī)章制度。 | |船務(wù)主任責任和權(quán)力 | |船務(wù)主任需向營業(yè)部經(jīng)理覆命，并承擔以下責任及權(quán)力。 | |保持與東莞工廠聯(lián)絡(luò)，跟進交貨期。 | |負責督促一切船務(wù)及送貨工作。 | |負責處理信用證、銀行及船務(wù)文件。 | |文員負責協(xié)助營業(yè)部處理日常事務(wù)。 | |遵守公司規(guī)章制度。 | |編制 | |審核 | |審批 | | |Standard Success Groups |受控狀態(tài) | | |Ltd. | | | |標準志成集團有限公司 | | | |營業(yè)部工作指引 | | | | |文件編號 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |頁 號 |3/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |培訓 | |營業(yè)部經(jīng)理對新加入員工及每半年對在職員工進行適當?shù)呐嘤枴? | |培訓內(nèi)容： | |產(chǎn)品常識介紹； | |變壓器的原理和種類； | |國際電壓的區(qū)分； | |介紹不同地區(qū)的安全標準； | |申請安全標準應(yīng)預(yù)備文件：申請書、物料單、結(jié)構(gòu)圖、線路圖、外形圖、膠芯圖、| |測試報告。 | |編碼制度的認識 | |不同形式的產(chǎn)品編碼制度(MODEL NO) | |例： | |ST41-060-0600D | |D----輸出類別（AC或DC） | |0600----輸出電流，以mA為單位（600毫安） | |060----輸出電壓，以V為單位（6V） | |41----變壓器的大小規(guī)格（EI-41） | |T----輸入電壓指示（代表歐洲，230V） | |S----STANDARD SUCCESS | |例： | |第二個字母S---USA（120V） | |J---JAPAN（100V） | |A---AUSTRALIA（240V） | |B---U.K.（240V） | |編制 | |審核 | |審批 | | |Standard Success Groups |受控狀態(tài) | | |Ltd. | | | |標準志成集團有限公司 | | | |營業(yè)部工作指引 | | | | |文件編號 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |頁 號 |4/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |C---CHINA（220V） | |M---MALAYSIA（240V） | |D---DUAL INPUTS（110/220V，120/240V） | |例： | |SS48-120D-0750D | | | |D----表示輸出相同電壓、電流 | |M---表示多組輸出不同電壓、電流 | |SA41-120-0300DC | | | |C----代表附加陶瓷電容C – CAP | |SS66 -120-0400AF | | | |F----表示屬鐵橋式的變壓器（TRANSFORMER） | |不同客戶的編碼制度(CUSTOMER CODE) | |TYC----TYCO TOYS HONG KONG LTD | |PHI----PHILIPS HONG KONG LIMITED | |同一客戶同一型號產(chǎn)品，要求不同的編碼制度（PRODUCT INDEX） | |TYC1----TYCO的第一款 | |TYC2----TYCO的第二款 | |新產(chǎn)品的報價、樣品處理： | |當營業(yè)部收到客戶傳真或電話查詢時，營業(yè)部應(yīng)要求客戶將產(chǎn)品要求以書面形式傳| |真到本公司，客戶要求至少應(yīng)提供包括：產(chǎn)品規(guī)格型號、規(guī)范及安全標準（UL、CS| |A認證等）。 | |營業(yè)部有需要時可將客戶要求轉(zhuǎn)交工程部，由工程部對客戶提出的產(chǎn)品要求規(guī)格進| |行技術(shù)評估。 | |如公司不能滿足客戶要求，由營業(yè)部負責通知客戶，否則，營業(yè)部將直接發(fā)出報價| |單。 | |編制 | |審核 | |審批 | | |Standard Success Groups |受控狀態(tài) | | |Ltd. | | | |標準志成集團有限公司 | | | |營業(yè)部工作指引 | | | | |文件編號 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |頁 號 |5/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |如客戶要求樣板，由營業(yè)部發(fā)出樣板訂單給工程部，工程根據(jù)客戶要求制 | |作樣板，提供測試報告、線路、外形尺寸圖紙。 | |客戶對公司制作的樣板進行確認。 | |如客戶確認的樣板不能滿足要求時，由營業(yè)部通知工程部重新制作樣板。 | |如樣板滿足客戶要求，應(yīng)要求客戶簽板確認，對簽板的控制參照《樣板控制程序》 | |如客戶滑要求樣板，需由工程產(chǎn)提供測試報告及“PRODUCT CONFIRMATION FORM”， | |以供客戶確定要求。 | |客戶確認的文件資料由營業(yè)部及文控中心各保存一份。 | |客戶對公司制作的樣板進行確認。 | |營業(yè)部文件處理： | |報價單上有關(guān)產(chǎn)品編碼及各項內(nèi)容填寫正確。 | |非正式發(fā)票----復查訂貨單，確保產(chǎn)品編號、內(nèi)容、單價、數(shù)量、條款無誤。 | |發(fā)票、包裝單----信用證、訂貨單及報價單，改錯應(yīng)于改錯旁邊蓋印。 | |落貨紙----盡量參照信用證要求，如資料與報價單或其他文件有錯，以信用證為準| |。 | |送貨單----香港送貨的由營業(yè)部負責出送貨單，東莞出貨的由東莞廠方負責出送貨| |單。 | |生產(chǎn)/備料通知單----收到訂單后，營業(yè)部發(fā)出“生產(chǎn)/備料通知書”，以便采購部及| |集團總經(jīng)理確認物料和交貨期，營業(yè)部收到采購部、集團總經(jīng)理和董事長簽署確認| |的“生產(chǎn)/備料通知書”后再向客戶確認接受訂單。 | |生產(chǎn)通知書如有修改，再發(fā)修改通知單，于編號后加“R”。 | |樣板訂單----營業(yè)部按要求發(fā)出“樣板訂單”及提供有關(guān)資料給工程部制作樣板。 | |編制 | |審核 | |審批 | | |Standard Success Groups |受控狀態(tài) | | |Ltd. | | | |標準志成集團有限公司 | | | |營業(yè)部工作指引 | | | | |文件編號 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |頁 號 |6/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |信用證的處理: | |收到信用證時應(yīng)審查內(nèi)容是否正確，及時核對報價單和訂單的相關(guān)內(nèi)容，包括交貨| |期，要求文件和其他條款是否合理可行，如有不符或不合理處，立即通知營業(yè)部經(jīng)| |理與客戶協(xié)商解決。 | |制定（L/C EXECUTING | |FORM），將信用證上所有文件，其他要求和備注填在表格內(nèi)，每張信用證填一張表| |格。 | |注意整套文件避免改錯，如有改錯情況，切記于旁邊蓋公司小圓印。 | |所有文件上一切字眼應(yīng)依照信用證上的表達方式，不應(yīng)隨意更改。 | |訂單統(tǒng)計 | |營業(yè)部應(yīng)將所有訂單記錄以便統(tǒng)計。 | |設(shè)訂單統(tǒng)計表列明確客戶名稱、貨品類別、數(shù)量和交貨期。 | |營業(yè)部經(jīng)理于考慮接受訂單時應(yīng)參考訂單統(tǒng)計表。 | |文件編號、存檔、儲存、處理 | |報價單----Q（01） XXXX（電腦自動編碼，一份傳真送客戶，一份電腦保存， 一 | |份保存客戶檔案。） | |臨時發(fā)票----PI（01） XXXX（電腦自動編碼，一份電腦保存，一份保存客戶檔案 | |。） | |發(fā)票----IN（01） XXXX（電腦自動編碼，兩份交給客戶，一份送會計部，一份電 | |腦保存，一份存營業(yè)部檔案）。 | |包裝單----P（01） | |XXXX（電腦自動編碼，兩份交給客戶，一份電腦保存，一份存營業(yè)部檔案，必要時| |發(fā)一份予會計部）。 | |送貨單----DN（01） XXXX（電腦自動編碼，三份送客戶，其中一份客戶簽收后交 | |營業(yè)部，一份電腦保存）。 | |傳真----F（01） | |XXXX（順序填寫編號，一份傳送客戶，一份電腦保存，一份保存客戶檔案。） | |編制 | |審核 | |審批 | | |Standard Success Groups |受控狀態(tài) | | |Ltd. | | | |標準志成集團有限公司 | | | |營業(yè)部工作指引 | | | | |文件編號 |SS-MK-001 |版 本 |A | | |頁 號 |7/7 |生效日期 |2004-4-8 | | | |信件----L（01） | |XXXX（順序填寫編號，一份送客戶，一份電腦保存，一份保存客戶檔案。） | |生產(chǎn)/備料通知書----PP-01-XXXX（順序填寫編號，一份送采購部，一份送廠總經(jīng) | |理，一份存生產(chǎn)通知書總檔）。 | |樣板訂單----S（01） | |XXXX（順序填寫編號，一份傳送東莞廠，一份存樣板訂單檔案）。 | |修改文件編號后加（R），如Q（01） XXXX（R）。 | |除營業(yè)部員工及指定人員外，其他人等不得擅取以上單據(jù)。 | |電腦儲存的文件每星期復制一次。 | |參考文件 | |培訓控制程序 | |樣板控制程序 | |信息溝通控制程序 | |客戶投訴處理程序 | |參考記錄 | |發(fā)票 | |報價單 | |包裝單 | |送貨單 | |樣板訂單 | |生產(chǎn)/備料通知書 | |臨時發(fā)票 | |L/C EXECUTING FORM | |PRODUCT CONFIRMATION FORM | |信息聯(lián)絡(luò)處理單 | |編制 | |審核 | |審批 | | ----------------------- 文 員 船務(wù)主任 營業(yè)主任 營業(yè)部經(jīng)理
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