微軟信息化如何構(gòu)筑雙贏
作者:郭瑩 321
從1995年起微軟就開始了自己的信息化進程,同許多企業(yè)一樣,他們也經(jīng)歷過調(diào)研、選型的過程,他們也有過痛苦的測試。但是,不同的是,當(dāng)信息化成功之后,微軟并沒有將這些寶貴的技術(shù)和經(jīng)驗作為秘密保留,而是將其實踐經(jīng)驗融入到.NET的產(chǎn)品開發(fā)中,從而希望客戶企業(yè)能站在自己已經(jīng)成功的平臺上進行更為個性化的開發(fā)和實踐。
微軟需要信息化
早在1994年底,在世界上最大的軟件公司——微軟公司的IT部門面臨著一系列問題。雖說微軟一直在做程序,做軟件,可是公司內(nèi)部的流程卻極其復(fù)雜,換句話說一直希望給別人提供方便的微軟本身卻在被各種各樣的復(fù)雜手續(xù)所羈絆。大量的手工操作,拖沓的辦公效率,直接影響了企業(yè)的敏捷度。以財務(wù)為例,全世界幾十家分公司的財務(wù)報表匯總到一起,再根據(jù)報表做出對企業(yè)有用的建議和策劃需要一個多月時間。再比如,很簡單的,員工如果需要申請經(jīng)費,需要老板審批,而這時恰巧老板出差,員工就只能等。
直到今天,微軟亞太區(qū)IT總監(jiān)柯文達先生講起這些仍然滿是感慨,他拿出一個1995年時微軟公司的體系結(jié)構(gòu)圖,很難想象,看上去如此復(fù)雜的運作方式能保持什么樣的效率,況且,作為一個軟件公司來說,微軟的體系結(jié)構(gòu)已經(jīng)相對簡單,很多制造業(yè)企業(yè)因為牽扯到進銷存、不間斷制造等問題會更復(fù)雜,他們又怎樣才能獲得更低廉的采購價格,更快捷的反應(yīng)速度,更良好的員工管理,怎么能保證互通有無,信息暢通無阻呢?
構(gòu)想與實施
面對這樣的問題,微軟的高層老板希望公司能夠提供一種自動化、智能化的系統(tǒng)進行管理,以提高效率。使微軟公司內(nèi)部員工隨時隨地都可以進行數(shù)據(jù)溝通和交換,各部門之間可以實現(xiàn)初步的信息共享。
這些在今天看來自然就是ERP的一部分,但是當(dāng)時沒有什么經(jīng)驗可以遵循,微軟的IT部門人員經(jīng)過大約兩個月的評估以后,選擇了SAP。
據(jù)柯文達回憶,當(dāng)時之所以選擇SAP,原因有二,第一個就是SAP的合作精神。設(shè)計者只有與它所服務(wù)的企業(yè)充分合作,才能為這個企業(yè)開發(fā)出一套屬于自己的系統(tǒng)。第二個原因是SAP重要的一個系統(tǒng)——SAP R3的推出,正好符合微軟的需求。
大方向確定下來,目標(biāo)明確,真正動手干起來,對于微軟這樣一個以技術(shù)擅長的公司來說,好像并不是什么難事。1995年9月,微軟抽調(diào)了30名內(nèi)部技術(shù)人員和15名德勤的顧問人員,2名SAP的技術(shù)人員一起工作,1996年6月,僅僅9個月時間,完成了財務(wù)部分的應(yīng)用程序,是當(dāng)時最快的在SAP上開發(fā)的應(yīng)用。又完成了SAP 的Manufacturing和HR 模塊。到1998年底,將全部應(yīng)用轉(zhuǎn)移到Windows 平臺上。之后陸續(xù)完成了企業(yè)內(nèi)部采購電子商務(wù)系統(tǒng)(MS Market),企業(yè)客戶數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(MS Sales),企業(yè)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)(MS Expense),企業(yè)網(wǎng)上發(fā)票處理系統(tǒng)(MS Invoice),企業(yè)網(wǎng)上訂單管理系統(tǒng)(MOET),企業(yè)網(wǎng)上員工管理系統(tǒng)(HeadTrax)。
微軟認為企業(yè)在進行ERP或者是在制度的建立過程中有兩個方面很重要,第一,能不能充分地信任員工的技術(shù)。第二,給員工所有的資源,管理者能不能信任地讓他做適當(dāng)?shù)臎Q定,去執(zhí)行這個決定。如果給了員工一定的權(quán)力,管理者能不能放心??挛倪_舉了一個簡單的例子,“前幾天,我在上海。如果我說我花了多少錢,需要報賬,就可以馬上RAS上網(wǎng),通過系統(tǒng)在線將報銷單填好,很快我的老板就可以看到。然后,下個禮拜,報銷的錢就入進我東京的帳戶了。但是有些企業(yè)就不行,老板會說你的賬單沒有到,不能報賬。老板會懷疑員工會不會多報銷,這樣,就會降低資金流轉(zhuǎn)率,降低工作效率。必須承認,員工有可能會填一些不屬于報銷范圍的東西,但是我們最重要的考慮一是要建立企業(yè)與員工之間的信任度,二是要盡可能在員工出差在外時,以最快速度把款報銷給他們以方便使用。至于錯誤和弊端,肯定會有。但我們可以事后做審計。這就是一個觀念的問題,管理者用不同的觀念經(jīng)營不同模式的企業(yè)。因為每一個管理者的觀念不同,所以在執(zhí)行管理過程中,造成的一些結(jié)構(gòu)是不同的。其實并沒有真正的對或錯,但是永遠要記住,在企業(yè),講究的是效率和順暢,只有順暢了才會有更高的利潤。而如果管理者把這些全都管起來的話,就會有一些不必要的障礙?!?/p>
效果與推廣
實施以后的效果如何?柯文達仍然舉了報銷的例子。微軟雇員每年的差旅費將近2億美元,以前,公司的服務(wù)器上存放了136種報銷申請模板,財務(wù)人員雖然熟知他們但對于其中的某些數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)并不清楚,尤其是一些過期的賬戶編號,或者不正確的分類,都給微軟公司的應(yīng)付款部門帶來了困難。而使用了新系統(tǒng)以后,原來需要等3個禮拜才能拿到報銷款的員工,現(xiàn)在只用1天就夠了,這使得微軟每年可以節(jié)省人工、磨損等費用40萬美元。
或許對于很多企業(yè)來說,事情發(fā)展到這里已經(jīng)基本結(jié)束了,剩下的無非就是進一步維護和完善系統(tǒng),但是微軟不。它覺得,作為一個軟件企業(yè),微軟本身的實踐經(jīng)驗當(dāng)然應(yīng)該融入到自己的產(chǎn)品開發(fā)中,以開發(fā)出更適合用戶的產(chǎn)品。于是,微軟將其成功的方案和經(jīng)驗總結(jié)起來,融入.NET戰(zhàn)略的技術(shù)規(guī)劃中,開始了下一個征程。
對于企業(yè)信息化,微軟有自己一套看法,尤其在資金分配方面,他們有著嚴格的定義。從表中可以明確看出微軟對信息化成本的分配態(tài)度,與很多傳統(tǒng)企業(yè)理解不同的是,他們的硬件分配只有總量的一半不到,更多的是運營和支持、管理的費用,這一表格,給了傳統(tǒng)企業(yè)全新的理念,打破了他們原來很多信息化只是買買設(shè)備做做系統(tǒng)就可以的觀念。
今天,微軟希望將自己開發(fā)企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用的經(jīng)驗與用戶共享,將過去發(fā)生在自己身上的經(jīng)驗和教訓(xùn)介紹給所有的用戶??挛倪_說,中國目前的經(jīng)濟發(fā)展,尤其是信息化進程非常快,它非常希望有朝一日能夠?qū)⑽④汭TG亞太區(qū)的總部搬到中國來,而今年3月的“微軟IT面對面——CIO高峰會2002”首站選在了中國深圳,可見對中國市場的重視程度。微軟請了各行各業(yè)的IT主管,與他們的專家在一起共同探討企業(yè)信息化問題。
對于微軟來說,做.NET還有很多路要走,而且,去做管理上的變革比技術(shù)的創(chuàng)新相對容易得多。微軟的ITG就是這樣一個部門,柯文達要做的就是這樣一個事情,將微軟內(nèi)部做得好的,值得推廣和借鑒的東西拿出來,不論是技術(shù)還是管理,與其他企業(yè)分享,從而希望能夠達到共贏的境界。
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