當(dāng)今之世，西方發(fā)達(dá)國(guó)家有關(guān)專家都正在從各方面探討和研究秘書科學(xué)。筆者十分稱贊德國(guó)的研究專家克里薩爾，他從秘書的合理組織、心理觀點(diǎn)等方面去著手研究提高工作效率的實(shí)用方法。該專家認(rèn)為，有效地借助現(xiàn)代技術(shù)，只能解決信息程序問題，而在通過管理決議方面，使程序及通訊型式化則極其困難。在管理工作中，靠人的直覺直觀的意志解決問題的方法，其作用迄今仍是不可忽視的。人際關(guān)系中的心理因素方面，對(duì)管理領(lǐng)域的工作效率，仍能夠起到極大的影響。一句話，再先進(jìn)的工具也代替不了人的意志，從而使人聯(lián)想到《人際關(guān)系學(xué)》在秘書工作領(lǐng)域的重要性。該專家的這種論點(diǎn)，可貴之處符合實(shí)情?！　?
　　德國(guó)于世界二次大戰(zhàn)后，作為戰(zhàn)敗國(guó)，國(guó)家枯萎凋零，百?gòu)U待興，但世人皆知，德國(guó)人能干肯干，其經(jīng)濟(jì)由復(fù)蘇到崛起舉世矚目。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，日益需要加強(qiáng)行政管理，以求提高工作效率，增進(jìn)社會(huì)效益。本著此原則，德國(guó)秘書工作之發(fā)展，極端注意時(shí)間，分秒必爭(zhēng)，重又引起世人注目。
　　德國(guó)秘書的主要分類和各類秘書的工作概要 　　
　　1．國(guó)務(wù)秘書
　　在德國(guó)，總理府設(shè)一名國(guó)務(wù)秘書，主管首都的事務(wù)，由總理直接領(lǐng)導(dǎo)。此外，還設(shè)一位議會(huì)國(guó)務(wù)秘書，負(fù)責(zé)議會(huì)院和政府之間的聯(lián)系，并協(xié)助總理保持同議會(huì)的聯(lián)系。政府各部，也都設(shè)有國(guó)務(wù)秘書和議會(huì)國(guó)務(wù)秘書，作為部長(zhǎng)的助手。概而言之，議會(huì)國(guó)務(wù)秘書必須是議院議員，協(xié)助部長(zhǎng)處理行政事務(wù)，負(fù)責(zé)部里的常務(wù)工作，相當(dāng)于某些國(guó)家的常務(wù)副部長(zhǎng)，他有權(quán)代表該部出席內(nèi)閣會(huì)議、議會(huì)、各專門委員會(huì)和從事其它各種活動(dòng)。當(dāng)部長(zhǎng)因故不能任職時(shí)，他可以被委任為代理部長(zhǎng)。至今，德國(guó)一般每個(gè)部設(shè)議會(huì)國(guó)務(wù)秘書和國(guó)務(wù)秘書一人，重要的部各設(shè)兩人。國(guó)務(wù)秘書屬于高級(jí)秘書，是政府高級(jí)官員的組成部分。人數(shù)雖不多，但在政府的工作中占有極其重要的地位。國(guó)務(wù)秘書一般皆具有兩重身份，對(duì)國(guó)家元首或部長(zhǎng)來講呢，是參謀是助手，執(zhí)行的是秘書職責(zé)；對(duì)下級(jí)單位來講，他們卻又是領(lǐng)導(dǎo)和指揮者?！　?
　　2．企業(yè)秘書
　　一般是指企業(yè)中從事秘書工作的人員，皆為企業(yè)董事長(zhǎng)或經(jīng)理的專職秘書。德國(guó)企業(yè)秘書唯一重要的原則是，要合理計(jì)劃時(shí)間，合理安排工作。一般秘書的基本條件，年齡不能超過30歲，必須是中等文化程度，專業(yè)秘書訓(xùn)練班和英語(yǔ)訓(xùn)練班畢業(yè)，　通過考試任用；再有的是從事過圖書館整編和管理工作的人，能獨(dú)自編寫一般信息，懂英語(yǔ)，年齡不得超過42歲，要求其工作必須以最短的時(shí)間達(dá)到最佳效果，這也是必備的原則。此等秘書之一般工作為重新打印呈送領(lǐng)導(dǎo)者的報(bào)告，電話交談，書寫內(nèi)容復(fù)雜的信函，（不得超過45分鐘）同領(lǐng)導(dǎo)人座談，向同事進(jìn)行咨詢，與秘書實(shí)習(xí)生進(jìn)行入門座談，準(zhǔn)備整理書信，發(fā)出電傳打字和通訊，　為領(lǐng)導(dǎo)人擇選材料，匯編和裝訂檔案，皆有時(shí)間限制，不得超過規(guī)定時(shí)間。同時(shí)，閱讀文件要求思維將文件分為段落，便于掌握文件內(nèi)容和重點(diǎn)，便于擬出扼要提綱。故而企業(yè)秘書，首先要精于整理文件，來文分為立即要執(zhí)行的，緊急執(zhí)行的，普通公務(wù)信件和處理有一定期限的四種。關(guān)于變更重要定貨人電話號(hào)碼的通知；關(guān)于分配全年獎(jiǎng)金的指示；同你號(hào)合作的企業(yè)的定期咨詢；非主要訂貨人提出的減價(jià)要求；邀請(qǐng)你公司或號(hào)領(lǐng)導(dǎo)人出席作為重要供應(yīng)者的企業(yè)紀(jì)念會(huì)；關(guān)于某企業(yè)首領(lǐng)生病需要休假之際變更代替人的通知；有關(guān)電話洽談重要的縮減開支方面的決定；對(duì)本公司領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告內(nèi)容質(zhì)詢，秘書要立即答復(fù)，如在休假期間，假終進(jìn)行；整頓七天一疊未拆開的公文；本公司領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告摘要手稿三天之內(nèi)作好；進(jìn)行關(guān)于發(fā)起組織技術(shù)裝備的提案；電話中達(dá)成的協(xié)議，值本公司領(lǐng)導(dǎo)人休假，會(huì)晤問題由秘書負(fù)責(zé)；對(duì)本公司或號(hào)領(lǐng)導(dǎo)人參加的董事會(huì)重要會(huì)議計(jì)劃記錄事項(xiàng)要由秘書掌握；十分重要的是，供領(lǐng)導(dǎo)人用的資料要由秘書進(jìn)行擇選，以便于領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)各種情況廣泛清楚透徹了解，所以秘書的重要任務(wù)就在于擇選最需要的材料。例如錄用工作人員時(shí)如何交談的指導(dǎo)材料，以便提高領(lǐng)導(dǎo)人在這方面之技能。企業(yè)秘書的檔案室工作亦屬重要，檔案室文件要進(jìn)行分類：企業(yè)內(nèi)部規(guī)章；顧客訂貨信息單據(jù)；有關(guān)同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)信息；生產(chǎn)計(jì)劃；有關(guān)公司對(duì)手方面的信息；進(jìn)行舉辦講習(xí)班的資料；簽字無(wú)訛的字樣證明；有關(guān)各學(xué)院進(jìn)行秘書講習(xí)班提高技能的辦法；企業(yè)史；企業(yè)工作活動(dòng)圖表；參觀訪問者的統(tǒng)計(jì)表冊(cè)；實(shí)習(xí)生工作須知等等。
若按文件重要程度及其保存時(shí)間，宜分別放置，以示其實(shí)用價(jià)值。文件可分為下列各類：　不太有用的或極少用的文件；短時(shí)保存的公文；保存期明確文件（如保存到……年為止）；等待答復(fù)的公文；在……法律生效期間內(nèi)保存的文件；長(zhǎng)期保存的文件，共此六種?！　?
　　資料則分為：郵寄費(fèi)用手冊(cè)；送領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件；辦公室木器家具一覽表，家具廣告一覽表；有關(guān)不能參與的提高技能的重要措施方面的宣傳公函；號(hào)雜志；對(duì)初參加工作者的職業(yè)信息表；旅館飯店一覽表；企業(yè)于某一時(shí)期停業(yè)的通告；　董事會(huì)選舉的結(jié)果；決定性的生產(chǎn)會(huì)議記錄；半年之久的剪報(bào)；有關(guān)干部問題咨詢服務(wù)信件；老常規(guī)條文；企業(yè)用的只供領(lǐng)導(dǎo)人收受、專門研究領(lǐng)導(dǎo)的過期三個(gè)月之久的專門雜志；生產(chǎn)上不幸事故的報(bào)告書；董事會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)于必須為降低工時(shí)損耗作斗爭(zhēng)的預(yù)告?！　?duì)書籍提出如下的要求：將書籍詳細(xì)訂出目錄卡片；將有關(guān)書籍資料正確登入卡片內(nèi)；將書籍按第一個(gè)字母、按學(xué)術(shù)領(lǐng)域分類。 秘書對(duì)書籍目錄卡分類錄寫擇選舉例如下： （1）馬爾特馬麗亞蓋爾克同瓦里切爾約希姆合著：《高等秘書學(xué)校》第４版，門什翁德阿爾巴依特出版社1960年出版，531頁(yè)。內(nèi)容：秘書職業(yè)；速記；打字；通訊；電話交談；電報(bào)及電傳打字報(bào)道；人際學(xué)；工作室、辦公室（廳）工作；工作的合理化；內(nèi)部通訊；書籍與雜志；領(lǐng)導(dǎo)人出差；會(huì)議；管理原則。（2）安涅馬里、連納爾茨著：《秘書的有效工作》費(fèi)爾拉格出版社1973年版，142頁(yè)。內(nèi)容：秘書職業(yè)；同來訪人接觸；秘書行業(yè)；分配工作；電話交談；準(zhǔn)備開會(huì)和會(huì)議。 （3）烏爾蘇拉、德列克斯列爾著：《秘書減輕領(lǐng)導(dǎo)人的工作負(fù)擔(dān)》維卡出版社1978年再版，183頁(yè)。內(nèi)容：秘書職業(yè)；秘書本人的工作；準(zhǔn)備會(huì)議；準(zhǔn)備出差；文件工作；速記；生產(chǎn)交談特點(diǎn)。（4）克里斯塔亞捷著：《秘書簡(jiǎn)明手冊(cè)》，第八版，1981年版，487頁(yè)。內(nèi)容：通信；秘書處實(shí)用方面的工作與技術(shù)方面的工作；準(zhǔn)備會(huì)議；準(zhǔn)備公務(wù)旅行；按期完成工作檢查；提供領(lǐng)導(dǎo)人信息；組織工作的技術(shù)設(shè)備；同人聯(lián)系；縱橫交錯(cuò)計(jì)劃的擬定方法。

擴(kuò)展閱讀

版權(quán)聲明：