人說(shuō)“能說(shuō)會(huì)道”是秘書的看家本領(lǐng)，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說(shuō)，但卻經(jīng)常要說(shuō)話，匯報(bào)情況，提出建議，傳達(dá)指示，接待來(lái)訪，協(xié)調(diào)工作等等，大量使用的是口語(yǔ)表達(dá)。因此，口語(yǔ)表達(dá)在秘書工作中起著非常重要的作用。
　　那么，秘書該如何進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)才能獲得最佳的效果，才能進(jìn)行成功的交際呢？近年來(lái)，有不少有關(guān)秘書方面的著作對(duì)此進(jìn)行了闡述，歸納起來(lái)，大致有以下幾點(diǎn)：意思明白；誠(chéng)實(shí)；語(yǔ)言生動(dòng)；口齒清楚；條理分明，表達(dá)準(zhǔn)確；說(shuō)話得體；正確等等。
　　在探討秘書口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，僅僅局限于語(yǔ)音層面和邏輯思維層面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為此，在秘書口語(yǔ)表達(dá)中加強(qiáng)對(duì)修辭的研究是十分必要的。
　　中國(guó)現(xiàn)代修辭學(xué)大師陳望道先生在《修辭學(xué)發(fā)凡》中指出：“修辭以適應(yīng)題旨情境為第一要義。”成功的言語(yǔ)交際，往往是在“適應(yīng)題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語(yǔ)修辭論》中指出：“語(yǔ)言運(yùn)用是一個(gè)動(dòng)態(tài)運(yùn)行的過(guò)程，在這一過(guò)程中，無(wú)論是言語(yǔ)表達(dá)者，還是言語(yǔ)接受者，都是在一種相互適應(yīng)的狀態(tài)下完成交際的任務(wù)的。”同時(shí)，在這一過(guò)程中，“要求言語(yǔ)表達(dá)者調(diào)整語(yǔ)言，以適應(yīng)言語(yǔ)接受者”。 在上述案例中，老板之所以“明顯地不高興”，是因?yàn)樾×岬幕卮饹](méi)有適應(yīng)老板的要求。如果她能適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下自己的語(yǔ)言，比如“我去查一下”或“我去問(wèn)一問(wèn)”，那么交際的效果可能要好得多。
　　在秘書的口語(yǔ)表達(dá)中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會(huì)有效地提高語(yǔ)言表達(dá)能力，從而實(shí)現(xiàn)有效的溝通。
　　一、秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要注意與其所處的環(huán)境相一致。
　　即“話隨境發(fā)，要求言語(yǔ)表達(dá)者根據(jù)語(yǔ)言環(huán)境來(lái)發(fā)話。
　　這里，語(yǔ)言環(huán)境對(duì)言語(yǔ)表達(dá)者的制約作用是如何構(gòu)建言語(yǔ)的結(jié)構(gòu)體，只有當(dāng)言語(yǔ)表達(dá)者所講的話適應(yīng)語(yǔ)境時(shí)，才能發(fā)話，不注意這一點(diǎn)，倉(cāng)促發(fā)話，就會(huì)影響交際的效果”。例如，在公眾場(chǎng)合，當(dāng)秘書發(fā)現(xiàn)上司做出明顯的錯(cuò)誤決定時(shí)，如果秘書立即提出意見(jiàn)，顯然會(huì)傷害到上司的自尊心，必然會(huì)引起言語(yǔ)的接受者——上司的強(qiáng)烈反感，進(jìn)而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場(chǎng)合，例如只有上司和秘書兩人在場(chǎng)，這時(shí)秘書如果立即提出意見(jiàn)，同時(shí)注意自己的措辭，如“這個(gè)決定您是否還需要再考慮一下呢？”那么這時(shí)上司必然會(huì)很樂(lè)意接受，理想的交際效果會(huì)更容易達(dá)到。
　　二、秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要根據(jù)不同的交流對(duì)象來(lái)確定合適的表達(dá)方式。
　　在秘書工作中，秘書要經(jīng)常與眾多的不同對(duì)象進(jìn)行交流，如與上司、與客戶、與同事等等，如何與不同的交流對(duì)象達(dá)到理想的交際效果，這就要求秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要根據(jù)交流對(duì)象的變換，隨時(shí)調(diào)整自己的語(yǔ)言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，秘書在接待客戶來(lái)訪時(shí)，如果來(lái)訪者是一般的普通客戶，那么秘書可以按照慣例，說(shuō)：“先生，您預(yù)約了嗎？麻煩請(qǐng)您登記，這是公司的規(guī)定。”如果來(lái)訪者是一位公司經(jīng)常聯(lián)系的重要客戶，秘書若以這樣的語(yǔ)言來(lái)接待對(duì)方，對(duì)方可能會(huì)認(rèn)為你不歡迎他，從而引起雙方交流的沖突。
　　三、秘書在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要根據(jù)不同的交流內(nèi)容來(lái)確定合適的表達(dá)方式。
　　秘書的工作涉及方方面面，針對(duì)不同的內(nèi)容，秘書應(yīng)選擇合適的表達(dá)方式以獲得理想的交際效果。

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