由于秘書(shū)幫助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人承擔(dān)著政務(wù)、機(jī)要、信息、管理等工作, 因此, 秘書(shū)工作十分重要, 任何領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或者領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人, 如果離開(kāi)了秘書(shū)的輔助與服務(wù), 則將會(huì)信息阻塞, 事務(wù)纏身, 工作十分不便, 難以正確作出科學(xué)決策, 進(jìn)行現(xiàn)代化的領(lǐng)導(dǎo)。

　　一、秘書(shū)工作應(yīng)發(fā)揮的作用

　　美國(guó)前總統(tǒng)艾森豪威爾的私人秘書(shū)謝爾曼·亞當(dāng)斯說(shuō): “衡量一個(gè)好的總統(tǒng)秘書(shū), 要以他的獻(xiàn)身精神、艱苦奮斗和工作效率為標(biāo)準(zhǔn), 而不是他的成就和業(yè)績(jī)。一切成就屬于總統(tǒng)。”由此可見(jiàn), 秘書(shū)工作是一種具有較強(qiáng)特殊性的職業(yè)。一方面, 這種工作直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù), 甚至直接參與領(lǐng)導(dǎo)的決策, 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)行為影響較大。另一方面秘書(shū)工作畢竟不是領(lǐng)導(dǎo)工作, 只能為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策, 而不是出謀劃策。

　　那么, 秘書(shū)工作應(yīng)發(fā)揮什么作用呢? 筆者認(rèn)為, 各級(jí)各類(lèi)秘書(shū), 總的來(lái)說(shuō)應(yīng)當(dāng)起到五種作用: 參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用、耳目作用。

　　參謀、助手作用　秘書(shū)有各種層次、工種, 秘書(shū)如何發(fā)揮參謀助手作用有多種途徑。秘書(shū)的參謀作用不僅體現(xiàn)在提供輔助決策的方案與日常工作的預(yù)案等方面, 更多的秘書(shū)人員可以在大量的經(jīng)常性工作中, 為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),當(dāng)好參謀、助手。諸如協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排一個(gè)時(shí)期的工作布局; 為領(lǐng)導(dǎo)出主意想辦法, 積極主動(dòng)地辦文辦事, 完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)等。

　　提供信息作用　秘書(shū)信息服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的全部決策、管理和指揮工作, 領(lǐng)導(dǎo)者要在眾多的變革的社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)文化生活中進(jìn)行決策, [論文網(wǎng)LunWenNet.Com]都要以反映事物發(fā)展變化的大量信息為基礎(chǔ)。就通常秘書(shū)工作而言, 需要掌握多種信息, 概括起來(lái)所提供的信息應(yīng)包括: 上級(jí)信息、內(nèi)部信息、歷史信息、本機(jī)關(guān)及下屬單位的有關(guān)情況、資料, 平行地區(qū)、部門(mén)的有關(guān)信息、社會(huì)信息、國(guó)際信息、業(yè)務(wù)信息、科技信息, 本地區(qū)、本部門(mén)的發(fā)展歷史資料等。

　　協(xié)調(diào)作用　協(xié)調(diào)是管理的手段, 其實(shí)質(zhì)就是統(tǒng)一認(rèn)識(shí), 調(diào)整關(guān)系, 解決矛盾, 協(xié)調(diào)行動(dòng)。在新的歷史時(shí)期, 領(lǐng)導(dǎo)面臨的問(wèn)題十分復(fù)雜, 接觸的橫向、縱向關(guān)系也千絲萬(wàn)縷, 改革中會(huì)不斷產(chǎn)生大量新的矛盾, 這些矛盾最后都會(huì)集中到各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)面前, 要求及時(shí)解決。因此, 圍繞改革中出現(xiàn)的矛盾, 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、正確處理, 是新時(shí)期秘書(shū)協(xié)調(diào)工作中的重要特點(diǎn)。

　　耳目作用　這不是監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的一言一行, 充當(dāng)“特工”角色, 而是在領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中, 權(quán)衡利弊, 根據(jù)調(diào)查研究得出的科學(xué)結(jié)論, 大膽向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議, 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者決策實(shí)施過(guò)程中可能出現(xiàn)的失誤、偏差以及錯(cuò)誤等, 應(yīng)在適當(dāng)場(chǎng)合適時(shí)提醒, 以便及時(shí)修正。

　　二、秘書(shū)工作應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

　　恩格斯說(shuō): 軍官不懂業(yè)務(wù)在參謀部門(mén)造成的危害比其它任何部門(mén)都大。由于秘書(shū)工作處于上呈下達(dá)、為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策的特殊地位, 其要求十分嚴(yán)格。那么當(dāng)前機(jī)關(guān)秘書(shū)工作的問(wèn)題是什么呢?

　　1、效率低　主要表現(xiàn)為辦公節(jié)奏慢、辦事拖拉, 工作職責(zé)不清, 秩序不順, 互相扯皮, 內(nèi)耗較大; 基層或人民群眾辦一件事, 往往要跑很多機(jī)關(guān), 蓋很多章, 等很長(zhǎng)時(shí)間; 還有的在上下機(jī)關(guān)之間, 為了溝通情況, 統(tǒng)一認(rèn)識(shí), 分清職責(zé)義務(wù), 常常發(fā)許多文件, 開(kāi)若干會(huì)議, 其實(shí)往往在機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間扯皮, 這都屬于內(nèi)耗。

　　2、質(zhì)量差　主要表現(xiàn)為工作不深入, 不具體, 習(xí)慣于表面文章, 看來(lái)很忙, 其實(shí)在制造“文山會(huì)海”, 沒(méi)有解決多少實(shí)際問(wèn)題。

　　3、狐假虎威　表現(xiàn)在有的秘書(shū)身處領(lǐng)導(dǎo)身邊或給某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)專(zhuān)職秘書(shū), 往往是領(lǐng)導(dǎo)有多大, 他也“水漲船高”。動(dòng)輒打領(lǐng)導(dǎo)者的招牌, 自我介紹不講姓名, 只講我是某某人的秘書(shū), 濫用權(quán)力, 不按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事, 不經(jīng)授權(quán), 私用領(lǐng)導(dǎo)人名義批文件, 寫(xiě)條子, 發(fā)命令, 為個(gè)人辦私事, 以權(quán)謀私, 還有的自作主張, 擅自按自己的想法隨意回答和處理問(wèn)題。

　　要解決好上述問(wèn)題, 秘書(shū)人員一定要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論, 用江澤民同志“三個(gè)代表”的重要思想武裝頭腦, 加強(qiáng)自身修養(yǎng), 牢記在社會(huì)主義中國(guó), 任何干部都是人民的勤務(wù)員, 應(yīng)該全心全意為人民服務(wù), 時(shí)刻把人民群眾的根本利益放在第一位, 才能在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作中以及輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和管理的過(guò)程中, 當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

　　三、秘書(shū)工作的地位和職能

　　秘書(shū)在一個(gè)單位里, 位于領(lǐng)導(dǎo)者近身, 或者說(shuō)處于機(jī)關(guān)中的樞紐地位, 它是領(lǐng)導(dǎo)與機(jī)關(guān)內(nèi)外各方面關(guān)系的橋梁。這種地位決定了秘書(shū)(含秘書(shū)部門(mén)) 有以下五個(gè)方面的職能。

　　1、樞紐職能　按照系統(tǒng)論的觀點(diǎn), 全國(guó)的黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)是一個(gè)龐大而嚴(yán)密的領(lǐng)導(dǎo)管理體系, 它是由小型系統(tǒng)(如區(qū)、鄉(xiāng)基層) 、中型系統(tǒng)(如省、市) , 大型系統(tǒng)(如中央國(guó)家機(jī)關(guān)) 所組成的, 在各個(gè)級(jí)別的系統(tǒng)中, 又有各自的子系統(tǒng), 如黨委系統(tǒng)的組織、宣傳、紀(jì)檢、統(tǒng)戰(zhàn)聯(lián)絡(luò)部門(mén); 政府系統(tǒng)的工業(yè)、農(nóng)業(yè)、財(cái)貿(mào)、文教衛(wèi)生等系統(tǒng)。這些眾多復(fù)雜的系統(tǒng)是以上下級(jí)隸屬關(guān)系工作為聯(lián)系方式, 而構(gòu)成一個(gè)整體的, 是以具體形式體現(xiàn)上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中各因素聯(lián)系的,就是秘書(shū)部門(mén)。所以秘書(shū)部門(mén)及秘書(shū)在機(jī)關(guān)中處于承上啟下、溝通左右的樞紐地位, 發(fā)揮著樞紐的職能, 圖1、圖2 說(shuō)明了這種關(guān)系。



(圖1)



(圖2)

　　2、協(xié)調(diào)職能　任何系統(tǒng)都有自己的運(yùn)動(dòng)目的和運(yùn)動(dòng)目標(biāo)。領(lǐng)導(dǎo)管理系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)的目的就是要實(shí)行科學(xué)的、有效的管理, 以實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化這一總目標(biāo), 要使系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)沿著正確的軌道運(yùn)行, 就必須不斷地對(duì)運(yùn)動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)。各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)一方面要在管理過(guò)程中不斷調(diào)整自己的行動(dòng), 另一方面又要采取各種行政手段來(lái)協(xié)調(diào)與其他機(jī)關(guān)的行動(dòng), 以及處理好各種矛盾與關(guān)系。這種調(diào)節(jié)或者協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)者在管理工作中的重要職責(zé), 而秘書(shū)部門(mén)正是輔助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行行政協(xié)調(diào)的主要部門(mén)。

　　3、輔助決策職能　秘書(shū)部門(mén)是現(xiàn)代化領(lǐng)導(dǎo)決策系統(tǒng)中的綜合、參謀部門(mén), 在科學(xué)決策中的各個(gè)過(guò)程和環(huán)節(jié), 都是必不可少的。

　　4、“不管部”職能　秘書(shū)部門(mén)又有“不管部”之稱, 凡是其他職能部門(mén)不管的事, 領(lǐng)導(dǎo)都可以交給秘書(shū)部門(mén)去管。這種“不管部”的職能體現(xiàn)的面很寬, 大致有以下四種類(lèi)型的工作:

　　(1) 圍繞中心工作任務(wù)　諸如選舉人民代表的工作、植樹(shù)造林、廠慶、校運(yùn)會(huì)、發(fā)行國(guó)庫(kù)券等, 這些任務(wù)常無(wú)專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)科室管轄, 需要秘書(shū)部門(mén)主持或與其他部門(mén)配合管理。

　　(2) 臨時(shí)發(fā)生的突擊任務(wù)　如本單位發(fā)生天災(zāi)人禍, 與外單位發(fā)生嚴(yán)重糾紛, 或上級(jí)交給的臨時(shí)緊急任務(wù), 也常由秘書(shū)部門(mén)去調(diào)查、辦理。

　　(3) 帶全面性的任務(wù)和活動(dòng)　如一個(gè)單位召開(kāi)全系統(tǒng)會(huì)議, 上級(jí)機(jī)關(guān)友鄰單位來(lái)人接待等, 也常由秘書(shū)部門(mén)承辦。

　　(4) 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的其他任務(wù)　如陪同領(lǐng)導(dǎo)深入基層或看望病員, 代表領(lǐng)導(dǎo)參加某些活動(dòng)等。

　　(5) “窗口”職能　秘書(shū)部門(mén)又是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的“窗口”。一切與外界的聯(lián)系和接待, 都首先要經(jīng)過(guò)秘書(shū)部門(mén), 群眾對(duì)機(jī)關(guān)的第一印象也是常看秘書(shū)部門(mén)的面貌、作風(fēng)和效率。

　　四、秘書(shū)應(yīng)有的素質(zhì)

　　美國(guó)著名政治學(xué)家、行政學(xué)家懷特對(duì)幕僚人員(即秘書(shū)工作人員) 應(yīng)具備的條件與修養(yǎng)作出全面而精辟的論述: “成功地幕僚人員應(yīng)具有較多的商榷能力, 而非高度的指揮性格; 應(yīng)具有廣博的知識(shí)和豐富的經(jīng)驗(yàn), 而非偏狹的專(zhuān)門(mén)技能; 要有忍耐與堅(jiān)持力, 不可有速求決定的傾向; 寧愿居于幕后地位, 不求聞達(dá), 不可固執(zhí)自己的成見(jiàn)或偏見(jiàn)。”懷特先生的這番話對(duì)秘書(shū)的素質(zhì)構(gòu)成作出了經(jīng)驗(yàn)性的概括, 很有借鑒意義。

　　秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手, 一切工作都是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的, 秘書(shū)人員的積極性也只能在這個(gè)前提下去發(fā)揮。這就要求:

　　1 　要有較高的理論素養(yǎng)　馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和江澤民同志關(guān)于“三個(gè)代表”的重要思想, 是人們認(rèn)識(shí)世界、改造世界的有力武器和行動(dòng)指南, 是黨和國(guó)家制定路線、方針、政策的指導(dǎo)思想和理論基礎(chǔ)。秘書(shū)人員只有掌握了這些基本理論理解其深刻內(nèi)涵, 才能掌握科學(xué)的思維方法和工作方法, 才能提高認(rèn)識(shí)世界和改造世界的能力。此外, 還必須學(xué)習(xí)“哲學(xué)”、“政治經(jīng)濟(jì)學(xué)”、“中共黨史”、“社會(huì)發(fā)展史”等, 社會(huì)主義中國(guó)的秘書(shū)由于首先是政治工作者, 其素質(zhì)要求最重要的部分就是學(xué)習(xí)毛澤東思想、鄧小平理論和江澤民同志“三個(gè)代表”的論述, 一個(gè)秘書(shū)工作者如果缺少這些理論知識(shí), 就沒(méi)有正確的政治觀點(diǎn), 政治上不敏感, 就缺乏政治理論素質(zhì)。

　　2 　要通曉秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)　秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)包括兩個(gè)方面, 一方面是與秘書(shū)工作有直接關(guān)系的秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí), 如秘書(shū)知識(shí)、文書(shū)知識(shí)等等。另一方面是秘書(shū)所在單位或部門(mén)的業(yè)務(wù)性知識(shí)。鑒于秘書(shū)工作的性質(zhì)和任務(wù), 秘書(shū)應(yīng)該是具備廣博知識(shí)的“通才”、“雜家”, 又是通曉本專(zhuān)業(yè)的“專(zhuān)才”, 二者是互為作用的辯證關(guān)系。這樣才能成為本單位、本部門(mén)的內(nèi)行, 才能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

　　3 　要有敏銳的戰(zhàn)略眼光和“超前”意識(shí)　秘書(shū)人員要認(rèn)真研究黨政中心工作, 深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)所轄工作的戰(zhàn)略意圖、戰(zhàn)略方向、長(zhǎng)期或中期特別是近期的管理目標(biāo), 幫助領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)會(huì)上級(jí)的政策意圖, 及時(shí)掌握信息, 深入實(shí)際正確出謀獻(xiàn)策, 涉及到職責(zé)范圍內(nèi)的事, 應(yīng)根據(jù)情況的發(fā)展變化, 提前準(zhǔn)備, 不能“臨時(shí)抱佛腳”匆忙上陣、消極應(yīng)付。

　　4 　要懂得管理學(xué)　秘書(shū)學(xué)是行政管理學(xué)的延伸、分支。現(xiàn)在越來(lái)越多的人認(rèn)識(shí)到, 現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)該是綜合性、輔助性的管理人才。秘書(shū)人員沒(méi)有管理知識(shí), 不懂管理, 就不能搞好秘書(shū)工作。秘書(shū)人員學(xué)習(xí)管理學(xué)是時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需要, 也是秘書(shū)人員基本職責(zé)的需要。擔(dān)負(fù)現(xiàn)代管理任務(wù)的秘書(shū)工作者, 必須學(xué)會(huì)現(xiàn)代管理知識(shí)和管理方法, 必須學(xué)會(huì)現(xiàn)代管理的基本原理, 學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的系統(tǒng)論、控制論、信息論的理論和方法, 實(shí)現(xiàn)管理組織系統(tǒng)化、管理決策科學(xué)化、管理方法定量化、管理手段現(xiàn)代化。

　　總之, 現(xiàn)代社會(huì)已發(fā)展成為信息化社會(huì), 全體秘書(shū)人員還應(yīng)當(dāng)具有改革意識(shí)與創(chuàng)新精神, 學(xué)習(xí)關(guān)于思維科學(xué)的知識(shí), 掌握正確的認(rèn)識(shí)論和方法論, 以開(kāi)拓創(chuàng)造思維能力, 做一個(gè)稱職的新時(shí)代秘書(shū)。

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