會議計劃的制定

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會議計劃，指召開會議應事先制定開會計劃。沒有會議計劃，會議便無法進行，即使召開也是雜亂無章、目的不明，解決不了什么問題。大型的會議計劃一般包括會議的名稱、內(nèi)容、指導思想、任務要求、會議地點、出席人員、會議日程安排、會議領導、注意事項等。如果會議內(nèi)容中有選舉事項，就要增加有關選舉的事務工作；如有獎勵的內(nèi)容，還應有獎勵等級、條件、獎品及授獎儀式等方面的事務工作。會議計劃的制定，秘書部門應根據(jù)領導成員集體研究的意見起草，草稿寫好后，再經(jīng)集體討論修改或補充，盡可能想得周到、詳細些，最后由領導定稿。
    會議計劃的制定主要包括以下六項內(nèi)容：
    （1）提出召開會議的背景或依據(jù)。背景是指在實際工作中出現(xiàn)了新的形勢和任務，原有的工作方法、規(guī)章、制度等已不適應新的形勢，需要研究新的工作方法和規(guī)章制度。這類會議的動議往往來自下面。召開會議的依據(jù)有兩種情況：一是因上級機關有指示，要開什么會，要做什么事，或者某領導人在某個場合講了這方面的意見，需要開個會來解決。二是上級機關、部門已經(jīng)開過某方面的會議，傳達了某種新的精神、新的政策，下級機關或部門需要傳達上面的精神，研究、討論、制定落實上面新精神的措施，也需要開某種范圍或某種形式的會議。
   （2）提出會議的規(guī)模。會議的規(guī)模包括總?cè)藬?shù)，與會者的職務、級別、名額分配等初步意見以及會議天數(shù)。會議的天數(shù)，涉及會議的經(jīng)費開支，在會議方案中應盡量做到恰如其分，這也是上級在審批時衡量其是否可行的一個重要依據(jù)，所以在方案中應盡量將會期縮短，不可拖拉。
    （3）提出會議的大體時間（日期）、地點。
    （4）提出會議籌備班子的組成名單。
    （5）提出請上級機關領導人到會并講話的建議。請領導人到會并在會上講話，是強調(diào)會議精神及強化會議成果的權威性所必不可少的。會議方案中要明確提出請哪一級別的哪位領導人到會講話或作指示的具體要求，以便讓領導人在日程和講話內(nèi)容上有所準備。對大會主辦單位來講，事先得到領導人屆時到會的許諾，這也是至關重要的。
    （6）提出大會發(fā)言材料的組織意見。這些講話、發(fā)言、典型材料等都必須按照會議的宗旨來準備，同時要擬訂一個比較具體的計劃，包括下基層調(diào)查研究，通知重點單位準備材料等。
 制定 會議 計劃

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