1、日程安排須知
順序的先后與時(shí)間的分配
掌握上司的工作脈絡(luò)及其與公司內(nèi)、外各組織的關(guān)聯(lián)，經(jīng)常考慮應(yīng)該先做那項(xiàng)工作并向上司請(qǐng)示報(bào)告。請(qǐng)示時(shí)要認(rèn)真，不要只報(bào)告聚會(huì)或會(huì)見的開始時(shí)間而不考慮需占用的時(shí)間。
2、進(jìn)行預(yù)約的方法
預(yù)約是以書面或口頭（電話）方式來進(jìn)行的。如果是通過對(duì)方秘書得到的預(yù)約，要請(qǐng)對(duì)方秘書向其上司報(bào)告和請(qǐng)示，且不要忘記確認(rèn)是否接受。有的預(yù)約不是通過秘書而是通過上司直接決定的。這時(shí)，秘書也要馬上與上司取得聯(lián)系，以便進(jìn)行必要的準(zhǔn)備工作。
3、合理地安排日程，時(shí)間上留有充分的余地
安排上司的工作日程，在時(shí)間上一定要留有余地。有許多秘書都犯過這樣的錯(cuò)誤：為了爭分奪秒，上司剛開完董事會(huì)，就安排與A先生會(huì)談等。其實(shí)，這樣看似時(shí)間排得很緊，似乎人的潛力得到了最大程度的發(fā)揮，然而事實(shí)證明，這并不能提高工作效率。因?yàn)槿绻纤緞倓傞_完董事會(huì)，思想還不能一下子轉(zhuǎn)過彎來，加之沒有休息，比較疲勞，這樣的狀態(tài)與A先生會(huì)談，是不會(huì)取得最佳的效果的。而且如果董事會(huì)要延長時(shí)間的話，豈不是白白浪費(fèi)A先生的時(shí)間？所以，在制定日程表的過程中，最大的困難就是時(shí)間的測算。董事會(huì)要開多久，與A先生的會(huì)談需要幾個(gè)小時(shí)等，這兩項(xiàng)活動(dòng)之間要留多少時(shí)間，以應(yīng)付突然事件的發(fā)生等等都要計(jì)劃好。如果是公司內(nèi)部的會(huì)議及其他活動(dòng)，時(shí)間的測算也許要容易一點(diǎn)，與公司外部客人的會(huì)談則不好說了。比如說簽合同，如果事先知道對(duì)方會(huì)提出什么條件和要求，事情也許會(huì)好辦一點(diǎn)，如果事先不知道的話，還需要討價(jià)還價(jià)，合同簽下來到底需要多少時(shí)間，就更加難以預(yù)測了。因此秘書在安排日程表的時(shí)候，最好在每項(xiàng)工作規(guī)定的時(shí)間后，再加上10分鐘-15分鐘的機(jī)動(dòng)時(shí)間。
秘書對(duì)每周、每日的工作活動(dòng)都不要安排得大滿，要留出適當(dāng)?shù)目臻e時(shí)間，以便上司安排臨時(shí)性工作。同時(shí)要考慮上司的工作習(xí)慣，給上司留出他習(xí)慣處理日常公務(wù)的時(shí)間；同時(shí)在安排預(yù)約的時(shí)候，兩個(gè)預(yù)約之間也要保留一定的時(shí)間間隔，以保證與客人會(huì)見時(shí)上司精神飽滿。
4、內(nèi)外兼顧
隨著公司的發(fā)展和業(yè)務(wù)的壯大，上司越來越多地與外界打交道，但作為一個(gè)上司，他必須內(nèi)外兼顧。因此，在給上司安排工作日程表的時(shí)候，一定要留出專門的時(shí)間讓領(lǐng)導(dǎo)來了解本公司生產(chǎn)經(jīng)營狀況，及時(shí)處理內(nèi)部事務(wù)中的各種矛盾和問題等公司的內(nèi)部業(yè)務(wù)，從而來把握本公司的發(fā)展。如果從上午8點(diǎn)半就開始開董事會(huì)，10點(diǎn)與A商社的B董事長會(huì)談，下午1點(diǎn)半去拜訪C公司的D經(jīng)理，如此等等，上司一天到晚忙于這些活動(dòng)，沒有時(shí)間了解各科室的情況，對(duì)請(qǐng)示報(bào)告也不能及時(shí)批閱，對(duì)必須由他解決的矛盾也不能及時(shí)解決，則會(huì)影響本公司的發(fā)展。因此在給上司安排日程表的時(shí)候，一定要留出適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，讓上司來了解公司的基本情況。這樣才能使上司的外部活動(dòng)與處理內(nèi)部事務(wù)共同服務(wù)于公司的發(fā)展。
上司出差和休假之后，等待他批閱的文件往往比平時(shí)多，所以在上司離開公司一段時(shí)間回來的第一天，一般不要安排會(huì)議、約會(huì)等活動(dòng)，以便于讓上司專門處理內(nèi)部各種文件，并了解公司經(jīng)營管理的基本狀況。
5、提高效率
上司要到幾家公司拜訪，是先到A公司還是先到B公司？是由A公司到C公司還是由B公司到C公司？對(duì)于這些問題，你要事先統(tǒng)籌考慮，找出最佳行車路線，減少路上耽誤的時(shí)間。當(dāng)然，如果C公司提前邀請(qǐng)，那么，在時(shí)間安排上要盡可能優(yōu)先。
上司經(jīng)常要乘車外出，因此你對(duì)乘車時(shí)間和交通狀況要比較清楚。比如上班、下班時(shí)交通擁擠的情況，順行和逆行的情況，周末和平時(shí)的情況等等，秘書對(duì)于這些情況要胸中有數(shù)，才能比較準(zhǔn)確地算出上司外出辦事在路上所需要的時(shí)間。類似這樣要根據(jù)具體情況來安排具體事務(wù)的例子在實(shí)際生活中有很多，如果想成功地運(yùn)用，就需要平時(shí)多加留意一些生活細(xì)節(jié)。
6、適當(dāng)保密
上司的工作日程安排，一般都是制成一覽表的形式，因?yàn)樗唵蚊髁恕Ｈ粘瘫斫o上司本人一份，給秘書科長和其他綜合負(fù)責(zé)人一份，再就是給有關(guān)科室和汽車司機(jī)復(fù)印幾份。
不過，給業(yè)務(wù)科室和司機(jī)的日程表，內(nèi)容不能太詳細(xì)——比如上司某月某日出差，在前一天的上午與A商社的B常務(wù)理事會(huì)談——只有秘書自己和上司本人手中的日程表才允許這么詳細(xì)，因?yàn)槿粘瘫硭偷迷蕉啵姑艿目赡苄跃驮酱?。比如業(yè)務(wù)科室的人在與客人洽談業(yè)務(wù)時(shí)，無意之中讓對(duì)方看到了上司的詳細(xì)日程表，后果就難以設(shè)想了，所以，給這部分人的日程表，只要與他們業(yè)務(wù)有關(guān)的部分詳細(xì)一點(diǎn)就行了。
因此，在制定日程表時(shí)要使用一些表示特定工作內(nèi)容的符號(hào)，但是，這些符號(hào)所代表內(nèi)容在公司內(nèi)部要統(tǒng)一，不僅負(fù)責(zé)制定日程表的秘書要明白，而且要讓
其他秘書也能看得懂。另外，日程表旁邊最好還要留一定的空白，以便隨時(shí)能用鉛筆添加和刪除。
7、事先同意
在安排上司的日程時(shí)，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因?yàn)樯纤驹趯徍巳粘瘫淼倪^程中，往往會(huì)根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)來考慮采取什么方法處理，是否要安排專門的時(shí)間，而這些也正是秘書所要掌握的。但是，也不能完全聽任上司的主觀意思去做，把計(jì)劃丟在一邊，如果是這樣，秘書就有可能不知道下一步應(yīng)該干什么，使日程表變成了一張廢紙。

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