“秘書參與政務(wù)，管理事務(wù)”，是領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀。 信息，對(duì)秘書工作有至關(guān)重要的作用。廣泛、豐富、及時(shí)準(zhǔn)確地儲(chǔ)備信息，迅速有效地提供和利用信息，是秘書工作的重要內(nèi)容，突出特點(diǎn)。 秘書工作的這種性質(zhì)特點(diǎn)，決定了速記能力對(duì)秘書工作和秘書人才的重要性，決定了《速記學(xué)》這門課程在秘書專業(yè)教育中的重要地位和作用。
　　速記學(xué)是現(xiàn)代化快速書寫技能的科學(xué)，屬于語言學(xué)的范疇。他在秘書工作中的重要作用可以從以下幾個(gè)方面論述。
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　　有一些社會(huì)生產(chǎn)和科技發(fā)達(dá)國家，領(lǐng)導(dǎo)者口述，秘書速記，整理修訂，領(lǐng)導(dǎo)簽署，即刻打印，及時(shí)發(fā)出執(zhí)行，這是普遍應(yīng)用的工作方法。運(yùn)用速記辦文，不致因記錄跟不上而打斷講話人的思路，影響其情緒；能使口授文稿一氣呵成，保證辦文質(zhì)量，加快辦文速度，有助于提高管理的職能和效率。通常，領(lǐng)導(dǎo)人到辦公室一兩個(gè)小時(shí)，就可以處理幾十封來信，形成幾件文稿。
　　我們的秘書工作者，如普遍掌握了速記技能，隨著領(lǐng)導(dǎo)班子成員素質(zhì)、水平的不斷提高，也能采用這種口授文稿的做法，那么，不但會(huì)大大提高我們各部門的管理職能和效率，而且對(duì)克服“文山會(huì)海”這種長期以來令人頭痛的流弊，會(huì)起重要作用。目前，我們?cè)S多部門，當(dāng)年的年度計(jì)劃，在第一季度末寫出來的并不算太晚，去年年度的總結(jié)，近年寫兩三天更不足為怪。這種情況，和今天的時(shí)代，我們肩負(fù)的“四化”任務(wù)，極不適應(yīng)。這種慢騰騰的工作，低得可憐的效率，實(shí)在令人擔(dān)憂。
　　運(yùn)用速記比用漢字書寫，其速度要快三至五倍。秘書人員掌握了速記就如虎添翼，對(duì)工作非常有利。有這種能力的秘書，哪位有水平的領(lǐng)導(dǎo)不是得之如寶，走到哪里都會(huì)離不開他。
　　我們黨在延安時(shí)期就很重視速記。老一輩革命家、領(lǐng)袖，如毛澤東、周恩來、劉少奇、朱德、任弼時(shí)、陳云、張聞天等同志，他們講話常常沒有稿子、風(fēng)格各異。毛主席講話，常常是拿一張紙，寫著幾個(gè)鉛筆大字，講起來滔滔不絕，妙趣橫生。他們的許多重要文章，都是根據(jù)當(dāng)時(shí)講話的速記稿整理出來的。
　　在國外，一些科學(xué)發(fā)達(dá)國家，用速記整理出來的著作，文件更是不計(jì)其數(shù)。如《列寧選集》、西蒙諾夫的《日日夜夜》、《卓別林傳》、《巴黎公社的會(huì)議》以及希特勒大本營“元首會(huì)議”的部分記錄等等，都是運(yùn)用速記記錄整理出來的。又如陀思妥耶夫斯基長達(dá)四十萬頁的小說《賭徒》也是作者同秘書安娜合作，用速記在二十六天里完成的。
　?。ǘ┩暾?zhǔn)確地進(jìn)行會(huì)議記錄
　　作為秘書，在會(huì)議、會(huì)談中作記錄是經(jīng)常的工作。會(huì)議、會(huì)談?dòng)涗泝H記出席、缺席、議案和決議等是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這樣的記錄沒有反映出討論的經(jīng)過，以及討論的不同意見。其實(shí)，有些會(huì)議、會(huì)談的動(dòng)態(tài)，如能記錄下來也是很有必要的，它便于領(lǐng)導(dǎo)研究問題、決策工作。速記，可以幫助我們記下完整、準(zhǔn)確的會(huì)議情況。
　　要記錄會(huì)議的全貌，就必須運(yùn)用速記。記錄會(huì)議、會(huì)談的決議、結(jié)論，要一字不漏，全面準(zhǔn)確，這更是速記的專長。
　如果是國際會(huì)談，就更顯示出速記的方便和重要了。 1969 年底，我曾擔(dān)任中國同日商談判進(jìn)口汽車的速記任務(wù)。國際談判，有談?dòng)凶g，這就使記錄有語言間隔的空閑時(shí)間可利用，記錄起來更能從容不迫。如果又能通曉談判國的語言，那就更游刃有余，甚至可以隨時(shí)將翻譯不準(zhǔn)處加以更正。對(duì)外會(huì)談使用速記，最能發(fā)揮其重要作用。
　　特別是傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，時(shí)間性強(qiáng)，要求我們迅速準(zhǔn)確地記錄，這就更能顯示速記的重要作用。如果是自己記錄自己傳達(dá)，可不用翻譯，直接照速記符號(hào)宣讀，即迅速又準(zhǔn)確。
　　搞側(cè)記，運(yùn)用速記，拾遺補(bǔ)缺，非常方便。例如：有的重要會(huì)議，因某種特別原因領(lǐng)導(dǎo)不能出席，要秘書代聽，可利用速記，將會(huì)議重要部分全部記錄下來，以備使用。據(jù)說，孫中山先生《三民主義》手稿，在陳炯明叛變中，毀于廣州大元帥府。當(dāng)時(shí)孫中山日理萬機(jī)，無暇伏案，于是根據(jù)速記員當(dāng)時(shí)所作的關(guān)于十幾次演講的速記記錄，整理成書出版。我在 1979 年速記的《于是之談表演》、《施光南談作曲》、分別被《南國戲劇》、《人民音樂》采用發(fā)表。
　　（三）調(diào)查、采訪利用速記好處多
　　根據(jù)已掌握的材料，用速記符號(hào)擬好調(diào)查提綱，下去調(diào)查，能有的放矢。在核實(shí)某一問題、實(shí)踐時(shí)，采用邊問邊速記的方法把證人的原話記錄下來，必要時(shí)重述證詞，去偽存真，這對(duì)核實(shí)問題，得出正確結(jié)論，具有非常重要的作用。同時(shí)，這樣的調(diào)查談話，不但問題集中，節(jié)省時(shí)間、提高效率，還可以起到一定的保密作用。
　　采訪，更要口問、耳聽、眼觀、手記、心想。如以漢字記錄會(huì)漏掉重要字句和生動(dòng)的語言；光顧低頭寫、影響眼觀、心想。如用速記邊記邊觀察、邊思考、邊提問，得心應(yīng)手，能真正進(jìn)行有深度的采訪，還可以贏得時(shí)間描繪現(xiàn)場，使采訪立體化、視覺化。這樣，久而久之會(huì)提高思維的反映能力和寫作水平。

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