《高級文秘、行政助理崗位綜合技能提升培訓課程》

**部分  職業(yè)素養(yǎng)篇
一、秘書/行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1、秘書/助理人員的自我角色定位
◇  初級秘書/助理：事務性文員
◇  中級秘書/助理：事務性文員＋協(xié)助管理
◇  高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理
視頻：為什么不提拔我？
現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”
2、優(yōu)秀秘書/助理人員的勝任素質(zhì)
◇  如何提升秘書/助理人員的素質(zhì)
◇  優(yōu)秀秘書與一般秘書的差異
——案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
**種人認為：初級秘書不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
二、秘書/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃
1、什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？
2、為何要進行個人職業(yè)生涯規(guī)劃？
◇  分析自我，確立人生的方向
◇  準確評價個人特點和強項，在秘書/助理的職業(yè)競爭中發(fā)揮個人優(yōu)勢
◇  看到秘書/助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進的動力
——小組討論：獲得員工成長與企業(yè)績效的雙贏
3、職業(yè)生涯規(guī)劃的簡單步驟
◇  掌握SWOT分析工具進行自我分析
◇  運用“5W提問”法進行自我分析
→ What I am? 我是什么樣的人？              →What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？               →What fit I most? 什么是適合我？
→What I can choose？我能夠選擇什么？
——走進實戰(zhàn)： “我的命運我把握，我的前途我做主?！?br />運用SWOT分析工具認識自我
三、秘書/助理商務禮儀規(guī)范
1、塑造良好的個人職場形象
◇  著裝的TOP原則                    ◇  “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
◇  恰當?shù)闹w語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人
 ——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？
2、基本商務禮儀
◇  辦公室禮儀                        ◇  接待禮儀
◇  電話禮儀與應對技巧
——現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信
四、辦公室5S管理
◇  5S的概念                          ◇  推行5S的重要性
◇  如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
◇  長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
——現(xiàn)場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧

第二部分  工作技能篇
一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧
◇  時間管理的誤區(qū)                       

◇  時間管理的原則
 √目標管理與80/20法則                       √緩急輕重的優(yōu)先管理
 √個人時間與領導工作時間計劃與安排         

◇  時間管理小竅門
◇  辦公室接待與電話處理
◇ 上級的時間管理與安排
◇  自我情緒控制與壓力管理
◇ 上司出差日程管理與工作計劃(小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”)
我們每個人的生命就是**時間來計算的。如果活到70歲，你擁有25500天。
每人每天都有24小時，1440分鐘，86400秒。人——倒計時，人的出生是偶然，
但死亡是必然，如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？
二、會務組織與管理
◇  成功組織會議的技巧
◇  組織階段的工作：
[1]會前準備                 [2]會中協(xié)助                  [3]會后整理
◇  會議座次安排的學問
練習：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會       案例：如何應對會議中的“漏洞”？
三、信息、文檔管理與運用
1、信息收集
◇  信息工作的六個基本要求和三個訣竅         ◇  收集信息工作的三個訣竅
◇  信息的查實及傳遞                         ◇  信息的儲存與保密
2、文檔管理
◇  文檔分類及儲存的工作規(guī)范                ◇  文檔查閱及分裝的工作規(guī)范
◇  文檔銷毀及保密的工作規(guī)范(案例：李秘書的返工引起的深思)
四、行政公文寫作技巧與處理實務
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文的格式
3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例
◇  通用公文：
→ 報告                → 請示                → 批復                → 函
→ 決定                → 公告                → 通告
◇事務公文：
→ 工作計劃                    → 工作總結(jié)                  → 會議紀要
◇禮儀文書：
→ 請柬                        → 介紹信                    → 推薦信
——案例分享：請示/報告混為一體
撰寫初稿練習：通知/報告/總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫

第三部分  統(tǒng)籌管理篇
一、 秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
——游戲?qū)耄?*“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。
1、成功溝通的秘訣
◇  學會聆聽：不輕易打斷對方的話               ◇  怎樣反問：了解對方的需求
◇  如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是      ◇  表明立場：拒絕的藝術
◇  提出解決方案：提出2-3個解決方案(案例：如果是你該怎么說？)
2、有效溝**程及環(huán)節(jié)
◇  信息發(fā)送、接收、反饋             

◇  有效發(fā)送的技巧(現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事)

3、認識你的溝通對象
◇  與上級溝通的原則                   ◇  與各種性格的領導打交道技巧
◇  跨部門的溝通技巧(游戲：究竟是誰的錯？)
二、行政管理人員辦公室事務管理
◇  后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）

◇  辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）
◇  員工安全和保密工作
◇  公共關系管理
全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末
 ——案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？
三、事物性項目性工作的組織管理
◇  事務工作有哪些                            ◇  學會列事務清單
◇  用項目計劃管理工作(演練:如何設計大型接待計劃并實施)
四、課程分享：我學到了什么？

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