《高級(jí)秘書助理和行政人員技能提高訓(xùn)練》

《高級(jí)秘書/助理和行政人員技能提高訓(xùn)練》課程大綱
【課程背景】
在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，企業(yè)對(duì)行政管理水平要求也越來越高，同時(shí)
對(duì)行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)
和技能的訓(xùn)練，僅憑自我認(rèn)知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的。很多時(shí)候想
為領(lǐng)導(dǎo)做得更多，卻總是因不懂領(lǐng)導(dǎo)被動(dòng)地顧此失彼完成一些事務(wù)性的工作，很難“想領(lǐng)
導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急”，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手。經(jīng)常聽到公司領(lǐng)導(dǎo)下屬抱怨行政
管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功
勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值。想快速提升
自身的行政管理能力，又苦于沒有專項(xiàng)的培訓(xùn)課程。為此，我們特別為存在上述行政管
理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過兩天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理工
作的認(rèn)知水平，快速掌握提升行政管理工的各項(xiàng)能力的方法和技巧；
——新形勢(shì)下需要五星級(jí)的行政管理者，具備“調(diào)頻”能力，本課程將教您如何掌握“調(diào)頻”
技巧，學(xué)習(xí)快速“懂”領(lǐng)導(dǎo)的方法，具備調(diào)整與領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)“頻道”上進(jìn)行溝通的能力，真正
成為領(lǐng)導(dǎo)的得力干將。
【課程收益】
1.明確各級(jí)行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向。
2.崗位認(rèn)知，職責(zé)明確。
3.明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識(shí)。
4.學(xué)會(huì)奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)“地位。
5.運(yùn)用流程化管理技能提升行政管理工作水平?。
6.有效利用時(shí)間管理的工具，提高自身工作效率。
7.提升的商務(wù)公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力。
8.學(xué)習(xí)掌握會(huì)議的組織策劃和高效主持會(huì)議技巧。
9.了解作為一個(gè)專業(yè)化的前臺(tái)行政人員所需具備的職業(yè)形象與商務(wù)接待的內(nèi)涵。
10.掌握溝通的基本步驟，學(xué)習(xí)溝通的基本方法，了解溝通的基本原則，以其提高人際溝
通技巧。
11.學(xué)習(xí)如何從優(yōu)秀到卓越的方法，成為五星級(jí)秘書/助理的的能力及方法。
【授課對(duì)象】 企業(yè)各級(jí)行政管理人員、各級(jí)助理和秘書、辦公室主任、前臺(tái)人員等
【授課時(shí)間】 2天/12課時(shí)
【授課方式】 內(nèi)容講述、案例分析、游戲互動(dòng)、討論點(diǎn)評(píng)、情景演練
【授課內(nèi)容】
第一部分：職業(yè)素養(yǎng)篇
一、秘書/助理的職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1. 準(zhǔn)確自我定位
初級(jí)：事務(wù)性文員 中級(jí)：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理
高級(jí)：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理
★ 視頻：為什么不提拔我？
★ 現(xiàn)場(chǎng)演示：“用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說什么更重要”
2. 優(yōu)秀人員的勝任素質(zhì)
如何提升秘書/助理/前臺(tái)人員的素質(zhì)
優(yōu)秀與一般的差異——修煉良好心態(tài)
★ 案例分析：對(duì)待崗位的三種不同觀點(diǎn)的人，命運(yùn)怎么就這么不一樣呢？
如何理解五星級(jí)的秘書/助理——從優(yōu)秀到卓越
★ 案例：老板眼中的五星級(jí)秘書/助理
二、秘書/助理職業(yè)生涯規(guī)劃
1. 什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？
2. 為何要進(jìn)行個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃？
分析自我，確立人生的方向
準(zhǔn)確評(píng)價(jià)個(gè)人特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng)，在秘書/助理的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢(shì)
看到秘書/助理/前臺(tái)人員職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進(jìn)的動(dòng)力
★ 小組討論：獲得員工成長(zhǎng)與企業(yè)績(jī)效的雙贏
3. 職業(yè)生涯規(guī)劃的簡(jiǎn)單步驟
掌握SWOT分析工具進(jìn)行自我分析
運(yùn)用“5W提問”法進(jìn)行自我分析
→?What I am? 我是什么樣的人？
→What I want? 我想要什么？
→What I can do? 我能做什么？
→What fit I most? 什么是最適合我？
→What I can choose？我能夠選擇什么？
★ 走進(jìn)實(shí)戰(zhàn)：“我的命運(yùn)我把握，我的前途我做主。”
運(yùn)用SWOT分析工具認(rèn)識(shí)自我
你知道您是幾號(hào)性格的人嗎？你不能再困惑了，結(jié)束一直“茫、盲、忙”的狀態(tài)
——建議尋找通過20%的努力就能到達(dá)80%的效果的領(lǐng)域發(fā)展
★ 視頻：同樣的事情為什么我就做不好？
三、秘書/助理職場(chǎng)禮儀規(guī)范
1. 塑造良好的個(gè)人職場(chǎng)形象
著裝的TOP原則
“拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
恰當(dāng)?shù)闹w語言 讓自己成為一個(gè)有素養(yǎng)的人
★ 案例：為什么不錄用我，我錯(cuò)在哪呢？
2.行政人員不同崗位的職業(yè)形象要求
女行政人員的形象要求
男行政人員的形象要求
3. 基本職場(chǎng)禮儀
辦公室禮儀
——形體儀態(tài)的訓(xùn)練
【1】站姿—體態(tài)美的起點(diǎn) 【2】
坐姿—高雅儀態(tài)的展示
【3】 走姿—?jiǎng)討B(tài)美的展示
【4】表情—內(nèi)心世界的窗口：目光、笑容
4.電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧
★ 現(xiàn)場(chǎng)演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信
接待禮儀
【1】有約接待 【2】無約接待
5.宴請(qǐng)禮儀
【1】中餐宴請(qǐng)禮儀 【2】西餐宴請(qǐng)禮儀
現(xiàn)場(chǎng)演示：1、你知道如何點(diǎn)菜嗎？
2、 你知道接待中的酒文化？
第二部分：工作技能篇
一、時(shí)間管理及工作統(tǒng)籌技巧
1. 時(shí)間管理的誤區(qū)
2. 時(shí)間管理的原則
√ 目標(biāo)管理與80/20法則 √
緩急輕重的優(yōu)先管理
√ 個(gè)人時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間計(jì)劃與安排
3. 時(shí)間管理小竅門
4. 辦公室接待與電話處理
◇ 上級(jí)的時(shí)間管理與安排
5. 自我情緒控制與壓力管理
◇ 上司出差日程管理與工作計(jì)劃
★ 案例：如何管理上司的時(shí)間——幫領(lǐng)導(dǎo)做計(jì)劃的技巧
★ 小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理你好你的時(shí)間，讓自己活出精彩？
★ 案例：從種樹任務(wù)分析您解決問題的思路
——做正確的事，不僅是把事做對(duì)
大家認(rèn)為是否能在3年時(shí)間內(nèi)，獲得15年的工作經(jīng)驗(yàn)？
——其實(shí)是可能的，老師親身經(jīng)歷和大家分享時(shí)間管理的秘訣
二、會(huì)務(wù)組織與管理
1.成功組織會(huì)議的技巧
2.組織階段的工作：
√ 會(huì)前準(zhǔn)備 √ 會(huì)中協(xié)助 √
會(huì)后整理
3.會(huì)議座次安排的學(xué)問
★ 練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會(huì) ★
案例：如何應(yīng)對(duì)會(huì)議中的“漏洞”？
★ 現(xiàn)場(chǎng)模擬：會(huì)議記錄及紀(jì)要訓(xùn)練 ★
案例：李秘書的返工引起的深思
三、行政公文寫作技巧與處理實(shí)務(wù)
1.行政公文寫作的基本要求 2.行政公文的格式
3.常用行政公文寫作及公文格式要素范例
通用公文：
→ 報(bào)告 → 請(qǐng)示 →
批復(fù)
→ 函 → 決定 →
公告
→ 通告
事務(wù)公文：
→ 工作計(jì)劃 → 工作總結(jié) →
會(huì)議紀(jì)要
禮儀文書：
→ 請(qǐng)柬 → 介紹信 →
推薦信
重點(diǎn)演練：通知、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要
★ 案例分享：請(qǐng)示/報(bào)告混為一體
現(xiàn)場(chǎng)研討：領(lǐng)導(dǎo)公文文種混淆（關(guān)于……請(qǐng)示報(bào)告）
第三部分：統(tǒng)籌管理篇
一、秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
★ 游戲?qū)耄和ㄟ^“無聲語言”游戲深刻體會(huì)溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。
1.成功溝通的秘訣
學(xué)會(huì)聆聽：不輕易打斷對(duì)方的話
怎樣反問：了解對(duì)方的需求
如何肯定：肯定對(duì)方——微笑、點(diǎn)頭、是是是
表明立場(chǎng)：拒絕的藝術(shù)
提出解決方案：提出2-3個(gè)解決方案
★ 案例：如果是你該怎么說？
——為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價(jià)
2.有效溝通過程及環(huán)節(jié)
信息發(fā)送、接收、反饋 有效發(fā)送的技巧
★ 現(xiàn)場(chǎng)演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3.認(rèn)識(shí)你的溝通對(duì)象
與上級(jí)溝通的原則
與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧
跨部門的溝通技巧 與客戶溝通
課程結(jié)束分享：我學(xué)到了什么？











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