《打造五星級行政》

  培訓(xùn)講師：金迎

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《打造五星級行政》詳細(xì)內(nèi)容

《打造五星級行政》

【課程內(nèi)容】

**部分：職業(yè)素質(zhì)篇

一、行政人員（秘書/助理）的職業(yè)特性與素質(zhì)要求

1、準(zhǔn)確自我定位

◇  初級：事務(wù)性文員

◇  中級：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理

◇  高級：獨立管理＋事務(wù)處理

——視頻：為什么不提拔我？

——現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說什么更重要”

2、優(yōu)秀人員的勝任素質(zhì)

◇  如何提升秘書/助理/前臺人員的素質(zhì)

◇  優(yōu)秀與一般的差異——修煉良好心態(tài)

——案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？

**種人認(rèn)為：初級秘書、文員不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認(rèn)為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

如何理解五星級的秘書/助理——從優(yōu)秀到卓越

——案例：老板眼中的五星級秘書/助理

二、秘書/助理職場禮儀規(guī)范

1、塑造良好的個人職場形象

◇  著裝的TOP原則

◇  “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)

◇  恰當(dāng)?shù)闹w語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人

——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？

2、基本職場禮儀

◇  辦公室禮儀

◇  待禮儀——形體儀態(tài)的訓(xùn)練

※ 站姿—體態(tài)美的起點  

※ 坐姿—高雅儀態(tài)的展示

※ 走姿—動態(tài)美的展示  

※ 表情—內(nèi)心世界的窗口：目光、笑容

◇  接待禮儀

◇  電話禮儀與應(yīng)對技巧

——現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

3、辦公場所5S管理

◇  5S的概念

◇  推行5S的重要性

◇  如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作

◇  長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法

——現(xiàn)場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧


第二部分  工作技能篇

一、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧

◇  時間管理的誤區(qū)

◇  時間管理的原則

          √目標(biāo)管理與80/20法則

          √緩急輕重的優(yōu)先管理

          √個人時間與領(lǐng)導(dǎo)工作時間計劃與安排

◇  時間管理小竅門

◇  辦公室接待與電話處理

◇ 上級的時間管理與安排

◇  自我情緒控制與壓力管理

◇ 上司出差日程管理與工作計劃

案例：如何管理上司的時間——幫領(lǐng)導(dǎo)做計劃的技巧

——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”

如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？

案例：從種樹任務(wù)分析您解決問題的思路

——做正確的事，不僅是把事做對

大家認(rèn)為是否能在3年時間內(nèi)，獲得15年的工作經(jīng)驗？其實是可能的，老師親身經(jīng)歷和大家分享時間管理的秘訣

二、會務(wù)組織與管理

◇  成功組織會議的技巧

◇  組織階段的工作：

——會前準(zhǔn)備

——會中協(xié)助

——會后整理

◇  會議座次安排的學(xué)問

——練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會

——案例：如何應(yīng)對會議中的“漏洞”？

現(xiàn)場模擬：會議記錄及紀(jì)要訓(xùn)練

三、信息、文檔管理與運用

1、信息收集

◇  信息工作的六個基本要求和三個訣竅

◇  收集信息工作的三個訣竅

◇  信息的查實及傳遞

◇  信息的儲存與保密

2、文檔管理

◇  文檔分類及儲存的工作規(guī)范

◇  文檔查閱及分裝的工作規(guī)范

◇  文檔銷毀及保密的工作規(guī)范

——案例：李秘書的返工引起的深思

四、行政公文寫作技巧與處理實務(wù)

1、行政公文寫作的基本要求

2、行政公文的格式

3、常用行政公文寫作及公文格式要素范例

◇通用公文：

→ 報告

→ 請示

→ 批復(fù)

→ 函

→ 決定

→ 公告

→ 通告

◇事務(wù)公文：

→ 工作計劃

→ 工作總結(jié)

→ 會議紀(jì)要

◇禮儀文書：  

→ 請柬

→ 介紹信

→ 推薦信

——案例分享：請示/報告混為一體

撰寫初稿練習(xí)：通知/報告/總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫

現(xiàn)場研討：領(lǐng)導(dǎo)公文文種混淆（關(guān)于……請示報告），您是知道領(lǐng)導(dǎo)錯了，您如何提出來？


第三部分  統(tǒng)籌管理篇

一、 秘書/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧

——游戲?qū)耄?*“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。

1、成功溝通的秘訣

◇  學(xué)會聆聽：不輕易打斷對方的話

◇  怎樣反問：了解對方的需求

◇  如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是

◇  表明立場：拒絕的藝術(shù)

◇  提出解決方案：提出2－3個解決方案

——案例：如果是你該怎么說？

為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價

2、有效溝**程及環(huán)節(jié)

◇  信息發(fā)送、接收、反饋

◇  有效發(fā)送的技巧

——現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事

3、認(rèn)識你的溝通對象

◇  與上級溝通的原則

◇  與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧

◇  跨部門的溝通技巧

◇  與客戶溝通

——游戲：究竟是誰的錯？

研討九型人格學(xué)問——教您認(rèn)識自己和他人的工具

——只有“懂領(lǐng)導(dǎo)”才能幫領(lǐng)導(dǎo)

二、行政管理人員辦公室事務(wù)管理

◇  后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）

◇  辦公室設(shè)備管理（電話、傳真、復(fù)印機、電腦）

◇  員工安全和保密工作

◇  公共關(guān)系管理

全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末

——案例：如何應(yīng)對車輛管理的“漏洞”？

三、事物性項目性工作的組織管理

◇  事務(wù)工作有哪些

◇  學(xué)會列事務(wù)清單

◇  用項目計劃管理工作

——沙盤演練：如何設(shè)計大型接待計劃并實施

四、課程分享：我學(xué)到了什么？

 

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