(一)組織層次和管理寬度
組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的內(nèi)容之一是劃分組織層次，解決組織的縱向結(jié)構(gòu)問題。
1.組織結(jié)構(gòu)的層次劃分
(1)層次產(chǎn)生的原因。隨著生產(chǎn)的發(fā)展、科技的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的增長，組織的規(guī)模越來越大，管理者與被管理者的關(guān)系隨之復(fù)雜化。為處理這些錯綜復(fù)雜的關(guān)系，管理者需要花費(fèi)大量的時間與精力。而每個管理者的能力、精力與時間都是有限的，主管人員為有效地領(lǐng)導(dǎo)下屬，必須考慮能有效地管理直接下屬的人數(shù)問題。當(dāng)直接管理的下屬人數(shù)超過某個限度時，就必須增加一個管理層次，通過委派工作給下一級主管人員而減輕上層主管人員的負(fù)擔(dān)。如此下去，就形成了有層次的組織結(jié)構(gòu)。
(2)層次的劃分。組織中管理層次的多少，應(yīng)根據(jù)組織的任務(wù)量與組織規(guī)模的大小而定。一般地，管理層次分為上、中、下三層，每個層次都應(yīng)有明確的分工。上層也稱最高經(jīng)營管理層或戰(zhàn)略決策層，其主要職能是從整體利益出發(fā)，對組織實(shí)行統(tǒng)一指揮和綜合管理，并制定組織目標(biāo)和大政方針。中層也稱為經(jīng)營管理層，其主要職能是為達(dá)到組織總的目標(biāo)，為各職能部門制定具體的管理目標(biāo)，擬定和選擇計(jì)劃的實(shí)施方案、步驟和程序，評價生產(chǎn)經(jīng)營成果和制定糾正偏離目標(biāo)的措施等。下層也稱為執(zhí)行管理層或操作層，其主要職能是按照規(guī)定的計(jì)劃和程序，協(xié)調(diào)基層組織的各項(xiàng)工作和實(shí)施計(jì)劃。各管理層的職能可用“安東尼結(jié)構(gòu)”來加以說明。這是美國斯隆管理學(xué)院提出的一種經(jīng)營管理的層次結(jié)構(gòu)，它把經(jīng)營管理分成三個層次：戰(zhàn)略規(guī)劃層、戰(zhàn)術(shù)計(jì)劃層和運(yùn)行管理層，相當(dāng)于上、中、下三個層次的主要功能。
(3)確定層次應(yīng)考慮的因素。管理層次與管理寬度成反比。這樣按照管理寬度與管理層次，形成了兩種層次：扁平結(jié)構(gòu)和直式結(jié)構(gòu)。扁平結(jié)構(gòu)是指管理層次少而管理寬度大的結(jié)構(gòu)，直式結(jié)構(gòu)則相反。扁平結(jié)構(gòu)有利于密切上下級之間的關(guān)系，信息縱向流動快，管理費(fèi)用低，被管理者有較大的自由性和創(chuàng)造性，因而有滿足感，同時也有利于選擇和培訓(xùn)下屬人員。但不能嚴(yán)密地監(jiān)督下級，上下級協(xié)調(diào)較差；同級間相互溝通聯(lián)絡(luò)困難。直式結(jié)構(gòu)具有管理嚴(yán)密、分工細(xì)致明確、上下級易于協(xié)調(diào)的特點(diǎn)，但層次增多帶來的問題也越多：管理人員之間的協(xié)調(diào)工作急劇增加，互相扯皮的事不斷；管理費(fèi)用增加；上下級的意見溝通和交流受阻；上層對下層的控制變得困難；管理嚴(yán)密影響了下級人員的積極性與創(chuàng)造性。一般地，為了達(dá)到有效，應(yīng)盡可能地減少管理層次。
2.管理寬度
管理寬度也稱管理幅度，是指主管人員有效地監(jiān)督、管理其直接下屬的人數(shù)。
對于管理寬度的研究源遠(yuǎn)流長。確定管理寬度最有效的方法是隨機(jī)制宜，即依據(jù)所處的條件而定。
影響管理寬度的因素主要有：
(1)主管人員與其下屬雙方的能力。能力強(qiáng)，則管理寬度可增大。
(2)面對問題的種類。問題是復(fù)雜的、較困難的或涉及方向性戰(zhàn)略時，則管理寬度不宜過大。(3)組織溝通的類型及方法。下屬人員相互溝通較易或采用有效的控制技術(shù)，對下屬考核的制度較健全，則管理寬度可加大。
(4)授權(quán)。適當(dāng)?shù)氖跈?quán)可減少主管的監(jiān)督時間和精力，可增大管理寬度。權(quán)責(zé)劃分明確，也可增大管理寬度。
(5)計(jì)劃。事前有良好的計(jì)劃，可增大管理寬度。
(6)組織的穩(wěn)定性。也影響到管理寬度。
確定管理寬度的兩種方法：
(1)格拉丘納斯的上下級關(guān)系理論。法國管理顧問格拉丘納斯在一篇論文中分析了上下級關(guān)系后提出一個數(shù)學(xué)模型，用來計(jì)算任何管理寬度下可能存在的人際關(guān)系數(shù)。該理論區(qū)分了三種類型的上下級關(guān)系：直接的單一的關(guān)系、直接的多數(shù)關(guān)系和交叉關(guān)系。當(dāng)管理寬度以算術(shù)級數(shù)增加時，主管人員和下屬間可能存在的相互關(guān)系將以幾何級數(shù)增加。因此，上下級相互關(guān)系的數(shù)量和頻數(shù)減少，就能增加管理寬度。
(2)變量依據(jù)法。這是洛克希德導(dǎo)彈與航天公司研究出的一種方法。該方法通過研究影響中層管理人員管理寬度的六個關(guān)鍵變量（職能的相似性、地區(qū)的相似性、職能的復(fù)雜性、指導(dǎo)與控制的工作量、協(xié)調(diào)的工作量和計(jì)劃的量），把這些變量按困難程度排成五級，并加權(quán)使之反映重要程度，最后加以修正，從而提出建議的管轄人數(shù)標(biāo)準(zhǔn)值。
(二)部門劃分
組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的內(nèi)容之二是部門劃分，主要是解決組織的橫向結(jié)構(gòu)問題。
1.部門的含義
部門是指組織中主管人員為完成規(guī)定的任務(wù)有權(quán)管轄的一個特殊的領(lǐng)域。
“部門”這個術(shù)語在不同的組織中有不同的稱呼。
部門劃分主要是解決組織的橫向結(jié)構(gòu)問題，目的在于確定組織中各項(xiàng)任務(wù)的分配與責(zé)任的歸屬，以求分工合理、職責(zé)分明，有效地達(dá)到組織的目標(biāo)。
2.部門劃分的方法
(1)按人數(shù)劃分。這是最原始、最簡單的劃分方法，在現(xiàn)在高度專業(yè)化的社會有逐漸被淘汰的趨勢。這種劃分部門的方法是：抽出一定數(shù)量的人在主管人員的指揮下去執(zhí)行一定的任務(wù)。(2)按時間劃分。這是在正常的工作日不能滿足工作需要時所采用的劃分部門的方法，也是一種古老的部門劃分方法，適用于組織的基層。
(3)按職能劃分。這是最普遍采用的劃分部門的方法。它遵循專業(yè)化的原則，以工作或任務(wù)的性質(zhì)為基礎(chǔ)劃分部門，并按這些工作或任務(wù)在組織中的重要程度，分為主要職能部門和次要職能部門。主要職能部門處于組織的首要一級，在主要職能部門之內(nèi)再劃分從屬派生部門。按職能劃分部門的優(yōu)點(diǎn)是：遵循專業(yè)化原則，能充分發(fā)揮專業(yè)職能，有利于目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；簡化了訓(xùn)練工作；加強(qiáng)了上層控制手段。但易導(dǎo)致所謂的“隧道視野”現(xiàn)象：各職能部門的專業(yè)人員除了本部門外，其余什么也不顧。這種部門主義或本位主義，給部門之間的相互協(xié)調(diào)帶來了很大的困難。
(4)按產(chǎn)品劃分。即按組織向社會提供的產(chǎn)品來劃分部門。它是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為了適應(yīng)新產(chǎn)品的生產(chǎn)而產(chǎn)生的。
優(yōu)點(diǎn)是：有利于發(fā)揮專用設(shè)備效益；有利于發(fā)揮個人的技能和專業(yè)知識；有利于部門內(nèi)的協(xié)調(diào)；有利于產(chǎn)品的增長和發(fā)展。其缺點(diǎn)是：要求更多的人具有全面管理的能力；產(chǎn)品部門獨(dú)立性強(qiáng)，整體性差，增加了主管部門協(xié)調(diào)、控制的困難。
(5)按地區(qū)劃分。即按地理位置來劃分部門，目的是調(diào)動地方、區(qū)域的積極性，謀求取得地方化經(jīng)營的某種經(jīng)濟(jì)效果。只有當(dāng)各地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等因素影響到管理時，按地區(qū)劃分部門才能充分發(fā)揮其優(yōu)勢。
優(yōu)點(diǎn)是：有利于改善地區(qū)的協(xié)調(diào)，取得地區(qū)經(jīng)營的經(jīng)濟(jì)效益；有利于培養(yǎng)管理人才。缺點(diǎn)是：需要更多具有全面管理能力的人才；增加了主管部門控制的困難；地區(qū)部門之間往往不易協(xié)調(diào)等。
(6)按服務(wù)對象劃分。即按組織服務(wù)的對象類型來劃分部門。
(7)按設(shè)備劃分。它能充分發(fā)揮設(shè)備的效率，使設(shè)備的維修、保管及材料供應(yīng)和人力運(yùn)用等更加方便。
(8)其它。在一些組織中，也常用按市場營銷渠道、字母等來劃分部門的方法。
以上僅僅是組織在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中劃分部門的基本方法，但不是唯一的。劃分部門的目的是要按照某種方式劃分業(yè)務(wù)，以起到最好地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的作用。在現(xiàn)實(shí)的管理活動中，常常是用混合的方法劃分部門。
3.劃分部門的原則
部門劃分應(yīng)遵循分工原理，具體的原則有：
(1)力求維持最少。組織結(jié)構(gòu)要求精簡，部門必須力求最少，但這是以有效地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為前提的。
(2)組織結(jié)構(gòu)應(yīng)具有彈性。組織中的部門應(yīng)隨業(yè)務(wù)的需要而增減?？稍O(shè)立臨時部門或工作組來解決臨時出現(xiàn)的問題。
(3)確保目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。必要的職能均應(yīng)確保目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，組織的主要職能都必須有相應(yīng)的部門。當(dāng)某一職能與兩個以上的部門有關(guān)系時，應(yīng)明確規(guī)定每一部門的責(zé)任。
(4)各職能部門的指派應(yīng)達(dá)到平衡，避免忙閑不均。
(5)檢查部門與業(yè)務(wù)部門分設(shè)?？己恕z查業(yè)務(wù)部門的人員不應(yīng)隸屬于受其檢查評價的部門，這樣才能真正發(fā)揮檢查部門的作用。
(三)組織結(jié)構(gòu)的職權(quán)劃分
組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的內(nèi)容之三是職權(quán)劃分，主要解決組織結(jié)構(gòu)的職權(quán)問題。
1.職權(quán)的類型
職權(quán)是經(jīng)由一定的正式程序賦予某一職位的一種權(quán)力。同職權(quán)共存的是職責(zé)，職責(zé)是某項(xiàng)職位應(yīng)該完成的某項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任。
組織內(nèi)最基本的信息溝通就是通過職權(quán)來實(shí)現(xiàn)的。
組織內(nèi)的職權(quán)有三種：直線職權(quán)、參謀職權(quán)和職能職權(quán)。
(1)直線職權(quán)。是某項(xiàng)職位或某部門所擁有的包括作出決策、發(fā)布命令等的權(quán)力，也就是通常所說的指揮權(quán)。
每一管理層的主管人員都應(yīng)具有這種職權(quán)，只不過每一管理層次的功能不同，其職權(quán)的大小、范圍不同而已。從組織的上層到下層的主管人員之間，便形成一條權(quán)力線，這條權(quán)力線被稱為指揮鏈或指揮系統(tǒng)，其中的權(quán)力指向是由上到下。由于在指揮鏈中存在著不同管理層次的直線職權(quán)，故指揮鏈又叫層次鏈。指揮鏈既是權(quán)力線，也是信息通道。
(2)參謀職權(quán)。是某項(xiàng)職位或某部門所擁有的輔助性職權(quán)，包括提供咨詢、建議等。

擴(kuò)展閱讀

版權(quán)聲明：