廣義的檔案工作——檔案事業(yè)，是以管理開發(fā)國家檔案信息資源為手段，為國家各項事業(yè)和社會各界服務為宗旨的一項國家規(guī)模的事業(yè)。其內(nèi)容包括：檔案法制建設、檔案行政管理、檔案管理、檔案教育、檔案科技、檔案宣傳、檔案外事、檔案中介服務等。我市檔案事業(yè)經(jīng)過歷屆市領導的重視支持，以及全體檔案工作者的共同努力，已經(jīng)逐步發(fā)展起來，也打下了良好的基礎。1997年12月經(jīng)省檔案局考核驗收，市檔案館目標管理達二級標準，2000年被臺州市人事局、臺州市檔案局評為全市檔案系統(tǒng)先進集體?？v向比較是進步了，但發(fā)展緩慢，這與我市經(jīng)濟社會的發(fā)展形勢不相適應，與新時期、新形勢、新任務對檔案工作提出的新要求相脫節(jié)；另一方面，與周邊縣市橫向比較，某些方面我們也承認差距。這不得不引起檔案工作者的深深思考與探討。
一、現(xiàn)狀分析
臨海市有5個街道、14個鎮(zhèn)、1053個村、22個社區(qū)、110萬人口，有1315家機關(guān)企事業(yè)單位。臨海市檔案局（館）目前是“兩科兩室”設置，即業(yè)務指導法制科、管理利用科、辦公室和值班室，全局12名工作人員，其中6名是中層以上干部。檔案館總建筑面積600平方米，檔案庫房建筑面積450平方米，館內(nèi)藏有文書檔案、科技檔案（數(shù)量不多）、專門檔案、人物檔案。其中專門檔案有會計、人口普查、工業(yè)普查、土地、房產(chǎn)所有權(quán)存根、山林定權(quán)發(fā)證存根等14種。館藏檔案224個，全宗35993卷（其中建國前1425卷，建國后檔案34568卷），音像檔案18盤（數(shù)量少），照片檔案2424張，館藏資料8862冊。
從加強我市檔案事業(yè)發(fā)展的角度來看，經(jīng)過調(diào)查了解，目前明顯存在以下幾個問題：一是檔案館庫房建筑面積遠遠不夠，造成檔案存放數(shù)量質(zhì)量受到限制。二是檔案工作行政執(zhí)法人員缺乏，持證率不高，全局只有2位同志持有行政執(zhí)法證。三是檔案工作管理人員年齡偏大，專業(yè)技術(shù)人員青黃不接，30歲左右檔案技術(shù)科研人才引進不夠，這對今后我市檔案事業(yè)發(fā)展很不利。四是檔案信息化工作步伐緩慢，基層單位辦公信息化網(wǎng)絡人員和辦公室文秘人員的檔案管理相脫節(jié)；對照《浙江省綜合檔案館信息化評估標準》，無論是信息化基礎設施建設，還是電子文件檔案的歸檔管理，遠遠不符合要求，目前，全局電腦只配備4臺。五是有的單位檔案工作分管領導不明確，檔案管理不規(guī)范。六是“三農(nóng)”檔案和社區(qū)檔案各地發(fā)展很不平衡，有的出現(xiàn)無人管理現(xiàn)象。
二、工作對策
檔案工作是黨和國家事業(yè)的重要組成部分。我國目前的檔案工作，正處于從“封閉型”管理到開放式服務，從人治到法治、重保管到重服務、傳統(tǒng)管理到現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)型期。隨著改革開放的深入和經(jīng)濟社會的發(fā)展，新時期檔案工作的地位和作用將更加突出。中共中央總書記、國家主席胡錦濤指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，它不僅對深化改革、發(fā)展經(jīng)濟、推動科技進步、提高國民素質(zhì)有促進作用，而且對維護祖國統(tǒng)一、加強民族團結(jié)、保持社會穩(wěn)定具有重要作用。”而“管理體制優(yōu)、基礎設施好、信息化程度高、服務功能全”將是現(xiàn)代檔案事業(yè)體系的基本框架。
為了進一步解放思想，與時俱進，發(fā)展臨海檔案事業(yè)也需要新的思路和舉措，才能跟上時代步伐。
(一)加強領導，健全組織網(wǎng)絡，加大工作力度
市委、市政府要把我市檔案事業(yè)的發(fā)展列入重要議事日程，每年至少聽取1－2次檔案工作匯報，以幫助解決實際問題。市分管領導要把搞好檔案工作作為自己職責范圍的一項重要任務，加強各方面的協(xié)調(diào)，把宏觀指導與具體要求結(jié)合起來，親自抓好工作部署、重點工作開展、內(nèi)容建設等方面的督促落實。根據(jù)浙委辦[2003]65號《關(guān)于加強新時期檔案工作的意見》精神，把檔案法律法規(guī)的宣傳教育納入到臨海市普法教育整體計劃，列入領導干部和公務員培訓內(nèi)容，著力提高各級領導干部、機關(guān)公務員和企事業(yè)單位法人代表的檔案法制意識。
全市各鎮(zhèn)（街道）、機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織都要正式發(fā)文，明確分管檔案工作的領導和專門負責檔案工作的管理人員，健全制度。領導如有工作調(diào)動，其接任人為自然的分管領導，這樣便于協(xié)調(diào)，工作不斷線。村級與社區(qū)的檔案工作也要明確分管領導和檔案管理人員。
中央經(jīng)濟工作會議提出“三農(nóng)”工作是重中之重，全國檔案工作表彰會則提出要完善信用檔案工作、勞動和社會保障檔案工作及“三農(nóng)”檔案工作。為了更好地貫徹落實精神，今后要加強做好村級和社區(qū)檔案人員的業(yè)務培訓工作。農(nóng)村和社區(qū)建檔不僅是檔案部門的工作，同時也是各級黨委和政府的重要任務之一。根據(jù)臨海的實際，可采取以點帶面的工作方法。“三農(nóng)”檔案工作可放在河頭鎮(zhèn)（市檔案局聯(lián)系鎮(zhèn)）搞試點培訓，該鎮(zhèn)提出“弘揚羊巖精神，奮力打造農(nóng)業(yè)重鎮(zhèn)”的奮斗目標，并實施“千名勞動力素質(zhì)工程”這本身對搞好“三農(nóng)”檔案工作也起到一定的推動作用。社區(qū)和征地農(nóng)民的檔案工作試點可放在5個街道辦事處進行。市里與鎮(zhèn)（街道）、鎮(zhèn)（街道）與社區(qū)和村分別簽訂責任狀，限時完成。民營企業(yè)檔案目標管理應在市100強企業(yè)中重點抓落實、分步實施。我市把檔案事業(yè)的建設已經(jīng)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，目前和今后的關(guān)鍵是抓落實問題。鑒于檔案局自身部門執(zhí)法人員的不夠，我們還要得到市人大、政協(xié)等幫助支持與監(jiān)督。
(二)逐步加大對檔案事業(yè)經(jīng)費的投入
按照《浙江省建設文化大省綱要》和省委辦[2003]65號文件精神，檔案館基礎設施建設應列入文化設施建設總體規(guī)劃，檔案館的主要檔案征集費、重點珍貴檔案搶救費、檔案日常維護費和檔案研究開發(fā)經(jīng)費等檔案資源建設應列入年度預算。事實上我市新聞媒體部門有大量的檔案資料，但由于經(jīng)費的原因，一些珍貴的資料在記者繁忙的工作中逐漸被洗刷掉，而檔案局又限于經(jīng)費短缺的原因，很少收集音像檔案資料這方面的內(nèi)容，實在惋惜。為了實現(xiàn)檔案工作管理現(xiàn)代化，市檔案局必須每人配備電腦一臺。因此，市財政每年應安排30萬元左右用于對市檔案館建設的補助。
同時，要改變市檔案館館庫嚴重不足的落后狀況，按照浙江省財政廳、浙江省檔案局印發(fā)的《浙江省市縣檔案館基本建設專項資金管理暫行辦法》（浙財建字[2003]94號）要求，爭取在2年內(nèi)上報立項，力爭得到省財政的幫助，市財政專項撥款，通過多方籌措，積累資金，盡快建成6000平方米左右、功能齊全的檔案館，新館建成后確保一年內(nèi)達到省一級檔案館標準，以適應我市經(jīng)濟和文化事業(yè)發(fā)展的需要。

(三)創(chuàng)新檔案服務工作
市檔案局（館）要圍繞市委、市政府的中心工作，加強對館藏檔案的整理、研究與開發(fā)，為我市的經(jīng)濟和社會發(fā)展服務，所保存的檔案除確需繼續(xù)保密的以外，都應向社會公眾開放。
1、在檔案編研方面，繼續(xù)做好《臨海年鑒》的編輯發(fā)行工作，為臨海的經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。同時，嘗試設立不同的課題組，根據(jù)研究內(nèi)容而定課題負責人，為了研究局面的打開，把涉及到的主要部門分管領導和部門負責人作為該課題研究的協(xié)調(diào)小組領導，市檔案局有關(guān)人員參與業(yè)務輔導。如：招商引資檔案（以招商局、工業(yè)經(jīng)濟局為主）、勞動和社會保障檔案（以人事勞動局、工業(yè)經(jīng)濟局為主）、“三農(nóng)”檔案（以民政局、農(nóng)業(yè)局為主），信用檔案（以工商局、發(fā)展計劃局為主），名人檔案（以總工會、教育局為主），《檔案政策法規(guī)匯編》以市人大、市政府為主牽頭等。
2、繼續(xù)抓好現(xiàn)行文件查閱服務中心工作，擴充文件收集的數(shù)量，認真做好黨政領導干部個人保存的公務文件材料的收集和管理工作，真正為市委和市政府與百萬人民加強聯(lián)系，建立平臺。嘗試為社會檔案設立“寄存中心”，在市區(qū)設立窗口，方便為民服務。
3、做大做強檔案中介服務機構(gòu)。滿足各級各單位對檔案咨詢、檔案整理、檔案寄存等各項檔案服務的需求，不斷完善檔案工作社會化服務體系，培育服務市場?；I建成立臨海市檔案事務所，以滿足各級需要，市檔案局要從制度建設著手，加強對檔案中介機構(gòu)的監(jiān)管，嚴格實行檔案中介機構(gòu)從業(yè)人員持證上崗制度，并對從業(yè)人員進行崗前培訓，規(guī)范檔案中介機構(gòu)執(zhí)業(yè)行為。
(四)建立激勵工作機制
1、市委、市政府把檔案工作列入各級各部門的工作考核內(nèi)容，把檔案館列入愛國主義教育基地創(chuàng)建范圍，并作為“文明城市”創(chuàng)建活動的一項重要內(nèi)容來抓。應把全市的檔案工作納入文明建設考核范疇，明確考核內(nèi)容：即檔案組織管理、業(yè)務規(guī)范、保管條件、開發(fā)利用和到期檔案移交進館等5個方面。對考評不合格單位，取消文明單位、先進集體的評選資格，其主要領導在年度考核時不得評為優(yōu)秀等次。市里出臺《檔案目標管理獎勵辦法》，對在國家、省級檔案工作目標管理評估中達三級以上的單位和個人進行數(shù)額不等的物質(zhì)獎勵，對順利通過臺州市級目標管理考核的單位也予以表彰獎勵。
2、市檔案局繼續(xù)推行工作考核計獎辦法，以全面調(diào)動機關(guān)工作人員的積極性。(1)管理利用科、業(yè)務指導法制科和辦公室要根據(jù)各自的分工，在做好原來工作的基礎上，對照《浙江省綜合檔案館信息化評估標準》，完成各項指標，通過省級驗收的給予適當獎勵；對基層檔案工作業(yè)務指導有方，并通過省市級目標管理認定的按照等級的不同進行適當獎勵。(2)新聞報道：被臺州市級以上新聞媒體錄用的給予獎勵。 (3)檔案學會工作：發(fā)展團體會員和在年會上交流論文的也給予獎勵。(4)領導計獎方法：分管各科（室）的領導，按該科（室）人均得獎數(shù)計獎（不含新聞報道和檔案學會工作）；主持工作的領導按全局人均得獎數(shù)計獎（不含新聞報道和檔案學會工作）。
(五)加快檔案信息化管理工作
根據(jù)國家檔案局《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》以及本市實際情況，出臺相關(guān)制度和辦法。電子文件從形成到歸檔，跨越多個部門，應當由單位的綜合主管部門或主要負責人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素撠?。檔案工作人員應加強與計算機程序編制人員、文書和業(yè)務人員的溝通合作，介入本部門電子文件的形成過程，探索電子文件即時歸檔的方式和途徑。在全市選擇有條件的單位3－7個進行試點，取得經(jīng)驗，逐步在全市推開。同時，市檔案局信息網(wǎng)絡人員必須參加行政執(zhí)法證考試，取得行政執(zhí)法資格證，以便對基層檔案工作進行執(zhí)法監(jiān)督指導。鑒于我市網(wǎng)絡信息科研人才的缺乏，今后應重視培養(yǎng)這方面的人才，加強力量，以適應我市檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

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