近年來(lái)，隨著建立責(zé)任政府、服務(wù)型政府觀念的普及，公民維護(hù)個(gè)人權(quán)利的意識(shí)逐步覺(jué)醒，公共檔案館建設(shè)成為業(yè)界不容回避的問(wèn)題。本文試圖以維護(hù)公民利用檔案的權(quán)利為基準(zhǔn)點(diǎn)，探尋公共檔案館建設(shè)的宗旨和途徑。
　　
　　一、維護(hù)公民利用檔案的權(quán)利是公共檔案館的核心精神
　　
　　關(guān)于公共檔案館的含義，學(xué)界目前主要有三種觀點(diǎn)。有學(xué)者認(rèn)為，某檔案館是否劃歸公共檔案館應(yīng)從三個(gè)方面予以考量，即是否以普通公眾為服務(wù)對(duì)象，具有為普通公眾提供平等服務(wù)的義務(wù)；是否有提供相應(yīng)服務(wù)的法律保障；是否有滿足公眾需求的資源保障。① 也有人提出，公共檔案館是指館藏檔案作為社會(huì)的公共資源，能全面、準(zhǔn)確地反映社會(huì)的基本歷史面貌，應(yīng)該開(kāi)放的信息能借助各種媒介暢通地傳遞，并能廣泛為社會(huì)、公眾利用的文化機(jī)構(gòu)。② 第三種觀點(diǎn)則指出，凡是由國(guó)家設(shè)立、主要收藏公共檔案、為社會(huì)公眾提供服務(wù)的檔案館，都可稱為“公共檔案館”。③ 可以說(shuō)，這三種認(rèn)識(shí)都不乏其合理性，都從館藏、服務(wù)對(duì)象的范圍對(duì)公共檔案館進(jìn)行了界定。
　　筆者意圖追溯“公共”語(yǔ)詞的本源，探究公共檔案館的核心精神。“公共”一詞，一是源自古希臘詞匯，它強(qiáng)調(diào)個(gè)人超越自身去理解他人的利益。在古希臘，如果一個(gè)人具備了公共精神，就意味著他已經(jīng)成熟并且可以參與公共事務(wù)；二是源于古希臘詞匯，它指的是人們?cè)诠ぷ?、交往中相互照顧和關(guān)心的一種狀態(tài)。從起源上看，“公共”指的是社會(huì)層面的非個(gè)體性，在古希臘政治社會(huì)里，它與早期的民主相關(guān)聯(lián)。隨著時(shí)代的發(fā)展，這個(gè)語(yǔ)詞的含義發(fā)生了很大變化，當(dāng)今“公共”一詞與政府密切相關(guān)，幾乎成為政府的同義詞。④ 公共行政理論認(rèn)為，“公共性”是指政府應(yīng)該根據(jù)社會(huì)和全體人民的共同利益制定與執(zhí)行公共政策。衡量一項(xiàng)政府活動(dòng)是否達(dá)到了公共性，基本標(biāo)準(zhǔn)就是考察其政策的制定及執(zhí)行過(guò)程是否維護(hù)了公民的基本權(quán)利，是否充分體現(xiàn)和表達(dá)了公民的意志。由此，筆者認(rèn)為，公共檔案館的核心精神在于“公共性”，它意味著檔案館作為政府的一個(gè)組成部分，其權(quán)力來(lái)自于全體公民，檔案館受全體公民的委托保管檔案，并為每一個(gè)公民提供平等的服務(wù)。所以，檔案館各項(xiàng)工作方針、政策的制定都必須體現(xiàn)和表達(dá)公民的意志，政策的執(zhí)行細(xì)則、執(zhí)行程序都必須從維護(hù)公民利用檔案的權(quán)利以及公民其他方面的利益出發(fā)，并將其貫穿于收集、整理、保管、提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中；檔案部門的公務(wù)人員，在工作中須堅(jiān)持為民服務(wù)的宗旨，堅(jiān)持公正、公平、公開(kāi)的原則，克服部門和個(gè)人一己之私，確保公民利用檔案權(quán)利的實(shí)現(xiàn)。
　　
　　二、我們距離公共檔案館的目標(biāo)有多遠(yuǎn)？
　　
　　這幾年，各地方檔案館紛紛建立現(xiàn)行文件中心，采取打造一站式服務(wù)、進(jìn)一步開(kāi)放檔案、開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)查詢等措施，拓展服務(wù)空間，可以說(shuō)檔案界在公共檔案館建設(shè)方面不乏一些實(shí)踐上的努力和探索。但本人以為，公共檔案館離我們依然很遙遠(yuǎn)，形成這個(gè)問(wèn)題的原因很復(fù)雜，僅就檔案館主體而言，主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：
　　
　　1、遠(yuǎn)離公眾的館藏結(jié)構(gòu)使多數(shù)國(guó)家檔案館缺乏為公民服務(wù)的基本條件
　　能否為公民提供良好的服務(wù)，直接取決于館藏結(jié)構(gòu)和館藏內(nèi)容，如果一個(gè)檔案館主要保管的是領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告等文書(shū)檔案，而關(guān)乎個(gè)人權(quán)益的產(chǎn)權(quán)檔案、婚姻檔案、社會(huì)保障等專門檔案不夠系統(tǒng)和完善，言及為公民個(gè)人提供服務(wù)，維護(hù)個(gè)人的利用權(quán)利恐怕就心有余而力不足了。多年來(lái)，我國(guó)檔案界一直非常關(guān)注檔案館的利用率，對(duì)于國(guó)外檔案館的門庭若市欽羨不已，對(duì)國(guó)內(nèi)檔案館門可羅雀的冷清表現(xiàn)出“恨鐵不成鋼”的憂慮。筆者認(rèn)為，我國(guó)檔案館在規(guī)劃館藏時(shí)，對(duì)與公民切身利益相關(guān)的專業(yè)檔案顧及不足，未能系統(tǒng)地收集、整理，因而，為民服務(wù)成為無(wú)米之炊。
　　檔案館藏結(jié)構(gòu)、館藏資源建設(shè)是一個(gè)老生常談的話題，自上世紀(jì)80年代就開(kāi)始了一輪又一輪的討論，迄今為止，檔案館的實(shí)際館藏結(jié)構(gòu)雖得到了一定程度的改善，但現(xiàn)狀仍不容樂(lè)觀。上海市虹口區(qū)檔案館，在館藏118521卷檔案中，文書(shū)檔案占到84.6%，而反映科技、財(cái)務(wù)、藝術(shù)等內(nèi)容的只占15.4%。⑤山西省129個(gè)地、縣檔案館中，“多數(shù)檔案館保存的只是文書(shū)檔案而無(wú)科技、財(cái)務(wù)及其他專門(專業(yè))檔案，只有紙質(zhì)檔案而無(wú)照片、錄音、錄像等其他載體的檔案”⑥，致使公民個(gè)人到檔案館申請(qǐng)查閱時(shí)，將近五分之一的利用者得到的答復(fù)是“查無(wú)此檔”，乘興而來(lái)，掃興而歸。這除了因館藏檔案整理不善，檢索體系不健全，或工作人員不熟悉業(yè)務(wù)等因素外，還有一個(gè)重要原因就是館藏結(jié)構(gòu)的不合理。總之，我國(guó)綜合檔案館在館藏建設(shè)上或多或少地偏離了充分保障公民權(quán)利的宗旨，缺乏公共性的物質(zhì)基礎(chǔ)，難以滿足社會(huì)各界尤其是公民個(gè)人對(duì)檔案的利用需求。由此看來(lái)，建設(shè)公共檔案館的當(dāng)務(wù)之急是調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，豐富館藏資源，有計(jì)劃地接收含有個(gè)人信息的專門檔案。
　　
　　2、官本位思想的長(zhǎng)期影響使檔案從業(yè)人員為民服務(wù)意識(shí)淡薄
　　在我國(guó)，因歷史和文化等多方面因素的影響，官本位思想長(zhǎng)期主導(dǎo)著檔案工作，從業(yè)人員在實(shí)踐中形成了一整套僵化的管理模式，為民服務(wù)意識(shí)淡薄，在檔案工作上集中體現(xiàn)為：一是奉行“我能提供什么，用戶就利用什么”的信條，利用者千辛萬(wàn)苦造訪檔案館，被一句“查無(wú)此檔”敷衍塞責(zé)的現(xiàn)象并不鮮見(jiàn)；二是繁瑣的利用手續(xù)在利用者面前又豎起了另一道門檻，雖然法律明確規(guī)定“中華人民共和國(guó)公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開(kāi)放的檔案。”但有些檔案館依然舊習(xí)難除，利用者除了需出示個(gè)人身份證明外，還必須出具單位介紹信，甚至說(shuō)明利用目的等。從法理上講，如果公民享有利用檔案的權(quán)利，那么，他到檔案館查閱資料，不僅僅是因需要獲得檔案信息，而是他想獲得、他“有權(quán)利”獲得信息，譬如利用開(kāi)放檔案，只要利用者出具了法律規(guī)定的證明性文件，檔案館就必須提供服務(wù)，不得另設(shè)任何附加條件。
　　再來(lái)考察利用工作統(tǒng)計(jì)分析，檔案館本位主義傾向同樣表露無(wú)遺。譬如統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的設(shè)定，多數(shù)檔案館僅僅滿足于調(diào)卷數(shù)、利用人數(shù)、利用目的（一般分為編史修志、工作查考、學(xué)術(shù)研究、個(gè)人取證和其他）的簡(jiǎn)單統(tǒng)計(jì)，主要反映某一特定階段檔案人員的工作量，至于更深層次的利用分析，如有多少需求尚未滿足，主要集中于哪些方面，館藏資源需要怎樣統(tǒng)籌規(guī)劃，如何調(diào)整與改善等，涉足者寥寥。即便最近幾年，已經(jīng)有人在關(guān)注利用狀況分析，但他們的研究成果和建設(shè)性意見(jiàn)又很難上升到行政管理層面，轉(zhuǎn)化為切實(shí)可行的規(guī)章制度。
　　
　　三、打造公共檔案館
　　
　　以維護(hù)公民權(quán)利為核心，打造公共檔案館，具體應(yīng)體現(xiàn)為：構(gòu)建平民化的館藏，為實(shí)現(xiàn)公民利用檔案的權(quán)利提供資源基礎(chǔ)；建立公共檔案館文化，營(yíng)造親和、舒適的利用氛圍，堅(jiān)持用戶至上的服務(wù)宗旨，平等、公正地對(duì)待每一位用戶，最大限度地確保公民能夠利用檔案。
　　
　　1、整合檔案資源，架構(gòu)平民化的檔案館藏
　　國(guó)內(nèi)不少同仁對(duì)國(guó)外檔案館保存著內(nèi)容豐富的個(gè)人與家庭檔案無(wú)不表示贊嘆。在美國(guó)，有關(guān)家庭、家族的檔案以及個(gè)人學(xué)歷和履歷、業(yè)績(jī)和財(cái)產(chǎn)、反映城市歷史的人物與事件、地方歷史風(fēng)貌和土著居民歷史、重大事件等資料，是檔案館藏的重要組成部分，是吸引利用者長(zhǎng)期關(guān)注檔案館的資源，也是檔案館用戶絡(luò)繹不絕的重要因素。英國(guó)國(guó)家檔案館與國(guó)家統(tǒng)計(jì)局聯(lián)合設(shè)立了“家庭檔案中心”，保管著有關(guān)公民的出生、收養(yǎng)、婚姻、死亡等方面的歷史材料，并編制了檔案索引，可以為公民提供相關(guān)情況的介紹與咨詢。⑦
　　我國(guó)應(yīng)借鑒國(guó)外檔案館的做法，以維護(hù)公民權(quán)利為宗旨，重新規(guī)劃館藏結(jié)構(gòu)，提出詳盡的接收方案與策略，構(gòu)建大眾化的檔案館藏。國(guó)家綜合檔案館除了接收政府各機(jī)構(gòu)的文書(shū)檔案、科技檔案、照片檔案等門類外，其他與個(gè)人關(guān)系密切的專門檔案，譬如勞動(dòng)部門的招工檔案、民政部門的婚姻登記檔案、工商部門的企業(yè)登記檔案、房地產(chǎn)部門的房產(chǎn)檔案、地產(chǎn)檔案等也應(yīng)一并接收。這些檔案資料詳細(xì)地記載了政府在行使某一職能過(guò)程中，涉及的公民個(gè)人或者某一組織在某一時(shí)期、某一方面的活動(dòng)記錄，這將成為公民個(gè)人日后查找利用的原始憑據(jù)，也可能成為將來(lái)個(gè)人、家庭或者組織史研究的珍貴史料。所以，國(guó)家綜合檔案館要盡可能地將政府部門形成的一切與公民利益關(guān)系密切的檔案資料，收集進(jìn)館并妥善保管，為維護(hù)公民利用檔案的權(quán)利提供堅(jiān)實(shí)的資源基礎(chǔ)。

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