人事檔案作為組織人才信息的重要載體，它不僅僅只是記載一個(gè)人的成長(zhǎng)和工作經(jīng)歷的準(zhǔn)確和完整的信息，同時(shí)也是組織部門對(duì)一個(gè)人進(jìn)行全面了解和考察的重要參考依據(jù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人事檔案信息數(shù)字化管理也得到了空前發(fā)展，這樣也給組織人事檔案信息數(shù)字化管理在技術(shù)方面提出了諸多問題和挑戰(zhàn)。

　　人事檔案管理工作的規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息數(shù)字化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化與檔案工作規(guī)范化同行的工作指導(dǎo)思想。

　　相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙人事檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的最大問題。實(shí)現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。“以我為主”的立卷歸檔工作是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這要求我們?cè)趯?shí)際工作中要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。這樣在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

　　人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)隨著時(shí)代的發(fā)展更新較快。人事檔案信息數(shù)字化管理得以正常運(yùn)行來源于所依賴的與之相匹配的相關(guān)設(shè)備、應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)?？墒?，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代速度日新月異，計(jì)算機(jī)升級(jí)速度不斷更新，從而致使計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)之間不斷的出現(xiàn)不匹配的問題，可能會(huì)讓存儲(chǔ)在u盤和光盤上的信息無法讀出，有時(shí)新的操作軟件和原來的操作軟件沒法有效轉(zhuǎn)換等等問題，使得人事檔案信息數(shù)字化管理面臨著較為嚴(yán)峻的問題和挑戰(zhàn)。

　　針對(duì)這樣的問題和狀況，在對(duì)人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇的時(shí)候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合時(shí)代的要求以及是否具有前瞻性。

　　首先是安全性。即選擇操作管理系統(tǒng)時(shí)注意該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過程中，安全性是否可靠。由于現(xiàn)代人事檔案信息在運(yùn)行的過程中，不同的存儲(chǔ)載體的特性有很大程度上的不同，這將會(huì)對(duì)原有信息的完整性和真實(shí)性產(chǎn)生很大的影響，所以該系統(tǒng)的操作技術(shù)必須要能夠考慮安全方面的因素，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)失真的問題。

　　其次是可靠性。即選擇操作管理系統(tǒng)時(shí)注意該系統(tǒng)在進(jìn)行更新的時(shí)候，必須是安全的和可靠的。操作系統(tǒng)會(huì)因其他原因而進(jìn)行更新，在進(jìn)行技術(shù)更新?lián)Q代的同時(shí)也會(huì)因?yàn)樾碌牟僮飨到y(tǒng)不穩(wěn)定和不成熟而存在不同程度的安全隱患，從而造成數(shù)據(jù)被竊取的問題。所以，人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)要有一個(gè)十分完善的操作技術(shù)才可靠，避免人事檔案信息外泄帶來不必要的麻煩和損失。

　　再次，操作管理系統(tǒng)必須具有系統(tǒng)的仿真安全性。人事檔案信息在進(jìn)行數(shù)字化編輯過程中、剪貼、復(fù)制或者是保存的時(shí)候，要求具有較高的軟件基礎(chǔ)，避免使人事檔案信息被輕易復(fù)制，從而確保該系統(tǒng)具有系統(tǒng)仿真性。

　　規(guī)范的人事檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)人事檔案管理工作的新局面。規(guī)范的人事檔案管理可以不斷地提升一個(gè)學(xué)校的管理水平，做好檔案的管理工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。人事檔案信息數(shù)字化管理的有效開展，綜合運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、人事檔案管理知識(shí)，更好為學(xué)校人事檔案信息數(shù)字化管理提供智力支持。

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