高校教學秘書是指在高等院校中協(xié)助院(部) 領導具體處理本院(部) 中各類教學事務的管理服務人員。由于教學科研型院校和教學型院校是我國高校的主體,這類院校的核心工作或者核心工作之一就是教學工作,從而決定了教學管理在這類高校中的重要地位。教學管理有力地支撐和保證著課內外教學的有序進行,成為高校管理工作的中心內容,在貫徹國家教育方針、穩(wěn)定教學秩序、提高教學效率、保證教學質量、培養(yǎng)全面發(fā)展的合格人才等方面起著重要的作用。教學秘書是教務管理工作中不可缺少的角色,是教學管理的中堅力量[1 ] 。其素質的高低、能力的大小、作用發(fā)揮程度、工作質量的好壞,將直接影響教學管理工作水平和人才培養(yǎng)質量。因此,教學秘書必須從新時期教學工作的特點出發(fā),不斷提高自身綜合素質和業(yè)務能力,積極創(chuàng)新,發(fā)揮助手參謀、組織協(xié)調、服務保障等作用,以適應高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。

　　一、高校教學秘書在教學管理中的作用

　　教學秘書工作活動范圍寬廣,涉及事務繁雜瑣碎,在工作過程中必須認真仔細,稍有疏漏就可能釀成教學事故,嚴重影響教學秩序,造成不良后果。因此,教學秘書工作舉足輕重,必須加以重視。

　　(一) 助手參謀作用

　　教學秘書是教學院長的得力助手。教學院長的教學工作方案的制定與實施、落實與檢查、評價與改進等很多具體事務,都要由教學秘書來協(xié)助完成[2 ] 。同時,教學秘書還應該是教學院長的重要參謀,在教學管理工作中,不僅要及時收集、整理各類信息,還應該積極調查并發(fā)現(xiàn)新情況、解決新問題,研究新方案、采取新措施,主動為上級領導提供可靠的第一手資料,在必要的情況下提出合理化建議,為領導的決策創(chuàng)造條件[3 ] 。

　　(二) 組織協(xié)調作用

　　在教務管理工作中,教學秘書負責組織、落實各項教學工作,教學主管領導的工作一般是決策性、全局性、統(tǒng)籌性的,而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學秘書直接管理和落實。如排課、調課、征訂教材、落實教學計劃、安排各類考試、學生成績管理、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查、畢業(yè)證書和學位證書管理、核算教師工作量及教學津貼等等,都要由教學秘書組織完成。同時,教學秘書也是教師、學生和教學職能部門之間的紐帶和橋梁,具有上傳下達、協(xié)調左右、溝通信息、改善關系、互通情況、合理統(tǒng)籌的作用,其協(xié)調職能發(fā)揮得好壞將對院(部) 的教學活動產生直接影響。

　　(三) 服務保障作用

　　管理就是服務。教學秘書從事的工作是教學行政管理即教學管理,是對教學計劃實施過程中的常規(guī)管理,其主要目的是維持正常的教學秩序、保證教學任務的順利完成[4 ] 。教學秘書扮演的是“服務教學、服務教師、服務學生”的角色,應該加強與教師、學生的溝通,主動為廣大師生著想,及時反饋教學信息,切實做好本職工作,真正把服務落實于各項教學管理工作中,為日常教學活動的順利進行保駕護航,成為教學秘書工作的重要內容。

　　二、高校教學秘書工作存在的問題

　　(一) 對教學秘書工作重視不夠,造成教學秘書隊伍的不穩(wěn)定

　　長期以來,人們往往對教學秘書工作缺乏正確的認識和評價,輕視教學秘書在教學管理中所發(fā)揮的作用,認識不到優(yōu)質的管理能出質量、出效益。有些人甚至認為教務管理是一些簡單的事務性工作,教學秘書是從事這些事務性工作的“勤雜工”,他們的勞動只是簡單的、機械的勞動。因此,在教學秘書人員的配備、業(yè)務學習、崗位培訓等方面,重視程度遠遠不夠;在干部聘任、職稱評定、利益分配、評獎評優(yōu)等方面都受到相對不公正的待遇;加之教學秘書平時工作任務重、責任大、難度高,付出的勞動卻得不到尊重和理解,取得的成績得不到公正的評價和認可,從而造成教學秘書工作積極性不高,思想壓力大,精神負擔重,心里不平衡,很多人不安心教學秘書工作崗位,離崗、轉崗人員相對較多, 教學秘書隊伍呈現(xiàn)不穩(wěn)定狀態(tài)[5 ] 。

　　(二) 教學秘書綜合素質較低,難以適應新時期高校發(fā)展的需要

　　一方面,教學秘書學歷層次普遍較低,所學專業(yè)適合教學秘書工作的不多。當前,從事教學秘書工作的多為本科畢業(yè)生,即使有高學歷的,其專業(yè)為教育學、教育管理學的也極少,秘書專業(yè)畢業(yè)的也為數(shù)不多,大多為本學校、本院系畢業(yè),其知識結構很難適應教學管理的需要。

　　另一方面,教學秘書的業(yè)務素質和業(yè)務能力也普遍較低。長期以來,許多高校對教學秘書人員重使用、輕培養(yǎng),送出去培訓學習、交流進修的機會很少,而且很不系統(tǒng)、不正規(guī),導致其知識更新嚴重不足,現(xiàn)代信息意識薄弱。面對知識經濟時代的突飛猛進和高等教育的迅速發(fā)展,教學秘書得不到現(xiàn)代高等教育管理方面的系統(tǒng)培訓,觀念不能及時更新,更接觸不到新的教育管理理念,大大制約了教學管理能力的提高,以至適應不了新時期高校發(fā)展的需要。

　　(三) 教學秘書工作缺乏活力,開拓創(chuàng)新意識匱乏,科研工作薄弱

　　教學秘書是高校教學工作一線的組織者和管理者,工作千頭萬緒,看似平常,其實非常繁重而細致,在學校教學管理中處于紐帶橋梁位置,上聽命于學校教務處和學院領導,下服務于廣大師生,所以常常處于各種具體事務的“糾纏”之中,工作缺乏活力,多靠經驗辦事,習慣于按領導指示、文件精神處理問題,主動參與和科學預見性差。不能很好地利用在工作中取得的第一手教學管理改革資料,認真總結經驗、摸索規(guī)律,進行教學管理理論研究并形成科研成果,為深化教學管理改革獻計獻策[6 ] 。缺乏開拓意識和創(chuàng)新精神,致使教務管理工作很難提高檔次。
　　三、關于做好教學秘書工作的幾點思考和建議

　　(一) 加強思想道德教育,提高教學秘書的服務意識

　　良好的政治思想素質和職業(yè)道德是做好教務工作的基本保障。新時期高校教學秘書應當具有高度的政治覺悟和高尚的道德情操,面對繁雜的事務性工作,還必須有高度的責任感和強烈的事業(yè)心。在教務管理工作中,要認真貫徹落實黨的教育方針和相關政策,愛崗敬業(yè),無私奉獻,甘于淡泊,勤勤懇懇,任勞任怨,全心全意為黨的教育事業(yè)服務。因此,高校應加強對教學秘書人員的思想道德教育,使其認清自己所從事工作的重要性,明確教學秘書工作的服務宗旨,真正擔負起組織育人、管理育人、服務育人的重擔,出色地完成自己的本職工作。

　　(二) 引進競爭機制,合理選聘人才,改善教學秘書隊伍的專業(yè)知識結構

　　學校人事管理部門應重視教學秘書的選拔和培養(yǎng)。引進競爭機制,合理調整現(xiàn)有人員,大膽聘用新人,鼓勵管理經驗豐富、業(yè)務能力強、管理水平高、敢于開拓創(chuàng)新而又愛崗敬業(yè)的優(yōu)秀青年人才和高學歷的青年教師投身到教學秘書隊伍中來,改善教學秘書隊伍的專業(yè)知識結構,切實把教學秘書隊伍建設納入學校整體規(guī)劃之中。

　　(三) 重視教學秘書隊伍整體素質的提高,加強教學秘書人員的繼續(xù)教育

　　在教學秘書人員培訓和知識更新方面,學校要加大投入,并在政策和經費上保證落實。制定切實可行的中、長期培訓計劃,多渠道、多形式加強教學秘書人員的培養(yǎng)。如:定期或不定期地組織他們學習高等教育學、教育心理學、教育管理學、高等教育行政管理學、高等教育法規(guī)、社會學、人際關系學、秘書學等專業(yè)學科知識,提高其專業(yè)素質和理論水平;經常組織教學秘書參加校內外教務管理研討會和經驗交流會,學習先進的管理經驗和科學的管理思想,改進管理方法,提高管理水平;定期不定期組織崗位培訓,尤其是對計算機的運用和操作技能以及對教務管理系統(tǒng)軟件的培訓學習,提高工作效率[7 ] 。除此之外,還應鼓勵教學秘書利用業(yè)余時間自學一些與自己的專業(yè)工作相關的學科知識,多學科、多角度、全方位地提高認知能力和管理水平。

　　(四) 通過多種渠道解決教學秘書的后顧之憂,激發(fā)其工作積極性和主動性

　　教學管理工作的開展需要多個部門的關懷和支持,學校各級領導要主動關心教學秘書人員的工作、學習和生活,無論是在獎金發(fā)放、職務晉升、職稱評定方面,還是在開展教學管理、科學研究等問題上,都要建立相應的激勵機制,通過多種渠道解決教學秘書的后顧之憂。同時,在教學管理活動中,要充分肯定教學秘書的地位和作用。對于那些責任心強、業(yè)務水平高、管理經驗豐富、工作業(yè)績突出的教學秘書人員,學校要在適當?shù)臅r候,給予一定的物質獎勵和精神激勵,激發(fā)教學秘書的工作熱情,充分調動其工作積極性和主動性,促使其開拓進取,大膽創(chuàng)新,為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展,奉獻自己的聰明才智。

擴展閱讀

版權聲明：