會(huì)議的備忘錄（描述會(huì)議過(guò)程的簡(jiǎn)短記錄）是由會(huì)議秘書(shū)作出的關(guān)于討論內(nèi)容的書(shū)面記錄。如果秘書(shū)負(fù)責(zé)作備忘錄，應(yīng)該保證它們準(zhǔn)確而清晰。
1、要點(diǎn)
備忘錄應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)短，并應(yīng)寫(xiě)成筆記形式。
及時(shí)遞交備忘錄可以促進(jìn)對(duì)討論的事項(xiàng)采取果斷行動(dòng)。
若會(huì)議秘書(shū)對(duì)一個(gè)問(wèn)題不太明了，就應(yīng)當(dāng)與主席進(jìn)行討論。
備忘錄應(yīng)能讓缺席者完全理解。
2、撰寫(xiě)清晰的備忘錄
在備忘錄中，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)記錄會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，與會(huì)者的姓名（如果適當(dāng)），提出的全部項(xiàng)目（但不必包括討論的細(xì)節(jié)）以及作出的全部決定、協(xié)議和任命。在會(huì)議過(guò)程中做筆記，然后再寫(xiě)出完整的備忘錄。備忘錄內(nèi)容必須客觀，風(fēng)格簡(jiǎn)明、清晰而準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是很重要的，因?yàn)樗赡茏鳛橐院筠q論的依據(jù)。
寫(xiě)備忘錄時(shí)，必須保證簡(jiǎn)短、準(zhǔn)確并且字跡清楚。用數(shù)字標(biāo)出每一個(gè)新要點(diǎn)，這樣就可以明確顯示出一個(gè)要點(diǎn)的結(jié)束及下一個(gè)要點(diǎn)的開(kāi)始，如果備忘錄特別長(zhǎng)，應(yīng)為其作索引。
3、在備忘錄最后定稿前建議主席閱讀一遍
要做的事包括：
（1）確保主席批準(zhǔn)備忘錄。
（2）會(huì)議結(jié)束的一兩天內(nèi)分發(fā)備忘錄。
（3）在兩個(gè)會(huì)議之間跟蹤那些要采取的行動(dòng)。
（4）利用備忘錄就一個(gè)正在進(jìn)行的事項(xiàng)編一個(gè)情況報(bào)告，與下次會(huì)議的議程一起傳閱。
（5）每次會(huì)議上，批準(zhǔn)上次會(huì)議的備忘錄并與出席者一起核實(shí)它的正確性。
4、分發(fā)和跟蹤備忘錄
一旦做好備忘錄，應(yīng)迅速將其分發(fā)給有關(guān)人員。如果會(huì)上取得一致的決議沒(méi)有進(jìn)一步實(shí)施，匯編備忘錄就毫無(wú)意義。
備忘錄應(yīng)清楚地指出每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)完成的最后期限以及由誰(shuí)負(fù)責(zé)執(zhí)行。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間（但必須在下次會(huì)議之前），追蹤備忘錄上記錄項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并且將最新的情況呈報(bào)給主席。如果有必要，應(yīng)檢查這些內(nèi)容是否列入下次會(huì)議的備忘錄中。

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