“時間就是金錢，效率就是生命”。大量事實證明，這句流傳于商場上的格言，對于各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)來講，同樣是適用的。我們秘書人員必須切實強化效益觀念，力求把事情辦得又好又快。

辦事效率低，政府陷危機


機關(guān)辦事效率低的危害到底有多大？且看發(fā)生在日本的這一案例：
1996年1月5日，上任剛滿一年的村山富市被迫辭去首相職務(wù)。知情的人都知道，村山辭職固然與政壇風(fēng)云變幻有關(guān)，但首要的還是坂神發(fā)生地震，政府處置不力，導(dǎo)致這次首相辭職的政壇危機。
1995年1月7日，一場大地震襲擊了位于日本關(guān)西的大阪、神戶等地區(qū)，僅僅20秒的震動，就奪去了5000多條生命，20萬棟樓房倒塌，一直被認為萬無一失的高速公路斷裂，公路和鐵路高架橋崩坍，弁逕枋┰獾攪搜現(xiàn)仄蘋擔煌ㄏ萑胩被盡?br> 日本是世界上有名的地震多發(fā)國家，積累了豐富的防震經(jīng)驗。他們的防震抗震措施堪稱世界一流，特別是建有專門的反應(yīng)迅速、處理有效的預(yù)防機構(gòu)和抗震機構(gòu)，但這次阪神地震卻粉碎了日本防震安全神話，同時也將政府辦事不力的問題暴露無遺。首先是信息反應(yīng)不靈。坂神地震的震前先兆，日本的防震機構(gòu)預(yù)測到了，并且也報告了有關(guān)部門，但政府對這些信息并未重視。美國地震部門也預(yù)測日本關(guān)西地區(qū)將發(fā)生強烈地震，并提醒日本政府注意，而日本政府對此反應(yīng)冷淡。直到阪神地震發(fā)生后，美國救援船只已經(jīng)開到海港，日本政府才得到阪神地震的確切消息。其次是行動遲緩。阪神地震發(fā)生后，駐當?shù)氐耐鈬I(lǐng)事館和國際組織及時組織和參與了救災(zāi)工作，而日本政府卻由于危機管理的不完善而手足無措，行動遲緩。震后，日本政府沒有采取迅速果斷措施組織援救工作：地震使高速公路和鐵路癱瘓，唯一連接神戶和其他地區(qū)的道路干線堵塞，無人疏通，救護車、消防車和物資運輸車無法進入災(zāi)區(qū)，導(dǎo)致災(zāi)情擴大；日本政府沒有組織好災(zāi)區(qū)居民的自救和疏散行動，使救援行動一片混亂，陷入無序狀態(tài)，一定程度上延緩了救災(zāi)工作。正因為如此，自然界的地震也就引起了村山內(nèi)閣的晃動，隨即而來的是失去國民的支持、執(zhí)政黨內(nèi)部分歧、反對黨的牽制，村山終于辭去首相職務(wù)。
阪神地震中日本政府反應(yīng)冷淡、行動遲緩的教訓(xùn)，同樣可資我們借鑒和汲取。周恩來總理曾告誡總部機關(guān)的工作人員：“機構(gòu)，特別是軍事機構(gòu)，要非常靈敏，靈敏度要非常強，什么事情都要很快地有所反應(yīng)，很快地有回音。”進入現(xiàn)代信息社會，我們秘書人員更應(yīng)將周總理提出的這兩個“靈敏”、兩個“非常”、兩個“很快”牢記心中，無論做任何事情，都要注意快節(jié)奏，不拖延，雷厲風(fēng)行，聞風(fēng)而動，高效運轉(zhuǎn)。要努力做到：信息不在我手里延誤，文件不在我手里積壓，事情不在我手里耽擱，工作不在我手里中斷。


辦事求高效，從容解難題


這是我親身經(jīng)歷的一件事情：2003年伊拉克戰(zhàn)爭前夕，我奉命參加國防部“郁建興烈士善后處理小組”，趕赴塞浦路斯聯(lián)合國監(jiān)核會后勤基地，處理郁建興烈士的善后事宜，并把烈士的遺體運送回國。
這是一次重大而緊急的任務(wù)。說它重大，是因為此事舉世關(guān)注。3月13日下午，在通往伊拉克首都巴格達的公路上，發(fā)生了一起震驚世界的事件，我國優(yōu)秀化學(xué)專家、聯(lián)合國對伊拉克武器監(jiān)核會視察員、防化指揮工程學(xué)院三系主任郁建興在伊拉克執(zhí)行武器核查任務(wù)返回途中，突遇車禍受重傷搶救無效，獻出年僅38歲的寶貴生命。這一事件的發(fā)生，立時引起國際國內(nèi)的關(guān)注和反應(yīng)。
3月14日，聯(lián)合國秘書長安南致電郁建興的妻子徐新藝：“親愛的徐女士：我謹就郁建興先生的遇難向您表達我本人和整個聯(lián)合國組織最深切的同情和衷心的慰問。您的丈夫是在伊拉克殉職的聯(lián)合國核查人員。他是監(jiān)核會一位忠于職守、深受贊譽的成員。無論我和聯(lián)合國說些什么或者做些什么，都無法挽回您失去的丈夫。您的丈夫積極參與了銷毀大規(guī)模殺傷性武器的活動，他是在執(zhí)行和平使命時犧牲的，愿您能由此得到一些安慰。國際社會和聯(lián)合國都對您的家庭為崇高的和平事業(yè)做出的貢獻深表敬意。”
3月14日，聯(lián)合國監(jiān)核會主席布利克斯發(fā)表談話：“這一事件是個悲劇，郁建興是位優(yōu)秀的核查專家。我們感謝中國為我們在伊拉克的工作提供了核查人員。”
3月15日，中華人民共和國中央軍事委員會主席江澤民簽署唁電給徐新藝：“驚悉郁建興同志在伊拉克執(zhí)行聯(lián)合國監(jiān)核會武器核查任務(wù)中不幸遇難，我表示深切的哀悼，并對你及郁建興同志的所有親屬表示親切的慰問。”
3月18日，中華人民共和國主席胡錦濤與俄羅斯總統(tǒng)普京通電話時嚴正聲明：“中國政府一貫認為，伊拉克問題應(yīng)在聯(lián)合國框架內(nèi)政治解決。通過核查解決伊拉克大規(guī)模殺傷性武器問題是正確的途徑。中國為此做出了很大努力。中國一位優(yōu)秀的核查專家在執(zhí)行聯(lián)合國對伊核查任務(wù)中犧牲了寶貴的生命。”
說它緊急，是因為當時美國已多次宣稱要對伊拉克動武，雖然時間上還沒有準確說法，但戰(zhàn)爭迫在眉睫，已是不爭的事實。如果美伊雙方一旦打起來，郁建興烈士善后事宜的處理和遺體的回運，都將出現(xiàn)難以預(yù)料的結(jié)局。
正因為事件重大而緊急，2003年3月16日，經(jīng)外交部、總參謀部批準，組成郁建興烈士善后處理小組，要趕在戰(zhàn)爭爆發(fā)前把一切都處理妥當。善后小組由我們7名同志組成，于3月16日中午乘機由北京出發(fā)，經(jīng)過21個小時的航程抵達了塞浦路斯拉納卡市。按預(yù)定計劃，我們在塞浦路斯處理烈士善后事宜的時間為3天，也就是19日登上返程航班，20日回到北京。
3天時間對于我們來講無疑是非常緊張，我們要清點郁建興烈士的遺物，要與聯(lián)合國官員商談烈士親屬的撫恤，要承辦烈士遺體交接儀式，要購置棺材入殮烈士并辦理托運事宜，等等。誰知，剛工作了一天，聯(lián)合國監(jiān)核會外聯(lián)司司長龐森先生就向我們透露，已得到準確情報，3月18日，美國總統(tǒng)布什將向伊拉克發(fā)布48小時最后通牒，伊拉克戰(zhàn)爭即將爆發(fā)。聯(lián)合國秘書長已下令所有在伊拉克執(zhí)行任務(wù)的聯(lián)合國官員全部撤出。霎時間，我們感覺到了戰(zhàn)爭前的緊張氣氛，塞浦路斯天空中，標有UN字樣的飛機往返飛個不停，這是聯(lián)合國匆忙從伊拉克回撤武器核查人員。各大航空公司包括我們預(yù)定返程票的德國漢莎航空公司宣布，立即停止通往塞浦路斯的航線，什么時間恢復(fù)通航?jīng)]有答案。
這一突然變化，給我們善后小組帶來了諸多困難。首先是時間問題。必須趕在戰(zhàn)爭打起來之前離開塞浦路斯，否則烈士遺體回運祖國將拖延時日。我們果斷決定，加快烈士善后事宜的處理步伐，提前一天返程。其次是經(jīng)費問題。我們原定乘漢莎航空公司的航班返程，四萬多元的預(yù)定金已經(jīng)給了他們，再換乘其他航班，要重新買票，一時沒有這么多現(xiàn)金，我們便向我駐塞浦路斯使館的同志求援，請他們先幫我們把錢墊上，以解燃眉之急。再就是換乘飛機的問題。我們費盡周折，總算臨時購買到澳航的航班。但乘這個航班需在奧地利維也納轉(zhuǎn)機，而轉(zhuǎn)機的時間只有50分鐘。因為我們不只是善后小組的7個人乘飛機，還肩負著把盛有烈士遺體的靈柩同機護送回京的重任。轉(zhuǎn)機時間這么短，能否保證靈柩順利轉(zhuǎn)到飛機上，聯(lián)合國的官員也沒有多大的把握。我們覺得，事情再緊急，也不能出半點紕漏。為了確保萬無一失，我們登機前，請我駐塞浦路斯使館臨時代辦梁惠與我駐奧地利使館聯(lián)系，讓他們親自到機場督查，確保把靈柩及時轉(zhuǎn)到我們乘坐的飛機上。還有就是通知國內(nèi)迎靈時間提前，原定20日下午在首都機場舉行迎靈儀式，我們提前一天回國，迎靈儀式也要提前一天。幸好，所有的難題都被我們克服了，善后工作進展得非常緊張、順利。19日中午12時，我們護送烈士的靈柩安全抵達首都國際機場，圓滿完成祖國交給我們的光榮而艱巨的任務(wù)。
這一親歷使我深感到，辦事高效在某種程度上講就是“與時間賽跑”，在辦事的過程中，涉及面再廣，環(huán)節(jié)再多，難度再大，也必須在時間允許的范圍內(nèi)辦妥，否則就失去了意義。當然，工作效率的提高，很重要的在于平時養(yǎng)成。許多人在大事上緊張不起來，在關(guān)鍵時刻沖不上去，大多是因為在小事上拖拉習(xí)慣了，突然需要進入緊張狀態(tài)，自是“心有余而力不足”。所以，平時一定要注意養(yǎng)成這樣的習(xí)慣：對今天要辦好的事，要抓緊落實，決不拖到明天；對有時限要求的工作，正常時間完不成的，加班加點，堅決按時完成任務(wù)；對那些時限要求寬松的工作，也要快節(jié)奏進行，以爭取主動。


快刀斬亂麻，被動變主動


快刀斬亂麻，這也是體現(xiàn)辦事效率的一個重要標志。主要是說做事干脆，抓住要害，很快地解決復(fù)雜問題。古往今來，在人們處理政務(wù)、軍務(wù)、商務(wù)等事務(wù)性工作時常被運用。
相傳北宋時，皇帝的親戚中有人認為財產(chǎn)分配不公，輪番到皇帝面前告狀，攪得皇帝寢食難安。丞相張齊賢見狀對皇帝說：“這些糾紛我能解決，請陛下允許我來全權(quán)處理。”皇帝準奏。于是，張齊賢把告狀的人都找到相府里，問道：“你們不是都認為對方的財產(chǎn)分得多，而自己分得少嗎？”皇親們回答說是的。張齊賢就讓人把這些皇親們的意思記錄下來，并由本人簽字畫押。然后找來兩名官員，分別將甲家的人帶到乙家去，又把乙家的人帶到甲家，人換地方而一切財產(chǎn)都不移動，只是分財產(chǎn)的文書作一交換。這樣一來，雙方都無話可說?；视H鬧財產(chǎn)糾紛的問題就這樣簡單地解決了。
英國作家韓素音在《周恩來與他的世紀》一書中，講述了這樣一件事情：文化大革命初期，一個紅衛(wèi)兵代表團訪問阿爾巴尼亞歸來，原安排周恩來與陳伯達一起到機場去迎接。陳伯達是中央文革小組組長，是毛澤東主席以前的秘書和《紅旗》雜志社總編輯，這樣的“文革”紅人自然得罪不起。這次，因為工作人員的疏忽，周恩來遇到了一個大難題。
原來，飛機因故改在另一個機場降落，負責(zé)具體安排的禮賓司官員李連慶只通知了周恩來，沒有通知陳伯達。周恩來抵達機場后，沒有發(fā)現(xiàn)陳伯達的身影，忙問：“陳伯達同志在哪里？”
李連慶回答說，我忘記把更換機場的事告訴陳伯達了。聽了這話，周恩來臉色變得十分嚴峻，他說：“同志啊，同志，你不知道給我找了多大麻煩。”李連慶也意識到了問題的嚴重性，這一疏忽，肯定會讓文革小組的人抓住把柄大做文章。
長期以來，“文革小組”的人一直都在企圖找周總理的岔子，由于周總理處事周密，滴水不漏，他們無機可乘?？墒沁@回他們會指控他蓄意破壞，周總理將不得不一連幾小時，甚至幾天作自我批評。但周總理畢竟政治經(jīng)驗豐富，他沉思了一會說：“抓緊時間下個通知，為了把中央領(lǐng)導(dǎo)同志從繁重的迎來送往等事務(wù)性工作中解脫出來，集中精力考慮大事，今后，包括這一次到機場迎接代表團的規(guī)格要降低。”
我們不能不佩服周總理的智慧，他快刀斬亂麻，變被動為主動。“文革小組”的人看了《通知》后感到非常舒服，自然沒有借機挑事。
當然，我們所說的快刀斬亂麻，決不是遇事急躁，處事毛糙，而是遇事不慌，穩(wěn)中求快，實現(xiàn)速度和效益的統(tǒng)一。特別是處理錯綜復(fù)雜的問題，既需要以大膽果斷的行動打開局面，排除各種人為的干擾，義無反顧地堅決走向既定的目標，也需要沉著、冷靜、細致、周密的思考。只有把果斷的行動建立在周密的思考和準確的判斷之上，才能迅速、有效地處理好各種復(fù)雜問題。

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