“紅頭文件”是黨政機(jī)關(guān)所制發(fā)的文件的代稱，因其版頭是由發(fā)文機(jī)關(guān)規(guī)范性名稱加“文件”字樣，用大字體套紅印制，故以“紅頭文件”稱之。“紅頭文件”體現(xiàn)的是黨和政府的意志，具有極強(qiáng)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和針對(duì)性，需認(rèn)真執(zhí)行，嚴(yán)格遵守。制發(fā)“紅頭文件”必須從大處著眼，從細(xì)處著手。具體來說需要“細(xì)”在以下五個(gè)方面：
一、調(diào)研要細(xì)。調(diào)研是醞釀制發(fā)一個(gè)“紅頭文件”工作的開始，也是“紅頭文件”形成的前提。如果以制作一件產(chǎn)品來作比喻的話，那么起草制發(fā)“紅頭文件”前的調(diào)查研究就好比生產(chǎn)前的備料工作。毛澤東同志早就說過：“沒有調(diào)查研究就沒有發(fā)言權(quán)。”任何一個(gè)發(fā)布黨和政府方針政策的“紅頭文件”的形成，事先都要經(jīng)過大量的深入細(xì)致的調(diào)查研究。實(shí)踐證明，凡是不進(jìn)行或不充分進(jìn)行調(diào)查研究，靠拍腦門、閉門造車搞出來的“紅頭文件”肯定是無的放矢，脫離實(shí)際的。所以，調(diào)查研究是起草制發(fā)“紅頭文件”不可或缺的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在調(diào)研過程中，要圍繞文件內(nèi)容，詳細(xì)周全地了解和掌握所需要的素材，做到情況摸清問題找準(zhǔn)，思路理順，為下步工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
二、起草要細(xì)。起草，是“紅頭文件”形成的關(guān)鍵階段。如果說調(diào)研是準(zhǔn)備材料的話，那么起草就是開始進(jìn)行“產(chǎn)品”制作了。在這個(gè)階段，要使該“產(chǎn)品”的每一個(gè)部件都初步成形，雖然其表面可能還略顯粗糙，但其內(nèi)在品質(zhì)應(yīng)該是沒有問題的。如果在起草階段就存在“質(zhì)量”問題，存在“硬傷”，那將是一個(gè)很大的隱患，很可能造成嚴(yán)重的后果。所謂起草要細(xì)，從大的方面來說，縱向不能與國家的法律法規(guī)和上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件精神相抵觸；橫向不能與同級(jí)其他部門制發(fā)的文件內(nèi)容相矛盾；對(duì)內(nèi)要與本機(jī)關(guān)以往制發(fā)的同類文件相銜接；對(duì)外要與周邊省市所制發(fā)的同類文件相和諧。從小的方面來說，文件中的人名地名，專用術(shù)語，引文注釋，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，行款格式等等，都要準(zhǔn)確規(guī)范。
三、校核要細(xì)。文件校核是一項(xiàng)對(duì)印發(fā)前的文件稿進(jìn)行復(fù)核的工作，通俗一點(diǎn)兒說，就是對(duì)“產(chǎn)品”進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。進(jìn)行文件校核時(shí)，無論是思想內(nèi)容、方針政策、法律規(guī)章，還是行文結(jié)構(gòu)、文字表述、行款格式等等，都決不能疏忽，決不能“投機(jī)取巧”。從事文件校核工作，最大的忌諱是心浮氣躁，存有一種“大概齊”的心理。有的同志說，現(xiàn)在是“無錯(cuò)不成書”，文件中有個(gè)把錯(cuò)別字等無關(guān)宏旨。這種觀點(diǎn)是極端錯(cuò)誤的，帶著這種思想去從事文件校核工作，是難以稱職的。我國自古以來就有“一字入公文，九牛拔不出”之說，這是有道理的。有時(shí)確實(shí)會(huì)“失之毫厘，謬之千里”。“紅頭文件”是黨政機(jī)關(guān)的一個(gè)“門面”，是人民群眾了解黨政機(jī)關(guān)思想作風(fēng)和工作作風(fēng)的一個(gè)“窗口”，來不得半點(diǎn)馬虎大意。
四、印制要細(xì)。“紅頭文件”的印制工作，就好比對(duì)“產(chǎn)品”進(jìn)行包裝。文件印得質(zhì)量如何，也可以反映出文件制發(fā)機(jī)關(guān)的精神風(fēng)貌。如果文件印得墨色不勻，有的地方黑糊糊一片，有的地方白不呲咧，或者在裝訂等環(huán)節(jié)上不小心，使得有的文件版心歪斜，有的文件缺頁倒頁，這樣輕者會(huì)給閱讀者帶來心理上的不悅，重者會(huì)給工作帶來不必要的麻煩。“紅頭文件”應(yīng)印得規(guī)規(guī)矩矩、大大方方、漂漂亮亮，給人一種莊重嚴(yán)肅和美觀的感覺。做到這一點(diǎn)，需要加強(qiáng)印制過程中的監(jiān)管工作，每一道工序都要做細(xì)做實(shí)。
五、分發(fā)要細(xì)。文件分發(fā)，形象一點(diǎn)說，就是把“產(chǎn)品”最終送到“客戶”手中。“紅頭文件”，特別是帶密級(jí)的“紅頭文件”，分發(fā)時(shí)一定要建立臺(tái)賬，文件發(fā)給誰、發(fā)給哪個(gè)部門了，文件的印制序號(hào)是多少或從多少到多少，什么時(shí)間發(fā)出的，裝文件的信封號(hào)是多少，一共發(fā)出了多少份，還余多少份等等，都要登記清楚，信封上的收件人（部門）及其地址也要寫得工整準(zhǔn)確。如果在這些方面出現(xiàn)差錯(cuò)，該收到文件的沒有收到，不該收到文件的反而收到了，或者該收到文件的沒有及時(shí)收到，就會(huì)貽誤工作甚至發(fā)生失泄密事件，給事業(yè)造成損失。

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